Projecten:SCALA
SCALA is een project van het AIDA samenwerkingsverband met als doel een use case te ontwikkelen voor een oplossing voor de preservatie van digitaal geboren privaatrechtelijke archieven.
Wat zijn digitaal geboren privaatrechtelijke archieven?
Privaatrechtelijke archieven zijn documenten in eender welke vorm die door personen of organisaties in de private sector gemaakt of ontvangen zijn, en die bewaard worden in het licht van hun werking of activiteit. Het kan gaan om bijvoorbeeld architecten, schrijvers, vakbondsorganisaties, vrijwilligersorganisaties enz.
Digitaal geboren archieven zijn archieven die op digitale wijze zijn ontstaan. Word-documenten bijvoorbeeld, digitale foto's en digitale bouwtekeningen, maar ook websites of een Facebook account.
Digitaal geboren archieven komen in vele vormen en maten. SCALA focust zich heel specifiek op digitaal geboren archief in boomstructuren. Dit wil zeggen: digitale documenten die geordend en doorzoekbaar zijn met behulp van mappen en bestandsnamen.
Wat is AIDA?
AIDA is een samenwerkingsverband van negen archiefinstellingen die samen een oplossing willen creëren om digitale archieven op een veilige manier te verwerken, te bewaren en beschikbaar te maken.
Digitaal archiveren doe je niet zomaar: We moeten kunnen aantonen dat bestanden niet zonder controle gewijzigd zijn en voldoende metadata verzamelen om het archief doorzoekbaar te maken. Daarnaast zijn systemen nodig om beveiligde digitale opslag te voorzien en om obsolete bestanden om te zetten naar bestanden die ingelezen kunnen worden door de software van vandaag. Dit alles moet schaalbaar zijn, want we voorzien de komende jaren een grote toename in de aangroei van digitale archiefcollecties.
Het gewenste niveau van digitaal archiveren wordt vastgelegd door internationale standaarden. Met AIDA willen de partners hun digitaal archiefbeheer professionaliseren door toe te werken naar deze standaarden. Door onze middelen te poolen met andere erfgoedinstellingen in Vlaanderen, verhogen we onze slagkracht.
AIDA staat voor Automatisering Ingest Digitale Archieven. De partners van AIDA zijn: ADVN, Amsab-ISG, AMVB, Archiefpunt, AVG-CARHIF, CAVA, Letterenhuis, meemoo en Vlaams Architectuurinstituut.
Waarom SCALA?
De partners van AIDA willen we een oplossing voor de preservering van digitaal geboren archiefcollecties ontwikkelen die aan hun noden voldoet en die overeenstemt met AIDA's waardenkader, waarbij we sterk inzetten op voldoende autonomie tegenover technische leveranciers, expertiseopbouw bij de partners zelf en voldoende inspraak van de partners. Deze oplossing is een combinatie van:
- beleid (preserveringsstrategie)
- hard- en software (ingest tooling, storage faciliteiten...)
- diensten (support, kennisdeling...)
SCALA is opgezet als een grote use case die werd uitgevoerd van 2021 t.e.m. 2023, opgesplitst in twee fasen. Het project werd mogelijk gemaakt dankzij een subsidie van de Vlaamse Overheid.
SCALA Fase 1 (01/05/2021 - 30/04/2022)
Tijdens de eerste fase rolden we een piloot preserveringssysteem uit en evalueerden we de werking. We voerden gesprekken met andere instellingen die digitaal archiveren over de opslag van de digitaal geboren archieven en onderzochten of de E-ARK standaard kan leiden tot meer harmonisering in praktijken.
WP1: Selectie technische partner
Om het piloot preserveringssysteem te realiseren, selecteerden we via een aanbesteding een geschikte leverancier. Hiervoor stelden we voorafgaand een programma van eisen op.
Het preserveringssysteem moest aan de volgende vier eisen voldoen:
- Overeenstemmen met de AIDA-waarden: onafhankelijkheid van leverancier; experiment en expertiseopbouw; transparantie en inspraak.
- Afgestemd zijn op de ingest en verwerking van digitaal geboren privaatrechtelijk archief: Het systeem moest voldoende flexibiliteit bieden, zodat archieven na een minimale hoeveelheid pre-ingestacties konden worden geïngest en veilig worden bewaard op de tape storage van meemoo. Het systeem moest bovendien toelaten dat AIPs op een later tijdstip konden worden gewijzigd door het toevoegen, wijzigen of herstructureren van data en metadata.
- E-ARK conforme AIPs garanderen om de onafhankelijkheid van de leverancier te waarborgen.
- Het systeem moest naadloos kunnen worden geïntegreerd met bestaande systemen, waaronder het archiefsysteem (MAM) van meemoo.
Uiteindelijk werd de opdracht gegund aan KEEP Solutions na een evaluatie- en onderhandelingsronde.
Resultaten
- Uitgestuurde aanbesteding
- Geselecteerde partner: KEEP Solutions
WP2: Ontwikkeling piloot preserveringssysteem
In werkpakket 2 ontwikkelden we samen met KEEP Solutions en meemoo het piloot preserveringssysteem.
De ontwikkeling van het systeem gebeurde in drie iteraties. Ze omvatte onder andere de ontwikkeling van specifieke plugins:
- een AIDA ingest plugin
- meemoo plugins voor de koppeling met het MAM van meemoo
Het SCALA team verzamelde bemerkingen als issues op GitHub. Bugs en feature requests werden op deze manier gemeld en door KEEPS behandeld.
Resultaten
- Technische documentatie op SCALA GitHub
- Broncode Pilootsysteem (Niet gepubliceerd om veiligheidsredenen)
WP3: Evaluatie piloot preserveringssysteem
De partners van SCALA testten de ingest en het beheer van hun digitaal geboren archieven in het piloot preserveringssysteem. Hiervoor organiseerden we ook twee workshops om het systeem te leren kennen. Gedurende verschillende processen zijn tijdsmetingen uitgevoerd om inzicht te krijgen in de prestaties van het pilootsysteem. Ook konden we een eerste overzicht opstellen van de technische requirements van een preserveringssysteem, van groot belang om een eerste budgetinschatting te maken.
De bevindingen van de evaluatie hebben we samengebracht in een gevalstudie die je kunt nalezen op CEST.
Resultaten
WP4: Specificatie Standaard E-ARK AIP
In werkpakket 4 stelden we een specificatie op van onze AIP-structuur op basis ISO 16363. In dit document kunnen archiefbeheerders, digitaal depotbeheerders en IT-ontwikkelaars steeds nagaan hoe de gepreserveerde digitaal geboren archieven en hun metadata worden opgeslagen en bewaard.
Hoe de SCALA AIP technisch in elkaar zit wordt gedocumenteerd op een Githubpagina.
Werkgroep E-ARK AIP
In dit werkpakket brachten we instellingen samen met expertise in digitale archivering om draagvlak te creëren voor de adoptie van een E-ARK AIP voor privaatrechtelijke archieven. We discussieerden over het nut van E-ARK als Europese standaard om digitaal geboren archieven met hun metata op te slaan.
SCALA focusdag
Op 26 april organiseerde AIDA in het Letterenhuis in Antwerpen een focusdag over digitale archiveringsoplossingen voor de cultureel-erfgoedsector. Met dit initiatief wil AIDA het SCALA project voorstellen en de cultureel-erfgoedsector samenbrengen om ideeën uit te wisselen over het thema van digitaal preserveren.
Resultaten
- Specificatie AIP (PDF)
- Structuur AIP (Github)
- AIDA en SCALA focusdag (26 april 2022)
WP5: Projectmanagement
- Administratieve en inhoudelijke rapportering
- Communicatie
- Aanwerving projectmedewerker
- Algemene coördinatie
SCALA Fase 2 (01/09/2022 - 31/08/2023)
Tijdens de tweede fase van het project stonden het maken van een veldtekening, het uitwerken van een organisatiemodel en het schrijven van een financieel plan centraal.
WP1: Veldtekening en Whitepaper
De veldtekening onderzoekt de noden met betrekking tot de preserving van digitaal geboren privaatrechtelijke archieven in de erfgoedsector. Welke rol spelen bestaande digitale depotinfrastructuren in het vervullen van deze noden? Hoe verhouden deze noden zich tot de preservering van andere soorten digitaal geboren archieven (zoals bijvoorbeeld audiovisuele collecties of webarchivering) en gedigitaliseerde collecties? En wat zijn de belangrijkste knelpunten?
In de whitepaper werken we een case voor de werking van AIDA uit. De whitepaper beschrijft de diensten en werkprocessen die de preservatie van digitaal geboren archieven kunnen ondersteunen en de strategieën die er zijn om bestaande digitale depotinfrastructuren in te zetten. We onderzoeken hoe AIDA tegemoet kan komen aan de noden die in de veldtekening zijn geïdentificeerd.
Bevraging van de sector
Een eerste versie van de veldtekening werd via een enquête ter externe review voorgelegd aan de cultureel-erfgoedsector. De enquête liep van 1 maart t.e.m. 21 april. Negentien respondenten gaven hun feedback via de enquête.
Daarnaast voerde het SCALA-team gesprekken met verschillende instellingen binnen de cultureel-erfgoedsector: meemoo, DAV, KADOC, Liberas, CEMPER, Histories, Universiteitsbibliotheek Gent, Designmuseum Gent, FOMU, Kazerne Dossin, SMAK, Rubenianum.
Resultaten
- Veldtekening Preservering Digitale Privaatrechtelijke Archieven en Collecties in Vlaanderen
- AIDA Whitepaper Werkproces Preservering Digitale Privaatrechtelijke Archieven & Collecties
WP2 en WP3: Uitwerken organisatiemodel en financieel plan
Een duurzame organisatie zet je niet op zonder goede afspraken en een budget. In werkpakket 3 schreven we voor AIDA een ondernemingsplan uit, waarbij we ook een financieel plan voor de organisatie uitwerkten voor de komende vijf jaar, voortwerkend op de bevindingen van SCALA fase 1. In werkpakket 2 keken we naar het organisatiemodel voor AIDA. We werkten een draft samenwerkingsovereenkomst uit waarbij we AIDA vormgeven als een contractueel vastgelegde samenwerking tussen AIDA's partners.
Beide werkpakketten werden uitgevoerd door het SCALA-team onder begeleiding van advies- en kenniscentrum Febecoop. Feedback van de AIDA-stuurgroep werd bekomen door een intensief traject van tien werksessies.
Resultaten
- AIDA Ondernemingsplan (met financieel plan)
- AIDA Samenwerkingsovereenkomst
WP4: Projectmanagement
- Administratieve en inhoudelijke rapportering
- Communicatie
- Selectie consultant voor WP2 en WP3.
- Algemene coördinatie