Handboek rechten klaren:Checklist voor het klaren van rechten
Stap 1: Identificeer het werk en de auteur:
- Wat is de titel?
- Wie is de auteur?
Voor je de onderstaande stappen onderneemt om de rechten te klaren, is het noodzakelijk om eerst de titel en de auteur(s) van het werk te identificeren.
Stap 2: Is het een origineel werk en leeft de auteur nog?
- Is het werk origineel? Ja / nee
- Leeft de auteur nog? Ja / nee
Indien het werk origineel is en de auteur nog leeft, heeft je erfgoedorganisatie een schriftelijke toestemming nodig voor het beoogde gebruik van de auteur of diens vertegenwoordiger. Indien het werk niet origineel is, rust er geen auteursrecht op en is er dus geen toestemming vereist.
- Indien de auteur overleden is: hoe lang geleden is hij gestorven?
Indien het werk origineel is en de auteur is nog geen 70 jaar overleden, dan heeft je erfgoedorganisatie een schriftelijke toestemming voor het beoogde gebruik nodig van de erfgenamen of hun vertegenwoordiger.
Stap 3: Is er meer dan één auteur?
- Is er meer dan één auteur? Ja / nee
- Hoeveel auteurs zijn er?
- Leven de auteurs nog? Ja / nee
Indien het werk origineel is, meerdere auteurs heeft en deze auteurs nog leven, heeft je erfgoedorganisatie een schriftelijke toestemming nodig voor het beoogde gebruik van alle auteurs of hun vertegenwoordiger(s). Je dient hierbij rekening te houden met de langstlevende coauteur.
- Indien de auteurs overleden zijn, hoe lang zijn zij gestorven?
Indien het werk origineel is, meerdere auteurs heeft en deze auteurs zijn nog geen 70 jaar overleden, dan heeft je instelling of organisatie een schriftelijke toestemming nodig voor het beoogde gebruik van alle erfgenamen of hun vertegenwoordiger(s). Je dient hierbij rekening te houden met de langstlevende coauteur.
Stap 4: Heeft de auteur werk van een andere auteur in zijn werk verwerkt?
- Heeft de auteur werken van anderen in zijn werk verwerkt? Ja / nee
- Heeft de auteur van het werk gewaarborgd dat de rechten op deze werken zijn geklaard voor het bedoelde gebruik? Ja / nee
- Kan de auteur van het werk ‘parodie’ inroepen voor het gebruik van de andere werken als de rechten niet zijn geklaard? Ja / nee
- Wie is de auteur van de werken die zijn verwerkt in het werk dat je wenst te gebruiken?
- Leeft deze auteur nog? Ja / nee
Indien de auteur andere werken in zijn werk heeft verwerkt, hierbij niet de wettelijke uitzondering van de parodie kan inroepen en geen rechten heeft geklaard voor het bedoelde gebruik, zal je erfgoedorganisatie voor het beoogde gebruik ook een schriftelijke toestemming nodig hebben van de auteur of diens vertegenwoordiger van deze andere werken als hij nog leeft. Indien de auteur andere werken in zijn werk heeft verwerkt, hierbij de wettelijke uitzondering van de parodie inroept of verzekert rechten te hebben geklaard voor het bedoelde gebruik, is het belangrijk dat hij in de schriftelijke overeenkomst instemt met een vrijwaring tegen mogelijke claims van de rechthebbenden van deze andere werken.
- Indien de auteur overleden is, hoe lang geleden is hij gestorven?
Indien deze auteur van de andere werken nog geen 70 jaar is overleden, heeft je instelling of organisatie een schriftelijke toestemming nodig voor het beoogde gebruik van zijn erfgenamen of hun vertegenwoordiger(s).
Stap 5: Heeft de auteur werk van meerdere andere auteurs in zijn werk verwerkt?
- Is er meer dan één auteur? Ja / nee
- Hoeveel auteurs zijn er?
- Leven de auteurs nog? Ja / nee
Als deze andere werken meerdere auteurs hebben en ze leven nog, zal je instelling of organisatie voor het beoogde gebruik een schriftelijke toestemming nodig hebben van alle auteurs van deze andere werken of hun vertegenwoordiger(s). Je dient hierbij rekening te houden met de langstlevende coauteur.
- Indien de auteurs overleden zijn, hoe lang geleden zijn zij gestorven?
Indien deze auteurs van de andere werken nog geen 70 jaar zijn overleden, zal je instelling of organisatie voor het beoogde gebruik ook een schriftelijke toestemming nodig hebben van hun erfgenamen of hun vertegenwoordiger(s). Je dient hierbij rekening te houden met de langstlevende coauteur.
Stap 6: Bevat het werk een fotografische reproductie van een ander werk?
- Bevat het werk een fotografische reproducties van een ander werk? Ja/nee
- Is er een toestemming van de auteur? Ja / nee
- Leeft de auteur nog? Ja / nee
Indien je voor het beoogde gebruik wil vertrekken van een reeds bestaande fotografische reproductie van het werk, heb je de schriftelijke toestemming nodig van de auteur van deze fotografische reproductie of zijn vertegenwoordiger. Als de auteur nog leeft en je bezit deze toestemming nog niet, zal je instelling of organisatie een schriftelijke overeenkomst voor het beoogde gebruik met hem of zijn vertegenwoordiger moeten afsluiten.
- Indien de auteur overleden is: hoe lang geleden is hij gestorven?
Als de auteur van de fotografische reproducties nog geen 70 jaar overleden is en je bezit zijn schriftelijke toestemming niet, zal je instelling of organisatie een schriftelijke overeenkomst voor het beoogde gebruik moeten afsluiten met zijn erfgenamen of hun vertegenwoordiger(s).
Stap 7: Beeldt het werk een persoon af?
- Beeldt het werk een persoon af? Ja / nee
- Is er een toestemming vereist van de afgebeelde persoon? Ja / nee
- Spelen er kwesties omtrent privacy? Ja /nee
Indien de afgebeelde persoon geen publieke persoon (politicus, kunstenaar ...) is, zal je erfgoedorganisatie een schriftelijke overeenkomst met hem of zijn vertegenwoordiger moeten afsluiten. Indien het gaat om een publiek persoon en er spelen zaken mee die te maken hebben met zijn privéleven, dan kunnen die niet publiek worden gemaakt zonder zijn toestemming. Indien het om een commercieel gebruik gaat van de afbeelding, zal je erfgoedorganisatie in alle gevallen een schriftelijke overeenkomst met hem moeten afsluiten, ook al gaat het om een publieke persoon.
Stap 8: Bezit je erfgoedorganisatie al een lopende of vereiste licentie of overeenkomst tot vervreemding voor het werk?
- Indien het werk valt onder auteursrecht: bezit je erfgoedorganisatie een licentie of overeenkomst tot vervreemding? Ja / nee
- Indien ja, wat dekt deze licentie?
Indien het werk valt onder de auteursrechterlijke bescherming en je erfgoedorganisatie bezit reeds een licentie of overeenkomst tot vervreemding die het beoogde gebruik dekt, dan zal ze geen nieuwe schriftelijke overeenkomst meer moeten opmaken met de rechthebbende. Als je erfgoedorganisatie nog geen licentie of overeenkomst tot vervreemding voor het beoogde gebruik bezit, zal ze wel alsnog een schriftelijke overeenkomst moeten opmaken.
- Wat wil je (aanvullend) dekken met een licentie?
- digitalisering?
- toegang door een geautoriseerde gebruiker via een beveiligd netwerk?
- vrije online toegang via een open netwerk?
Het is belangrijk om in de nieuwe schriftelijke overeenkomst (of in de aanvulling bij de bestaande schriftelijke overeenkomst) het beoogde gebruik te specifiëren. Om te vermijden dat er nadien nog eens een aanvulling moet gebeuren, is het aanbevolen om dit meteen zo ruim mogelijk te doen en tegelijk een overeenkomst af te sluiten voor zowel digitalisering als voor toegang via zowel een beveiligd netwerk als een open netwerk.
Stap 9: Wie is/zijn de auteur(s), rechthebbende(n) of zijn/hun vertegenwoordiger?
Wie vertegenwoordigt de auteur bij het sluiten van een overeenkomst?
- De auteur zelf? Ja / nee
- Is de auteur zeker dat hij rechten niet heeft afgestaan? Ja / nee
- Vertegenwoordiger van erfgenamen? Ja / nee
- Vennootschap voor collectief rechtenbeheer? Ja / nee
Het is belangrijk om te achterhalen met wie je instelling of organisatie een schriftelijke overeenkomst moet opmaken. Zowel de auteur als zijn erfgenamen kunnen hun rechten in beheer hebben gegeven van een collectieve rechtenbeheersvennootschap. Als dit het geval is, zal je instelling of organisatie geen schriftelijke overeenkomst moeten afsluiten rechtstreeks met de auteur of zijn erfgenamen, maar met deze collectieve rechtenbeheersvennootschap. Bij de opmaak van een schriftelijke overeenkomst met de auteur of zijn erfgenamen, is het belangrijk dat zij je instelling of organisatie verzekeren dat ze hun rechten niet hebben afgestaan en in de schriftelijke overeenkomst instemmen met een vrijwaring tegen mogelijke claims van beheersvennootschappen. De erfgoedorganisatie of -instelling kan hierbij zelfs een clausule in de overeenkomst opnemen waarin zij de licentiegever verplicht het lidmaatschap met de beheersvennootschap op te zeggen indien deze een claim indient.
Stap 10: Aandachtspunten bij het sluiten van overeenkomsten bij specifieke werken
- Bibliografische werken of werken die bibliografische werken bevatten:
Een bibliografisch werk wordt vaak uitgegeven door een uitgever aan wie de auteur zijn uitgaverechten heeft gegeven. In plaats van de auteur zal dan de uitgever de toestemming moeten geven.
- Muzikale werken of werken die muziek bevatten:
Een muziekwerk wordt vaak uitgegeven door een muziekuitgever aan wie de auteur zijn uitgaverechten heeft gegeven. De muziekuitgever kan toestemming geven in naam van de auteur. De producent van een muziekopname heeft afzonderlijke (naburige) rechten (50 jaar na de eerste vastlegging) en moet ook zijn toestemming geven. Muzikanten hebben ook afzonderlijke (naburige) rechten (oorspronkelijk 50 jaar na de eerste vastlegging, maar dit wordt 70 jaar nadat in september 2011 de lidstaten van de Europese Unie het zijn eens geraakt over de verlenging) en moeten ook hun toestemming geven. In de praktijk zullen muzikanten vaak hun rechten hebben overgedragen aan de producenten van de muziekopname.
- Audiovisuele werken of werken die een audiovisueel werk bevatten:
De wet gaat er van uit dat, tenzij anders wordt afgesproken, de filmregisseur en de anderen die een creatieve inbreng hebben gehad bij de realisatie van de film hun vermogensrechten hebben overgedragen aan de producent van de film. Vaak zal dus de toestemming van de producent vereist zijn in plaats van die van bijvoorbeeld de filmregisseur. De producent van een audiovisueel werk heeft zelf ook afzonderlijke (naburige) rechten (50 jaar na de eerste vastlegging) en moet dus steeds zijn toestemming geven – ook als er is afgesproken dat de filmregisseur en de anderen die een creatieve inbreng hebben gehad bij de realisatie van de film hun vermogensrechten niet aan hem overdragen. Als het werk afkomstig is van een uitzending, moet ook de omroep zijn toestemming geven. Acteurs hebben ook afzonderlijke (naburige) rechten (50 jaar na de eerste vastlegging) en moeten ook hun toestemming geven. In de praktijk zullen acteurs dus vaak hun rechten hebben overgedragen aan de filmproducenten.