SODA:Visuele controle

open

Benodigdheden

• Checklist Prospectie (SODA invulformulier)
• Eventueel digitale camera

Wat?

Tijdens de visuele controle documenteer je hetgeen je met het blote oog kan vaststellen. Tijdens deze fase zet je dus geen computers aan.

Waarom?

Deze stap laat toe:

• een controle uit te voeren op de juistheid van de informatie die je uit het interview haalde
• de fysieke bawaarlocatie te bestuderen en risico's te identificeren.

Wanneer?

De visuele controle vindt plaats na het interview met de overdrager en gaat vooraf aan een systeem- en bestandsanalyse.

Hoe?

Noteer alle kenmerken die visueel vastgesteld kunnen worden. Maak eventueel foto's om latere verwerking of controle van deze fase mogelijk te maken.

Tijdens de visuele controle documenteer je de volgende bevindingen in het SODA invulformulier

Inhoud en bereik (2.2)

• Hier wordt gepeild naar de bewaringsconditie van het digitale archief. Concreet houdt dit in dat je gaat kijken in welke omstandigheden de externe dragers bewaard worden.

ICT beheer (2.3)

• Onderzoek op welke media de bestanden oorspronkelijk bewaard werden
• Onderzoek ook (voor zover dit vast te stellen is zonder de computer aan te zetten) welke toepassingen gebruikt werden voor het creëren en het beheren van documenten.

Hardware (2.5):

• Controleer de hardware die exclusief toegang verleent tot bepaalde bestanden.
  • Om welke types hardware gaat het? (server, pc, externe harde schijf, dvd, ...)
  • Wat is het merk van de hardware?
  • Welke poorten zijn beschikbaar om verbinding te maken met de hardware?
• In deze fase kan je aan alle hardware al een uniek nummer toekennen, om er later correct naar te kunnen verwijzen.

Software (2.6)

• Is er nog beschikbare (analoge) documentatie over de software aanwezig, voor zover die software exclusief toegang verleent tot bepaalde bestanden.

Hulpbestanden (2.7)

• Is er nog beschikbare documentatie over de hulpbestanden aanwezig?

Toets tegelijk je visuele vaststellingen aan de antwoorden die de overdrager gaf op de overeenkomstige vragen tijdens het interview. Vraag om verduidelijking waar nodig.