Publicatie:Digitalisering van open reel videotapes

Uit Cultureel Erfgoed Standaardentoolbox
Ga naar: navigatie, zoeken


Samenvatting

In deze gevalstudie vindt u een overzicht van van de digitalisering van open reel video door het Vlaams Instituut voor Archivering (VIAA). Ze is grotendeels gebaseerd op de resultaten van de registratie door de Content Providers (CP's) en van de digitalisering door de Service Provider (SP) uit het AMS-registratiesysteem, maar ook gestoeld op eigen ervaringen. VIAA heeft ervoor geopteerd om in deze fase niet de CP’s noch de SP uitgebreid te bevragen naar hun ervaringen bij dit traject, maar houdt dit voor een latere en meer globale evaluatie van digitaliseringsgolf 2, waarvan de digitalisering van open reel video deel uitmaakt. Hier zal u dus enkel vaststellingen en vergelijkingen terugvinden van de registratie- en de digitaliseringsgegevens, gekoppeld aan de bevindingen van VIAA zelf.

Bij de aanvang van het digitaliseringsproject werd uitgegaan van bepaalde geschatte cijfers en voorspellingen wat betreft omvang, timing en budget. Absolute cijfers ontbraken bij de CP's.


Referentie
Titel Digitalisering van open reel videotapes (Voorkeurstitel)
Locatie [ ]
Uitgever
Jaar van uitgave 2016
Rechten CC-BY-SA
Persistent ID


Auteur(s)

Loes Nijsmans (VIAA) en Rony Vissers (PACKED vzw)

Status

De digitalisering (en de registratie vooraf) is afgerond. Deze gevalstudie heeft enkel betrekking op de digitalisering. Voor de gevalstudie over de registratie vooraf, klik hier.

De vooropgestelde timing voor de digitalisering was van 20 januari 2015 tot 1 juli 2015. De digitalisering van de open reel videotapes liep van 9 april 2015 tot 8 juli 2015. Hoewel er ongeveer drie maanden later dan voorzien werd gestart met de digitalisering, werd de digitalisering toch afgerond rond de voorziene einddatum. Dat heeft zeker te maken met de kleinere hoeveelheid te digitaliseren open reel videotapes (zie verder).

Alhoewel de digitalisering is afgerond rond de voorziene einddatum wil dit niet zeggen dat het hele project daarmee ook is afgerond binnen de voorziene timing. Het natraject, d.w.z. het schrijven van de files op LTO, het aanmaken van de XML-bestanden, het terugbrengen van de dragers etc., heeft ervoor gezorgd dat dit project pas officieel werd afgerond in december 2015.

Dit digitaliseringsproject krijgt bovendien mogelijk later nog een uitbreiding. Bij de CP’s van VIAA kunnen immers nog steeds open reel videotapes binnenkomen. Daarnaast voorziet VIAA ook om vanaf 2016 zijn groep van CP’s uit te breiden, die op hun beurt nog over open reel videotapes kunnen beschikken. De open reel videotapes die op die manier nog aangemeld worden, kunnen gebundeld worden in één of meerdere extra batches, die later gedigitaliseerd kunnen worden door dezelfde SP, Vectracom (Sant-Denis, Frankrijk).

Probleemstelling

Het Vlaams Instituut voor Archivering (VIAA) werd opgericht in december 2012. De eerste stap was het in kaart brengen van het aandeel audiovisueel materiaal in de collecties van een afgebakende kring partners. Dit waren de cultureel-erfgoedinstellingen die gesubsidieerd worden binnen het Vlaams cultureel-erfgoeddecreet, de regionale omroepen en de openbare omroep. VIAA heeft daarop samen met FARO en PACKED vzw een globale inventaris opgemaakt van audiovisueel materiaal dat aanwezig was door de inventarislijsten, ingevuld door de instellingen zelf, te verzamelen. Op basis van die cijfers is beslist om te starten met een eerste digitaliseringeringsgolf van twee videoformaten (Betacam SP en U-matic) en twee audioformaten (kwartduims audiotape en compact audiocassette).

In 2014 hebben VIAA en PACKED vzw een tweede kring partners bevraagd: de stadsarchieven van de centrumsteden en de cultureel-erfgoedinstellingen die erkend zijn binnen het Vlaams cultureel-erfgoeddecreet. Tegelijkertijd bereidde VIAA haar tweede digitaliseringsgolf voor met zes dragerformaten:

  • Betamax;
  • VCR;
  • open reel video;
  • audio CD-r;
  • wasrol;
  • draadspoel.

Het eerste project dat afgerond werd binnen deze tweede digitaliseringsgolf, is dat van de open reel video.

Afbeelding 1: een 1-duims (links) en 1⁄2-duims open reel videotape, afbeelding afkomstig uit de handleiding voor VIAA-content partners.


Het is belangrijk om hier te vermelden dat er drie formaatversies werden meegenomen in dit digitaliseringsproject: 2”, 1” en 1⁄2” open reel video. Wat in dit digitaliseringsproject niet werd meegenomen zijn de 1⁄4” open reel videotapes, waarvan er zich geen in de collecties van de CP’s bevonden bij de voorbereiding van het project. Tijdens de registratie, maar na de gunning van de opdracht, zijn er toch een achttal 1⁄4” open reel videotapes opgedoken, die echter niet werden meegenomen in dit project. Bij de digitalisering van open reel video waren enkel CP’s uit de cultureel-erfgoedsector betrokken. Bij de aanbestedingsprocedure kwam het Franse Vectracom (Saint-Denis) als beste uit de bus voor de digitalisering van dit type videodragers.

De omvang van de digitalisering van de open reel video werd begin augustus 2014 als volgt vastgelegd:

  • VIAA digitaliseert 1.236 open reel videotapes naar lossless gecomprimeerde JPEG2000 video (10 bits) en ongecomprimeerde LPCM audio in een MXF container;
  • aangezien de duurtijd van de videotapes door de CP’s in de inventarisatietabellen meestal niet opgegeven werd, werd er bij de aanbesteding uitgegaan van een gemiddelde van een half uur per video, dus in totaal ongeveer 600 uur;
  • de acht CP's uit de cultureel-erfgoedsector zijn:
    • ADVN;
    • AMSAB;
    • Argos;
    • Liberaal Archief;
    • M HKA;
    • MIAT;
    • Provinciale Bibliotheek Limburg (PBL);
    • S.M.A.K.

Bij de aanvang van het digitaliseringsproject werd uitgegaan van bepaalde cijfers en voorspellingen wat betreft scope, timing en budget. Die cijfers waren vaak gebaseerd op schattingen omwille van het ontbreken van absolute cijfers bij de CP’s. Tijdens het verloop van het project werd duidelijk dat de vooropgestelde cijfers qua aantal te digitaliseren dragers zouden wijzigen. Dat kwam vooral door de verkeerde inschatting van één CP.

Methode

Digitalisering

De digitalisering van de open reel video werd door VIAA op basis van een openbare aanbesteding uitbesteed aan de Service Provider Vectracom (Saint-Denis, Frankrijk).

Op vraag van VIAA werden de open reel videotapes gedigitaliseerd naar MXF-bestanden, met een JPEG2000-codering voor beeld (10 bits) en een LPCM-codering voor audio. Het gebruikte profiel was het profiel dat VIAA heeft overgenomen van INA. Ook leverde de SP secundaire METS compliant XML-bestanden die zowel metadata als een MD5-controlegetal bevatten. Zij zijn noodzakelijk voor de kwaliteitscontrole en de langetermijnbewaring. VIAA wou verder dat de hele videotape werd gedigitaliseerd, van begin tot einde.

De SP kreeg toegang tot de gegevens die door de CP’s over de dragers zijn genoteerd in het AMS-registratiesysteem. Voor VIAA's digitaliseringsproject van open reel videotapes (en andere formaten uit digitaliseringsgolf 2) is daarom de export uit het AMS-registratiesysteem in een XML-bestand per drager gebeurd. Voor de identificatie van de open reel videotapes werden barcodes gebruikt.

Afbeelding 2: overzicht van hoe de metadata terechtkomt in het AMS-registratiesysteem en het MAM-systeem.


Overzicht van de workflow van de SP:

Visuele inspectie

De open reel videotapes werden vluchtig visueel geïnspecteerd. Deze inspectie maakte het mogelijk om te bepalen of er problemen waren met de spanning van de videotape, of mechanische problemen (gebroken, verfrommeld of geblokkeerd tape). De operator kon op dat moment beslissen om de videotape niet te behandelen (bijvoorbeeld als die erg beschadigd was). In dat geval moest de projectmanager bij VIAA worden verwittigd. De resultaten van de visuele konden in deze fase worden vastgelegd in het XML-bestand.

Herstelling

De afspraak tussen Vectracom en VIAA was dat videtapes die hersteld moeten worden, werden afgewezen en de projectmanager van VIAA werd geraadpleegd met het oog op een beslissing over de behandeling. Als de videotape gebroken, verfrommeld of gescheurd was, kon de technicus beslissen om hem te herstellen, zodat alsnog de rest van de inhoud kon worden gedigitaliseerd. Bij verfrommelde videotapes kunnen de vele kreuken de koppen van de videospelers beschadigen. Als de kreuken te groot waren, kon worden besloten om het beschadigde fragment uit de videotape te knippen. De afspraak tussen Vectracom en VIAA was dat dergelijke handelingen slechts konden worden uitgevoerd nadat de projectmanager van VIAA hierover werd geraadpleegd. VIAA vroeg op haar beurt advies aan de betrokken CP’s of deze tapes al dan niet de moeite waren om hersteld te worden.

Reiniging

Als de videotapes stoffig of vuil waren, werden ze gekuist op speciaal daarvoor voorziene machines: voor de 1” en 2” tapes was dat de RECORTEC, voor de 1⁄2” tapes werd een Schlumberger gebruikt. Vectracom reinigde de videotapes door ze snel vooruit en achteruit te spoelen. Het stof en de schimmel dat zich op de videotape bevindt, wordt dan achtergelaten op doekjes. De reiniging van de videotapes gebeurde niet automatisch of systematisch. Het was steeds de operator die besliste wat er moest gebeuren. Hij kon bijvoorbeeld beslissen om een beschadigde videotape niet te reinigen omdat die het risico liep te breken of te verbrokkelen. Er werden door de SP in totaal vier videotapes gereinigd.

Bakdrogen (baking)

Voor videotapes die aangetast waren door kleverigheid of schimmel werd een warmtebehandeling of bakdrogen (baking) toegepast. De videotapes werden hierbij gedurende 12 tot 24 uur in een oven geplaatst op een temperatuur van 50-55°C. De videotapes krijgen door deze behandeling gedurende enkele dagen of weken terug hun oorspronkelijke kenmerken waardoor ze terug op een goede manier kunnen worden afgespeeld. Aangezien een dergelijke behandeling ook risico’s inhoudt voor de videotapes, werd ze enkel toegepast na weloverwogen analyse van de toestand en indien echt noodzakelijk.

Overzetting van analoog naar digitaal

Voor de overzetting van de open reel videotapes werd dezelfde digitaliseringsketen toegepast als voor VCR- en Betacam-cassettes. Enkel de videospelers en de videotapes waren anders. Vectracom gebruikte de volgende hard- en software:

  • een Time Base Corrector (TBC) met SDI-uitgang met ingebedde audio (voor het stabiliseren van het videosignaal):
  • een voorversterker (voor het versterken van het audiosignaal)
  • waveform monitors;
  • controlemonitors;
  • luidsprekers en koptelefoons;
  • een werkstation voorzien van een SDI video capture board;
  • videospelers;
  • eigen software die het mogelijk maakt om een lopende digitalisering te stoppen (bv. voor een reinigingshandeling), terug te hervatten en na afloop de verkregen (deel)bestanden naadloos tot één bestand samen te voegen;
  • een werkstation waarmee de workflow kan worden gevolgd en beheerd, en die het mogelijk maakt om de verschillende digitaliseringshandelingen te volgen en opmerkingen van de operator te registreren tijdens het digitaliseringsproces.

Nadat de videotapes op de videospelers werden geplaatst, controleerde de operator:

  • de vorm en het niveau van het RF-signaal (signaal afkomstig van de roterende videokoppen);
  • de afstelling van de TBC om een signaal te bekomen dat stabiel is, een goede vorm heeft en voldoende sterk is;
  • het videoniveau (video gain);
  • de audiokanalen;
  • het audioniveau.

De eigenlijke overzetting van analoog naar digitaal gebeurde automatisch. Tijdens de overzetting werden

  • de signalen bewaakt door de aanwezige operator die kijkt en luistert;
  • het audio- en videosignaal geanalyseerd met behulp van waveform monitors.

Indien er problemen waren, besliste de operator wat er moet gebeuren:

  • als hij fouten zag die verbeterd kunnen worden door reiniging van de videotape, kon hij beslissen om de digitalisering te stoppen en eerst de band manueel of met een reinigingsapparaat te reinigen;
  • als hij fouten zag die niet verbeterd kunnen worden door reiniging, kon hij besluiten om de digitalisering definitief stop te zetten.

Alle tapes werden volledig gedigitaliseerd, van begin tot einde, en er werd slechts één digitaal bestand gecreëerd (ook als er meerdere programma’s op eenzelfde videotape stonden, werd het bestand door Vectracom niet verknipt tot meerdere bestanden) Een schematische voorstelling van het digitaliseringsproces vindt u hieronder:

Afbeelding 3: het digitaliseringsproces van de open reel videotapes door Vectracom.

Afwerking van de digitale bestanden

Na digitalisering was het resultaat één of meerdere bestanden in Standard Definition, met een chroma subsampling van 4 :2 :2, een bitdiepte van 10 bits en zonder compressie (v210/avi). De afwerking bestond uit de volgende handelingen:

  • als er meerdere bestanden waren voor één videotape (omdat de digitalisering van een videotape moest worden onderbroken), werden ze samengevoegd tot één bestand;
  • het ongecomprimeerde moederbestand werd omgezet in een MXF-bestand met JPEG2000 lossless compressie, volgens de instructies (profiel) die door VIAA werden bezorgd.

Tegelijkertijd werd automatisch voor ieder bestand ook een MD5-checksum aangemaakt. Deze checksum werd opgenomen in het XML-bestand. In het XML-bestand zijn tijdens het digitaliseringsproces verder ook opgenomen:

  • informatie geregistreerd door de operator over iedere fase (voorbereiding, herstelling, overzetting van analoog naar digitaal);
  • de belangrijkste parameters die bij iedere iedere overzetting werden geregistreerd.

Kwaliteitscontrole door de SP

De kwaliteitscontrole door Vectracom bestond uit twee fases:

  • validatie door de operator;
  • verificatie van de originele videotape.

De SP bood VIAA ook aan dat aangemaakte digitale videobestanden zouden worden geanalyseerd met behulp van een kwaliteitscontrolesysteem (Baton van Interra Systems). Het gebruikte niveau was 3 (L3). Op niveau 3 kan Baton macroblockfouten detecteren.Voor dit niveau volstaat een steekproefgewijze controle (begin, midden, einde). VIAA heeft echter geen gebruik gemaakt van dit aanbod.

De operator beschikte voor de validatie van de bestanden over:

  • de resultaten van de analyse van de ingebedde metadata in de videobestanden zelf met behulp van Media Info (niveau 1);
  • het video- en audiosignaal uit de bestanden;
  • alle informatie en opmerkingen die reeds zijn geregistreerd tijdens de andere handelingen;
  • alle informatie die werd aangeleverd door VIAA en die is geïmporteerd in Vectracom’s workflow manager.

De operator analyseerde de resultaten en besliste dan telkens of ze goed (geaccepteerd) of slecht zijn. Hiervoor raadpleegde hij de verslagen en bekeek hij steekproefsgewijs de bestanden. Hij controleerde:

  • het begin van het programma om te zien of het volledige begin is gedigitaliseerd;
  • het midden van het programma om de aanwezigheid en kwaliteit van het audiosignaal vast te stellen;
  • het einde van het programma om te zien of het volledige einde is gedigitaliseerd.

Als het bestand niet goed was, controleerde de operator de kwaliteit van de originele videotape en onderzocht hij die op eventuele fouten. Op dat moment had de operator meerdere opties:

  • als de fouten in het bestand overeenkwamen met de kwaliteit van de gedigitaliseerde videotape, werd het bestand geaccepteerd (in dat geval werden de fouten mee opgenomen in de metadata over de digitalisering in het XML-bestand);
  • als de videotape goed leek, werd het bestand niet geaccepteerd en vroeg de operator om de voorbereiding en de digitalisering opnieuw te doen.

Kwaliteitscontrole door VIAA als opdrachtgever

Kwaliteitscontrole bestaat normaliter uit een keten van verschillende opeenvolgende controles:

  • een controle op aanwezigheid van virussen;
  • een controle op volledigheid;
  • een controle op de integriteit van de bestanden;
  • een controle van de bestandsformaten;
  • een controle op conformiteit aan de digitaliseringsparameters;
  • een controle van de metadata.

De controle op de aanwezigheid van virussen dient te beletten dat zowel de opgeleverde als reeds in het digitaal archief bewaarde bestanden worden gecorrumpeerd. Bij de ingest van audiovisueel materiaal heeft VIAA voorlopig geen viruscontroles gedaan. Er zijn een aantal andere dingen die wel gebeuren en de noodzaak van viruscontrole verminderen: tijdens ingest worden vanaf VIAA's digitaliseringsgolf 2 de XML-bestanden gecontroleerd a.d.h.v. een XSD (XML Schema Definition). De kans dat er dan nog een virus in zit is klein. De essence wordt niet expliciet gecontroleerd. VIAA vertrouwt erop dat de digitaliseringslabo's hun zaak op orde hebben en virusvrij zijn. De bestanden worden geleverd op LTO-5 tape en ingelezen op Linux-machines, op zich een gecontroleerde omgeving. De hele backend is Linux-gebaseerd; de kans op viruspropagatie is zo goed als onbestaande. Bovendien is viruscontrole een bijkomende en zeer tijdrovende stap is (die qua inspanning vergelijkbaar is met de processsing die nodig is bij transcodering van bestanden).

De controle op volledigheid dient te verzekeren dat alle open reel videotapes zijn gedigitaliseerd en dat alle resulterende digitale bestanden door de SP zijn opgeleverd aan VIAA. VIAA voert deze controle uit m.b.v. van persistente identifiers (PIDs). Alle open reel videotapes werden voorafgaand aan het transport naar de SP door de CP’s geregistreerd in het AMS-registratiesysteem (zie VIAA: registratie van audiocassettes voor digitalisering). Ze kregen daarbij elk een persistente identifier toegekend. Ook de digitale bestanden die het resultaat zijn van de digitalisering krijgen een dergelijke PID. VIAA controleert op volledigheid door de PID’s van de open reel videotapes en de PID’s van de digitale bestanden met elkaar te koppelen.

De controle op de integriteit dient te verzekeren dat de bestanden die VIAA ontvangt van de SP volledig en ongewijzigd zijn, en dus niet gecorrumpeerd (bv. doordat er iets is misgelopen tijdens het datatransport of bij het kopiëren van de bestanden). VIAA voert deze controle uit m.b.v. MD5-controlegetallen. Wanneer de SP de digitale bestanden creëert, dient hij voor ieder bestand ook een MD5-controlegetal te creëren. Dit controlegetal dient samen met allerlei metadata te worden opgeslagen in een XML-bestand. Bij de ingest in de digitale archief creëert VIAA opnieuw voor ieder bestand een MD5-controlegetal. Als het MD5-controlegetal in het CSV-bestand (of vanaf VIAA's digitaliseringsgolf 2 XML-bestand) identiek is aan de MD5-controlegetal die tijdens de ingest wordt gecreëerd, is de integriteit van het bestand verzekerd.

De controle van de bestandsformaten doet VIAA door tijdens de ingest in het digitale archief de informatie die hierover is opgenomen in de metadata te verifiëren. De bestandsformaten worden enkel geïdentificeerd. De goede praktijk is echter om de bestandsformaten ook te valideren. Het doel hiervan is te controleren of bepaalde eigenschappen van het bestand conform de standaardspecificaties van het bestandsformaat zijn. Dit vergroot de duurzaamheid van de bestanden. VIAA doet (voorlopig) geen bestandsvalidatie, enkel bestandsidentificatie.

De controle van de metadata dient te verzekeren dat de gewenste metadata door de SP wordt opgeleverd als ingebedde metadata in het bestand of als XML-bestand. Ook deze metadata is belangrijk om de duurzaamheid van de digitale bestanden te vergroten. VIAA doet geen controle van de ingebedde metadata, enkel van de metadata die wordt aangeleverd in de XML-bestanden; VIAA controleert de metadata in de XML-bestanden aan de hand van een XSD. Dit geeft zekerheid dat alle velden correct zijn ingevuld.

De controle op de conformiteit aan de digitaliseringsparameters laat VIAA in grote mate over aan de CP’s zelf. VIAA vraagt de CP’s om zelf te controleren of de digitale bestanden een goede kopie zijn van de opnamen op de open reel videotapes en of ze dus beantwoorden aan de kwaliteitsverwachtingen. Wanneer er een probleem is met een bepaald digitaal bestand, kunnen de CP’s dit via het MAM-systeem melden aan VIAA.

Met de SP bestaat er een overeenkomst dat indien er tijdens de kwaliteitscontrole door VIAA en de CP’s fouten worden opgemerkt die het gevolg zijn van het digitaliseringsproces, de drager gedurende een bepaalde periode kan worden teruggestuurd naar de SP om het digitaliseringsproces te herhalen en een nieuw bestand te creëren. Dit is voorlopig echter nog niet gebeurd.

Testfase

Na de kick-off meeting met de SP en de ondertekening van een contract voor de digitaliseringsopdracht volgt er een testfase. Het doel van de testfase is doorlopen van de opgestelde workflow, zowel aan de kant van de SP als VIAA, met behulp van enkele te digitaliseren dragers. Op die manier kunnen mogelijke problemen worden gedetecteerd. De testfase kan onmiddellijk na de ondertekening van het contract starten, en duurt meestal twee tot vier weken.

Afbeelding 4: overzicht van de verschillende fases in het digitaliseringsproces.


De verschillende stappen van de testfase:

Ophaling van de testbatch

  • de SP haalt de testbatch op die bestaat uit dragers die representatief zijn voor het hele digitaliseringsproject;
  • de SP haalt de LTO-5 tapes op in het data center van VIAA;
  • VIAA bezorgt XML en XSD voor de testbatch;
  • de SP start de voorbereiding van de digitalisering van de testbatch;
  • terugkoppeling tussen VIAA en de SP over deze stap.

Controle van de codec en het containerformaat

  • de SP digitaliseert één drager en plaatst een fragment en het MD5-controlegetal op VIAA’s FTP-server;
  • VIAA controleert de codec en het containerformaat van het ontvangen fragment met behulp van ffprobe en mediainfo;
  • VIAA creëert opnieuw een MD5-controlegetal en vergelijkt dat met het controlegetal dat hen door de SP werd bezorgd;
  • terugkoppeling tussen VIAA en de SP; de goedkeuring van VIAA is vereist om over te gaan tot de volgende stap.

Controle van het XML-bestand

  • de SP stuurt VIAA een XML-bestand dat gevuld is met data die is gebaseerd op de gedigitaliseerde proefdrager en een XSD;
  • VIAA controleert dit XML-bestand met behulp van een XSD;
  • terugkoppeling tussen VIAA en de SP; de goedkeuring van VIAA is vereist om over te gaan tot de volgende stap.

Kwaliteitscontrole

  • de SP digitaliseert de volledige proefbatch en plaatst de resultaten samen met de MD5-controlegetallen op VIAA’s FTP-server;
  • VIAA creëert opnieuw MD5-controlegetallen en vergelijkt die met de controlegetallen die hen door de SP werden bezorgd;
  • VIAA controleert de codec en het containerformaat van de ontvangen bestanden met behulp van ffprobe en mediainfo;
  • VIAA gebruikt QCTools om de bestanden te analyseren en stuurt de bevindingen naar de SP; dit proces wordt herhaald tot de resultaten voldoen aan de vooropgestelde verwachtingen;
  • VIAA karakteriseert de bestanden in Mediahaven (VIAA's MAM);
  • VIAA transcodeert de bestanden in Mediahaven (VIAA's MAM);
  • terugkoppeling tussen VIAA en de SP; dit proces wordt herhaald tot de resultaten voldoen aan de vooropgestelde verwachtingen en de goedkeuring van VIAA is vereist om over te gaan tot de volgende stap.

De aspecten die tijdens de testfase worden gecontroleerd tijdens de testfase, zijn:

  • de codec en het containerformaat;
  • de compatibiliteit van de barcode;
  • de workflow van de logistiek en de digitalisering;
  • de formaten en het proces van de uitwisseling van de metadata;
  • de metadata (in het het XML-bestand);
  • de digitaliseringsresultaten.

Het einde van de testfase

  • de bestanden die door VIAA tijdens de testfase zijn goedgekeurd worden voor de rest van het digitaliseringsproject beschouwd als referentiebestanden;
  • het leveren van de referentiebestanden gebeurt in twee stappen: eerst tijdens de testfase op VIAA’s FTP-server om het formaat snel te controleren en de start van de pilootfase mogelijk te maken, en daarna tijdens de pilootfase wordt een LTO-5 tape geleverd om de volledige workflow te controleren.
  • afwerking van het de projectovereenkomst tussen VIAA en SP.

Pilootfase

Na de testfase volgt een pilootfase waarbij het proces wordt herhaald met een grotere hoeveelheid audiovisuele dragers. De pilootfase kan starten na de goedkeuring van de testfase en duurt meestal een tweetal weken.

De verschillende stappen van de pilootfase:

Ophaling van de pilootbatch

  • de SP haalt de pilootbatch, die bestaat uit willekeurig gekozen bestanden, op op de locatie die wordt aangegeven door VIAA;
  • de SP haalt de LTO-5 tapes op in het data center van VIAA:
  • VIAA bezorgt de SP CSV-bestand voor de pilootbatch (vanaf digitaliseringsgolf 2 is dit een XML-bestand);
  • de SP kan starten met de voorbereiding van de digitalisering van de pilootbatch;
  • terugkoppeling tussen VIAA en de SP over deze stap.

Doorloop van het proces

  • de SP digitaliseert de pilootbatch;
  • de SP schrijft de bestanden op een LTO-5 tape samen met het MD5-controlegatel en het CSV-bestand (vanaf digitaliseringsgolf 2 is dit een XML-bestand);
  • de SP verwittigt VIAA per e-mail over de verzending van de LTO-5 tape;
  • VIAA stuurt een bevestiging van ontvangst van deze e-mail naar de SP;
  • de SP verstuurt de LTO-5 tape naar het data center van VIAA;
  • de SP stuurt het CSV-bestand per e-mail naar VIAA (vanaf digitaliseringsgolf 2 is dit een XML-bestand);
  • (in geval de dragers afkomstig zijn van de VRT, stuurt de SP de LTO-5 tape en de CSV - of vanaf digitaliseringsgolf 2 XML - rechtstreeks naar de VRT);
  • terugkoppeling tussen VIAA en de SP over deze stap.

Kwaliteitscontrole

  • VIAA ingest de content van de LTO-5 tape;
  • terugkoppeling tussen VIAA en de SP over deze stap;
  • de goedkeuring van VIAA is vereist om over te gaan tot de productiefase.

De aspecten die worden gecontroleerd tijdens de pilootfase, zijn:

  • de codec en het containerformaat;
  • de formaten en het proces van de uitwisseling van de metadata;
  • de metadata (in het het XML-bestand);
  • de digitaliseringsresultaten.

Het einde van van de pilootfase

  • alle bestanden doorstonden zonder problemen de ingest;
  • alle aspecten zijn voldoende afgestemd om over te gaan naar de productiefase:
  • de terugkoppeling over het wissen van de back-up wordt besproken met de SP.

Resultaten

Er werden door Vectracom in totaal 854 open reel videotapes verwerkt. Dat is ongeveer een derde minder dan de 1.236, die oorspronkelijk waren ingeschat. Hoewel er bij alle CP’s sprake was van een verkeerde inschatting, was dit verschil vooral te wijten aan één CP: die leverde bijna 400 videotapes minder aan dan voorzien.

Uiteindelijk konden 13 open reel videotapes niet gedigitaliseerd worden om verschillende redenen:

  • lege videotape (6 stuks);
  • beschadigde videotape (6 stuks);
  • vuile videotape, ondanks reiniging en bakdrogen (1 stuk).

Van 841 videotapes kreeg VIAA een digitaal bestand terug.

Bij de aanbesteding ging VIAA uit van een gemiddelde van 30 minuten of een half uur per videotape, dat kwam op een geschatte 600 uur gedigitaliseerde open reel video. Volgens de aantallen opgegeven tijdens de registratie, zouden de dragers ongeveer 596,5 uur bevatten, wat ongeveer overeenkomt met de inschatting van 600 uur bij de aanbesteding. Uit de digitalisering is echter gebleken dat de gemiddelde duurtijd van een video 25 minuten en 24 seconden is. In het totaal is er 362,62 uur gedigitaliseerd. De reden waarom er minder uren dan voorzien gedigitaliseerd zijn, is dus dubbel:

  • er waren een derde minder dragers dan oorspronkelijk gepland;
  • deze dragers duurden gemiddeld ook ongeveer een zesde korter dan oorspronkelijk geschat.

De gedigitaliseerde open reel videotapes waren uiteindelijk afkomstig van negen CP’s uit de cultureel-erfgoedsector:

  • ADVN;
  • AMSAB;
  • Argos;
  • Felixarchief;
  • KCA;
  • Liberaal Archief;
  • MHKA;
  • MIAT;
  • S.M.A.K.

Er viel één CP af, die uiteindelijk geen open reel videotapes in de collectie had (PBL), en er kwamen twee CP’s bij (KCA en Felixarchief). Eén partner behoort tot de tweede kring CP’s die er in de loop van 2015 bijkwamen. Eén partner (uit de eerste kring) stootte bij een doorlichting van de audiovisuele collectie op enkele open reel videotapes. Hoewel het aantal CP’s vermeerderde, verminderde uiteindelijk het aantal te digitaliseren open reel videotapes.

Batches

De open reel videotapes werden door VIAA verzameld in twee aparte batches om telkens ongeveer dezelfde hoeveelheid te kunnen aanbieden aan de SP, en tegelijkertijd de content partners voldoende tijd te geven om de registratie af te ronden. De open reel videotapes van één CP in een batch noemt VIAA een shipment of verzending. In één batch kunnen dus verschillende shipments of verzendingen zitten, en dus ook verschillende CP’s.

De eerste batch vertrok op 13 maart 2015. De tweede (en voorlopig) laatste batch op 9 juni 2015. De gemiddelde grootte van een batch was 427 videotapes. De transporten zijn als volgt in cijfers samen te vatten:

Afbeelding 5: aantallen batches, shipments, verpakkingsdozen en transportbakken in het project.

Materiaal

Voor de verpakking en het transport van de open reel videotapes werden dozen op maat gemaakt en werden barcodes voorgedrukt. Die barcodes werden telkens in tweevoud gemaakt, eentje voor op de spoel en eentje voor op de dragerdoos. Op die manier bleef de relatie tussen de drager en dragerdoos steeds duidelijk. Ook de verpakkingsdozen werden voorzien van een barcode, zodat er in elke stap van het proces snel nagegaan kon worden in welke doos een drager zich bevond. Er werden in totaal:

  • 1.708 barcodes voor de dragers (854 x 2) gebruikt: oorspronkelijk werden er 2.750 besteld, dat is 38% te veel en is te wijten aan het verminderde aantal aangeboden videotapes (zie ook hierboven);
  • 153 barcodes voor de dozen gebruikt: oorspronkelijk werden er 150 besteld, maar VIAA heeft er dus in de loop van het project extra moeten printen voor de twee CP’s die erbij kwamen;
  • er werden 153 verpakkingsdozen gebruikt.

Het ging om verschillende types dozen voor de verschillende formaatversies. Ook werkt VIAA sinds digitaliseringsgolf 2 met een doostype-systeem waarbij verschillende audio- en videoformaten in dezelfde dozen passen. Hieronder staat het overzicht van de verschillende doostypes. Doostype 2, 4 en 5 zijn geschikt voor het verpakken van de open reel videotapes.

Afbeelding 6: tabel van de verschillende doostypes die VIAA gebruikt, met de dragerformaten waarvoor ze geschikt zijn.


Vermits de open reel videotapes verschillende afmetingen hebben, afhankelijk van het type, werden er drie verschillende verpakkingsdozen gebruikt. Bij het kiezen van de maat werd rekening gehouden met:

  • de grootte en het gewicht van de videotapes zelf;
  • de maat van de transportbakken waarin de dozen werden geplaatst tijdens transporten;
  • eventueel hergebruik van bestaande doostypes uit de eerste digitaliseringsgolf.

De dozen hadden de volgende afmetingen:

Afbeelding 7: overzicht van de afmetingen van de gebruikte dozen met bijhorend dragertype.


De 2” open reel videotapes ontbreken in dit overzicht. Aangezien er in totaal maar twee stuks waren, werd er geen doos op maat gemaakt, maar werden deze in een bestaande doos uit digitaliseringsgolf 1 geplaatst waar de tapes zo goed mogelijk in pasten.

Enkele 1” open reel videotapes, met name die van S.M.A.K., waren te groot om in een kartonnen doos te plaatsen. Die werden rechtstreeks in de transportbak gezet. Het berekenen van de doostypes van de open reel videotapes was, omwille van de verschillende groottes, niet evident. Behalve de twee tapes van S.M.A.K., pasten alle tapes in een kartonnen verzameldoos.

Omwille van de verschillende groottes van de videotapes, heeft VIAA ervoor geopteerd om de kleinste barcodes te gebruiken (50 x 12mm). Het gebruik van de barcodes is zeer efficiënt gebleken, er is geen enkele drager verloren gegaan.

Duur

Tijdens de digitalisering zelf werd de duur van de videotapes opgemeten. In de regel werd de hele video van begin tot einde gedigitaliseerd. De kortste videotape duurde 30 seconden, de langste 1 uur 39 minuten 20 seconden.

  • de gemiddelde duurtijd van de gedigitaliseerde open reel videotapes is 25 minuten 24 seconden;
    • de gemiddelde duurtijd van de 1” open reel videotapes is 22 minuten 47 seconden;
    • de gemiddelde duurtijd van de 1⁄2” open reel videotapes is 33 minuten 3 seconden;
    • de gemiddelde duurtijd van de 2” open reel videotapes is 4 minuten 51 seconden;
  • de totale duurtijd van alle gedigitaliseerde videotapes is 356 uren 9 seconden.

In vergelijking met de werkelijke duurtijd, hebben de CP’s bij het registreren de duurtijd van de tapes vrij zwaar overschat. De CP’s kwamen tijdens het registreren uit op een gemiddelde duurtijd van iets meer dan 41 minuten, terwijl de werkelijke duurtijd ongeveer 25,5 minuten bleek te zijn.

Deterioratiefenomenen

Gezien de ouderdom van de tapes en de onduidelijkheid over de bewaaromstandigheden, had VIAA meer herstellingen of behandelingen verwacht. Vectracom liet weten dat vooral 1⁄2” (EIAJ) tapes de meeste aandacht vragen en dat op dat soort tapes enkele behandelingen werden uitgevoerd zoals reiniging en bakdrogen (baking). Dat komt overeen met de behandelingen die uitgevoerd zijn in dit project.

De aangegeven deterioratiefenomen door de CP kwamen niet altijd overeen met de behandelingen die zijn uitgevoerd door de SP. Dit geeft aan dat het moeilijk is voor de CP om de toestand van de tape in te schatten.

Dit kan iets zijn waar VIAA meer op moet inzetten tijdens opleidingen en workshops over het herkennen van analoge dragers.

Afbeelding 8: de verhouding tussen deterioratiefenomenen zoals aangeduid door de CP en de formaatversie.

Herstellingen en/of behandelingen

Hoewel alle open reel videotapes een inspectie ondergingen voor de digitalisering en er door de CP’s verschillende deterioratiefenomen werden aangeduid, werd er door de SP geen enkele herstelling uitgevoerd. Sommige tapes ondergingen wel behandelingen als reiniging en/of bakdrogen (baking).

Reiniging

Uit de digitaliseringsinformatie van de SP kan afgeleid worden dat er twee videotapes werden gekuist. Beide tapes waren 1” open reel videotapes, en werden gekuist met een RECORTEC kuismachine. Bij die twee tapes werd er door de CP geen deterioratiefenomeen vastgesteld.

Aangezien hen dit een laag aantal leek, vroeg VIAA hierover extra informatie op bij de SP Vectracom. Volgens hun meeste recente gegevens werden er in totaal vier tapes gekuist: twee daarvan konden daarna worden gedigitaliseerd, de andere twee zouden vervolgens nog gebakdroogd worden. Over één van de vier werd door de CP in de metadata meegegeven dat er sticky shed syndrome zichtbaar was. Bakdrogen is dan de meest aangewezen behandeling.

Bakdrogen (baking)

Bakdrogen of baking of houdt in dat een tape gedurende een periode van enkele uren verwarmd wordt tot een temperatuur van 50-60 °C, ter behandeling van bv. sticky shed syndrome. Volgens de aangeleverde metadata werden er 23 banden gebakdroogd. Na navraag bij de SP werden er daar nog acht aan toegevoegd, wat een totaal maakt van 31 banden. Van deze 31 konden er uiteindelijk vijf niet gedigitaliseerd worden.

Transport

In de digitaliseringsprojecten van digitaliseringsgolf 1, 2 en 3 verwacht VIAA dat de SP het transport verzorgt van de dragers heen en terug, waarbij de kartonnen dozen met dragers worden geplaatst in plastieken transportbakken, die voorzien worden door de SP. Normaliter haalt de SP alle dragers op bij de verschillende CP’s die in één batch zitten. Vermits Vectracom moest transporteren van en naar Saint-Denis bij Parijs, en dus niet zoveel plaatsen op één dag kan aandoen, was met VIAA overeengekomen dat VIAA zelf de dozen op één centrale locatie verzamelde per batch. Dat was een tegemoetkoming van VIAA aan Vectracom, en betekende tegelijkertijd extra werk en verantwoordelijkheid voor VIAA.

De transportbakken werden door Vectracom vooraf geleverd. Die bakken waren echter niet voorzien van een deksel en waren wel stapelbaar maar niet nestbaar. Dat zorgde ervoor dat de dozen niet zouden beschermd zijn tegen regen bij het laden van de wagen, alsook dat de lege bakken meer plaats innamen in de wagen. Bij het vervoer van de tweede batch werd gevraagd om bakken mét deksel te voorzien, wat Vectracom ook deed.

Achteraf gezien heeft VIAA, bij kleine projecten als dit, het werken met transportbakken voorzien door de SP, als minder positief ervaren omwille van:

  • de extra transporten van lege bakken (heen en terug);
  • geen controle over de kwaliteit van de bakken.

VIAA heeft er dan ook voor gekozen om in toekomstige projecten eigen transportbakken te voorzien.

Kostprijs

Budgettair gezien is dit digitaliseringsproject ongeveer 40% goedkoper afgerond dan oorspronkelijk ingeschat. De reden hiervoor zijn tweevoudig:

  • de door de winnende SP aangeboden prijs lag zo’n 5% onder de oorspronkelijk ingeschatte prijs;
  • het aantal in werkelijkheid gedigitaliseerde uren bedroeg maar ongeveer 60% van het vooraf ingeschatte aantal te digitaliseren uren. Dat had op zich dan weer te maken met:
  • het aantal te digitaliseren videotapes dat ongeveer een derde lager lag dan oorspronkelijk ingeschat.
  • de gemiddelde lengte van de tapes, die ongeveer op 62,5% lag van wat oorspronkelijk was ingeschat.

De budgettaire conclusie is dus dat dit digitaliseringsproject, zelfs als er rekening wordt gehouden met de fors verkleinde scope, mooi binnen budget is afgerond.

Bronnen

Verwante gevalstudies:

Contactgegevens

Loes Nijsmans, project manager digitalisering VIAA

tel: +32 9 298 0501

e-mail: loes.nijsmans@viaa.be