SODA:Systeem- en bestandsanalyse

Uit Cultureel Erfgoed Standaardentoolbox
Ga naar: navigatie, zoeken

Workflow prospectie systeemanalyse.jpg

Benodigdheden?

Wat?

Indien je toegang krijgt tot het systeem kan je een systeem- en bestandsanalyse uitvoeren. Tijdens deze analyse worden de bestanden geopend en wordt in het systeem gekeken, zowel manueel als met behulp van prospectietools op je draagbaar werkstation. De resultaten worden gedocumenteerd in het SODA invulformulier (Checklist prospectie). Hierbij worden de gegevens uit het interview en de visuele controle getoetst aan je bevindingen.

Waarom?

Een systeem- en bestandsanalyse is de enige manier om je eerder verkregen informatie met zekerheid te bevestigen. Bovendien krijg je hier al een zicht op de eigenlijke archiefdocumenten, hun structuur en hun toestand. Deze analyse is noodzakelijk voor een gemotiveerde beslissing inzake acquisitie.

Wanneer?

De systeem-en bestandsanalyse is de laatste stap van de prospectie.

Hoe?

Analyseer de onderstaande zaken. Documenteer je bevindingen in het SODA invulformulier (checklist prospectie).

ICT beheer (2.4)

  • Zijn de systeemdatum en tijd correct ingesteld?
    • Documenteer dit zonder de tijdsinstellingen aan te passen!
    • Je vindt de tijdsinstellingen terug in het configuratiescherm van je apparaat.
  • Controleer welke bestanden op welke media worden bewaard.
  • Controleer welke toepassingen werden gebruikt voor het maken en beheren van documenten.
  • Controleer de paswoorden

Hardware (2.5)

  • Controleer de hardware die exclusief toegang verleent tot bepaalde bestanden. Met deze informatie kan je gemakkelijk de specificaties terugvinden indien dit nodig zou zijn voor toekomstige preserveringshandelingen.
  • Welke specifieke instellingen gebruikt de hardware?
  • Hoe groot is de opslagcapaciteit van de hardware?

Software (2.6)

  • Maak een overzicht van het besturingssysteem en andere systeemsoftware (systeemondersteuningsprogramma’s zoals utilities of compressieprogramma's,... en systeemontwikkelingsprogramma's) met aanduiding van de versie zoals die geïnstalleerd is in de hardware. Vermeld hierbij de updates die het besturingssysteem doorheen de tijd ontvangen heeft.
  • Geef aan elke software een uniek nummer om correcte verwijzingen mogelijk te maken.
  • Om welke types software gaat het?
    • Wat is de officiële naam van de software?
      • Wat is de precieze versie van de software?

Hulpbestanden (2.7)

  • Geef elk hulpbestand een uniek nummer om correct te kunnen verwijzen.
  • Om welke hulpbestanden gaat het? (validatiebestand, stylesheet, codec, font, ...)
    • Wat is de naam van het hulpbestand?

Tijdens de bestandscontrole kijken we naar de eigenlijke archiefdocumenten. De bestandsanalyse gebeurt deels manueel en deels met behulp van tools.

Ga manueel na hoe groot de omvang van het archief is:

  • Wat is de omvang van de digital born bestanden (in MB, GB)?
  • Wat is de omvang van de gedigitaliseerde bestanden (in MB, GB)?
  • Wat is dan de totale omvang van het digitale archief (in MB, GB)?

Tools worden in deze fase gebruikt voor:

Twee tools die deze mogelijkheden aanbieden zijn:

Installeer de nodige tool op je draagbaar werkstation, of gebruik de virtual box. Deze bevat DROID.

Documenteer in het SODA invulformulier (2.8)

  • Welke prospectiehandelingen worden gesteld
  • Welke tools je daarbij hanteert
  • Wanneer deze handelingen werden gesteld
  • Of deze handelingen succesvol waren
  • Welke opmerkingen hierbij worden gemaakt

Voeg kopieën toe van de logs die hierbij werden aangemaakt!

Opgelet!

  • Wanneer het gaat om verouderde dragers waarvan de overdrager niet over de corresponderende leesapparatuur beschikt, zal de archiefdienst geen bestandsanalyse kunnen uitvoeren vooraleer de bestanden op het werkstation staan (na de fysieke overdracht).
  • Noteer naast het merk en type van de computer ook basisgegevens van de configuratie, zoals processor, RAM geheugen en grafische kaart. Het laatste, de grafische kaart, is enkel belangrijk wanneer het computer veel grafische bestanden bevat (vb. architectenarchief, grafische vormgeving, beeldarchief, ...).
  • Het kan zinvol zijn om, mits toestemming van de overdrager, screenshots te maken. Dit kan helpen om systeeminformatie vast te leggen en dienen als visueel hulpmiddel.
  • Wanneer je merkt dat de datum verkeerd is ingesteld, documenteer dit zonder de datum te veranderen. De datum aanpassen zorgt op termijn voor heel wat verwarring m.b.t. de datum van creatie van de digitale bestanden, dus laat de datum onaangepast!
  • Vergeet niet de logs te bewaren die werden aangemaakt bij het toepassen van de tools!

Meer lezen?

PARADIGM, Workbook on Personal Digital Archives, Working with record creators, Bodleian Library, 2007