SODA:Registreer het aanbod

Uit Cultureel Erfgoed Standaardentoolbox
Ga naar: navigatie, zoeken

Workflow algemeen aanbod.jpg

Benodigdheden

Wat?

Via een aanvraagformulier komt een aanbod binnen voor de overdracht van digitaal archief. Dit formulier komt overeen met het onderdeel ontvangst aanbod in het SODA:Invulformulier. Dit kan je eventueel in vereenvoudigde vorm aanbieden.

Waarom?

De registratie van het aanbod legt belangrijke metadata vast. Zelfs wanneer acquisitie achteraf niet mogelijk blijkt, heb je via registratie informatie opgeslagen die later van pas kan komen, wanneer bijvoorbeeld het acquisitiebeleid wordt herzien.

Wanneer?

Het aanbod wordt geregistreerd op het moment dat je het ontvangt.

Hoe?

Registreer de gegevens met betrekking tot het aangeboden archief, de overdrager en de archiefvormer in het SODA:Invulformulier. Door de gegevens hier in te vullen, worden ze automatisch gemapped naar een Standaard:EAD/Standaard:PREMIS-metadataprofiel. Vul dit tabblad van het formulier correct en volledig in. Neem bij onduidelijkheid contact op met de potentiële overdrager en vraag om verduidelijking.

Opgelet!

ISIL-code Bewaarplaats:

  • Standaard:ISIL is de afkorting voor 'International Standard Identifier for Libraries and Related Organizations'. Aan de hand van deze code kan elke instelling uniek geïdentificeerd worden. Een ISIL code kan je aanvragen via http://isil.kbr.be/home.php?lang=nl.

Datering Standaard:ISO 8601:

Volgens deze ISO-norm worden tijdsbepalingen op een gestandaardiseerde manier weergegeven, in dalende orde van grootte.

  • Voor data betekent dit:
    • <jaartal (4 cijfers)>-<maand (2 cijfers)>-<dag (2 cijfers)>
    • JJJJ-MM-DD
    • Bijvoorbeeld: 1989-02-22
  • Periode tussen twee data weergeven:
    • <begindatum>/<einddatum>
    • JJJJ-MM-DD/JJJJ-MM-DD
    • Bijvoorbeeld 2012-04-10/2013-01-23

De datum van het digitaal archief kan voor verwarring zorgen bij de registratie. De datum van creatie van bestanden wordt niet automatisch bewaard. De begin- en einddatum die je in het aanvraagformulier registreert, wordt beter gebaseerd op de data van de laatste wijziging van de bestanden.

Wanneer blijkt dat het aangeboden materiaal uit meerdere archieven bestaat, maak je hierin een onderscheid. Vul dan voor elke archiefvormer een aparte fiche in.