Publicatie:Digitalisering van Betamax-videocassettes
In deze gevalstudie vindt u een overzicht van de digitalisering van Betamax-videocassettes door het Vlaams Instituut voor Archivering (VIAA). Ze is grotendeels gebaseerd op de resultaten van de registratie door de Content Providers (CP's) en van de digitalisering door de Service Provider (SP) uit het AMS-registratiesysteem, maar ook gestoeld op eigen ervaringen. VIAA heeft ervoor geopteerd om in deze fase niet de CP’s noch de SP uitgebreid te bevragen naar hun ervaringen bij dit traject, maar houdt dit voor een latere en meer globale evaluatie van digitaliseringsgolf 2, waarvan de digitalisering van Betamax-videocassettes deel uitmaakt. Hier zal u dus enkel vaststellingen en vergelijkingen terugvinden van de registratie- en de digitaliseringsgegevens, gekoppeld aan de bevindingen van VIAA zelf.
Bij de aanvang van het digitaliseringsproject werd uitgegaan van bepaalde geschatte cijfers en voorspellingen wat betreft omvang, timing en budget. Absolute cijfers ontbraken bij de CP's.
| Titel | Digitalisering van Betamax-videocassettes (Voorkeurstitel) |
| Locatie | [ ] |
| Uitgever | |
| Jaar van uitgave | 2016 |
| Rechten | CC-BY-SA |
| Persistent ID |
Auteur(s)
Loes Nijsmans (VIAA) en Rony Vissers (PACKED vzw)
Status
De digitalisering (en de registratie vooraf) is afgerond. Deze gevalstudie heeft enkel betrekking op de digitalisering. Voor de gevalstudie over de registratie vooraf, klik hier.
De vooropgestelde timing voor de digitalisering was van 20 januari tot 31 december 2015. De digitalisering van de Betamax-videocassettes liep van 5 mei 2015 tot 17 juli 2015.
Dit digitaliseringsproject krijgt bovendien mogelijk later nog een uitbreiding. Bij de CP’s van VIAA kunnen immers nog steeds Betamax-videocassettes binnenkomen. Daarnaast voorziet VIAA ook om vanaf 2016 zijn groep van CP’s uit te breiden, die op hun beurt nog over Betamax-videocassettes kunnen beschikken. De Betamax-videocassettes die op die manier nog aangemeld worden, kunnen gebundeld worden in één of meerdere extra batches, die later gedigitaliseerd kunnen worden door dezelfde SP, Picturae (Heiloo, Nederland).
Probleemstelling
Het Vlaams Instituut voor Archivering (VIAA) werd opgericht in december 2012. De eerste stap was het in kaart brengen van het aandeel audiovisueel materiaal in de collecties van een afgebakende kring partners. Dit waren de cultureel erfgoedinstellingen die gesubsidieerd worden binnen het Vlaams cultureel-erfgoeddecreet, de regionale omroepen en de openbare omroep. VIAA heeft daarop in 2013 samen met FARO en PACKED vzw een globale inventaris opgemaakt van audiovisueel materiaal dat aanwezig was door de inventarislijsten, ingevuld door de instellingen zelf, te verzamelen. Op basis van deze cijfers is beslist om te starten met een eerste digitaliseringsgolf van twee videoformaten (Betacam SP en U-matic) en twee audioformaten (kwartduims audiotape en compact audiocassette).
In 2014 hebben VIAA en PACKED vzw een tweede kring partners bevraagd: de stadsarchieven van de centrumsteden en de cultureel-erfgoedinstellingen die erkend zijn binnen het Vlaams cultureel-erfgoeddecreet. Tegelijkertijd bereidde VIAA haar tweede digitaliseringsgolf voor met zes dragerformaten:
- Betamax;
- VCR;
- open reel video;
- audio CD-r;
- wasrol;
- draadspoel.
De omvang van de digitalisering van de Betamax-videocassettes werd in augustus 2014 als volgt vastgelegd:
- VIAA digitaliseert 1.846 Betamax-cassettes:
- 521 naar lossless gecomprimeerde JPEG2000 video (10 bits) en ongecomprimeerde LPCM audio in een MXF container voor de CP’s uit de cultureel erfgoedsector;
- 325 naar MXF-D10 voor de CP uit omroepsector;
- aangezien de duurtijd van de Betamax-videocassettes door de CP’s in de inventarisatietabellen meestal niet opgegeven werd, werd er bij de aanbesteding uitgegaan van een gemiddelde van een anderhalf uur per video, dus in totaal ongeveer 1.269 uur;
- er zijn tien CP's betrokken, waarvan negen CP's uit de cultureel-erfgoedsector en een omroep:
- de CP's uit de cultureel-erfgoedsector zijn:
- ADVN;
- AMSAB;
- Argos;
- KC Antwerpen;
- Letterenhuis;
- Liberaal Archief;
- M HKA;
- Provinciale Bibliotheek Limburg (PBL);
- UGent
- de omroep is:
- VRT.
- de CP's uit de cultureel-erfgoedsector zijn:
Bij de aanvang van het digitaliseringsproject werd uitgegaan van bepaalde cijfers en voorspellingen wat betreft scope, timing en budget. Die cijfers waren vaak gebaseerd op schattingen omwille van het ontbreken van absolute cijfers bij de CP’s. Tijdens het verloop van het project werd duidelijk dat de vooropgestelde cijfers qua aantal te digitaliseren dragers zouden wijzigen.
Methode
De digitalisering van de Betamax-cassettes werd uitbesteed. Bij de aanbestedingsprocedure kwam het Nederlandse Picturae (Heiloo) als beste uit de bus voor de digitalisering van dit type videodragers. Deze Service Provider (SP) stond ook in voor de migratie van de audio cd-r discs voor VIAA, en werd ondertussen ook geselecteerd voor de digitalisering van de VHS-cassettes.
Digitalisering
Sessievoorbereiding
De SP gebruikte een in huis ontwikkeld opvolgingssysteem die het volledige digitaliseringsproces ondersteunde en het mogelijk maakte alle onderdelen en handelingen van het proces vast te leggen. Voor elke nieuwe collectie kunnen nieuwe eisen gelden en andere parameters ingesteld worden. Op dit systeem werden de registratiemetadata (afkomstig uit het AMS-systeem van VIAA) geïmporteerd. Na invoer en controle werden er taaklijsten gegenereerd voor de operators.
Tijdens het proces werden regelmatig zogenaamde healthchecks uitgevoerd. Dat wil zeggen dat de videotaperecorders (VTR’s) die gebruikt worden voor het afspelen van de Betamax-videocassettes een basisonderhoud ondergingen om na te gaan of alle onderdelen nog correct draaien en om ze schoon te maken. De teostellen kunnen namelijk vervuild geraken doordat er vuile tapes in worden afgespeeld, waardoor bepaalde onderdelen kunnen blokkeren.
Er werd ook gebruik gemaakt van een referentietape om de Betamax-afspeeltoestellen regelmatig te testen op juiste werking.
Met een analysetoesstel werd het videosignaal dat uit de Betamax-afspeeltoestellen komt gemeten op meerdere testsignalen. Met een meettoestel werd de kwaliteit van de audio gemeten.
Tijdens de voorbereiding werd de metadata met de bevindingen van de registratoren door de operators in de workflowtool van de SP ingebracht. Elke videocassette werd visueel gecontroleerd en geïnspecteerd om het risico op vastlopen van de videotape te verkleinen. Dit kan veroorzaakt worden door loszittende etiketten, een gebroken aanloopstrook, verkleving van de tape, …
Elke videotape werd heen en weer gespoeld en gelijktijdig gereinigd.
Het resultaat van de inspectie van de drager en het eventuele herstelwerk dat werd uitgevoerd, werd per tape bijgehouden in de workflow manager.
Ingest
De video-ingesttechnicus startte zijn proces altijd met het inscannen van de barcode op de originele videotape en raadpleegde vervolgens de database of de videotape bijzondere aandacht nodig had. Vervolgens werd de barcode van de gebruikte VTR ingescand. Op die manier is achteraf altijd vast te stellen op welke VTR een bepaalde videotape of serie videotapes is afgespeeld. Deze metadata werd verzameld in de xml die per drager werd aangeleverd door VIAA bij de start van een nieuwe batch.
De videotape werd vervolgens in de VTR ingevoerd en enkele minuten afgespeeld. Gedurende deze minuten werd het afspeeltoestel ingeregeld door de videotechnicus en werd controle gedaan van de videolevels op de feitelijke beeldinhoud.
Vervolgens werd de videotape teruggespoeld en begon het vastleggen (de ingest) van het beeld en geluid.
Tijdens het digitaliseringsproces vond er een visuele controle van het beeld plaats. Bij afspeelproblemen werd gekeken of de videotape op een andere toestel beter afspeelde. In de standaardworkflow werd de videotape op maximaal twee andere toestellen afgespeeld. Als de kwaliteit dan nog steeds ontoereikend was, dan werd de videotape apart gelegd en werd VIAA op de hoogte gehouden.
Kwaliteitscontrole
Kwaliteitscontrole door de SP
Als onderdeel van de kwaliteitscontrole voerde de SP systematisch steekproeven uit op de digitale kopieën. Van één op de tien cassettes werd het digitale bestand uitgebreid (manueel) gecontroleerd op visuele en auditieve fouten, begin- en eindpunt en lipsync. Bij twijfel over de kwaliteit van de kopie kon de operator besluiten de originele videotape te raadplegen.
Kwaliteitscontrole door VIAA als opdrachtgever
Kwaliteitscontrole bestaat normaliter uit een keten van verschillende opeenvolgende controles:
- een controle op aanwezigheid van virussen;
- een controle op volledigheid;
- een controle op de integriteit van de bestanden;
- een controle van de bestandsformaten;
- een controle op conformiteit aan de digitaliseringsparameters;
- een controle van de metadata.
De controle op de aanwezigheid van virussen dient te beletten dat zowel de opgeleverde als reeds in het digitaal archief bewaarde bestanden worden gecorrumpeerd. Bij de ingest van audiovisueel materiaal heeft VIAA voorlopig geen viruscontroles gedaan. Er zijn een aantal andere dingen die wel gebeuren en de noodzaak van viruscontrole verminderen: tijdens ingest worden vanaf VIAA's digitaliseringsgolf 2 de XML-bestanden gecontroleerd a.d.h.v. een XSD (XML Schema Definition). De kans dat er dan nog een virus in zit is klein. De essence wordt niet expliciet gecontroleerd. VIAA vertrouwt erop dat de digitaliseringslabo's hun zaak op orde hebben en virusvrij zijn. De bestanden worden geleverd op LTO-5 tape en ingelezen op Linux-machines, op zich een gecontroleerde omgeving. De hele backend is Linux-gebaseerd; de kans op viruspropagatie is zo goed als onbestaande. Bovendien is viruscontrole een bijkomende en zeer tijdrovende stap is (die qua inspanning vergelijkbaar is met de processing die nodig is bij transcodering van bestanden).
De controle op volledigheid dient te verzekeren dat alle Betamax-videocassettes zijn gedigitaliseerd en dat alle resulterende digitale bestanden door de SP zijn opgeleverd aan VIAA. VIAA voert deze controle uit m.b.v. van persistente identifiers (PIDs). Alle Betamax-videocassettes werden voorafgaand aan het transport naar de SP door de CP’s geregistreerd in het AMS-registratiesysteem (zie VIAA: registratie van audiocassettes voor digitalisering). Ze kregen daarbij elk een persistente identifier toegekend. Ook de digitale bestanden die het resultaat zijn van de digitalisering krijgen een dergelijke PID. VIAA controleert op volledigheid door de PID’s van de Betamax-videocassettes en de PID’s van de digitale bestanden met elkaar te koppelen.
De controle op de integriteit dient te verzekeren dat de bestanden die VIAA ontvangt van de SP volledig en ongewijzigd zijn, en dus niet gecorrumpeerd (bv. doordat er iets is misgelopen tijdens het datatransport of bij het kopiëren van de bestanden). VIAA voert deze controle uit m.b.v. MD5-controlegetallen. Wanneer de SP de digitale bestanden creëert, dient hij voor ieder bestand ook een MD5-controlegetal te creëren. Dit controlegetal dient samen met allerlei metadata te worden opgeslagen in een XML-bestand. Bij de ingest in de digitale archief creëert VIAA opnieuw voor ieder bestand een MD5-controlegetal. Als het MD5-controlegetal in het CSV-bestand (of vanaf VIAA's digitaliseringsgolf 2 XML-bestand) identiek is aan de MD5-controlegetal die tijdens de ingest wordt gecreëerd, is de integriteit van het bestand verzekerd.
De controle van de bestandsformaten doet VIAA door tijdens de ingest in het digitale archief de informatie die hierover is opgenomen in de metadata te verifiëren. De bestandsformaten worden enkel geïdentificeerd. De goede praktijk is echter om de bestandsformaten ook te valideren. Het doel hiervan is te controleren of bepaalde eigenschappen van het bestand conform de standaardspecificaties van het bestandsformaat zijn. Dit vergroot de duurzaamheid van de bestanden. VIAA doet (voorlopig) geen bestandsvalidatie, enkel bestandsidentificatie.
De controle van de metadata dient te verzekeren dat de gewenste metadata door de SP wordt opgeleverd als ingebedde metadata in het bestand of als XML-bestand. Ook deze metadata is belangrijk om de duurzaamheid van de digitale bestanden te vergroten. VIAA doet geen controle van de ingebedde metadata, enkel van de metadata die wordt aangeleverd in de XML-bestanden; VIAA controleert de metadata in de XML-bestanden aan de hand van een XSD. Dit geeft zekerheid dat alle velden correct zijn ingevuld.
De controle op de conformiteit aan de digitaliseringsparameters laat VIAA in grote mate over aan de CP’s zelf. VIAA vraagt de CP’s om zelf te controleren of de digitale bestanden een goede kopie zijn van de opnamen op de Betamax-videocassettes en of ze dus beantwoorden aan de kwaliteitsverwachtingen. Wanneer er een probleem is met een bepaald digitaal bestand, kunnen de CP’s dit via het MAM-systeem melden aan VIAA.
Met de SP bestaat er een overeenkomst dat indien er tijdens de kwaliteitscontrole door VIAA en de CP’s fouten worden opgemerkt die het gevolg zijn van het digitaliseringsproces, de drager gedurende een bepaalde periode kan worden teruggestuurd naar de SP om het digitaliseringsproces te herhalen en een nieuw bestand te creëren. Dit is voorlopig echter nog niet gebeurd.
Testfase
Na de kick-off meeting met de SP en de ondertekening van een contract voor de digitaliseringsopdracht volgt er een testfase. Het doel van de testfase is doorlopen van de opgestelde workflow, zowel aan de kant van de SP als VIAA, met behulp van enkele te digitaliseren dragers. Op die manier kunnen mogelijke problemen worden gedetecteerd. De testfase kan onmiddellijk na de ondertekening van het contract starten, en duurt meestal twee tot vier weken.
De verschillende stappen van de testfase:
Ophaling van de testbatch
- de SP haalt de testbatch op die bestaat uit dragers die representatief zijn voor het hele digitaliseringsproject;
- de SP haalt de LTO-5 tapes op in het data center van VIAA;
- VIAA bezorgt XML en XSD voor de testbatch;
- de SP start de voorbereiding van de digitalisering van de testbatch;
- terugkoppeling tussen VIAA en de SP over deze stap.
Controle van de codec en het containerformaat
- de SP digitaliseert één drager en plaatst een fragment en het MD5-controlegetal op VIAA’s FTP-server;
- VIAA controleert de codec en het containerformaat van het ontvangen fragment met behulp van ffprobe en mediainfo;
- VIAA creëert opnieuw een MD5-controlegetal en vergelijkt dat met het controlegetal dat hen door de SP werd bezorgd;
- terugkoppeling tussen VIAA en de SP; de goedkeuring van VIAA is vereist om over te gaan tot de volgende stap.
Controle van het XML-bestand
- de SP stuurt VIAA een XML-bestand dat gevuld is met data die is gebaseerd op de gedigitaliseerde proefdrager en een XSD;
- VIAA controleert dit XML-bestand met behulp van een XSD;
- terugkoppeling tussen VIAA en de SP; de goedkeuring van VIAA is vereist om over te gaan tot de volgende stap.
Kwaliteitscontrole
- de SP digitaliseert de volledige proefbatch en plaatst de resultaten samen met de MD5-controlegetallen op VIAA’s FTP-server;
- VIAA creëert opnieuw MD5-controlegetallen en vergelijkt die met de controlegetallen die hen door de SP werden bezorgd;
- VIAA controleert de codec en het containerformaat van de ontvangen bestanden met behulp van ffprobe en mediainfo;
- VIAA gebruikt QCTools om de bestanden te analyseren en stuurt de bevindingen naar de SP; dit proces wordt herhaald tot de resultaten voldoen aan de vooropgestelde verwachtingen;
- VIAA karakteriseert de bestanden in Mediahaven (VIAA's MAM);
- VIAA transcodeert de bestanden in Mediahaven (VIAA's MAM);
- terugkoppeling tussen VIAA en de SP; dit proces wordt herhaald tot de resultaten voldoen aan de vooropgestelde verwachtingen en de goedkeuring van VIAA is vereist om over te gaan tot de volgende stap.
De aspecten die tijdens de testfase worden gecontroleerd tijdens de testfase, zijn:
- de codec en het containerformaat;
- de compatibiliteit van de barcode;
- de workflow van de logistiek en de digitalisering;
- de formaten en het proces van de uitwisseling van de metadata;
- de metadata (in het het XML-bestand);
- de digitaliseringsresultaten.
Het einde van de testfase
- de bestanden die door VIAA tijdens de testfase zijn goedgekeurd worden voor de rest van het digitaliseringsproject beschouwd als referentiebestanden;
- het leveren van de referentiebestanden gebeurt in twee stappen: eerst tijdens de testfase op VIAA’s FTP-server om het formaat snel te controleren en de start van de pilootfase mogelijk te maken, en daarna tijdens de pilootfase wordt een LTO-5 tape geleverd om de volledige workflow te controleren.
- afwerking van het de projectovereenkomst tussen VIAA en SP.
Pilootfase
Na de testfase volgt een pilootfase waarbij het proces wordt herhaald met een grotere hoeveelheid audiovisuele dragers. De pilootfase kan starten na de goedkeuring van de testfase en duurt meestal een tweetal weken.
De verschillende stappen van de pilootfase:
Ophaling van de pilootbatch
- de SP haalt de pilootbatch, die bestaat uit willekeurig gekozen bestanden, op op de locatie die wordt aangegeven door VIAA;
- de SP haalt de LTO-5 tapes op in het data center van VIAA:
- VIAA bezorgt de SP CSV-bestand voor de pilootbatch (vanaf digitaliseringsgolf 2 is dit een XML-bestand);
- de SP kan starten met de voorbereiding van de digitalisering van de pilootbatch;
- terugkoppeling tussen VIAA en de SP over deze stap.
Doorloop van het proces
- de SP digitaliseert de pilootbatch;
- de SP schrijft de bestanden op een LTO-5 tape samen met het MD5-controlegatel en het CSV-bestand (vanaf digitaliseringsgolf 2 is dit een XML-bestand);
- de SP verwittigt VIAA per e-mail over de verzending van de LTO-5 tape;
- VIAA stuurt een bevestiging van ontvangst van deze e-mail naar de SP;
- de SP verstuurt de LTO-5 tape naar het data center van VIAA;
- de SP stuurt het CSV-bestand per e-mail naar VIAA (vanaf digitaliseringsgolf 2 is dit een XML-bestand);
- (in geval de dragers afkomstig zijn van de VRT, stuurt de SP de LTO-5 tape en de CSV - of vanaf digitaliseringsgolf 2 XML - rechtstreeks naar de VRT);
- terugkoppeling tussen VIAA en de SP over deze stap.
Kwaliteitscontrole
- VIAA ingest de content van de LTO-5 tape;
- terugkoppeling tussen VIAA en de SP over deze stap;
- de goedkeuring van VIAA is vereist om over te gaan tot de productiefase.
De aspecten die worden gecontroleerd tijdens de pilootfase, zijn:
- de codec en het containerformaat;
- de formaten en het proces van de uitwisseling van de metadata;
- de metadata (in het het XML-bestand);
- de digitaliseringsresultaten.
Het einde van van de pilootfase
- alle bestanden doorstonden zonder problemen de ingest;
- alle aspecten zijn voldoende afgestemd om over te gaan naar de productiefase:
- de terugkoppeling over het wissen van de back-up wordt besproken met de SP.
Resultaten
Batches
De Betamax-videocassettes werden door VIAA verzameld in twee aparte batches en werden verdeeld per outputformaat:
- 514 cassettes naar MXF-JPEG2000 (cultureel-erfgoedinstellingen)
- 320 cassettes naar MXF-D10 (VRT)
De Betamax-videocassettes van één CP in een batch noemt VIAA een shipment of verzending. In één batch kunnen dus verschillende shipments of verzendingen zitten, en dus ook verschillende CP’s betrokken zijn.
De beide batches werden op hetzelfde moment getransporteerd naar de SP. De reden hiervoor was de grote afstand tussen Vlaanderen en Amsterdam, waar de digitaliseringsinfrastructuur zich bevond.
De gemiddelde grootte van een batch was 417 Betamax-videocassettes. De transporten zijn als volgt in cijfers samen te vatten:
Materiaal
Voor de verpakking en het transport van de Betamax-videocassettes werden dozen op maat gemaakt en werden barcodes voorgedrukt. Deze barcodes werden telkens in tweevoud gemaakt, eentje voor op de videocassette zelf, en eentje voor op de dragerdoos. Op die manier bleef de relatie tussen de drager en dragerdoos steeds duidelijk.
Ook de verpakkingsdozen werden voorzien van een barcode zodat er in elke stap van het proces snel nagegaan kon worden in welke doos een drager zich bevond. Er werden in totaal:
- 1.668 barcodes voor de dragers (834 x 2) gebruikt. Oorspronkelijk werden er 2070 besteld, dat is ongeveer 20% te veel en is te wijten aan het feit dat VRT heeft beslist om uiteindelijk zijn eigen barcodes te hergebruiken i.p.v. de VIAA-barcodes. Dat bespaarde hen heel veel extra plakwerk.
- 99 barcodes voor de dozen gebruikt. Oorspronkelijk werden er 88 besteld. VIAA heeft er dus in de loop van het project extra moeten printen, voornamelijk voor VRT: bijna al hun videocassettes zaten in VHS-dozen die niet juist pasten in de aangeleverde verpakkingsdozen, vandaar geraakten er telkens minder cassettes in een doos omdat men ze liggend i.p.v. rechtopstaand plaatste.
- 99 verpakkingsdozen werden gebruikt. Sinds digitaliseringsgolf 2 werkt VIAA met een doostype systeem waarbij verschillende audio- en videoformaten in dezelfde dozen passen. Hieronder staat het overzicht van de verschillende doostypes. Doostype 7 is geschikt voor het verpakken van de Betamax-videocassettes, maar ook voor de kleine Betacam-formaten.
Voor de Betamax-videocassettes werd een doos op maat gemaakt. Deze doos is ook geschikt voor de kleine Betacam-formaten (Betacam SP, Oxide en Digital Betacam). Bij het kiezen van de afmetingen werd verder rekening gehouden met:
- de grootte en het gewicht van de Betamax-videocassettes zelf;
- de maat van de transportbakken waarin de dozen werden geplaatst tijdens transporten;
- eventueel hergebruik van bestaande doostypes uit de eerste digitaliseringsgolf.
De doos had volgende afmetingen:
Er werden telkens twee identieke barcodes geplakt: één op de drager zelf en één op de dragerdoos. Ook op de verpakkingsdoos werd een barcode geplakt en geregistreerd in AMS, om steeds te kunnen terugvinden waar een drager zich bevindt. Het gebruik van de barcodes is zeer efficiënt gebleken, er is geen enkele drager verloren gegaan.
Duur
Tijdens de digitalisering zelf werd de duur van de Betamax-videocassettes opgemeten. In de regel werd de hele cassette van begin tot einde gedigitaliseerd. De kortste file was 3 minuten en 15 seconden, de langste 4 uren 3 minuten en 48 seconden.
De gemiddelde duurtijd van de gedigitaliseerde Betamax-videocassettes is 1 uur 43 minuten en 55 seconden.
De totale duurtijd van alle gedigitaliseerde Betamax-videocassettes is 1392 uren 27 minuten en 16 seconden.
De duurtijd van de Betamax-videocasstes cassettes werd door de CP’s lichtjes verkeerd ingeschat. De gemiddelde geregistreerde duurtijd wijkt 20 minuten af van de gemiddelde gedigitaliseerde duurtijd, en het totaal aan geregistreerde uur ligt 323 uur hoger dan de totale gedigitaliseerde duur. Hoewel er duidelijke instructies werden gegeven over het invullen van het tapelabel dat meestal op de dragerdoos en soms op de drager zelf wordt vermeld, kunnen er uiteraard altijd foutjes gebeuren, bijvoorbeeld een drager die in een verkeerde doos zit en dus een andere tapelabel heeft dan vermeld op de doos. De duurtijd is bijna altijd een inschatting langs de kant van de CP’s.
Uit de digitalisering bleek dat het aantal dragers (dat gedigitaliseerd kon worden) iets lager lag dan het in de tender ingeschatte aantal. Maar zowel in totale duurtijd als in gemiddelde duurtijd per drager was de werkelijke duurtijd die uit de digitalisering bleek enerzijds hoger dan ingeschat in de tender en anderzijds lager dan ingeschat in de registratie.
Deterioratiefenomenen
Er werden acht videocassettes met schimmelvorming aangemeld door de CP’s, maar geen van deze acht onderging volgens de metadata een behandeling bij de SP. Aangezien 100% van de videocassettes gereinigd zou worden door SP, is de schimmel waarschijnlijk verwijderd tijdens het reinigen. Er werden volgens de metadata wel elf andere videocassettes gereinigd en drie videocassettes gebakdroogd. Van deze elf waren er acht Sony-cassettes, wat een gevoelige oververtegenwoordiging is.
Alle veertien cassettes konden na de behandeling met succes gedigitaliseerd worden. Over het algemeen leken de Betamax-videocassettes dus in relatief goede fysieke staat. Uit de opmerkingen die SP zelf noteerde tijdens het digitaliseren, bleek echter wel het volgende:
- 646 cassettes (77,45%) konden zonder bijzondere opmerkingen gedigitaliseerd worden. Vooral de cassettes van 3M, Agfa, Maxell en Scotch scoorden relatief gezien goed.
- De BASF-cassettes, meestal van de VRT, scoorden slecht. Slechts 121 van de 277 BASF-cassettes (43,68%) kon zonder verdere opmerkingen gedigitaliseerd worden. Bij de 30 cassettes die uiteindelijk niet gedigitaliseerd konden worden, waren er 16 (53,33%) BASF-cassettes van de VRT.
- Het vaakst gesignaleerde probleem waren video tracking issues. De videospeler kan de verschillende sporen op de band niet meer goed identificeren, wat doorgaans wijst op een langzaam verdwijnend videosignaal. 130 cassettes (15,59%) hadden hier last van. Het ging hierbij vooral om BASF-videocassettes van de VRT.
- ‘Low RF’, een laag radiofrequentiesignaal, is een ander symptoom van een langzaam achteruitgaande kwaliteit van het signaal en dus van verslechtering van de drager. Dit was het geval bij 75 videocassettes (8,99%). Ook hier waren de BASF-cassettes van de VRT zwaar oververtegenwoordigd.
De dragers die problemen veroorzaakten tijdens de digitalisering, waren vaker van het merk BASF en ze waren zeer vaak afkomstig uit de VRT-collectie. Maar dit verklaart niet alles; er is een duidelijk verband tussen de lengte van het signaal en hoe vaak er problemen opduiken tijdens de digitalisering. Voor langere videotapes werd er dunner materiaal gebruikt, en voor een langere duurtijd is de densiteit van de data op de videotape groter. Deze twee factoren maken de drager vatbaarder voor signaalverlies dat zich op verschillende manieren kan uiten. De vakliteratuur bevestigt dit.[1]
Na navraag i.v.m. de deterioratiefenomenen en het ontbreken van bepaalde metadata, heeft de SP aangeboden de onvolledige metadata opnieuw te leveren en nogmaals onderzoek te doen naar de Betamax-videocassettes die niet konden worden gedigitaliseerd.
Uiteindelijk konden er dertig videocassettes niet gedigitaliseerd worden omwille van verschillende redenen (combinaties zijn mogelijk). Bij de gefaalde digitalisering van zes videocassettes werd geen reden gegeven.
Bij alle dertig videocassettes werden door de CP’s geen deterioratiefenomenen geregistreerd. Van de veertien videocassettes die behandeld werden, werden eveneens door de CP’s geen deterioratiefenomenen aangeduid. Volgens de rapportage van de SP ging het om fenomenen die door de registratoren niet direct visueel konden worden vastgesteld.
Herstellingen en/of behandelingen
Hoewel alle Betamax-videocassettes een inspectie ondergingen voor de digitalisering werd er door de SP geen enkele herstelling uitgevoerd. Sommige tapes ondergingen wel behandelingen als reiniging en/of bakdrogen (baking).
Reiniging
Hoewel in de offerte werd aangegeven dat 100% van de cassettes zou gereinigd worden (bij het op- en afspoelen), werd in de metadata aangegeven dat dit maar bij elf videocassettes het geval was. Het is mogelijk dat dit enkel werd aangegeven in de metadata als de videocassettes een tweede keer werd gereinigd. Deze elf gereinigde videocassettes konden na de behandeling met succes gedigitaliseerd worden.
Bakdrogen (baking)
Volgens de metadata die VIAA ontving van de SP, werden er drie videocassettes gebakdroogd. Deze veertiendrie videocassettes konden na de behandeling met succes gedigitaliseerd worden.
Transport
VIAA verwacht dat de SP het transport verzorgt van de dragers heen en terug waarbij de kartonnen dozen met dragers worden geplaatst in plastieken transportbakken, die voorzien worden door de SP. Normaliter haalt de SP alle dragers op bij de verschillende CP’s die in een batch zitten. Vermits de SP echter transport doet van en naar Amsterdam, en dus niet zoveel plaatsen op een dag kan aandoen, is met VIAA overeengekomen dat VIAA zelf de dozen op twee centrale locaties verzamelde per batch. Dit betekende extra werk en verantwoordelijkheid voor VIAA, en was een tegemoetkoming van VIAA aan de SP.
Achteraf gezien heeft VIAA, bij kleine projecten als dit, het werken met transportbakken voorzien door de SP, als minder positief ervaren, omwille van:
- de extra transporten van lege bakken (heen en terug);
- geen controle over de kwaliteit van de bakken.
VIAA kiest ervoor om in toekomstige projecten eigen transportbakken te voorzien.
Bronnen
Verwante gevalstudies:
- Registratie van audiocassettes voor digitalisering;
- Digitalisering van audiocassettes;
- Registratie van open reel videotapes voor digitalisering;
- Publicatie:Digitalisering van open reel videotapes;
- Publicatie:Registratie van Betamax-videocassettes voor digitalisering;
- Publicatie:Registratie van audio cd-r discs voor migratie;
- Publicatie:Migratie van audio cd-r discs;
- Publicatie:Audiovisuele dragers traceren met barcodes;
- Publicatie:Kwaliteitscontrole van gedigitaliseerde audio-opnames.
Contactgegevens
Loes Nijsmans, project manager digitalisering VIAA
tel: +32 9 298 0501
e-mail: loes.nijsmans@viaa.be
Voetnoten
- ↑ Zie: Thiébaut, B., Vilmont, L.B. & Lavédrine, B. (2005) Report on video and audio tape deterioration mechanisms and considerations about implementation of a collection condition assessment method. Deliverables 6.1 and 6.2 of the PrestoSpace project. Paris: CNRS.