Publicatie:Exhibited@Middelheim: digitale registratie, waardering en ontsluiting van de collectie tentoonstellingscatalogi van het Middelheimmuseum

Samenvatting

Met het project EXHIBITED@Middelheim kon de bibliotheek van het Middelheimmuseum een inhaalbeweging doen voor de digitale registratie van de metadata en de inhoud van haar tentoonstellingscatalogi die zoveel mogelijk als open data worden gepubliceerd. Daarbij was er aandacht voor een waardegedreven collectiebeleid en voor het verder ontwikkelen van de onderzoeksfunctie. Tentoonstellingscatalogi zijn een apart publicatietype en vormen naar schatting 40% van de totale bibliotheekcollectie. Het was de slechtst geregistreerde en daardoor ook de minst toegankelijke, minst deelbare en nauwelijks te waarderen deelcollectie. Om deze registratieachterstand in te halen werd in 2019 een projectvoorstel ingediend voor de Inhaalbeweging digitale collectieregistratie. De Vlaamse overheid kende een projectsubsidie toe; Deze wiki-publicatie is het eindrapport van dit project.

Referentie

Titel	EXHIBITED@Middelheim: digitale registratie waardering en ontsluiting van de collectie tentoonstellingscatalogi van het Middelheimmuseum (Voorkeurstitel)
Locatie
Uitgever	Middelheimmuseum Bibliotheek en Documentatiecentrum
Jaar van uitgave	2022
Rechten	CC-BY-SA
Persistent ID

Trefwoorden

De context waarbinnen het project werd uitgewerkt: de bibliotheek van het Middelheimmuseum

De geschiedenis en het profiel van de bibliotheek en haar collectie sluiten nauw aan bij die van het museum. Het is een bewaarbibliotheek met publicaties rond ruimtelijke kunst van 1870 tot heden en rond kunst in de openbare ruimte. De bibliotheekcollectie dateert voornamelijk van na 1950.

De collectievorming liep aanvankelijk parallel met de Biënnales die telkens de ontwikkelingen op het vlak van beeldhouwkunst in een bepaald land of thema belichtten. Naast bekende namen werd ook werk van minder bekende beeldhouwers getoond. Over hen kon de bibliotheek zelden monografieën verzamelen, maar wel catalogi van solo- of groepstentoonstellingen. De tentoonstellingsmakers brachten catalogi mee van hun prospectiereizen, atelier- en tentoonstellingsbezoeken of deden gerichte acquisitie van catalogi in binnen- en buitenland.

Zo ontstond een collectie catalogi van solo- of groepstentoonstellingen van over de hele wereld en zeldzame, kleine publicaties, uitgegeven door musea, galeries of kunstkringen. Het werd een collectie met een grote erfgoedwaarde zoals blijkt uit de vragen van onderzoekers, veilinghuizen en collega-instellingen uit binnen- en buitenland. De collectie tentoonstellingscatalogi vormt ook een onmisbare steuncollectie die de geschiedenis van het verzamelen in het museum documenteert. Ze versterkt de betekenis van de museale kerncollectie (via haar documentaire/informatieve en museaal-historische waarde) en creëert er context bij (via haar educatieve en presentatiewaarde). Tentoonstellingscatalogi zijn een apart publicatietype en vormen naar schatting 40% van de totale bibliotheekcollectie. Het is de slechtst geregistreerde en daardoor de minst toegankelijke, minst deelbare en nauwelijks te waarderen deelcollectie. Behalve deze historische registratieachterstand en het belang van de collectie, waren er twee concrete aanleidingen om deze deelcollectie te selecteren voor de subsidieaanvraag. Het collectieprofiel van de bibliotheek wordt momenteel geïntegreerd in dat van het museum binnen het pilootproject collectiewaardering Collection Middelheimmuseum, who cares. Het collectiebeleidsplan beschrijft de ontwikkeling van de diverse deelcollecties en legt de nadruk op onderlinge verbinding.

Het project ‘Conversie van tentoonstellingsrecords naar lokale contents’ voor de optimalisering van de tentoonstellingsgegevens binnen Anet (2018) waar de bibliotheek als partner mee instapte. Voor alle nieuw ingevoerde, alsook voor de gecorrigeerde records werd de nieuwe eenvormige en gestandaardiseerde werkwijze voor invoer en ontsluiting van de tentoonstellingscatalogi toegepast, met o.a. namen van musea en geografische locaties in een geautoriseerde vorm. Anet zorgde voor de ontwikkeling van het datamodel, de indexering, de conversie van de bestaande gegevens naar het nieuwe datamodel en het aanpassen van de publieksinterface.

Projectverloop: fasering en resultaten

Fase 1: start project

De vacature en aanwerving van de projectmedewerker werden bemoeilijkt door de coronapandemie en de onzekerheid of een extra medewerker op de werkvloer aanwezig mocht zijn, want dit was geen project waar een medewerker van thuis uit aan kon werken. Begin mei 2020 werd de (online) aanwervingsprocedure opgestart en werd een medewerker aangeworven.
De projectmedewerker, Sabine De Wolf, startte op 17/08/2020 en was in dienst tot 16/08/2021.
Er werd een gefaseerd projectplan opgemaakt en een werkwijze afgesproken (zie hieronder voor de verdere fases):
- De selectie van de catalogi uit de volledige bibliotheekcollectie gebeurde op basis van het inhoudelijke criterium ‘naam van de kunstenaar die exposeerde in het Middelheimmuseum’. Vertrekbasis was de lijst ‘Tijdelijke tentoonstellingen sinds 1950’, die gaat tot 2018 (Experience traps). Deze lijst is geordend op tentoonstelling. Omdat nogal wat kunstenaars meer dan eens in het museum tentoonstelden, werd deze lijst omgevormd tot een overzichtsformulier ‘Publicaties per kunstenaar’ (Excel Google.doc) waarin elke naam slechts een keer voorkwam. Het bleek uiteindelijk om 1.379 kunstenaars te gaan.
- Omdat minder dan de helft van het gevraagde projectbedrag werd toegekend, stelden we het aantal in te voeren catalogi bij tot 2.000.

We beperkten ook de focus tot de 20 biënnales, plus de eerste tentoonstelling in 1950 en de derde in 1952. Dus van de ‘Internationale tentoonstelling in de open lucht van beeldhouwkunst (1900-1950)’ (1950) tot de 20ste biënnale Middelheim (1989), en met inbegrip van de ‘Tentoonstelling ingericht naar aanleiding van de Blijde Intrede van Z.M. Koning Boudewijn’ (1952).

Fase 2: selectie & fase 3: metadata ontsluiten als open data

Fase 2 en 3 werden in het projectplan samengevoegd omdat selecteren op het rek en meteen catalogiseren logisch op elkaar aansluiten.

Er werd afgesproken om met een overzichtsformulier ‘Publicaties per kunstenaar’ (Excel Google.doc) te werken waarin per kunstenaar van elke catalogus volgende gegevens werden genoteerd: uniek nummer van het record in Brocade (cloi), Titel, Registratienummer, scannen?, vrij veld opmerkingen, Plaatskenmerk, Taal van de publicatie, kunstenaarsrecords nog nakijken/toevoegen?

Dit overzicht maakt het mogelijk om een aantal conclusies te trekken en acties te ondernemen:

Beslissen over het al dan niet scannen van de publicatie (zie FASE 4, check 1).
De manier waarop de tentoonstellingsmakers toen aan prospectie deden.
Welke kunstenaars regelmatig terugkwamen.
Van welke kunstenaars er werk gekocht werd, en van welke niet.
Welke talen vertegenwoordigd zijn in deze deelcollectie.

1. Als eerste actie werden van alle biënnalecatalogi + de twee extra catalogi de titelbeschrijvingen nagekeken, aangevuld en gecorrigeerd conform de in de subsidieaanvraag aangegeven werkwijze.

De als convoluut ingebonden exemplaren werden als dusdanig beschreven en er werd beslist om alleen die nog aan te bieden voor consultatie. De convoluten bevatten de eerste 10 biënnalecatalogi + de twee extra catalogi.

De in de catalogi vermelde kunstwerken uit de Middelheim collectie werden opgenomen in de onderwerpsontsluitng en er werd een link gelegd tussen de collectieregistratie van het werk in Axiell/C en de metadata van de publicatie in Brocade. Voor een aantal biënnalecatalogi waren dat ook linken naar tekeningen en maquettes in de museumcollectie. Het gaat om ontwerptekeningen en maquettes of bozzetti waarvan de uiteindelijke uitvoering als kunstwerk tijdelijk was of zich nu elders bevindt. Van sommige op deze tentoonstellingen getoonde sculpturen bezit het Middelheim dus enkel de tekeningen of maquettes.

2. Vervolgens werd per biënnale van de deelnemende kunstenaar nagegaan of er nog niet eerder ingevoerde catalogi waren van solotentoonstellingen. Daarbij werd prioriteit gegeven aan kunstenaars waarvan het museum geen werk in collectie heeft omdat de registratie voor de kunstenaars in collectie in principe in het verleden al gebeurd is. Deze selectie gebeurde rechtstreeks op het rek binnen de deelcollectie ‘kunstenaarsmonografieën’ die alfabetisch gerangschikt zijn. Van de in totaal 1.378 kunstenaars, blijven er nog 356 kunstenaars na te kijken, waaronder de kunstenaars waarvan het Middelheimmuseum wél werk in collectie heeft. Bij hen gaat het dan om een veiligheidscheck om na te gaan of er effectief geen nog niet eerder ingevoerde catalogi aan de aandacht ontsnapt zijn.

De catalogi werden ingevoerd volgens de in het projectdossier aangegeven werkwijze:

Invoer aan de hand van de catalogi zelf.
Titelbeschrijving conform de regels voor catalografie binnen Anet waardoor ze ook voldoen aan de internationale standaard voor titelbeschrijvingen (RDA).
EXHIBITED@Middelheim kaderde in het Anet-project rond de optimalisatie van tentoonstellingsgegevens: ‘Conversie van tentoonstellingsrecords naar lokale contents’ (projecttekst als bijlage). Voor alle nieuw ingevoerde, alsook voor de gecorrigeerde records werd de nieuwe eenvormige en gestandaardiseerde werkwijze voor invoer en ontsluiting van de tentoonstellingscatalogi toegepast, waarbij de gegevens over de tentoonstelling worden genoteerd als lokale content in het catalografieformulier Namen van musea en geografische locaties werden overgenomen uit geautoriseerde lijsten. Anet zorgde voor de ontwikkeling van het datamodel, de indexering, de conversie van de bestaande gegevens naar het nieuwe datamodel en het aanpassen van de publieksinterface.
De authority records van de betrokken kunstenaars werden indien nodig aangemaakt of als ze al bestonden geconsolideerd met mogelijke dubbels en nagekeken en aangevuld aan de hand van de gegevens in de publicatie zelf en/of in externe databanken als RKD, VIAF en ULAN. Vanuit het authority record werden permalinks gelegd naar RKD en VIAF.

Dit bleek al snel veel meer werk dan we hadden kunnen voorspellen. We hadden wel een idee hoeveel authority records van Middelheim nog niet conform waren, maar niet hoeveel daarvan van kunstenaars waren die in Middelheim tentoongesteld hadden, en ook niet hoeveel nieuwe er zouden moeten worden aangemaakt. De nieuwe werden consequent wél aangemaakt, maar verder leek het ons belangrijker om voorrang te geven aan de geplande stap 3: meer van de nog niet eerder ingevoerde catalogi ontsluiten. De onvolledige authority records zijn in hun huidige vorm immers ook opzoekbaar, ook al zijn ze niet optimaal en volgens de norm. In het overzichtsformulier ‘Publicaties per kunstenaar’ werd genoteerd dat de authority records nog moeten worden nagekeken. Dit werk werd en wordt verder opgenomen door de vaste medewerkers van de museumbibliotheek. We stelden ook vast dat voor een aantal kunstenaars internationale databanken als RKD, VIAF en ULAN, en zelfs Wikipedia ons geen informatie konden geven, maar dat we voor de gegevens over de kunstenaar aangewezen waren op de publicatie zelf, op veilingwebsites, op online beschikbare gegevens uit archieven van musea en galeries enz. Deze kunstenaars opzij schuiven als waarschijnlijk minder belangrijk, leek ons een gevaarlijk uitgangspunt, dus namen we de tijd voor research.

Inhoudelijke ontsluiting gebeurde volgens de regels van Anet, met o.a. AAT-concepten die waar nodig werden toegevoegd.
Standplaatsvermeldingen werden ingevoerd of aangepast.

3. Na de check op solotentoonstellingen (punt 2) werd gezocht naar nog niet eerder ingevoerde groepstentoonstellingen waaraan de betreffende kunstenaar deelnam. Deze selectie gebeurde op basis van tentoonstellingsgegevens die we tegenkwamen in de catalogi van solotentoonstellingen uit punt 2, of die we opzochten via o.a. WorldCat, Anet, Wikipedia, website van de kunstenaar of zijn stichting enz. Deze selectie gebeurde rechtstreeks op het rek binnen de deelcollectie ‘tentoonstellingscatalogi’ die alfabetisch geklasseerd zijn op de stad waar de tentoonstelling plaatsvond. Bij steden als bijvoorbeeld Zagreb of Zurich, leverde dat goed resultaat op.

Voor de catalogi van groepstentoonstellingen werden naast de naam van de kunstenaar die in de lijst voorkwam, ook alle andere kunstenaarsnamen als authority record opgenomen in het onderwerpsveld van de titelbeschrijving. Ook deze catalogi werden ingevoerd volgens de afgesproken werkwijze (zie hierboven)

Fase 2 en 3: resultaten

Via Anet zijn nu 1.239 nieuwe en gecorrigeerde records wereldwijd beschikbaar via Worldcat. Ons streefcijfer van 2.000 nieuwe records hebben we niet gehaald. Er zijn een aantal factoren die deze verkeerde inschatting verklaren:

We baseerden ons voor de gemiddelde invoer van een catalograaf op invoercijfers van de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience. Maar we zagen over het hoofd dat de in te voeren publicaties daar klaarliggen voor de catalograaf en dat was hier niet het geval. Het zoeken op het rek naar catalogi waarvan je niet weet of ze er zullen zijn, levert niet altijd resultaat op, maar kost wel tijd.
Het grote aantal betrokken kunstenaars per publicatie, waarvan alle authority records consequent werden gekoppeld of aangemaakt. Alleen het systematisch nakijken en corrigeren van al bestaande authority records hebben we na verloop van tijd doorgeschoven (zoals hierboven besproken onder punt 2 van fase 2&3).
Hoewel de meeste publicaties eentalig in het Duits (489), Frans (250), Engels (233) en Nederlands (202) waren, of in een combinatie van talen waarvan er een voor ons toegankelijk was, waren er ook ééntalige in minder toegankelijke talen zoals catalogi uit Scandinavische landen en Centraal-Europa. Gezien de tentoonstellingsgeschiedenis van het museum hadden we ons daaraan verwacht, maar pas bij de invoer werd duidelijk hoeveel tijd het kostte om de juiste gegevens over de kunstenaar, de tentoonstelling, de aard van het werk … eerst te vinden en daarna via een vertaalprogramma begrijpelijk te maken.

Fase 4: selectie voor digitaliseren

Tijdens het invoeren van de catalogi van kunstenaars die tentoonstelden in Middelheim gebeurde meteen de selectie van catalogi die we volledig wilden laten digitaliseren en ontsluiten als object. De selectie gebeurde met de catalogus in de hand via de afgesproken checks: waardenweging en inschatting urgent autonoom verval.

Check 1: waardenweging

Het was onze bedoeling om op deelcollectieniveau een waardering als “benchmark” te laten gebeuren door een collectieparlement met diverse stakeholders: het publiek, de vriendenvereniging, kunstenaars, academische partners en onderzoekers, de vrijwilligers, de groep hedendaagse kunstmusea in Vlaanderen en de internationale partners en tenslotte het museum zelf. Deze beproefde methodiek zou ons de kans bieden om deze collectie vanuit verschillende standpunten en/of doelgroepen te belichten en de participatieve waarde van het project significant verhogen.

Helaas kwam de coronapandemie hier roet in het eten gooien. Een dergelijke aanpak vraagt immers om live samenkomsten en discussie tussen de verschillende partners rond dezelfde publicaties.

Zodoende kunnen we deze methodiek voor waardegedreven en participatieve selectie ook niet delen met het werkveld.

Maar uitstel is geen afstel en we willen deze vorm van waardering op een later tijdstip alsnog oppakken.

Als noodoplossing kozen we voor een combinatie van:

Een inhoudelijk criterium/feitelijk kenmerk: een selectie van 22 Middelheimcatalogi (de eerder genoemde 20 biënnalecatalogi plus de eerste tentoonstelling in 1950 en de derde in 1952) die als prioritair worden beschouwd voor de museale werking. Voor deze 22 eigen publicaties kozen we voor integraal extern laten scannen (zie hiervoor ook FASE 5)
Een snelle waardenweging op objectniveau van de catalogi op het moment van catalogiseren.

Daarbij hielden we hetzelfde waarderingskader aan zoals gepland voor het hierboven beschreven collectieparlement. We keken daarbij naar de toestand (zie hieronder bij check 2), ensemblewaarde, herkomst (gesigneerd door of met opdracht van de kunstenaar aan het museum) en uniciteit (aanwezigheid in Anet en WorldCat, op sites van antiquariaten) van de catalogi. En we hielden rekening met cultuurhistorische criteria (algemeen-historische, museaal-historische, boekhistorische, informatieve), sociaal-maatschappelijke criteria (maatschappelijke, belevingswaarde) en gebruikswaarden (museaal: presentatie (bv. in het vernieuwde collectiepaviljoen), museale criteria (educatie, onderzoek).

Check 2: inschatting urgent autonoom verval

Op objectniveau gebeurde bij elke catalogus die we in de hand namen voor invoer een check op autonoom verval (verzuring bij publicaties die dateren van voor 1950), toestand van de binding (nogal wat tentoonstellingscatalogi hebben bijzondere boekbanden in diverse materialen, ‘kleinere’ uitgaven zijn vaak goedkoop en niet duurzaam ingebonden), eventuele (sporen van) schimmel door slechte bewaaromstandigheden in het verleden, gebruik van zinkoxide fotokopieën voor catalogi, ... Het gaat hier dus om preciosa, zeldzame of kwetsbare catalogi, die beter niet meer worden gemanipuleerd.

Catalogi die nog niet in aanmerking kwamen voor scannen/digitalisering, maar toch aandacht nodig hadden bij manipulatie, werden extra verpakt en kregen de vermelding dat ze met zorg moesten worden gemanipuleerd. Voor de eerste 10 biënnalecatalogi kwam er de vermelding dat beter het (stevig ingebonden) convoluut kon worden aangeboden voor consultatie. Op basis van checks 1 en 2 selecteerden we 34 catalogi die in aanmerking kwamen voor scannen/digitalisering. Deze selectie gebeurde door de bibliothecaris en de projectmedewerker. De collectiebeheerder (Veerle Meul) werd hierbij geconsulteerd als dit nodig was, maar door verplicht thuiswerk was het niet mogelijk om elke catalogus samen te bekijken. (zie verder onder Fase 5, Digitalisering en ontsluiting van catalogi als objecten).

Hieronder een paar voorbeelden van opmerkelijke catalogi die we tijdens het project op het spoor kwamen:

Museaal-historisch belang:

150 ans de fonderie d'art een tentoonstelling in Yverdon (Hôtel de ville, 1958) in het kader van de 5ième Biennale de sculpture, Yverdon. Op deze tentoonstelling waren 44 kunstenaars aanwezig die ook voorkomen in de lijst “Tijdelijke tentoonstellingen sinds 1950”. Met name Ossip Zadkine, Willy Anthoons, Kenneth Armitage, Hans Arp, Etienne Beothy, Max Bill, André Bloc, Antoine Bourdelle, Georges Braque, Reg Butler, Lynn Chadwick, Robert Couturier, Raymond Duchamp-Villon, Henri Etienne Martin, Pablo Gargallo, Alberto Giacometti, Emile Gilioli, Julio Gonzalez, Henri Laurens, Morice Lipsi, Henry Moore, Alicia Penalba, Germaine Richier zijn allemaal kunstenaars waarvan het museum ander werk in collectie heeft. Drie werken op deze tentoonstelling behoren tot de Middelheimcollectie: Butler, Reg: Omlaagkijkend meisje (1957), Zadkine, Ossip: Orpheus (1956) en Duchamp-Villon, Raymond: Het Grote Paard (1914 ). Wie voor wie een inspiratiebron is geweest is voorwerp van verder onderzoek in de archieven van het museum, maar het belang van deze publicatie voor de geschiedenis van het museum is evident.

Uniciteit en ensemblewaarde: Andy Warhol (18e biënnale Middelheim. Automobiënnale)

Andy Warhol : dossier N° 2357: the thirteen most wanted

Deze catalogus is zeldzaam in WorldCat (3 andere exemplaren) en gaat antiquarisch van 1500 tot 2000 euro.

We bleken ook nog twee andere zeldzame catalogi over Warhol te hebben:

The American indian : une série de six dessins et onze peintures d'Andy Warhol
Andy Warhol, een reizende tentoonstelling, maar telkens met een eigen catalogus, waarvan wij de eentalig Noorse versie hebben van het Kunstnernes hus, Oslo (1968), waarvan verder maar één ander exemplaar in WorldCat te vinden is.

Op basis van checks 1 en 2 selecteerden we, behalve de 22 Middelheimcatalogi, 34 externe catalogi die in aanmerking kwamen voor scannen/digitalisering. We hielden het aantal bewust beperkt omdat we later alsnog een uitgebreide waardering door een collectieparlement willen laten doen.

Check 3: onderzoek auteursrechten klaren

Het blijft ons streven om zo veel mogelijk catalogi als open data ter beschikking te stellen. Maar de relatief jonge leeftijd van de objecten in de Middelheimmuseumcollectie dwarsboomt deze wens van het museum. Voor afbeeldingen van moderne en hedendaagse kunst geldt immers dat de meeste betrokkenen – kunstenaar en fotografen – nog in leven zijn, of minder dan 70 jaar dood. Dat betekent dat voor nagenoeg alle afbeeldingen rechten moeten worden geklaard, zowel de rechten van de kunstenaar als die van de fotograaf. Omdat dit voor de door het Middelheimmuseum zelf uitgegeven catalogi het minst complex is, zijn we daarmee gestart. Die catalogi werden door het museum zelf uitgegeven waardoor we ons kunnen beperken tot het klaren van de rechten op de afbeeldingen. De wetgeving op auteursrecht is voor leken vaak complex en onduidelijk, en de toepassing in concrete gevallen is voor interpretatie vatbaar. Getuige hiervan de onduidelijkheid over panoramarecht in het Middelheimmuseum dat een combinatie is van een (af en toe gesloten) museum en een openbaar park. Binnen de Stad Antwerpen kan het museum bovendien geen beroep doen op een juridisch expert inzake auteursrecht en rechten klaren. De overkoepelende organisatie Musea en Erfgoed Antwerpen stelde wel een medewerker ter beschikking om de rechten te klaren. Daarvoor bestond geen vastgelegde workflow. Medewerkster Liselotte Bertels werkte daarom een workflow uit en vertrok van een aantal overzichten en bestaande lijsten:
Voorbereiding:
Lijst “Tijdelijke tentoonstellingen sinds 1950”
Deze lijst werd de vertrekbasis, met ook hier de focus op de 20 biënnales, plus de eerste tentoonstelling in 1950 en de derde in 1952. Dus van de ‘Internationale tentoonstelling in de open lucht van beeldhouwkunst (1900-1950)’ (1950) tot de 20ste biënnale Middelheim (1989), en met inbegrip van de ‘Tentoonstelling ingericht naar aanleiding van de Blijde Intrede van Z.M. Koning Boudewijn’ (1952).
Overzicht afgebeelde werken
Van al die catalogi werden erin de afgebeelde werken opgelijst in een Excel-tabel, met de naam van de kunstenaar en waar mogelijk de naam van de fotograaf. Sommige werken stonden op verschillende tentoonstellingen, maar het gaat in totaal toch om 1.222 verschillende werken, verspreid over 869 kunstenaars.
Actie rechten klaren 2016
Er werd nagekeken of er al gegevens beschikbaar waren uit een eerdere actie tot rechten klaren van alle kunstenaars waarvan we werk in collectie hebben. Deze actie gebeurde in 2016 en resulteerde o.a. in een overzichtsdocument. (20160228_MIDcollectieplan_KwantitatieveAnalyse).
Waar mogelijk werd die bestaande informatie natuurlijk gebruikt, maar voor kunstenaars die wel in Middelheim tentoonstelden, maar waar geen werk van werd aangekocht, en voor de fotografen was dit geen oplossing.
Rechten klaren: workflow:
Contactgegevens zoeken van de kunstenaars of hun erfgenamen en van de fotografen of hun erfgenamen, en dat voor alle afgebeelde werken:

Nagaan of de kunstenaar/fotograaf wordt vertegenwoordigd door Sabam, Sofam of een buitenlandse beheersvennootschap, waardoor rechtstreeks contact opnemen niet meer nodig is.
Voor de kunstenaars/fotografen die niet worden vertegenwoordigd online zoeken naar een persoonlijke website (door de kunstenaar zelf of de erfgenamen).
Wanneer geen rechtstreekse contactinfo kan worden gevonden, zoeken naar galeries of collecties/archieven waarin werken van de kunstenaar/fotograaf zijn opgenomen en via deze instelling proberen rechtstreekse contactgegevens te bekomen. Helaas hebben de meeste andere musea ook geen contactgegevens, bij galeries lukt dit beter.
Wanneer de kunstenaar/fotograaf heeft gedoceerd aan een onderwijsinstelling, via deze weg contactinformatie proberen te krijgen. De instellingen reageren niet altijd of kunnen/mogen de gegevens niet vrijgeven.
Wanneer geen van de vorige stappen resultaat oplevert, worden onlineteksten over de kunstenaar gezocht en gelezen in de hoop een aanknopingspunt te vinden. De werkmethode is bijzonder arbeidsintensief en soms echt intuïtief zoeken en levert niet altijd resultaat op. Het valt ook niet te timen hoeveel tijd het zoeken naar contactgegevens gemiddeld kost. Daarom beperken we het onlinezoeken in stap 5 tot maximum een kwartier.

Contact opnemen met kunstenaar/fotograaf of de erfgenamen
Wanneer de contactgegevens zijn gevonden, wordt een mail gestuurd naar de kunstenaar/fotograaf of de erfgenamen met de vraag of het Middelheimmuseum de foto’s in kwestie online mag publiceren. Als bijlage bij de mail wordt een kopie van de foto’s meegestuurd zodat men weet waarover het gaat. Er wordt gevraagd om een schriftelijke bevestiging van de toestemming.
Consolidatie van de resultaten
De resultaten van de bevraging worden bewaard in een Excellijst en de mails in een map op de interne server van de Stad Antwerpen.
Resultaten tot op heden:

Kunstenaars: er werden 317 kunstenaars opgezocht voor de eerste 3 tentoonstellingscatalogi, waarvan:
165 zijn aangesloten bij Sabam of buitenlandse beheersvennootschap
25 getraceerd en gemaild
12 reacties/toestemmingen tot nu toe
127 waarvan geen contactgegevens werden gevonden

Aan degenen die nog niet hebben gereageerd, wordt een herinnering gestuurd.

Fotografen: tot op heden werden 49 fotografen opgezocht voor de eerste 3 tentoonstellingscatalogi, waarvan:
10 zijn aangesloten bij Sabam, Sofam of een buitenlandse beheersvennootschap
19 gecontacteerd (rechtstreeks of via een instelling voor informatie/contactgegevens)
8 reacties/toestemmingen tot nu toe
12 waarvan geen contactgegevens werden gevonden

Ondervonden problemen:
Problemen in het algemeen:

Van sommige kunstenaars of fotografen is geen informatie te vinden in het (museum)archief en/of op internet.
Vaak komt er geen reactie op de vraag naar contactinfo of, als er wel een contactadres is, op de vraag om toestemming tot publiceren. Wat mag en kan er dan inzake online publiceren van afbeeldingen?
De stichtingen en musea die rechthebbende zijn van foto’s of kunstwerken eisen soms dat er credits worden toegevoegd aan de foto. Kan dit? Voorlopig werd dit in het overzicht genoteerd, maar er moet wel duidelijkheid over komen.
Vaak is de informatie die andere instellingen delen al verouderd.

Specifieke problemen met deze bepaalde catalogi:

Welk werk van welke kunstenaar is, is duidelijk, maar voor de fotografen ligt het niet zo simpel. Veel van de catalogi vermelden achteraan alle fotografen, maar specifiëren niet welke fotograaf welke foto gemaakt heeft en er dus rechten op heeft.
Soms bleken de vermelde credits fout en blijkt de foto dus niet afkomstig van de persoon of instelling die als aanleveraar vermeld wordt.
Het Middelheimmuseum nodigde vaak kunstenaars uit uit Centraal-Europa, Scandinavië of Azië. Vooral in een aantal vreemde talen (Japans, Pools, Bulgaars, Russisch, Slovaaks), is weinig toegankelijke informatie te vinden en verloopt communicatie in het Engels soms heel moeizaam.

Het klaren van deze rechten is een uitsluitende voorwaarde voor FASE 5.

Fase 5: digitalisering-ontsluiten publicatie als object

Metadata ontsluiten als open data
De metadata van de 1.239 ingevoerde en bijgewerkte catalogi in Brocade/Anet zijn als open data opzoekbaar en zichtbaar in WorldCat, cruciaal voor de internationale toegankelijkheid van de collectie. Bij publicaties waarin een kunstwerk uit de collectie voorkomt, werd een link gelegd tussen de collectieregistratie in Axiell/C en de metadata van de publicatie in Brocade. Voor de topstukken resulteert dat op de website van het museum in een literatuurlijst die zich via een query automatisch aanvult. Er kan worden doorgeklikt naar de onlinecatalogus van de bibliotheek. https://www.middelheimmuseum.be/nl/content/topstukken Hetzelfde mechanisme van de link tussen Axiell/C en Brocade zorgt ook automatisch voor literatuurlijsten op de website Collectie Middelheimmuseum Online: https://search.middelheimmuseum.be
Digitalisering en ontsluiting van catalogi als objecten
Eigen tentoonstellingscatalogi:
Oorspronkelijk was het onze bedoeling om alle catalogi die werden geselecteerd om te worden gedigitaliseerd, te scannen met de aanwezige boekenscanner, Zeutschel OS16000 Comfort. Bij nader inzien leek het ons beter om het scanwerk van onze eigen catalogi professioneel aan te pakken en dus uit te besteden. Vooral omdat dit ons de mogelijkheid tot OCR bood. Het is immers de bedoeling al onze catalogi aan te bieden via de website van het museum en dan is een doorzoekbare tekst een meerwaarde. Er werd een offerte uitgeschreven om alle Middelheimpublicaties (1950-2018, van de latere zijn er elektronische versies) op deze manier te laten scannen. Dat is ondertussen gebeurd. Deze externe scanopdrachten werden gedeeltelijk gefinancierd door het museum zelf en gedeeltelijk via projectsubsidie. Al deze bestanden werden geüpload in DAMS. De gedigitaliseerde catalogi kunnen echter pas echt worden gepubliceerd in DAMS en aangeboden als open data zodra de rechten geklaard zijn (zie hierboven bij check 3). Na het klaren van de rechten zal de scan van de tentoonstellingscatalogus in DAMS ook worden gelinkt aan het catalografisch record ervan in Anet/Brocade zodat via de bibliotheekcatalogus zowel de metadata van de papieren versie als de volledige digitale inhoud beschikbaar zijn. Zo worden de kunstwerken uit de Middelheim collectie niet alleen gedocumenteerd via de al gelegde Brocade/Axiell/C-link, maar ook in hun tentoonstellingscontext.
Externe tentoonstellingscatalogi:
De 34 tentoonstellingscatalogi die, op basis van checks 1 en 2 in Fase 4, in aanmerking kwamen voor scannen/digitalisering worden in huis gescand op de Zeutschel-boekenscanner. De bestanden worden geüpload in DAMS. Omdat het geen eigen publicaties zijn, kunnen we ze helaas niet als open data aanbieden. De digitale versie wordt wel in de leeszaalcontext aangeboden aan bibliotheekgebruikers zodat de papieren versie niet meer hoeft te worden gemanipuleerd.

Samenwerking en gebruik van de aanwezige expertise, expertiseopbouw en - deling

Het Middelheimmuseum deed voor dit project een beroep op:
Anet (externe expertise)
Anet zette zijn expertise in voor de optimalisatie van tentoonstellingsgegevens. Anet zorgde voor de ontwikkeling van het datamodel, de indexering, de conversie van de bestaande gegevens naar het nieuwe datamodel en het aanpassen van de publieksinterface. De samenwerking met partner Anet garandeerde open metadata volgens internationale standaarden en daarmee een internationale toegankelijkheid van deze bevraagde en unieke collectie.
CAHF (externe expertise)
Omdat onze partner CAHF ondertussen niet meer bestaat, konden we geen beroep meer doen op hun expertise inzake het valoriseren en ontsluiten van diverse content omheen tentoonstellingen (project Nachleben), noch op hun expertise inzake auteursrecht in hedendaagse kunstmusea en bij uitbreiding in de digitale omgeving daarvan.
Interne expertise:
De eigen expertise binnen het Middelheimmuseum werd volledig ingezet voor dit project. Zowel de coördinator van de bibliotheek van het Middelheimmuseum, de medewerker voor de ontwikkeling en ontplooiing van een digitaal beleid, de beleidsmedewerker digitale collecties van de overkoepelende entiteit Musea en Erfgoed Antwerpen, de medewerker voor het klaren van de rechten als het hoofd collecties.

Bevindingen

Dit project stelde de bibliotheek van het Middelheimmuseum in staat om een inhaalbeweging te doen voor de digitale collectieregistratie van de metadata (1.239 nieuwe records toegevoegd. Deze inhaalbeweging bevestigde een aantal van onze vermoedens over het belang van de deelcollectie tentoonstellingscatalogi. We kwamen een paar interessante catalogi tegen van tentoonstellingen die ofwel een inspiratiebron waren voor het tentoonstellings- en collectiebeleid van het startende Middelheimmuseum, of die misschien wijzen op parallellen binnen het museum- en tentoonstellingsbeleid van verschillende instellingen in dezelfde periode. Dit soort bevindingen vormt een aanzet voor verder onderzoek in de archieven om de al dan niet wederzijdse beïnvloeding in kaart te brengen en het museum te kaderen in de tijdsgeest. Het werd ook duidelijk dat inderdaad heel wat tentoonstellingscatalogi verzameld werden n.a.v. de biënnales, vooral als het over beeldhouwers gaat die buiten de mainstream uit de buurlanden vielen zoals Oost-Europese, Scandinavische, Japanse, Indiase … kunstenaars. Die catalogi zitten qua verschijnings- of verwervingsdatum in de buurt van het betreffende biënnalejaar. Dit bevestigde ons uitgangspunt bij de projectaanvraag: de collectievorming van de bibliotheek liep parallel met de tentoonstellingen en naast bekende namen werden ook relatief onbekende beeldhouwers uitgenodigd. Helaas moesten we ook vaststellen dat op een totaal van 1.378 kunstenaars er van 515 kunstenaars binnen de deelcollectie kunstenaarsmonografieën geen catalogi van solotentoonstellingen in de bibliotheekcollectie zaten. Of dat was omdat ze niet waren verzameld, of omdat er op dat moment nog geen solotentoonstellingen geweest waren, is binnen het kader van dit project niet verder onderzocht, maar kan wel een interessant gegeven en vertrekpunt zijn voor verder onderzoek. Van 131 kunstenaars werden binnen dezelfde deelcollectie geen bijkomende, nog niet eerder ingevoerde, solotentoonstellingen gevonden. Voor deze groep van in totaal 646 kunstenaars werd dan zoveel mogelijk gezocht tussen de groepstentoonstellingen. Er werden in het kader van dit project uiteindelijk ongeveer dubbel zoveel solotentoonstellingen ingevoerd als groepstentoonstellingen. Een andere boeiende vaststelling bij het invoeren van catalogi van groepstentoonstellingen was dat de catalogi waarin kunstenaars voorkomen waarvan het Middelheim werk bezit vrij regelmatig afbeeldingen bleken te bevatten van hetzelfde werk als dat van het Middelheim. Deze gegevens zijn waardevolle informatie over de museumcollectie, over de herkomst van de werken, de tentoonstellingsgeschiedenis, over andere geuten of versies in andere collecties enz. Dat motiveert ons om de groepstentoonstellingen verder te ontsluiten. In sommige catalogi staan aantekeningen en prijzen waarvan we veronderstellen dat ze gemaakt zijn met het oog op mogelijke aankopen. De tentoonstellingscatalogi kunnen dus ook meer inzicht geven in hoe, waar en waarom er al dan niet werd aangekocht. Daarvoor is uiteraard verder onderzoek nodig in het archief en fotoarchief van het museum.

Lessons learned

De resultaten en werkwijze van dit project worden meegenomen in het volgende project rond Kunstenaarspublicaties. Die projectaanvraag kon daardoor veel realistischer en met meer expertise worden opgemaakt en gehonoreerd. Het project van de tentoonstellingscatalogi is op die manier echt een belangrijk project voor expertiseontwikkeling geweest in de organisatie, en maakt het ons mogelijk door te stoten naar de volledige registratie en ontsluiting van de bibliotheekcollectie in steeds nauwere samenhang met de andere collecties van het museum en in een steeds sterker extern gelinkt datanetwerk.

Partnerorganisaties

Anet: de bibliotheek van het Middelheimmuseum maakt deel uit van Anet (netwerk van een twintigtal wetenschappelijke bibliotheken uit de regio Antwerpen en Limburg) met Brocade als bibliotheeksysteem, en met vastgelegde catalografische regels voor de formele en de inhoudelijke ontsluiting volgens de internationale standaarden RDA en AAT. De volledige catalogus is opgenomen in WorldCat https://www.worldcat.org/. De samenwerking met partner Anet garandeerde open metadata volgens internationale standaarden en daarmee een internationale toegankelijkheid van deze bevraagde en unieke collectie. Een selectie van de meest waardevolle en de meest kwetsbare catalogi werd als object gedigitaliseerd (scan) en zal worden ontsloten via DAMS-Antwerpen, binnen de ruimte die de wetgeving op auteursrechten biedt.
Meemoo: bood ondersteuning en organiseerde de collegagroepen Inhaalbeweging digitale collectieregistratie waar het Middelheimmuseum aan deelnam.