Publicatie:KUNSTENAARSPUBLICATIES. Digitale registratie en ontsluiting van publicaties over/met/door kunstenaars in de bibliotheek van het Middelheimmuseum

Samenvatting

Met het project 'KUNSTENAARSPUBLICATIES. Digitale registratie en ontsluiting van publicaties over/met/door kunstenaars' kon de bibliotheek van het Middelheimmuseum een inhaalbeweging doen voor de digitale bibliotheekregistratie van de metadata van publicaties over/met/door kunstenaars. Tijdens dit project gebeurde de selectie, objectregistratie en digitalisering van de kunstenaarspublicaties in drie deelcollecties van de Middelheimbibliotheek: de kunstenaarsmonografieën (de grootste en meest geraadpleegde deelcollectie van de bibliotheek), de preciosa en de efemera. Verder stonden in dit project de expertiseontwikkeling en -deling rond het dataprofiel centraal, alsook de beschrijving en ontsluiting op deelcollectieniveau. Om dit allemaal te kunnen verwezenlijken werd in 2021 een projectvoorstel ingediend voor de inhaalbeweging digitale collectieregistratie. Dit project kaderde binnen de inhaalbeweging Digitale Collectiedata, gesubsidieerd door de Vlaamse overheid. De resultaten van het project werden op verschillende platformen ter beschikking gesteld.

Referentie

Titel	KUNSTENAARSPUBLICATIES. Digitale registratie en ontsluiting van publicaties over/met/door kunstenaars (Voorkeurstitel)
Locatie
Uitgever	Middelheimmuseum - Middelheimmuseum Bibliotheek en Documentatiecentrum
Jaar van uitgave	2023
Rechten	CC-BY-SA
Persistent ID

Trefwoorden

Samenvatting

Met het project KUNSTENAARSPUBLICATIES. Digitale registratie en ontsluiting van publicaties over/met/door kunstenaars (2022-2023), werkte de bibliotheek van het Middelheimmuseum een registratieachterstand weg in de deelcollectie kunstenaarsmonografieën. Daarnaast gebeurde de selectie van de kunstenaarspublicaties in drie deelcollecties van de Middelheimbibliotheek. Aan de hand van deze selectie werd een identificatietool ontwikkeld. Vervolgens werden er twee dataprofielen opgemaakt: een ideaal dataprofiel dat vertrekt vanuit de datasets publicaties en objecten en een pragmatisch dataprofiel dat vertrekt vanuit de dataset publicaties. Naast bijzondere aandacht voor het dataprofiel maakte de Middelheimbibliotheek verschillende deelcollectiebeschrijvingen aan in Brocade, gebaseerd op het COMETA-model. Hierdoor konden de kunstenaarspublicaties ontsloten worden op deelcollectieniveau en is deze deelcollectie virtueel zichtbaar via de online bibliotheekcatalogus van de Middelheimbibliotheek. Behalve de bibliotheekregistratie werd er ook aandacht besteed aan de objectregistratie van de kuntenaarspublicaties. Hiervoor werd de nieuwe Erfgoedmodule geconfigureerd in Brocade, zodat er een eenvoudige link gemaakt kon worden tussen de bibliotheek- en de objectrecords.

De resultaten werden gedeeld tijdens een studiedag op 23 november 2023 en worden daarnaast gepubliceerd op FARO en CEST. De ontsluiting van de kunstenaarspublicaties op stukniveau zijn zichtbaar in de objectcatalogus en de bibliotheekcatalogus.

Auteur

Sara Clissen, projectcoördinator voor het project Kunstenaarspublicaties door/met/van kunstenaars in de bibliotheek van het Middelheimmuseum.

Contextualisering project Kunstenaarspublicaties

Sinds 2018 is het collectieprofiel van de bibliotheek geïntegreerd in dat van het Middelheimmuseum. De bibliotheekcollectie vormt een onmisbare steuncollectie die de kerncollectie sculptuur en ruimtelijk georiënteerde kunst versterkt en contextualiseert.

Voor het Middelheimmuseum hebben publicaties over/door/van kunstenaars een belangrijke bibliotheekfunctie door hun informatieve waarde. Ze zijn als geheel onmisbaar bij de museale basistaken: verzamelen en herkennen van de kerncollectie, presenteren en behoud en beheer. Deze publicaties over/door/van kunstenaars nemen dan ook een centrale positie in in de onderzoeksfunctie van het museum naar sculptuur/ruimtelijk georiënteerde en publieke kunst. Verder merkten we in de bibliotheek van het Middelheimmuseum een toenemende interesse in zowel kunsthistorisch als artistiek onderzoek naar kunstenaarspublicaties.

Kunstenaarspublicaties hebben een museale en erfgoedfunctie door hun artistieke en kunsthistorische waarde. Ze zijn in de eerste plaats artistieke creaties. Vanaf ca. 1960 winnen ze aan belang, vooral binnen opvattingen rond het dematerialiseren van kunst, kunst als informatie en het utopische streven naar het democratiseren van kunst. Sommige zijn tegelijk een creatieve creatie/productie, communicatie en informatiebron. Kunstenaarspublicaties in deze zin worden ook opgevat als een vorm van publieke kunst.

We vonden dan ook dat er een groot potentieel zat in de museale waarden van deze publicaties en dit in samenhang met de kerncollectie. We vonden het dan ook nodig deze publicaties in de bibliotheek van het Middelheimmuseum nader te onderzoeken met behulp van experten zodat deze deelcollectie zichtbaar zou worden voor het grote publiek. Door de vernieuwde zichtbaarheid via het project hopen we het museaal-, presentatie- en onderzoekspotentieel maximaal te stimuleren

Projectverloop en werkwijze

Fase 1: start project

Voor dit project werden twee projectmedewerkers aangenomen: halftijdse projectcatalograaf Sabine de Wolf van 01/03/2022 tot 31/12/2022 en voltijdse projectcoördinator Sara Clissen van 01/05/2022 tot 31/12/2023.
Er werd een projectplan gemaakt en opgedeeld in verschillende fases en werkpakketten. Aan elk werkpakket was een collegagroep verbonden.
Ongecatelogiseerde kunstenaarsmonografieën werden door een vrijwilliger aangeduid d.m.v. een gele papierstrook. Deze publicaties kregen in het verleden al een inventarisnummer.
Er werden partners gezocht voor de samenstelling van de adviesraad en de collegagroepen.

Fase 2: Standaard bibliotheekregistratie en opschoning van datasets personen en instellingen

Er werd afgesproken om met een overzichtsformulier ‘Invoer kmo voor project kunstenaarspublicaties’ (Excel Google.doc) te werken. Hierin werden volgende gegevens genoteerd: het unieke nummer van het Brocade-record (cloi), de naam van de kunstenaar, of het al dan niet een kunstenaarspublicatie was en een opmerkingenveld. Dit document bood een overzicht van het aantal retroactief ingegeven kunstenaarsmonografieën en hoeveel hiervan een kunstenaarspublicatie waren (dit bleek uiteindelijk 13% te zijn).

Tijdens deze fase werd de registratieachterstand weggewerkt binnen de deelcollectie kunstenaarsmonografieën en werden de authority records van kunstenaars en instellingen in Brocade en Axiell Collections systematisch gecontroleerd op aanwezigheid, fouten en onvolledigheid. In Brocade gebeurde dit tijdens de bibliotheekregistratie.

Standaard bibliotheekregistratie

Aan het begin van het project werd geschat dat ongeveer 2.200 kunstenaarsmonografieën retroactief geregistreerd moesten worden, maar uiteindelijk registreerden we er 3.327. De publicaties werden ingevoerd aan de hand van de publicatie zelf. De titelbeschrijving werd aangemaakt conform de regels voor catalografie binnen Anet, waardoor ze voldoen aan de Internationale Standaard voor Titelbeschrijvingen (RDA). De inhoudelijke ontsluiting van de publicaties gebeurde volgens de regels van Anet waarbij gebruikgemaakt werd van o.a. AAT- en UDC-concepten. Omdat het over niet eerder ingegeven publicaties ging werd er ook een standplaatsvermelding ingevoerd. Indien van toepassing werden tentoonstellingsgegevens ingevoerd.

Doordat een substantieel aantal van de niet eerder ingevoerde monografieën in (voor ons) minder toegankelijke talen waren uitgegeven, was essentiële informatie zoals uitgever, auteur en plaats van uitgave niet altijd onmiddellijk te achterhalen. Hierdoor moesten we vaak gegevens opzoeken via WorldCat, Wikipedia, website van de kunstenaar of zijn estate, etc.

Door de ontsluiting van de monografieën zijn deze vindbaar in de online catalogus van de Middelheimbibliotheek en in WorldCat.

Opschoning datasets personen en instellingen

Brocade

De opschoning van de authority records van de betrokken kunstenaars en instellingen gebeurde tijdens de bibliotheekregistratie. We controleerden of er van de betreffende kunstenaars en instellingen al een authority record bestond, maakten deze aan of verbeterden onjuiste of ontbrekende informatie. Hiervoor maakten we gebruik van (online) publicaties en documentatiemappen uit onze bibliotheekcollectie. Vanuit het authority record werden permalinks gelegd naar RKD en/of VIAF.

Axiell Collections

Daarnaast doorliep MnE een traject voor de authority records in Axiell Collections. Hierbij werden 32.000 namen automatisch bekeken. Bij +/- 4.700 records werd een link gelegd naar een externe authority.

Werkpakket 1: Identificatie van de kunstenaarspublicaties en ontwikkelen van een manual

Identificatie en selectie van de kunstenaarspublicaties

ArchiVolt ging fysiek door de kunstenaarsmonografieën en de preciosa. Door de grote hoeveelheid documentatiemappen werd, in samenspraak met de adviesraad, besloten om deze deelcollectie af te bakenen tot 12 kunstenaars. ArchiVolt selecteerde 1.415 kunstenaarsmonografiën, 287 preciosa en 23 efemera als kunstenaarspublicatie. Belangrijk bij deze selectie is dat de publicaties gemaakt zijn door kunstenaars of een kunstenaarscollectief. Dit auteurschap kan zich in verschillende vormen manifesteren. Interessant aan deze oefening was dat ArchiVolt enkele opmerkelijke, zeldzame publicaties op het spoor kwam, onder meer het kunstenaarsboek Brick Wall, Tanglewood Press, 1977 van Sol Lewitt en de kunstenaarscatalogus Pink and Gold, van een tentoonstelling van Dan Flavin in Museum of Contemporary Art Chicago in 1968.

Identificatie van de verschillende types kunstenaarspublicaties

Uit de gemaakte selectie in de Middelheimbibliotheek onderscheidde ArchiVolt verschillende types:

Het kunstenaarsboek: een publicatie, (veelal) in boekvorm, dat door een beeldend kunstenaar of een kunstenaarscollectief als artistiek project is opgevat. In zijn meest pure vorm is het kunstenaarsboek een autonoom kunstwerk.

De kunstenaarscatalogus: dit type kunstenaarspublicatie wordt gecreëerd naar aanleiding van een evenement zoals een tentoonstelling, performance of lezing, waarbij de kunstenaar de regie en/of de vormgeving in handen houdt.
Het kunstenaarstijdschrift of zine: periodieke publicaties vervaardigd, uitgegeven en/of vormgegeven door een kunstenaar of een kunstenaarscollectief.
De kunstenaarspagina of de insert: een bijdrage en/of interventie van een kunstenaar of collectief in een publicatie zoals een tijdschrift of tentoonstellingscatalogus. Deze bijdrage kan verschillende vormen aannemen, bv. een lithografie, een vouw of een cut-out. Deze bijdragen en/of interventies worden vaak speciaal voor de publicatie in kwestie gemaakt.
Efemera: uitnodigingen, affiches, mailart, flyers, postkaarten, et cetera. Ontworpen door een kunstenaar en/of collectief en vaak ontworpen en verdeeld naar aanleiding van een tentoonstelling of een artistiek evenement.
Audiovisueel materiaal: zoals muziek, films en geluidswerk die via een gegevensdrager zoals bijvoorbeeld een lp, dvd of videotape gepubliceerd worden. Vaak gaat dit audiovisuele materiaal vergezeld van een hoes, een doos of een boek dat door een kunstenaar ontworpen is.

Ontwikkeling manual

Aan de hand van de bevindingen maakte ArchiVolt een manual waarin deze verschillende types van kunstenaarspublicaties uitgebreid beschreven worden. In de manual werd ook opgenomen hoe deze publicaties te herkennen, zoals o.a.: visuele en fysieke indicatoren, de titelpagina, het colofon, auteur, de uitgever, het jaartal. De beschrijving van de verschillende types wordt in de manual vergezeld door afbeeldingen van kunstenaarspublicaties uit de bibliotheekcollectie van het Middelheimmuseum. Deze manual met de definities werd gedeeld tijdens de eerste collegagroep Kunstenaarspublicaties en de identificatie. Tijdens deze collegagroep was er ruimte om vragen te stellen en feedback te geven die nadien verwerkt werd door ArchiVolt.

Resultaat

Deze manual werd uitgegeven in het Nederlands en Engels in de vorm van een publicatie: Dockx, Nico & Pas, Johan, A kind of a “Huh”?. Artists’ Publications, (Not) a User’s Guide, Antwerpen: Track Report, 2023. Deze werd uitgedeeld aan de deelnemers van de afsluitende studiedag.

Naar aanleiding van dit eerste werkpakket en om het brede publiek kennis te laten maken met kunstenaarspublicaties en al haar aspecten, organiseerde ArchiVolt in KASKA vijf publieke bijeenkomsten waarbij verschillende kunstenaars, uitgevers en verzamelaars die werken met en rond kunstenaarspublicaties aan het woord kwamen. De eerste publieke bijeenkomst kan online herbekeken worden.

Fase 3: Beschrijving deelcollectie Kunstenaarspublicaties

Een belangrijk onderdeel van dit project was de beschrijving en ontsluiting van de kunstenaarspublicaties op deelcollectieniveau. Dit kon pas gebeuren wanneer we de verschillende types van kunstenaarspublicaties in de bibliotheekcollectie van het Middelheimmuseum kenden.

Voor de aanmaak van deelcollectiebeschrijvingen maakten we gebruik van het COMETA-model dat geconfigureerd werd in Brocade.
We kozen ervoor om te werken met twee niveaus:
- Het eerste niveau is de algemene deelcollectie kunstenaarspublicaties. Hieronder vallen alle types kunstenaarspublicaties.
- Het tweede niveau bevat de subcategorieën kunstenaarsboeken en kunstenaarscatalogi.

De publicaties worden aan een deelcollectie toegevoegd d.m.v. een sigillum. Kunstenaarsboeken en -catalogi krijgen telkens twee sigilla: kunstenaarsboeken/ -catalogi en kunstenaarspublicaties. Kunstenaarstijdschriften, -pagina’s en audiovisueel materiaal krijgen één sigillum: kunstenaarspublicaties. De sigilla zorgen ervoor dat de deelcollecties zichtbaar zijn voor het publiek.
Hoewel niet opgenomen in de aanvraag werd voor dit project door het Middelheimmuseum, met behulp van Anet, een AAT ‘Kunstenaarspublicaties’ aangemaakt voor de catalografiemodule in Brocade.

Werkpakket 2: Dataprofiel en mapping

Bijzonder aan kunstenaarspublicaties is dat ze vaak balanceren op de grens publicatie - erfgoedobject. Om deze tweeledige identiteit weer te geven, hadden we in dit project extra aandacht voor het dataprofiel. Bovendien wilden we deze dubbele status ontsluiten, zodat dit ook zichtbaar werd voor het grote publiek. We maakten hiervoor gebruik van de manual van ArchiVolt en van de kunstenaarspublicaties aanwezig in de bibliotheekcollectie van het Middelheimmuseum. De deelcollectie kunstenaarspublicaties bestaat uit een uiteenlopend geheel van dragers: niet alleen papier en karton, maar ook plastic, metaal en vinyl zijn vertegenwoordigd. Een groot aantal van deze kunstenaarspublicaties heeft het uitzicht van een conventionele publicatie, toch zijn er uitzonderingen wat betreft formaat en bindwijze. In de collectie zitten publicaties die samengehouden worden door o.a. een schoendoos, grote kartonnen mappen, stoffen en metalen omslagen. Naast de fysieke kenmerken keken we ook naar de workflow, zoals: plaatsen we deze publicaties in de leeszaal, stellen we de kunstenaarspublicaties tentoon, plaatsen we ze in een geklimatiseerde ruimte, wat met conservatie, etc.

Ideaal dataprofiel

Omwille van de dubbele status kozen we ervoor om een mapping te maken van de velden en elementen uit het invulboek publicaties en het invulboek objecten die volgens ons nodig zijn om een kunstenaarspublicatie zo volledig mogelijk te registreren. Door een mapping te maken van de verschillende elementen en velden werd snel duidelijk waar er overlapping was en waar niet. Bijvoorbeeld: in de beschrijving van publicaties wordt, indien aanwezig, een ISBN genoteerd, bij de beschrijving van objecten niet. Uiteindelijk hebben we de mapping in elkaar geschoven waardoor er een zeer uitgebreid dataprofiel naar voor kwam. Dit dataprofiel omschreven we als het ‘ideaal dataprofiel’.

De draft van het ideaal dataprofiel werd tijdens de tweede collegagroep Dataprofiel kunstenaarspublicaties uitgebreid besproken en er werden opmerkingen en feedback geformuleerd. Nadien is dit dataprofiel inhoudelijk nog enkele keren aangepast. Dit dataprofiel geniet de voorkeur van het Middelheimmuseum, we streven dan ook naar de volledige ontsluiting van de kunstenaarspublicaties en baseren ons op dit ideaal dataprofiel (zie onderaan).

Pragmatisch dataprofiel

Naar aanleiding van de tweede adviesraad maakten we een tweede dataprofiel, gebaseerd op het ideaal dataprofiel. Hierbij maakten we enkel een mapping van het Invulboek Publicaties. Dit duidden we aan als het ‘pragmatisch dataprofiel’. Dit dataprofiel dwingt de gebruiker om in een bibliotheeksysteem te registreren. Enerzijds is dit logisch omdat het over publicaties gaat, anderzijds moeten er ook zaken geregistreerd worden die oneigenlijk zijn voor de bibliotheekregistratie, zoals uiterlijke kenmerken van de kunstenaarspublicatie en de ontstaanscontext. Omdat er voor dit soort kenmerken in Brocade geen velden zijn voorzien, zouden we deze informatie moeten wegschrijven in velden die hier niet voor bedoeld zijn en die onzichtbaar zijn voor de gebruiker. Dit dataprofiel werd samen met de context en gebruik gedeeld op de invulboeken op CEST.

Linked Open Data

Doordat het ideaal dataprofiel gebouwd is op twee datasets kan Linked Open Data (LOD) een optie zijn voor de registratie. Het Middelheimmuseum volgde hierover een workshop bij meemoo. Tijdens deze oefening focusten we voornamelijk op onderdelen die niet in beide systemen geregistreerd kunnen worden zoals: tentoonstellingen, ISBN, fysieke kenmerken en context. Tijdens deze oefening startten we met drie abstractieniveaus: de idee; het werk (uitdrukking van de idee); ding (kunstenaarspublicatie). Deze abstractieniveaus zijn vergelijkbaar met OSLO en worden vertaald naar volgende termen: Werk (een idee, iets in het hoofd van de kunstenaar); Zelfstandige expressie (een beeld dat vorm krijgt); Mensgemaakt ding (als een vorm een uitdrukking krijgt in een ding). Tijdens deze oefening werd er naar de OSLO-standaard verwezen. Dit door gebruik van verwijzingen zoals: ‘heeft als type’ en ‘heeft als concept’. Een ander aspect waar rekening mee gehouden werd is het gebruik van ‘universele’ codes en standaarden zoals VIAF, RKD, AAT. Dit zorgt ervoor dat deze informatie nog gemakkelijker gekoppeld kan worden en computerleesbaar is.

Fase 4: Objectregistratie van de kunstenaarspublicaties

Bij de creatie van het ideaal dataprofiel werden twee datasets gebruikt: voor publicaties en objecten. Omdat dit dataprofiel de voorkeur geniet van het Middelheimmuseum, kozen we ervoor om de kunstenaarspublicaties op bibliotheek- en objectniveau te ontsluiten. In onderling overleg met de adviesraad kozen we, voor de ontsluiting op objectniveau, voor de nieuwe Erfgoedmodule van Brocade.

Door het gebruik van twee verschillende modules in hetzelfde programma (Brocade) is er een eenvoudig link te leggen tussen de object- en bibliotheekbeschrijving. Hierdoor is de dubbele status van de kunstenaarspublicatie duidelijk voor de gebruiker van de online catalogus van de Middelheimbibliotheek. Door de kunstenaarspublicaties ook als objecten te registreren worden niet alleen afmetingen maar ook conservatie en de tentoonstellingsgeschiedenis van dit stuk zichtbaar.
De ontwikkelaars van de Erfgoedmodule hielden, waar mogelijk, rekening met de nieuwe Vlaamse OSLO-standaard.

Resultaat

Door de late configuratie van de Erfgoedmodule in Brocade en de moeizame registratie werden tijdens dit project 11 kunstenaarspublicaties geregistreerd in de Erfgoedmodule. In de loop van 2024 en 2025 werken we verder aan de objectregistratie van de kunstenaarspublicaties.

Werkpakket 3: behoud en beheer

Naast de objectregistratie onderzochten we de mogelijkheden met betrekking tot het behoud en beheer van kunstenaarspublicaties.

Een derde collegagroep Behoud en Beheer Kunstenaarspublicaties werd opgericht. Hieraan namen collega’s deel van verschillende instellingen. De aanwezige collega’s bespraken hoe hun instelling omgaat met kunstenaarspublicaties in hun collecties. Hierbij werden zowel best als worst practices gedeeld. Er werd besproken hoe de verschillende instellingen kunstenaarspublicaties tonen en bewaren, maar ook bv. wat het uitleenbeleid rond kunstenaarspublicaties is in de verschillende instellingen. Duidelijk werd dat dat er een groot deel van de werkwijzen overeenkwam maar dat veel afhangt van de definiëring van de publicaties in de verschillende instellingen.
Na deze collegagroep werd een verslag geschreven. Dit verslag wordt gedeeld via FARO en zal in de toekomst gebruikt worden voor het plan Behoud en Beheer voor de kunstenaarspublicaties in de nieuwe bibliotheek van het Middelheim die zal openen in april 2024.

Fase 5: Maken en ontsluiten van digitale kopieën

Selectie

ArchiVolt maakte, in het licht van timing, een selectie van 12 kunstenaars die een werk hebben in de museumcollectie en gekend zijn voor het maken van kunstenaarspublicaties. Van deze selectie bleven uiteindelijk 5 kunstenaars over: Jef Geys, Dennis Tyfus, Timm Ulrichs, Lawrence Weiner en Peter Downsbrough. De efemera die we van deze kunstenaars selecteerden waren: postkaarten, uitnodigingen, bijdragen in een krant, een speelkaart en foldertjes. Deze stukken worden gedigitaliseerd volgens de Metamorfoze Light richtlijnen.

Digitalisering volgens Metamorfoze Light richtlijnen

We hoopten de digitalisering zelf uit te voeren maar na een gesprek met meemoo werd het duidelijk dat deze expertise niet aanwezig is in het Middelheimmuseum. We verstuurden drie offerte aanvragen, waaruit GMS (een Nederlands digitalisatiebedrijf) gekozen werd.

Om aan de Metamorfoze Light richtlijnen te voldoen stelden we samen met meemoo een dossier op waarin o.a. de vereiste (technische) criteria werden opgenomen. Om de efemera buitenhuis te laten digitaliseren moesten we ze ook verzekeren. Voor deze expertise schakelden we de collega’s van het M HKA in.

Ontsluiting van de digitale kopieën

Nadat deze opdracht door GMS is opgeleverd in februari 2024 zullen we de digitale bestanden ontsluiten op DAMS en zullen we de rechten klaren volgens onze gestandaardiseerde workflow die ontwikkeld werd tijdens een vorig project EXHIBITED@Middelheim: digitale registratie, waardering en ontsluiting van de collectie tentoonstellingscatalogi van het Middelheimmuseum. Dit onderdeel hopen we in 2024 af te ronden.

Fase 6: Afsluiting van het project

Het laatste onderdeel van dit project was het afsluitend symposium A Kind of a ‘Huh?’*: On Artists’ Publications and How to Manage Them. Dit vond plaats in KASKA op donderdag 23 november 2023. Centraal tijdens dit symposium stond het delen van de projectresultaten van dit project maar ook hoe om te gaan met kunstenaarspublicaties.

Voormiddag

We deelden projectresultaten en Gustavo Grandal Montero (Library Collections and Engagement Manager, Tate, London) gaf een talk over de relatie en geschiedenis van Tate en Chelsea College of Arts met kunstenaarspublicaties en wat beide instellingen van elkaar kunnen leren omtrent het verzamelen en tonen van kunstenaarspublicaties.

Namiddag

In de eerste helft van de namiddag konden deelnemers kiezen uit drie parallelsessies. Deze drie interactieve sessies bouwden verder op de drie werkpakketten:

Sessie 1: To be or not to be? Finding and Defining Artists’ Publications bouwde verder op het eerste werkpakket rond identificatie van kunstenaarspublicaties. Deelnemers konden een eigen publicatie meenemen waar ArchiVolt mee aan de slag ging
Sessie 2: Uncategorized? How to Catalog Artists’ Publications bouwde verder op het tweede werkpakket rond het dataprofiel. Deelnemers konden tijdens deze sessie een kunstenaarspublicatie catalogiseren volgens het ideaal dataprofiel.
Sessie 3: Handling Artists’ Books at Moderna Museet - Conservation, Considerations bouwde verder op het laatste werkpakket Behoud en Beheer. Collega’s van Moderna Museet gaven een interactieve presentatie rond behoud en beheer van kunstenaarspublicaties in hun collectie.

Tijdens de tweede helft van de namiddag vond er een panelgesprek plaats. De leden van het panel waren kunstenaar Nico Dockx, Gustavo Grandal Montero, Mica Gherghescu (Head of Research and Scientific Programming, Bibliothèque Kandinsky, Paris) en Anne Thurmann-Jajes (Head of the Centre of Artists’ Publications, Bremen). Tijdens dit gesprek werden o.a. de relaties van de verschillende instellingen met kunstenaarspublicaties besproken, maar ook hete hangijzers als de auteursrechten van kunstenaarspublicaties.

Publiciteit voor deze studiedag werd breed verspreid via verschillende kanalen: via e-mailuitnodiging vanuit het Middelheimmuseum, via de website van het Middelheimmuseum en de Koninklijke Academie voor Schone Kunsten, via de website van de Vlaamse Erfgoedbibliotheken, Anet, FARO en de VVBAD (vakvereniging van bibliotheken), LinkedIn van verschillende collega’s en instellingen zoals meemoo. Deelname was gratis, mits inschrijving. Er waren 59 deelnemers, waarvan het grootste deel collega’s waren van bibliotheken en musea. De deelnemers ontvingen de gepubliceerde manual van ArchiVolt. De plenaire sessies van dit symposium werden opgenomen en zullen later in 2024 online worden gedeeld.

Ideaal dataprofiel

#	veld	Invulboek Objecten		Invulboek Publicaties		Adlib			Brocade			technische eigenschappen			beschrijvingsregels
#	veld	element	veld	element	veld	element	veld	Voorbeelden	element	veld	voorbeelden	data type	verplicht	herhaalbaar	terminologie	invulinstructie
1.	Bewaarinstelling	Bewaarinstelling	Naam bewaarinstelling	Plaatsing	Naam bibliotheek	Objecten > Identificatie > Identificatie > Instellingsnaam	Instellingsnaam (BA)	Middelheimmuseum	Plaatsing > Nieuw plaatskenmerk > instelling: genre	Instelling: genre	MID	vrije tekst	verplicht	uniek	Eigen richtlijnen	Noteer in dit veld de officiële naam van de organisatie die de publicatie bewaart, beheert en er verantwoordelijk voor is. Voor Brocade is dit altijd een combinatie van een acroniem van een catalografische instelling en een identificatie.
2.	Objectnummer	Objectnummer	Waarde objectnummer	Objectnummer	Waarde objectnummer	Objecten > Identificatie > Identificatie > Objectnummer	Objectnummer (IN)	KP_MID_1234	Plaatsing > Nieuw plaatskenmerk > Exemplaar 1 > Nummer	Nummer > type: Inventarisnummer en/ of streepjescode	72/1126	vrije tekst	verplicht	uniek	Eigen richtlijnen	Dit veld is verplicht. Gebruik een zo eenvoudig mogelijke nummering. Deze nummers moeten uniek zijn. Spreek de nummering intern af.
3.	Objectcategorie	Objectcategorie	Term objectcategorie	Plaatsing	Beschrijving locatie	Objecten > Identificatie > Objectnaam > Objectcategorie	Objectcategorie (OC)	Boeken	Beschrijvend > lidmaatschappen	Lidmaatschappen	Zebra (publicatie) Tento (tentoonstellingscatalogi)	Trefwoordenlijst	verplicht	uniek	AAT Eigen thesaurus	Kies voor Axiell uit een lijst met termen. Kies voor Brocade uit de lijst lidmaatschappen. Een publicatie kan meerdere lidmaatschappen krijgen en zo onder meerdere deelverzamelingen geplaatst worden.
4.	Objectnaam	Objectnaam	Term objectnaam	Objectnaam	Term objectnaam	Objecten > Identificatie > Objectnaam > Objectnaam	Objectnaam (OB)	Kunstenaarspublicatie	Onderwerpen	Onderwerpen	Kunstenaarspublicatie	trefwoord	verplicht	uniek	AAT Eigen thesaurus	Kies in Axiell Collections voor een term uit de thesaurus. Kies het algemeen overkoepelende publicatietype 'kunstenaarspublicatie'.
5.	Titel	Titel	Titel	Titel	Hoofdtitel : ondertitel	Objecten > Identificatie > Titel en beschrijving > Titel	Titel (TI)	8 Arbeiten von Lawrence Weiner	Beschrijvend > Titel(s) > Titel	Titel	Herman de Vries : random shapes	Vrije tekst	verplicht	uniek	Eigen richtlijnen RDA	Noteer hier de originele, populaire en/ of toegekende titel. Titelgegevens worden letterlijk van de titelpagina overgenomen. Drukfouten in de titel worden onveranderd overgenomen van de titelpagina. Het gebruik van hoofdletters in de titel wordt in Brocade alleen toegepast bij Duitse titels. Ondertitels worden gescheiden door (spatie) : (spatie).
6.		Titel	Type titel	Titel	Type titel	Objecten > Identificatie > Titel en beschrijving > Soort	Soort (OY)	originele titel	Beschrijvend > Titel(s) > Type	Type	secundaire titel parallelle titel	Trefwoordenlijst	verplicht	uniek	Eigen richtlijnen RDA	Noteer of duid het soort titel aan. De meest voorkomende mogelijkheden zijn: een originele titel, hoofdtitel : ondertitel, secundaire titel en paralleltitel.
7.		Titel	Korte beschrijving	Annotatie	Annotatie	Objecten > Identificatie > Titel en beschrijving > Beschrijving (BE)	Beschrijving (BE)	Een kunstenaarsboek vervaardigd door de Amerikaanse vormgever en grondlegger van kunstenaarsboeken, Ed Ruscha	Plaatsing > Nieuw Plaatskenmerk > Annotatie	Annotatie	Een kunstenaarsboek vervaardigd door de Amerikaanse vormgever en grondlegger van kunstenaarsboeken, Ed Ruscha	Vrije tekst	niet verplicht	herhaalbaar	CEST invulboek	Gebruik in het veld 'Beschrijving' steeds volzinnen (met leestekens) in het Algemeen Nederlands. Gebruik geen returns in het veld beschrijving. Identificeer het object in één zin.
8.	Naam collectie	Collectie	Naam collectie			Objecten > Identificatie > Identificatie > Collectie	Collectie (CL)	Publicaties Kunstenaarspublicaties (AAT: kunstenaarsboeken)				Trefwoordenlijst	niet verplicht	herhaalbaar	Eigen thesaurus	Wanneer de naam van de collectie in een publiek toegankelijke bron geregistreerd is, gebruik dan deze naam. Wanneer dit niet van toepassing is, gebruik dan een term op basis van: het gebruikte materiaal; de herkomst; de context of functie.
9.	Oplagenummer	Editie	Oplagenummer	Oplagenummer	Annotatie	Objecten > Identificatie > Identificatie > Oplage	Oplage (NE)	15/325	Plaatsing > nieuw plaatskenmerk > exemplaar 1 > Annotatie	Annotatie	?<N>250 (Nr. ?/250)	Vrije tekst Taalonafhankelijke code	niet verplicht	uniek	Eigen richtlijnen	Noteer hier de oplage van de publicatie. Gebruik in Brocade, naast getallen, een taalonafhankelijke code. Is één van de twee nummers niet gekend, vul een vraagteken in.
10.	ISBN-nummer			Publicatienummer	ISBN				Beschrijvend	Bibliografische nummer(s)	90-02-14531-4	Vrije tekst	verplicht	uniek	RDA	Noteer het ISBN nummer. Als de publicatie zowel een ISBN-10 als een ISBN-13 heeft, neem alleen ISBN-13 op.
11.	Afmetingen	Afmetingen	Onderdeel afmeting			Objecten > Fysieke kenmerken > Afmetingen > Onderdeel	Onderdeel (DL)	geheel omslag rug				Trefwoordenlijst	verplicht	herhaalbaar	CEST invulboek	Vul standaard 'geheel' in.
12.		Afmetingen	Beschrijving afmeting			Beschrijving > Afmetingen > Dimensie	Dimensie	Hoogte Breedte Diepte				Trefwoordenlijst	verplicht	herhaalbaar	Eigen thesaurus	Zo volledig mogelijk, steeds dezelfde volgorde aanhouden.
13.		Afmetingen	Eenheid afmeting	Afmetingen	Vermelding afmetingen	Objecten > Fysieke kenmerken > Afmetingen > Eenh.	Eenheid (EE)	cm	Beschrijvend > Collatie > Afmetingen (cm)	Afmetingen (cm)	cm	Vrije tekst		herhaalbaar	AAT RDA	Altijd cm gebruiken.
14.		Afmetingen	Waarde afmeting	Afmetingen	Vermelding afmetingen	dimension_value > dimension.value	dimension.value (collect.WA)	21 x 30	Beschrijvend > Collatie > Afmetingen (cm)	Afmetingen (cm)	21 x 30	Vrije tekst		uniek	CEST invulboek RDA	Noteer zo nauwkeurig mogelijk de numerieke waarde van de afmeting. In Brocade wordt het formaat van de publicatie normaal niet aangegeven. Als het bijzondere karakter van de afmetingen interessant of afwijkend zijn, dan kunnen de afmetingen wel worden opgenomen. Als afmetingen worden de uiterste maten van de boekband opgenomen - hoogte x breedte, uitgedrukt in centimeter, afgerond naar de hogere eenheid.
15.	Pagina's			Omvang	Aantal pagina's				Beschrijvend > Collatie > Omvang	Omvang	175 p. 1 v. (<NP>) 1 volume niet gepagineerd	Vrije tekst taalonafhankelijke code	verplicht	uniek	RDA	Noteer hier de omvang van de publicatie. In dit veld worden de belangrijkste delen aangeduid. De vermelding van de omvang gebeurt zoveel mogelijk met taalonafhankelijke codes (uitzondering p. en v.).
16.	Illustraties			Omvang	Illustraties				Beschrijvend > Collatie > Illustraties	Illustraties	ill.		verplicht	uniek	RDA	Het illustratiemateriaal wordt in de collatie, in het veld illustraties, vermeld met de verkorte aanduiding ill. Als er geen illustraties in de publicatie staan, wordt dit veld leeggelaten.
17.	Fysieke beschrijving	Fysieke beschrijving	Tekst fysieke omschrijving	Fysieke beschrijving	Annotatie	Objecten > Fysieke kenmerken > Fysieke beschrijving > Beschrijving	Beschrijving (PD)	Kunstenaarspagina op p. 5-6, blauwe strepen verspreidt over de twee pagina's	Plaatsing > Nieuw plaatskenmerk > Exemplaar 1 > Annotatie	Annotatie	De omslag is gedecoreerd met uitscheurde papiersnippers.	Vrije tekst	niet verplicht	herhaalbaar	Eigen richtlijnen	Maak een beschrijving van de vormelijke of uiterlijke eigenschappen van het object. Gebruik correcte spelling en leestekens. Geef eerst de meest in het oog springende fysieke kenmerken. Ook algemene informatie over de constructie, de werking, het kleurgebruik en de decoratie zijn relevant.
18.	Opschrift	Opschrift	Type opschrift	Opschrift	Annotatie	Objecten > Opschriften/merken > Opschriften/merken > Soort	Soort (IT)	Met een opdracht van Lawrence Weiner aan Menno Meewis	Plaatsing > nieuw plaatskenmerk > exemplaar 1 > Annotatie	Annotatie	<OMT> (stempel) <D> (met opdrachtà	Taalonafhankelijke code Vrije tekst	niet verplicht	herhaalbaar	Eigen thesaurus Eigen richtlijnen	Gebruik een lijst met standaardtermen naar afspraak binnen de organisatie. Noteer in Brocade wat voor soort opschrift het is. Maak hiervoor gebruik van taalonafhankelijke codes of van een lijst met standaardtermen naar afspraak binnen de organisatie.
19.		Opschrift	Methode opschrift			Objecten > Opschriften/merken > Opschriften en merken > Methode	Methode (IM)	Handgeschreven Gestempeld	Plaatsing > nieuw plaatskenmerk > exemplaar 1 > Annotatie			Vrije tekst	niet verplicht	herhaalbaar	Eigen thesauarus Eigen richtlijnen	Gebruik een lijst met standaardtermen naar afspraak binnen de organisatie. Noteer, indien mogelijk, aan de hand van één term hoe de inscriptie op het object is aangebracht.
20.		Opschrift	Vervaardiger opschrift	Opschrift	Annotatie	Objecten > Opschriften/merken > Opschriften en merken > Vervaardiger	Vervaardiger	Lawrence Weiner	Plaatsing > nieuw plaatskenmerk > exemplaar 1 > Annotatie	Annotatie	Lawrence Weiner	Vrije tekst	niet verplicht	herhaalbaar	Authority Record Eigen richtlijnen	Noteer de naam van de persoon of de instelling die het opschrift op het object aanbracht. Gebruik de officiële schrijfwijze van de instellingsnaam.
21.		Opschrift	Inhoud opschrift	Opschrift	Annotatie	Objecten > Opschriften/merken > Opschriften en merken > Inhoud	Inhoud (TR)	Bedankt	Plaatsing > nieuw plaatskenmerk > exemplaar 1 > Annotatie	Annotatie	Bedankt	Vrije tekst	niet verplicht	herhaalbaar	Eigen richtlijnen	Noteer, indien van toepassing, de inhoud van het opschrift.
22.	Vervaardiger	Vervaardiger	Naam vervaardiger	Auteursvermelding	Auteur	Objecten > Vervaardiging/datering > Vervaardiging > Vervaardiger	Vervaardiger (VV)	Broodthaers, Marcel	Beschrijvend > Personele auteur(s) > Familienaam/ Voornaam	Familienaam Voornaam	Visch Henk	Authority Record Vrije tekst	verplicht	herhaalbaar	Authority record RKD/ VIAF RDA	Voor kunstenaars worden authority records aangemaakt. Als er voor een persoonsnaam een authority record gebruikt wordt in het auteursveld, dan wordt in principe gekozen voor een verwijzingsterm, die overeenkomt met de vorm die voorkomt op de titelpagina. Als er meerdere auteurs zijn, neem je de auteursnamen op in de volgorde zoals ze in de auteursvermelding van de publicatie voorkomen.
23.		Vervaardiger	Rol vervaardiger	Auteursvermelding	Functie auteur	Objecten > Vervaardiging/datering > Vervaardiging > Rol	Rol (FU)	fotograaf kunstenaar	Beschrijvend > Personele auteur(s) > Functie	Functie	pht [= fotograaf] ill [= Illustrator]	Trefwoordenlijst	verplicht	herhaalbaar	Eigen thesaurus MARC21 - relatorcodes	Noteer de meest specifieke rol van de vervaardiger. Kies in Brocade uit een lijst gecodeerde auteursfuncties. Per auteur wordt er maar één auteursfunctie opgenomen.
24.		Vervaardiger	Naam vervaardiger	Auteursvermelding	Corporatieve auteur	Objecten > Vervaardiging/datering > Vervaardiging > Vervaardiger	Vervaardiger (VV)	Koninklijk Museum Schone Kunsten Antwerpen	Beschrijvend > Corporatieve Auteur(s) > Naam	Naam	Wide White Space	trefwoord	verplicht	herhaalbaar	Authority record RKD/ VIAF RDA	Als instellingen, bedrijven, commissies en dergelijke als auteur optreden, wordt gesproken van een corporatieve auteur. Om als corporatieve auteur opgenomen te kunnen worden moet de corporatie als auteur worden genoemd op de titelpagina van de publicatie. De corporatieve auteur wordt altijd ingevoerd met een authority record.
25.		Vervaardiger	Rol vervaardiger	Auteursvermelding	Functie corporatieve auteur	Objecten > Vervaardiging/datering > Vervaardiging > Rol	Rol (FU)	redacteur auteur	Beschrijvend > Corporatieve Auteur(s) > Functie	Functie	aut [= Primaire auteur] edt [= Editor]	trefwoord	verplicht	herhaalbaar	Eigen thesaurus MARC21 - relatorcodes	Noteer de meest specifieke rol van de vervaardiger. Kies in Brocade uit een lijst gecodeerde auteursfuncties. Per auteur wordt er maar één auteursfunctie opgenomen.
26.	Uitgever			Publicatie	Uitgever				Beschrijvend > Impressum > Uitgever	Uitgever	Imschoot	Vrije tekst	verplicht	uniek	RDA	Neem de naam van de uitgever onverkort over, in eerste instantie van de plaats waar ook de titel voorkomt. Commerciële aanduidingen zoals N.V., BVBA worden onverkort overgenomen, evenals initialen. Als een publicatie een gezamelijk uitgave is van twee uitgeverijen, worden beide uitgeverijen opgenomen zoals op de titelpagina vermeld (al dan niet met een koppelteken of schuine streep ertussen).
27.	Plaats uitgave			Publicatie	Plaats uitgave				Beschrijvend > Impressum > Plaats	Plaats	Gent New York, N.Y.	Vrije tekst	verplicht	uniek	RDA	Neem exact over zoals vermeld in de publicatie. Er wordt slechts één plaats van uitgave ingevoerd. Indien er meer dan één plaats vermeld wordt, neem de eerstgenoemde. In sommige gevallen wordt een bijkomende geografische aanduiding vermeld - zoals bij Amerikaanse steden
28.	Datum	Datering	Precisie begindatum	Publicatie	Jaartype	Vervaardiging	Precisie	ca.	Beschrijvend > Impressum > Type	Type	YYYY [ YYYY?]	Trefwoordenlijst	niet verplicht	uniek	Eigen richtlijnen	Wanneer het exacte jaartal niet gekend is, maar er wel een vermoede is 'ca' invullen. Noteer YYYY in Brocade wanneer het exacte jaartal gekend is. Wanneer het exacte jaartal niet gekend is, kies uit een lijst met jaartypes.
29.	Datum	Datering	Begindatum	Publicatie	Datum - jaar uitgave	production_date_earliest > production.date.start	production.date.start (collect.DS)	1963	Beschrijvend > Impressum > Jaar	Jaar	1963	getal	verplicht	uniek	ISO 8601 RDA	Noteer data volgens ISO-norm 8601: jjjj-mm-dd of jjjj-mm of jjjj. Maand en dag zijn niet verplicht, men kan dus enkel het jaartal invoeren. Het jaar van uitgave wordt in Brocade overgenomen in Arabische cijfers. Romeinse cijfers worden omgezet. Neem de meest recente datum van uitgave.
30.	Materiaal	Materiaal	Onderdeel materiaal	Materiaal	Annotatie	part_material > material.part	material.part (collect.MP)	omslag rug	Plaatsing > Nieuw Plaatskenmerk > Annotatie	Annotatie	omslag rug	Trefwoordenlijst Vrije tekst	(niet) verplicht	herhaalbaar	Eigen thesaurus AAT Eigen richtlijnen	Gebruik één term, vermijd opsommingen, punten en hoofdletters.
31.		Materiaal	Term materiaal	Materiaal	Annotatie	material > material.lref	material.lref (collect.l6)	karton (papier) (AAT: 300014224) plastic (material) (AAT: 300014570)	Plaatsing > Nieuw Plaatskenmerk > Annotatie	Annotatie	Karton Plastic	Trefwoordenlijst Vrije tekst	(niet) verplicht	herhaalbaar	AAT Eigen richtlijnen	Vul het materiaal in waaruit het object is vervaardigd. Gebruik de term in de vorm van een zelfstandig naamwoord. Gebruik een term ontleend aan een publiek toegankelijke bron of standaard, zoals bv. AAT.
32.		Materiaal	Toelichting materiaal	Materiaal	Annotatie	Objecten > Fysieke kenmerken > Materialen > Bijzonderheden	Bijzonderheden (MM)	Golfkarton (AAT 300183678)	Plaatsing > Nieuw Plaatskenmerk > Annotatie	Annotatie	Golfkarton	Trefwoordenlijst Vrije tekst	niet verplicht	herhaalbaar	AAT Eigen richtlijnen	Neem hier bijkomende opmerkingen op over het materiaal waaruit het object werd vervaardigd. Gebruik bij voorkeur een term ontleend aan een publiek toegankelijke bron of standaard.
33.	Begeleidend materiaal			Begeleidend materiaal	Begeleidend materiaal				Beschrijvend > Collatie > Begeleidende materiaal	Begeleidend materiaal	1 map 1 <CR> (1 cd-rom)	Vrije tekst Taalonafhankelijke code	verplicht	herhaalbaar	Eigen richtlijnen RDA	Alle begeleidend materiaal wordt vermeld in het veld 'Begeleidend materiaal'. Het gaat om losse bijlagen, maar evengoed om aanvullend materiaal op een cd-rom.Indien mogelijk gebruik taalonafhankelijke codes.
34.	Reden vervaardiging	Reden vervaardiging	Beschrijving reden vervaardiging	Reden vervaardiging	Annotatie	Objecten > Vervaardiging/datering > Vervaardiging > Reden vervaardiging	Reden vervaardiging (VT)	Deze publicatie is gemaakt naar aanleiding van een tentoonstelling.	Plaatsing > Nieuw Plaatskenmerk > Annotatie	Annotatie	Deze publicatie is resultaat van een intense samenwerking tussen Sol Lewitt en Robert Smithson.	Vrije tekst	niet verplicht	herhaalbaar	Eigen richtlijnen	Indien gekend, noteer de reden van vervaardiging. Gebruik steeds volzinnen (met leestekens) in het Algemeen Nederlands.
35.	Techniek	Techniek	Onderdeel techniek	Onderdeel techniek	Annotatie	Objecten > Fysieke kenmerken > Technieken > Onderdeel	Onderdeel (T2)	geheel omslag	Plaatsing > Nieuw Plaatskenmerk > Annotatie	Annotatie	De omslag is geweven.	Trefwoordenlijst Vrije tekst	niet verplicht	herhaalbaar	Eigen thesaurus Eigen richtlijnen	Noteer het onderdeel waarop de beschrijving van de techniek betrekking heeft. Kies uit een termenlijst.
36.	Techniek	Techniek	Term techniek	Techniek	Annotatie	Objecten > Fysieke kenmerken > Technieken > Techniek	Techniek (TK)	collage (techniek) (AAT 300138699) geweven (AAT 300053642)	Plaatsing > Nieuw Plaatskenmerk > Annotatie	Annotatie	De omslag is geweven.	Trefwoordenlijst Vrije tekst	niet verplicht	herhaalbaar	AAT Eigen richtlijnen	Vul de techniek in die gebruikt werd om het object te vervaardigen. Kies een term uit een standaard zoals de AAT.
37.	Bindwijze			Tekstformaat	Bindwijze				Plaatsing > Nieuw Plaatskenmerk > Annotatie	Annotatie	Ringband linnen	Vrije tekst	niet verplicht	herhaalbaar	Eigen richtlijnen	De bindwijze wordt normaal niet opgenomen. Wanneer de bindwijze afwijkend is, kan deze opgenomen worden in het annotatieveld. Gebruik een lijst met standaardtermen.
38.	Distributeur			Distributie	Distributeur				Plaatsing > Nieuw Plaatskenmerk > Exemplaar 1 > Annotatie	Annotatie	Other Books and So	Vrije tekst	niet verplicht	herhaalbaar	CEST invulboek	Neem de naam van de distributeur onverkort over
39.	Distributeur			Distributie	Functie distributeur				Plaatsing > Nieuw Plaatskenmerk > Exemplaar 1 > Annotatie	Annotatie	galerij boekenwinkel	Vrije tekst	niet verplicht	uniek	CEST invulboek	Noteer de meest specifieke rol van de distributeur.
40.	Plaats distributie			Distributie	plaats distributie				Plaatsing > Nieuw Plaatskenmerk > Exemplaar 1 > Annotatie	Annotatie	Amsterdam	Vrije tekst	niet verplicht	uniek	CEST invulboek	Neem exact over zoals vermeld in de publicatie. In sommige gevallen wordt een bijkomende geografische aanduiding vermeld.
41.	Jaar distributie			Distributie	Jaar distributie				Plaatsing > Nieuw Plaatskenmerk > Exemplaar 1 > Annotatie	Annotatie	1976	getal	niet verplicht	uniek	CEST invulboek	Het jaar wordt overgenomen in Arabische cijfers. Romeinse cijfers worden opgezet.
42.	Geassocieerde persoon of instelling	Associaties persoon of instelling	Naam geassocieerde persoon of instelling	Naam geassocieerde persoon of instelling	Annotatie	about_person > content.person.name.lref	content.person.name.lref (collect.lM)	Filip Tas Mark Verstockt	Plaatsing > Nieuw Plaatskenmerk > Exemplaar 1 > Annotatie	Annotatie	Filip Tas Mark Verstockt	Vrije tekst	niet verplicht	herhaalbaar	Authority record - RKD Eigen richtlijnen	Noteer hier de naam van de geassocieerde persoon of instelling. Voer in als platte tekst of als authority record. Voor kunstenaars worden authority records aangemaakt. Indien van toepassing, noteer de bronnen waar deze informatie te vinden is.
43.	Onderwerp	Afgebeeld concept	Term afgebeeld concept	Onderwerp	Toelichting onderwerp	Objecten > Iconografie > Afgebeeld onderwerp > Onderwerp (soort:concept)	Onderwerp (soort:concept) (ip)	Beeldhouwwerken (beeldmateriaal) (AAT: 300047090)	Onderwerpen	Onderwerpen	Kunst (UDC: 70) Beeldhouwwerken (beeldmateriaal) (AAT: 300047090)	Trefwoordenlijst	verplicht	herhaalbaar	Eigen thesaurus AAT UDC	Dit kan iconografie inhouden, thema's uit de literatuur of generieke termen die de materiële wereld beschrijven, of onderwerpen. Kies een term uit een standaard zoals de AAT of UDC.
44.	Standplaats	Vaste standplaats	Identificatie vaste standplaats			Objecten > Standplaats/toekomstige verplaatsingen > Vaste standplaats > Naam	Naam (NL)	MID/Depot/Schuif_01				Vrije tekst	niet verplicht	uniek	Eigen richtlijnen	Indien van toepassing, vul hier de vaste standplaats in.
45.		Huidige standplaats	Identificatie huidige standplaats	Plaatsing	Plaatscode	location > location.default.name.lref	location.default.name.lref (collect.lQ)	MID/Depot/Schuif_01	Plaatsing > Nieuw plaatskenmerk > Plaatskenmerk	Plaatskenmerk	MID_kmo_Wortelkamp 72/1126	Vrije tekst	verplicht	herhaalbaar uniek	Eigen richtlijnen	Dit is een verplicht veld. Vul hier het plaatskenmerk in.
46.		Huidige standplaats	Datum huidige standplaats			Objecten > Standplaats/toekomstige verplaatsingen > Huidige standplaats > Datum	Datum (2C)	2022-10-25				Vrije tekst	verplicht	herhaalbaar	ISO 8601	Noteer data volgens ISO-norm 8601: jjjj-mm-dd.
47.	Toestand	Toestand	Onderdeel toestand	Annotatie	Annotatie	Objecten > Toestand/conservering > Toestand > Onderdeel	Onderdeel (TH)	geheel omslag rug	Plaatsing > Nieuw plaatskenmerk > Exemplaar 1 > Interne noot	Interne noot	<COND> de omslag is gescheurd (beschadigd: de omslag is gescheurd)	Trefwoordenlijst Vrije tekst	niet verplicht	herhaalbaar	CEST invulboek	Kies een term uit een vaste lijst.
48.		Toestand	Term toestand	Annotatie	Annotatie	condition > condition.lref	condition.lref (collect.lp)	Redelijk Matig	Plaatsing > Nieuw plaatskenmerk > Exemplaar 1 > Interne noot	Interne noot	<INC> (onvolledig) <COND> de omslag is gescheurd. Gecontroleerd op 2023/01/09 (beschadigd: de omslag is gescheurd. Gecontroleerd op 2023/01/09)	Trefwoordenlijst Vrije tekst Taalonafhankelijke code	niet verplicht	herhaalbaar	Vaste lijst: - goed - redelijk - matig - slecht Eigen richtlijnen	Maak gebruik van taalonafhankelijke codes en vul verder aan met tekst. Noteer kort en bondig wat de condtie en/ of schade is.
49.		Toestand	Datum toestand	Annotatie	Annotatie	Objecten > Toestand/conservering > Toestand > Datum	Datum (TU)	2022-09-15	Plaatsing > Nieuw plaatskenmerk > Exemplaar 1 > Interne noot	Interne noot	Gecontroleerd op 2023/01/09	Vrije tekst	niet verplicht	herhaalbaar	ISO 8601	Noteer data volgens ISO-norm 8601: jjjj-mm-dd.
50.	Beperkingen gebruik	Beperkingen gebruik	Beschrijving beperkingen gebruik	Annotatie	Annotatie			Onderzoekers krijgen alleen toegang onder begeleiding	Plaatsing > Nieuw plaatskenmerk > Exemplaar 1 > Interne noot	Interne noot	Bij het bekijken van het object dienen handschoenen gedragen te worden	Vrije tekst	niet verplicht	herhaalbaar	CEST invulboek	Noteer hier informatie met betrekking op het gebruik van de publicatie. Neem dit op in de interne noot of koppel deze informatie aan het plaatskenmerk.
51.	Event	Datum gebeurtenis	Begindatum gebeurtenis	Annotatie	Annotatie	Tentoonstellingen > Tentoonstellingsgegevens > Tentoonstelling > Begindatum	Begindatum (T1)	2012-04-15	Plaatsing > nieuw plaatskenmerk > exemplaar 1 > Interne noot	Interne noot	2012-04-15	Vrije tekst	niet verplicht	herhaalbaar	ISO 8601	Noteer data volgens ISO-norm 8601: jjjj-mm-dd.
52.		Datum gebeurtenis	Einddatum gebeurtenis	Annotatie	Annotatie	Tentoonstellingen > Tentoonstellingsgegevens > Tentoonstelling > Datum	Datum (T2)	2012-06-10	Plaatsing > nieuw plaatskenmerk > exemplaar 1 > Interne noot	Interne noot	2012-06-10	Vrije tekst	niet verplicht	herhaalbaar	ISO 8602	Noteer data volgens ISO-norm 8601: jjjj-mm-dd.
53.		Locatie gebeurtenis	Naam locatie gebeurtenis	Annotatie	Annotatie	Objecten > Tentoonstellingen/onderzoek/gebruik > Tentoonstelling > Locatie	Locatie (TJ)	Waregem	Plaatsing > nieuw plaatskenmerk > exemplaar 1 > Interne noot	Interne noot	Waregem	Vrije tekst	niet verplicht	herhaalbaar	GeoNames Eigen richtlijnen	Noteer de plaatsnaam, gebruik de Nederlandstalige plaatsnaam.
54.		Organisator gebeurtenis	Naam organisator gebeurtenis	Annotatie	Annotatie	Objecten > Tentoonstellingen/onderzoek/gebruik > Tentoonstelling > Organisator	Organisator (tA)	Be-Part, Platform voor actuele kunst	Plaatsing > nieuw plaatskenmerk > exemplaar 1 > Interne noot	Interne noot	Be-Part, Platform voor actuele kunst	Vrije tekst	niet verplicht	herhaalbaar	Authority record - RKD Eigen richtlijnen	Noteer de naam van de organiserende instelling of persoon. Persoonsnamen dienen als volgt genoteerd te worden: alfabetiserend deel van de naam, gevolgd door een komma, voornaam of voornamen. Gebruik de officiële instellingsnaam.
55.		Titel gebeurtenis	Waarde titel gebeurtenis	Annotatie	Annotatie	Objecten > Tentoonstellingen/onderzoek/gebruik > Tentoonstelling > Tentoonstellingsnaam	Tentoonstellingsnaam (TN)	BOOKSHOWBOOKSHOP	Plaatsing > nieuw plaatskenmerk > exemplaar 1 > Interne noot	Interne noot	BOOKSHOWBOOKSHOP	Vrije tekst	niet verplicht	herhaalbaar	Eigen richtlijnen	Gebruik gewone grammatica en interpunctie. Als de titel van een tentoonstelling wijzigt, pas dan ook hier de titel aan.
56.		Type gebeurtenis	Term type gebeurtenis	Annotatie	Annotatie			tentoonstelling	Plaatsing > nieuw plaatskenmerk > exemplaar 1 > Interne noot	Interne noot	tentoonstelling	Trefwoordenlijst Vrije tekst	niet verplicht	herhaalbaar	Eigen richtlijnen	Gebruik een lijst met standaardtermen.
57.	Tentoonstellingsaanbevelingen	Aanbeveling	Tentoonstellingsaanbeveling	Annotatie	Annotatie	Objecten > Aanbevelingen/Vereisten > Aanbevelingen > Tentoonstelling	Tentoonstelling (EA)	Open niet meer dan 90 graden, de binding is fragiel.	Plaatsing > nieuw plaatskenmerk > exemplaar 1 > Interne noot	Interne noot	Omwille van het materiaal, de pagina's doorheen de tentoonstellingen beurtelings openleggen.	Vrije tekst	niet verplicht	herhaalbaar	Eigen richtlijnen	Noteer hier specifieke eisen. Gebruik normale grammatica en leestekens.
58.	Bewaaraanbevelingen	Aanbeveling	Bewaringsaanbeveling	Annotatie	Annotatie	Objecten > Aanbevelingen / vereisten > Aanbevelingen > Berging	Berging (EG)	Maximum ... lux	Plaatsing > nieuw plaatskenmerk > exemplaar 1 > Interne noot	Interne noot	Maximum luchtvochtigheid ... % Horizontale berging	Vrije tekst	niet verplicht	herhaalbaar	Eigen richtlijnen	Vul dit enkel in als het object een specifieke manier van berging nodig heeft die afwijkt van de standaard. Gebruik normale grammatica en leestekens.
59.	Verwerving	Kostprijs verwerving	Aankoopprijs verwerving	Verwerving	Prijs verwerving	Objecten > Verwerving > Kosten > Aankoopprijs	Aankoopprijs (VQ)	49,50	Plaatsing > nieuw plaatskenmerk > exemplaar 1 > Interne noot	Interne noot	210	Vrije tekst	niet verplicht	uniek	CEST invulboek	De prijs in euro-waarde wordt opgenomen in Arabische cijfers. Decimalen worden opgenomen na een komma.
60.		Kostprijs verwerving	Valuta aankoopprijs verwerving	Verwerving	Prijs verwerving	Objecten > Verwerving > Kosten > Val. (aankoopprijs)	Val. (aankoopprijs) (VL)	EUR	Plaatsing > nieuw plaatskenmerk > exemplaar 1 > Interne noot	Interne noot	EUR	Vrije tekst	niet verplicht	uniek	ISO 4217	Noteer de valuta volgens ISO-norm 4217.
61.		Verwervingdmethode	Term verwervingsmethode			acquisition_type > acquisition.method.lref	acquisition.method.lref (collect.ls)	ruil schenking	Plaatsing > nieuw plaatskenmerk > exemplaar 1 > Interne noot	Interne noot	<ACQ> (verwerving) <GB> ... (geschenk van ...) ... <GBV> ... (geschenk van ... aan ...)	Vrije tekst Taalonafhankelijke code	(niet) verplicht	uniek	Eigen thesaurus	Vermeld hoe het object door de instelling is verworven. Gebruik taalonafhankelijke codes of maak gebruik van een lijst met standaardtermen
62.		Verwervingsbron	Naam verwervingsbron	Verwerving	Bron verwerving	acquisition_actor_ceding_ownership > acquisition.source.lref	acquisition.source.lref (collect.l9)	Middelheimpromotors	Plaatsing > nieuw plaatskenmerk > exemplaar 1 > Interne noot	Interne noot	Nico Dockx	Vrije tekst	niet verplicht	uniek	Authority record - RKD	Geef de officiële of de meest gebruikte naam en voorna(a)m(en) in het geval van een persoon, of gebruik de officiële naam van de instelling
63.		Verwervingsdatum	Waarde verwervingsdatum	Verwerving	Datum verwerving	acquisition_date_latest > acquisition.date	acquisition.date (collect.VD)	2015-06-28	Plaatsing > nieuw plaatskenmerk > exemplaar 1 > Interne noot	Interne noot	2015-06-28	Vrije tekst	(niet) verplicht	uniek	ISO 8601	Gebruik volgens ISO 8601 voor een datum het formaat: JJJJ-MM-DD
64.	Conserveringsprioriteit	Conserveringsprioriteit	Term conserveringsprioriteit	Annotatie	Annotatie	Objecten > Toestand/conservering > Conserveringsprioriteit	Conserveringsprioriteit (Tp)	Urgent, moet terug ingebonden worden.	Plaatsing > nieuw plaatskenmerk > exemplaar 1 > Interne noot	Interne noot	Urgent, moet terug ingebonden worden.	Vrije tekst	niet verplicht	herhaalbaar	Eigen thesaurus	Noteer conserveringsprioriteit, maak hiervoor eventueel gebruik van een lijst met standaardtermen. Vul kort aan welke actie ondernomen moet worden.
65.	Beschrijving conservering	Beschrijving conservering	Tekst beschrijving conservering	Annotatie	Annotatie	Conserveringsbehandelingen > Behandelingsgegevens > Behandeling > Behandelingsbeschrijving	Behandelingsbeschrijving (RH)	Voorblad verstevigd met Japans papier + link restauratiedossier	Plaatsing > nieuw plaatskenmerk > exemplaar 1 > Interne noot	Interne noot	Voorblad verstevigd met Japans papier + link restauratiedossier	Vrije tekst	niet verplicht	herhaalbaar	Eigen richtlijnen	Noteer hier welke conserveringsbehandelingen de publicatie ondergaan heeft. Voeg, indien mogelijk, het restauratiedossier toe.
66.	Verzekering	Verzekeringdekking	Waarde bedrag verzekering	Annotatie	Annotatie	Waarde > Verzekering > Waarde	Waarde (VY)	10000	Plaatsing > nieuw plaatskenmerk > exemplaar 1 > Interne noot	Interne noot	10000	getal	niet verplicht	uniek	CEST invulboek	Vul hier de waarde in van het gedekte bedrag. Gebruik geen valuta- of andere tekens.
67.	Verzekering	Verzekeringdekking	Valuta bedrag verzekeringsdekking	Annotatie	Annotatie	Waarde > Verzekering > Valuta (V0)	Valuta (V0)	EUR	Plaatsing > nieuw plaatskenmerk > exemplaar 1 > Interne noot	Interne noot	EUR	valuta	niet verplicht	herhaalbaar	ISO 4217	Noteer de valuta volgens ISO-norm 4217

Status

Het project werd eind december 2023 grotendeels afgerond. De hierboven vermelde acties werden uitgevoerd. De drie grote werkpakketten: identificatie, dataprofiel en behoud en beheer werden tijdens het project afgerond. Ook de registratieachterstand van de kunstenaarsmonografieën, het aanmaken van de deelcollectie(beschrijvingen) en het ontsluiten van de kunstenaarspublicaties op deelcollectieniveau werden binnen de timing van dit project afgewerkt.

Het ontsluiten van de kunstenaarspublicaties op stukniveau in de Erfgoedmodule van Brocade is nog lopend. Door het ontbreken van een onmiddellijk draagvlak binnen de stad Antwerpen en de cyberaanval in december 2022 kon de module pas in de laatste fase van het project geconfigureerd worden. Daarnaast verloopt de registratie van de publicaties in deze nieuwe module met momenten moeizaam. Dit doordat het gebruik van een nieuwe module gepaard gaat met een learning curve.

Ook het laatste onderdeel waarin de efemera gedigitaliseerd worden volgens de Metamorfoze Light richtlijnen is nog lopend. Verwacht wordt dat de efemera terug zijn in het Middelheimmuseum in februari 2024, nadien worden ze ontsloten d.m.v. een gestandaardiseerde workflow.

De verschillende stappen die gezet werden, zijn verankerd in de werking en zullen blijvende positieve gevolgen hebben voor de toekomstige werking en de nieuwe bibliotheek van het Middelheimmuseum.

Bevindingen

Dit project stelde de Middelheimbibliotheek in staat een inhaalbeweging te doen voor de digitale collectieregistratie van de metadata van 3.327 kunstenaarsmonografieën. Alle kunstenaarsmonografieën en kunstenaarspublicaties zijn ontsloten op bibliotheekniveau.

Daarnaast gebeurde de selectie van de kunstenaarspublicaties in de deelcollecties kunstenaarsmonografieën, preciosa en efemera. Het vermoeden dat deze deelcollecties een groot aantal kunstenaarspublicaties zouden bevatten, werd bevestigd door de selectie van ArchiVolt. Het aantal geschatte kunstenaarspublicaties van 1.350 werd ruim overschreden (1.725). Helaas werd door de enorme hoeveelheid snel duidelijk dat de deelcollectie efemera onmogelijk volledig kon worden opgenomen in dit project. Deze deelcollectie kan in de toekomst, a.d.h.v. de manual, verder onderzocht worden. In het verlengde hiervan zou de deelcollectie tentoonstellingscatalogi ook onderzocht kunnen worden op de aanwezigheid van kunstenaarspublicaties.

Verder werd door de oefening van ArchiVolt duidelijk dat er nog veel onbekende, bijzondere en zeldzame publicaties te ontdekken zijn in de bibliotheekcollectie van het Middelheimmuseum.

De manual die ArchiVolt maakte en publiceerde is een bruikbaar hulpmiddel voor de identificatie van kunstenaarspublicaties, vooral voor instellingen met een vergelijkbare collectie als het Middelheimmuseum. Uit gesprekken met andere instellingen bleek deze manual op sommige vlakken te eng of net te breed. Het is duidelijk dat veel afhangt van het instellingsprofiel en de gehanteerde definiëringen. Voor de moeilijk categoriseerbare kunstenaarspublicaties blijkt een volledig sluitende handleiding dan ook onmogelijk.

In het verlengde van de manual werd in overleg met sommige collega’s van verschillende instellingen geconcludeerd dat het ideaal dataprofiel té ruim werd bevonden voor de registratie van kunstenaarspublicaties.

Het virtueel ontsluiten van de kunstenaarspublicaties maakt deze deelcollectie zichtbaar voor de gebruikers van onze online catalogus. Door te werken met onderverdelingen wordt duidelijk dat er verschillende types zijn. Daarnaast was het ontsluiten van de deelcollectie kunstenaarsboeken nodig omdat dit het bekendste type is van de kunstenaarspublicaties en ook de meest geconsulteerde. Momenteel bevat de deelcollectie kunstenaarspublicaties: 1.725 titels, de kunstenaarsboeken: 1.134 en de kunstenaarscatalogi: 529 titels.

Het digitaliseren en ontsluiten van de digitale kopieën was een moeizaam proces. Het opmaken van het dossier met de nodige eisen verliep moeizaam omdat de nodige expertise niet aanwezig was. Ook de uitbesteding van de digitaliseringsopdracht verliep traag omdat we rekening moesten houden met de agenda van het digitaliseringsbedrijf.

Lessons learned

De resultaten en werkwijze van dit project worden meegenomen naar volgende projecten en de dagelijkse werking van de bibliotheek. Voor een ambitieus project als dit is het duidelijk dat de nodige draagkracht aanwezig moet zijn binnen de eigen werking zodat mijlpalen behaald kunnen worden binnen de vooropgestelde timing. Voor de technische aspecten van projecten als deze is het nodig mensen aan te trekken of in het team te hebben die beschikken over de nodige expertise. De opname van Metamorfoze heeft ook geleerd in toekomstige projecten hier meer tijd en financiële middelen voor uit te trekken. Werken met een onbekende module (zoals de Erfgoedmodule) tijdens een project begrensd in tijd is iets wat we in de toekomst beter zullen moeten afwegen. Ten slotte heeft dit project ons geleerd dat collega’s van andere instellingen op gelijkaardige problemen botsen en dat samenwerkingen nodig en vruchtbaar zijn. Ook werd zichtbaar dat externe expertise aantrekken een meerwaarde is en belangrijk voor de timing en de resultaten van een project. In ons geval zorgde dit ook voor een duidelijke en solide fundering waarop we verder kunnen bouwen.

Samenwerking en gebruik (aanwezige) expertise

Voor dit project deed het Middelheimmuseum beroep op:

EXTERNE PARTNERS

Meemoo

Meemoo begeleidde dit project van begin tot einde en zette zijn expertise in. Meemoo zetelde in de adviesraad en de verschillende collegagroepen.

ArchiVolt

ArchiVolt gebruikte zijn expertise en gebruikte zijn netwerk voor het aantrekken van (internationale) professionals en kunstenaars tijdens de vijf bijeenkomsten en de studiedag. ArchiVolt zetelde in de adviesraad en de verschillende collegagroepen.

Anet

Anet zette zijn expertise in om het COMETA-model en de Erfgoedmodule te configureren. Voor beide toepassingen paste Anet de publieksinterface aan. Daarnaast zetelde Anet in de adviesraad en de verschillende collegagroepen.

Vlaamse Erfgoedbibliotheken

De Vlaamse Erfgoedbibliotheken zetelden in de verschillende collegagroepen en de adviesraad. Voor dit project was hun expertise inzake publicaties en het dataprofiel een enorme meerwaarde.

M HKA

Het M HKA nam deel aan de verschillende collegagroepen. Ze deelden hun expertise onder meer voor de opmaak van het dataprofiel en voor het kunnen verzekeren van de efemera tijdens de digitalisatie.

Kröller-Müller Museum en het Stedelijk Museum Amsterdam

Beide instellingen namen deel aan een collegagroep en deelden hier de werking en expertise van hun instelling.

INTERNE PARTNERS

MnE, cel behoud en beheer

De expertise van MnE werd gebruikt voor de automatische opschoning van de datasets in Axiell Collections. MnE zetelde in de adviesraad en de verschillende collegagroepen.

EHC

EHC deelde uitgebreid hun expertise, zetelde in alle collegagroepen en gaf actief opmerkingen en feedback.

Verder werd de eigen expertise binnen het Middelheimmuseum volledig ingezet voor dit project. Zowel de medewerkers van de bibliotheek van het Middelheimmuseum als het hoofd collecties maakten dit project tot een succes.