SODA:Overdrachtslijst

Uit Cultureel Erfgoed Standaardentoolbox
Ga naar: navigatie, zoeken

Workflow algemeen overdracht.jpg

Overdrachtslijst

Wat?

Bij de overdracht hoort een overdrachtslijst. In deze overdrachtslijst wordt een opsomming gegeven van de bestanden en/of bestandsdragers die worden overgedragen.

Waarom?

Een overdrachtslijst vormt een essentieel onderdeel van de audit trail van het archief. De audit trail is een controlespoor waarin alle stappen die het archief heeft ondergaan, worden gedocumenteerd.

Het vormt, samen met het nakijken van de checksums, bovendien een eerste controle om na de overdracht te achterhalen of het archief volledig is overgedragen.

Wanneer?

De overdrachtslijst wordt opgesteld vooraleer het archief fysiek wordt overgedragen.

Hoe?

  • Wanneer tijdens de prospectie een bestandsanalyse is uitgevoerd, kan de directory list dienen als voorlopige overdrachtslijst.
  • Is er geen bestandsanalyse gebeurd, stel dan zelf een voorlopige overdrachtslijst op, bijvoorbeeld met een omschrijving van de verschillende bestandsdragers die overgedragen worden.

De (voorlopige) overdrachtslijst wordt in drievoud opgemaakt

  • een exemplaar voor de overdrager
  • een exemplaar voor de archiefdienst
    • dit kan als voorlopige toegang dienen
  • een exemplaar dat aan het overdrachtsdossier wordt toegevoegd
    • zowel digitaal als analoog.

Opgelet!

Na het schonen van het digitale archief wordt een nieuwe directory list gemaakt. Bezorg deze als definitieve overdrachtslijst aan de overdrager; dit zijn de uiteindelijke bestanden die in het depot worden opgenomen. Deze definitieve overdrachtslijst wordt tevens de plaatsingslijst: ze geeft de volgorde weer waarin de bestanden in de bestandscontainer staan.

Meer lezen?

PARADIGM, Workbook on Personal Digital Archives, Working with record creators, Bodleian Library, 2007