Publicatie:Registratie van Betamax-videocassettes voor digitalisering

Uit Cultureel Erfgoed Standaardentoolbox
Ga naar: navigatie, zoeken


Samenvatting

In deze gevalstudie vindt u een bondig overzicht van de registratie die vooraf ging aan digitalisering van Betamax-videocassettes door het Vlaams Instituut voor Archivering (VIAA). Ze is gebaseerd op de resultaten van de registratie door de Content Providers (CP's) in het AMS-registratiesysteem van VIAA.

Bij de aanvang van het digitaliseringsproject werd uitgegaan van bepaalde geschatte cijfers en voorspellingen wat betreft omvang, timing en budget. Absolute cijfers ontbraken bij de CP's. Zowel voor VIAA als CP's zelf was de registratie dus een manier om de te digitaliseren collecties beter te leren kennen.


Referentie
Titel Registratie van Betamax-videocassettes voor digitalisering (Voorkeurstitel)
Locatie
Uitgever
Jaar van uitgave 2016
Rechten CC-BY-SA
Persistent ID



Auteur(s)

Loes Nijsmans (VIAA)

Status

De registratie (en de daaropvolgende digitalisering) zijn afgerond.

De vooropgestelde timing voor de registratie was van 1 november 2014 tot 11 maart 2015. De effectieve registratie liep van 20 oktober 2014 tot 20 april 2015, precies zes maanden dus. Dit is ongeveer anderhalve maand langer dan in de originele planning voorzien. De eerste Betamax-videocassette werd geregistreerd door ADVN, de laatste werd geregistreerd door AMSAB.

Deze gevalstudie heeft enkel betrekking op de registratie. Voor de gevalstudie over de digitalisering, klik hier.

Probleemstelling

Het Vlaams Instituut voor Archivering (VIAA) werd opgericht in december 2012. De eerste stap was het in kaart brengen van het aandeel audiovisueel materiaal in de collecties van een afgebakende kring partners. Dit waren de cultureel-erfgoedinstellingen die gesubsidieerd worden binnen het Vlaams Cultureel-erfgoeddecreet, de regionale omroepen en de openbare omroep. VIAA heeft daarop samen met FARO en PACKED vzw een globale inventaris opgemaakt van audiovisueel materiaal dat aanwezig was door de inventarislijsten, ingevuld door de instellingen zelf, te verzamelen. Op basis van die cijfers is beslist om te starten met een eerste digitaliseringeringsgolf van twee videoformaten (Betacam SP en U-matic) en twee audioformaten (kwartduims audiotape en compact audiocassette).

In 2014 hebben VIAA en PACKED vzw een tweede kring partners bevraagd: de stadsarchieven van de centrumsteden en de cultureel-erfgoedinstellingen die erkend zijn binnen het Vlaams Cultureel-erfgoeddecreet. Tegelijkertijd bereidde VIAA haar tweede digitaliseringsgolf voor met zes dragerformaten:

  • Betamax;
  • VCR;
  • open reel video;
  • audio CD-r;
  • wasrol;
  • draadspoel.


Afbeelding 1: Betamax-videocassette.


Bij de aanbestedingsprocedure voor de digitalisering van de Betamax-cassettes kwam het Nederlandse Picturae (Heiloo) als beste uit de bus voor de digitalisering van dit type videodragers. Deze Service Provider (SP) stond ook in voor de digitalisering van de audio cd-r voor VIAA, en werd ondertussen ook geselecteerd voor de digitalisering van de VHS-cassettes.

Bij de digitalisering van de Betamax-videocassettes waren zowel CP’s uit de cultureel-erfgoedsector als een omroep betrokken.

De scope van de registratie die voorafging aan de digitalisering van de Betamax-videocassettes werd in augustus 2014 als volgt vastgelegd:

  • de CP’s registreren 846 Betamax-videotapescassettes;
  • aangezien de duurtijd van de videocassettes door de CP’s in de inventarisatietabellen meestal niet opgegeven werd, werd er bij de aanbesteding uitgegaan van een gemiddelde van een anderhalf uur per video, dus in totaal ongeveer 1.269 uur;
  • de negen CP's uit de cultureel-erfgoedsector zijn:
    • ADVN;
    • AMSAB;
    • ARGOS;
    • KC Antwerpen;
    • Letterenhuis;
    • Liberaal archief;
    • M HKA;
    • Provinciale Bibliotheek Limburg (PBL);
    • UGent;
  • de betrokken omroep is VRT.

Bij de aanvang van het digitaliseringsproject werd uitgegaan van bepaalde cijfers en voorspellingen wat betreft scope, timing en budget. Die cijfers waren vaak gebaseerd op schattingen omwille van het ontbreken van absolute cijfers bij de CP’s. Tijdens het verloop van het project werd duidelijk dat de vooropgestelde cijfers qua aantal te digitaliseren dragers zouden wijzigen.

Methode

Tijdens de voorbereiding en de registratie werden metadata verzameld in het registratiesysteem AMS. Dat registratiesysteem werd op maat ontwikkeld voor VIAA door het Amerikaanse AVPreserve.

De metadata die nodig waren voor de digitalisering en transport werden ingegeven door de CP's zelf. Er werd door alle CP’s samen gedurende drieêntwintig werkdagen geregistreerd, en er waren tien registratoren aan het werk.


Afbeelding 2: het invulformulier voor de registratie van Betamax-videocassettes in AMS.


Om de registratie zo vlot mogelijk te laten verlopen, voorzag VIAA een gedetailleerde (interne) handleiding voor de CP's. Hierin stonden onder andere de verschillende kenmerken van een Betamax-videocassette beschreven, alsook een toelichting bij alle velden die in te vullen waren in AMS. Er werd ook aan de registratoren ter plaatse een opleiding gegeven door een VIAA-medewerker.

De registratie was zowel voor VIAA als de CP's zelf een manier om de te digitaliseren collectie beter te leren kennen.

Resultaten

Content Providers

Er werden Betamax-videocassettes van tien verschillende CP's geregistreerd in dit digitaliseringproject.

VRT heeft met 320 het grootste aantal Betamax-videocassettes. PBL en Ugent, beiden met 1 stuk, bezitten het kleinste aantal.

Afbeelding 3: de aantallen van de verschillende CP's in aflopende volgorde.

Merk

Tijdens de registratie werden tien verschillende merken opgegeven. Van drie merken (PDM, Philips en TDK) waren er minder dan tien Betamax-videocassettes. De twee meest voorkomende merken (BASF en Sony) representeren 65% van het totaal aantal. Sony heeft de Betamax-videocassette op de markt gebracht, dus in die zin is het logisch dat dit merk zo goed vertegenwoordigd is. De opties ‘Andere’ en ‘Onbekend’ werden weinig aangeduid, respectievelijk veertien en éénentwintig keer.

Afbeelding 4: de zes meest voorkomende merken van Betamax-videocassettes.

Datum

Om de ouderdom van de Betamax-videocassettes in te schatten, werd naar de ‘productiedatum’ gevraagd van de inhoud. Doordat de productiedatum van de Betamax-videocassettes soms moeilijk te achterhalen is, vroeg VIAA om de dichtstbijliggende datum in te geven, hetgeen meestal de datum van opname was. In totaal werden er negentien verschillende jaartallen genoteerd. 219 Betamax-cassettes of 26% kregen een onbekende waarde voor het jaartal (xxxx).

Van de 615 resterende Betamax-videocassettes dateren uit de periode 1974-1990. De Betamax werd in 1975 op de markt gebracht, en brak door in Europa in 1978. Daar was die een tiental jaar, tot 1988, populair tot VHS het overnam. De registratiegegevens geven dit mooi weer:

  • de oudste geregistreerde Betamax-videocassette dateert van 1974 (wat vermoedelijk een foutje is, of een kopie van een andere drager, vermits de Betamax toen nog niet bestond);
  • de jongste geregistreerde Betamax-videocassette dateert van 1990;
  • er is een duidelijke piek in 1986 (zie ook hierboven).

De meeste van de gedateerde Betamax-videocassettes dateren uit het jaar 1986: 280 stuks of 34% van het totaal. Dit heeft voornamelijk te maken met de VRT-cassettes. Grosso modo en met uitzondering van het jaar 1986, komt de ouderdom mooi overeen met de periode waarin Betamax als opnamemedium op de consumentenmarkt populair was.

Bij de Betamax-videocassettes van de VRT gaat het om de allereerste exemplaren van de collectie ‘compliancy recording’ (1986-2005, de wettelijk verplichte permanente opname van het antennesignaal van televisiezenders, om indien nodig te kunnen antwoorden op bezwaren van kijkers, die worden ingediend gebruik makend van het ‘recht van antwoord’). Vanaf 1987 schakelde de VRT voor deze opnames over op VHS-cassettes.

Afbeelding 5: de geregistreerde productiedatum van de inhoud van de Betamax-videocassettes per jaar.


Deze statistiek heeft ook een inhoudelijke waarde en geeft dus een eerste indicatie in verband met de annotatie, als basis voor de toekomstige ontsluiting. Van ongeveer één derde van de opnames afkomstig van de Betamax-videocassettes is er zelfs geen jaar bekend en zullen archivarissen en collectiebeheerders dus volledig moeten trachten te dateren op basis van de inhoud en/of hun archiefcontext.

  • Jaar, maand en dag onbekend: 219 stuks of 26% van het totaal (een redelijk hoog aantal in vergeleking met andere dragertypes)
  • Enkel jaar en maand bekend: 11 stuks of 1%
  • Enkel jaar bekend: 47 stuks of 6% van het totaal

Dit betekent dat 557 Betamax-videocassettes (67%) tot op de dag gedateerd zijn.

Duur en cassettelabel

Om de duurtijd van de Betamax-videocassettes te achterhalen, werd naar het cassettelabel gevraagd. Het cassettelabel is te vinden op de dragerdoos en start standaard met de letter L gevolgd door een liggend streepje en 3 cijfers (vb. L-125). De speelduur werd dan automatisch ingevuld in het veldje ernaast.

Afbeelding 6: de cassettelabels en hun bijbehorende duurtijd waaruit de CP kon kiezen tijdens de registratie.


De CP’s hadden ook de mogelijkheid om ‘Onbekend’ aan te duiden en dan konden ze de duurtijd manueel invullen.

De kortst aangegeven duurtijd was 32 minuten, de langste 3 uren en 36 minuten. De duurtijd die het meest werd aangeduid is 3 uren en 15 minuten (283 keer).

  • De gemiddelde duurtijd van de geregistreerde Betamax-videocassettes is 2 uren, 3 minuten en 24 seconden.
  • De totale duurtijd van alle geregistreerde Betamax-videocassettes is 1.715 uren en 13 minuten.

Deterioratiefenomenen

Er werd aan de CP's gevraagd om in AMS aan te geven of er bepaalde deterioratiefenomenen voorkwamen bij de Betamax-videocassettes. Ze konden kiezen uit een vaste lijst:

  • gebroken tape;
  • schimmelvorming;
  • sticky shed syndrome(SSS);[1]
  • vreemde geur;
  • andere;
  • geen.

Er werden in totaal twaalf Betamax-videocassettes met deterioratiefenomenen aangeduid tijdens de registratie: acht met schimmelvorming en vier met ‘Andere’ problemen. Bij de vier ‘Andere’ bleek het probleem dat de dragerdoos ontbrak, wat VIAA niet echt beschouwt als een deterioratiefenomeen.

De overige 822 Betamax-cassettes hadden volgens de CP's geen zichtbare deterioratiefenomenen. Voor zover de CP's dit konden vaststellen, waren de Betamax-videocassettes dus in vrij goede staat.

Afbeelding 7: deterioratiefenomenen zoals aangeduid door de CP's in de registratie.

Bewaard door een andere VIAA-Content Partner

Er werd aan de CP's gevraagd of zij weet hadden van kopieën of originelen die bij andere partners van VIAA bewaard zouden kunnen worden. In 178 gevallen of 21% werd deze vraag positief beantwoord. Deze andere partner was in alle gevallen VRT.

Deze checkbox werd toegevoegd, zodat men hierop in het archiefsysteem kan filteren om eventuele dubbels eruit te halen. Het moet nog blijken of deze filter effectief zal gebruikt worden. Toch is dit gegeven ook op een andere manier interessant:

  • Het biedt de meest aangeduide CP (VRT) de kans om in deze collecties op zoek te gaan naar eventuele archiefstukken die zij zelf niet meer hebben.
  • Het biedt de oorspronkelijke partner de kans om deze stukken eventueel over te dragen aan de VRT, of indien het om dubbels gaat, te schrappen uit hun eigen collectie.
  • Het biedt VIAA de kans om dubbels in kaart te brengen en hierrond een procedure te ontwikkelen.

Gerelateerde documenten in de dragerdoos

In 85 gevallen (10%) werd deze checkbox aangevinkt. Dit lijkt weinig, maar voor de CP's is het wel interessant snel te kunnen zien bij welke Betamax-videocassettes er papieren documenten zaten, zodat ze indien gewenst snel weer bij elkaar gebracht kunnen worden na de digitalisering.

Oorspronkelijk dragernummer

Dit vrije veld werd voorzien zodat de CP hier het inventarisnummer van de drager kon invullen, zoals gekend binnen de organisatie. Op die manier is er altijd een link tussen de VIAA-nummering (PID, dit is een uniek nummer automatisch toegekend aan het record in AMS, en de barcode) en het inventarisnmmer van de CP. VIAA heeft steeds aangemoedigd om in het geval er nog geen oorspronkelijk dragernummer bestond bij de CP, deze gelegenheid aan te grijpen om dit te doen.

Dit veld werd in 789 gevallen ingevuld (95%), en werd dus nuttig bevonden door de CP en door VIAA.

Standplaats drager

Dit vrije veld werd toegevoegd in de registratie zodat de CP na de digitalisering de dragers makkelijk en snel terug kan plaatsen in het archief. Dit veld werd in 143 gevallen (17%) ingevuld. Aangezien het geen verplicht veld was en slechts een minimale inspanning vraagt van de CP om het in te vullen, kunnen we de aanwezigheid van dit veld als positief evalueren.

Lessons learned

Voor het bepalen van de velden die moesten worden ingevuld door de CP in het registratieformulier, werd uitgegaan van de volgende drie criteria:

  1. Het veld is nuttig voor de logistieke opvolging (doorheen het volledige traject van de drager) of het is nuttig voor de SP in het uitvoeren van de digitalisering.
  2. De inhoud van het veld is met enige zekerheid aan te leveren. Het heeft geen zin een veld aan te leveren waarvan de inhoud zo onbetrouwbaar is dat het de SP niet helpt.
  3. De inhoud van het veld invullen is technisch en qua timing haalbaar voor de CP. Anders kost dit hem te veel tijd, zeker als men de deadline van de registratie wil halen.

Het niet correct weergegeven van bepaalde gegevens tijdens de registratie kunnen we op twee manieren verklaren.

Enerzijds kan VIAA er niet van uitgaan dat elke registrator dezelfde technische kennis heeft wat betreft het identificeren en het inspecteren van audiovisueel materiaal. Om de registrator bij te staan heeft VIAA echter wel een zeer gedetailleerde handleiding bijgeleverd (zowel op papier als digitaal), waarin de meeste kenmerken van de Betamax-videocassettes staan uitgelegd en hoe deze te herkennen. VIAA kan niet achterhalen of deze handleiding effectief gebruikt werd.

Hoewel de digitaliseringsprojecten van VIAA een grote hulp zijn voor de CP's om de digitaliseringachterstanden in te halen, mag tegelijkertijd ook niet vergeten worden dat de registratie, barcodering en verpakking van de dragers door de CP's moet gerealiseerd worden naast hun dagelijkse werk. Voor CP's met grote hoeveelheden is dit een groot deel extra werk dat erbij komt. Beide zaken kunnen dus worden aangehaald als reden waarom de registratie niet altijd even grondig gebeurde.

Van de kant van VIAA waren er enkele veranderingen in de scope, de timing en het budget. Hoewel ze uiteraard niet voorzien waren, waren ze ook niet echt verrassend te noemen. Al bij al vielen deze wijzigingen voor dit project zeer goed mee:

  • Het aantal Betamax-cassettes was redelijk correct ingeschat door de CP’s,
  • De vooropgestelde timing werd goed aangehouden.

In maart 2016 heeft Sony officieel het einde van de productie van Betamax-cassettes aangekodigd, na bijna 41 jaar van continue productie. De productie van Betamax-recorders al gestopt is in 2002. Dit formaattype kan dus worden beschouwd als obsoleet, en dit digitaliseringsproject is dus alles behalve te vroeg gekomen.

VIAA verwacht de komende jaren nog weinig extra Betamax-videocassettes tegen te komen in de collecties van haar (huidige) partners.

Bronnen

Verwante gevalstudies:

Contactgegevens

Loes Nijsmans, project manager digitalisering VIAA

tel: +32 9 298 0501

e-mail: loes.nijsmans@viaa.be

Voetnoten

  1. Sticky shed syndrome of SSS is een reactie van de binderlaag op magnetische tape wanneer deze blootgesteld is aan vocht of temperatuurschommelingen, waardoor de tape kleverig wordt, moeilijk tot niet af te spelen, of begint af te schilferen.