SODA:Overdracht door de archiefdienst

Uit Cultureel Erfgoed Standaardentoolbox
Ga naar: navigatie, zoeken

Workflow algemeen overdracht.jpg

Wat?

Je gaat op locatie de bestanden van het lokaal systeem kopiëren naar een draagbaar werkstation.

Waarom?

De overdrager kan om verschillende redenen niet in staat zijn om de overdracht zelf te regelen en daarom de archiefdienst inschakelen om het archief te komen ophalen.

Dit creëert nieuwe kansen voor de archiefdienst, die nu eventueel een disk image van het lokaal systeem kan nemen.

Wanneer?

Deze stap maakt deel uit van de fysieke overdracht en gebeurt parallel met de administratieve overdracht.

Hoe?

  1. Communiceer technische eisen
    • Bezorg de overdrager richtlijnen met betrekking tot de technische eisen om het archief eenvoudig te kunnen kopiëren van het lokaal systeem naar het draagbaar werkstation.
    • Deze eisen komen vaak overeen met de eisen uit de richtlijnen voor de prospectie
    • Bepaal locaties van digitale bestanden op niet-verwijderbare media of breng alle bestanden samen op één locatie.
  2. Sluit het draagbaar werkstation aan op het lokaal systeem. Het draagbaar werkstation bestaat uit een softwarepakket om de overdracht te ondersteunen. Een extra partitie is voorzien om de bestanden naar te kopiëren.
  3. Maak checksums, voor zover dit nog niet gebeurde tijdens de prospectie.
    • Gebruik hiervoor een tool uit de toolbox. Mogelijkheden zijn:
    • De lijst met checksums wordt mee met het archief overgedragen.
  4. Kopieer de bestanden naar de daartoe aangewezen partitie op het draagbaar werkstation.
    • Documenteer de datum (PREMIS event: capture) in het SODA invulformulier.
    • Indien mogelijk maak je een disk image én een gewone kopie van de mappenstructuur.
  5. Maak nieuwe checksums en controleer met de voorgaande.

Opgelet!

Leg op beleidsniveau vast welke eisen gelden voor de overdrager die zijn/haar archief wil laten ophalen.

Een disk image kan interessant zijn voor een duurzame bewaring en biedt de mogelijkheid om op een later moment forensische technieken te gebruiken. Vraag wel steeds de schriftelijke toestemming aan de overdrager. Een disk image is een kopie van de volledige harde schijf (of externe drager zoals CD-ROM, DVD, USB, ...), gecomprimeerd in één bestand. Een image heeft als voordeel dat het de integriteit en de structuur van de data beter verzekerd. Wanneer bij de overdracht een image gemaakt is, kan die bewaard worden als eerste veiligheidskopie doorheen de hele procedure.

Meer lezen?

KIRSCHENBAUM, M., OVENDEN, R., REDWINE, G., Digital Foreniscs and Born-Digital Content in Cultural Heritage Institutions, Washington D.C., CLIR, 2010