Publicatie:UGent SIP Creator:Wie? Wat? Hoe? Waarom?

Uit Cultureel Erfgoed Standaardentoolbox
Ga naar: navigatie, zoeken

Wie?

De UGent SIP Creator werd ontwikkeld door de Universiteitsbibliotheek Gent in het kader van het project ‘Digitale containers voor preservatie’.

De Universiteitsbibliotheek Gent begon in 2004 met digitaliseringsprojecten: de steekkaartencatalogus (2004), Recollecting Landscapes (2005) en Antifonarium Tsgrooten (2008), naast de voortdurende digitalisering van de eigen collectie. Daarnaast was de Universiteitsbibliotheek partner in de projecten BOM-Vlaanderen (2008) en Archipel (2010).

Waarom?

Een zwakke plek bij de bewaring van de gedigitaliseerde bestanden, was het identificeren en structureren van deze digitale bestanden. Er bleek nood aan een mogelijkheid om de data te hernoemen, en om de data samen met de metadata in 1 containerbestand te bewaren.

Uit de bovengenoemde projecten bleek bovendien dat dit een veelvoorkomend probleem was in de bibliotheek- en archiefwereld. Hiertoe besliste de Gentse Universiteitsbibliotheek om een plug & play software te ontwikkelen om dit probleem te ondervangen. Met de UGent SIP Creator kunnen kleinere archiefinstellingen zonder specifieke IT-kennis meteen aan de slag gaan om archiefdata en metadata voor te bereiden voor opslag in een e-depot.

Op vraag van de Vlaamse Overheid werd dit project verbonden aan het project ‘Publicatie:Stappenplan Overdracht Digitaal Archief (SODA)’ (werktitel: ‘Naar een digitaal depotmodel voor kleine archiefinstellingen’) van het Archief en Museum voor Vlaams Leven in Brussel (AMVB). Er werd besloten intens samen te werken en beide projecten op elkaar af te stemmen. Hiertoe werd een gezamenlijke stuurgroep samengesteld met vertegenwoordiging uit: Faro, Vlaamse Erfgoedbibliotheek, PACKED vzw, Archiefbank, Heemkunde Vlaanderen, VUB – Master na Master Archivistiek, Felixarchief, BAM, ADVN, AMVB en de Universiteitsbibliotheek Gent.

Aan de ontwikkeling van de UGent SIP Creator werkten mee:

  • Inge Van Nieuwerburgh, coördinator digitale bibliotheek, projectcoördinator
  • Nicolas Franck, projectmedewerker, ontwikkeling software
  • Ariane Van de Vyver, projectmedewerker, documentatie

Wat?

SIP staat voor Submission Information Package: een verzameling digitale bestanden die, vergezeld van de nodige administratieve en structurele metadata, op een georganiseerde manier in een "container" - een soort digitaal "pakketje" - worden gestopt. Een SIP creëren is een voorbereidende stap om digitale (container)bestanden op te nemen in een digitaal depot, een informatiesysteem voor langetermijn-opslag ontwikkeld volgens het OAIS-model.

De UGent SIP Creator kan je gebruiken om:

  • digitale bestanden te hernoemen alvorens ze in een containerbestand te verpakken, om zodoende archiefbestanden te krijgen conform de digitaliseringsrichtlijnen en adviezen inzake het hernoemen van te archiveren bestanden.
  • aanmaken van containerbestanden (.zip, .tar) die bestaan uit de digitale bestanden, de bijhorende metadata en checksums om ongewenste wijzigingen in data of metadata te traceren na transport over een netwerk of opslag op een harde schijf.

Op deze manier kan je met de UGent SIP Creator o.a.:

  • een digitale collectie veilig stellen wanneer er geen tijd of kennis is om het te verwerken;
  • een digitaal archief minimaal preserveren in afwachting van een volwaardig digitaal archief;
  • een digitale collectie die online wordt ontsloten in een containerbestand steken voor (middel)lange termijn bewaring

Hoe?

De UGent SIP Creator maakt containerbestanden met behulp van twee standaarden:

  • BagIt, een hiërarchische bestandsstructuur (map met onderliggende submappen en databestanden), waarbij data, metadata en de bijhorende checksums worden opgeslagen in eenzelfde map. Een containerbestand dat gemaakt is met BagIt wordt een bag genoemd.
  • Standaard:METS: staat voor Metadata Encoding and Transmission Standard, een metadatastandaard om beschrijvende, administratieve en structurele metadata van digitale objecten uit een collectie te beschrijven. Deze metadata wordt machine-leesbaar gemaakt door ze te coderen in XML. De UGent SIP Creator gebruikt een METS XML-bestand om alle metadata op een georganiseerde wijze onder te brengen in één bag.

De UGent SIP Creator kan ook beschrijvende metadata uit een extern bestand opnemen en integreren in het METS XML-bestand. De UGent SIP Creator aanvaardt beschrijvende metadata in de volgende bestandsformaten:

  • een valide XML-bestand, bij voorkeur in een formaat dat ondersteund wordt door de Library of Congress;
  • een CSV-bestand dat gemaakt is met het SODA:Invulformulier van het AMVB; of
  • een bag-info.txt bestand dat je maakt met behulp van de UGent SIP Creator of met je eigen tekstverwerker.

Meer informatie over de werking van de software, kan je vinden in de softwaredocumentatie.