Projecten:SCALA
SCALA is een pilootproject met als doel: de uitrol van een gemeenschappelijk testsysteem voor preservering/archivering van digitale bestanden.
SCALA is een gemeenschappelijk project van negen erfgoedinstellingen in Vlaanderen en Brussel (AIDA), die samen een systeem ontwerpen voor de langetermijnbewaring van born-digital archieven met cultuurhistorische waarde. SCALA is opgevat als een proof of concept om een pilootversie van een digitaal archiefdepot (digital repository) uit te testen. Dit digital repository slaat archieven op in generieke digitale archiefcontainers (information packages) volgens het OAIS-model en de nieuwe Europese standaard E-ARK. Het is open source en wordt ontwikkeld door een externe IT-leverancier.
SCALA is met het gebruik van E-ARK een pionier in Vlaanderen en organiseert in functie daarvan een E-ARK werkgroep met externe partners, met wie ze willen komen tot een Vlaams standaardmodel voor information packages. Dit model moet duurzaamheid, systeemonafhankelijkheid en samenwerking bevorderen.
Fase 1
Startdatum: 01/05/2021.
Einddatum: 30/04/2022.
WP1: Selectie technische partner
Dit werkpakket selecteert de technische partner die het piloot-preserveringssysteem moet ontwikkelen op basis van het eisenkader dat in het voortraject werd vastgelegd. De technische partner zal zich richten op het design, de installatie, configuratie en testing van de software van het systeem. Voor de infrastructuurkant werken we samen met meemoo.
Doorlooptijd: 7 weken. Lead: Amsab-ISG.
Doelstellingen
- Publicatie offertevraag technische partner ontwikkeling piloot-preserveringssysteem.
- Administratieve begeleiding van de offertevraag.
- Selectie technische partner ontwikkeling piloot-preserveringssysteem.
- Administratieve begeleiding van de gunning.
- Selectieoverleg samen met AIDA-partners en meemoo.
Deliverables
- D1 Gunningsverslag selectie technische partner.
- D2 Contract met technische partner voor uitvoer WP2.
- D3 Werkplan voor WP2.
Resultaten
- Uitgestuurde aanbesteding
- Geselecteerde partner
- Overige kandidaten
WP2: Ontwikkeling piloot-preserveringssysteem
Dit werkpakket omvat het ontwerp, de ontwikkeling, test en uitrol van het piloot-preserveringssyteem door de technische partner geselecteerd in WP1. De concrete planning voor dit werkpakket wordt uitgewerkt in WP1 binnen de selectieprocedure van de technische partner. Van technische partners wordt vereist dat ze het plan opstellen op basis van de onderstaande taken en milestones.
De software van het piloot-preserveringssysteem ondersteunt de uitvoering van de zes OAIS-functies ingest, archival storage, data management, dissemination, administration en preservation planning. Specifiek voor preservation planning werken we een use case uit voor tekstverwerkingsdocumenten, om zo zelf een bewaarbeleid vorm te geven.
Doorlooptijd: 33 weken. Lead: meemoo.
Doelstellingen
- Analyse
- Scherpstellen van de technische en functionele vereisten van het piloot-preserveringssysteem.
- Iteratie 1
- Implementatie van de volledige ingest workflow.
- De basisstappen voor ingest, AIP-updates en AIP-retrieval kunnen uitgevoerd worden.
- Iteratie 2
- Alle stappen uit de preservatiestrategie kunnen worden uitgevoerd.
- Data in het systeem worden opgeslagen, beheerd en opgeleverd volgens de normen van het AIP-model.
- Iteratie 3
- Bijsturing van het systeem op basis van feedback.
- Documentatie
- Volledige technische documentatie van de pijplijn.
- Documentatie van de software van het piloot-preserveringssysteem.
Deliverables
- D4 Publicatie code van het preserveringssysteem, met een zelf gedefinieerd bewaarbeleid voor tekstverwerkingsdocumenten.
- D5 Volledige technische documentatie van het preserveringssysteem.
Resultaten
- Broncode (beschikbaar op aanvraag)
- Technische documentatie
WP3: Evaluatie piloot-preserveringssysteem
Dit werkpakket test de functionaliteit van het preserveringssysteem met behulp van ‘reële’ digitale privaatrechtelijke archieven. Daarnaast verzamelt dit werkpakket operationele gegevens die nodig zijn voor de verdere uitwerking van het samenwerkingsplan in Fase II van het project.
Doorlooptijd: 19 weken. Lead: ADVN.
Doelstellingen
- Opleiding
- Training voor AIDA-partners om het preserveringssysteem te leren gebruiken.
- Functionele toetsing van
- Ingest van testarchieven in het systeem.
- Creatie van AIPs (=IPs ten behoeve van langetermijnbewaring).
- Creatie van DIPs (=IPs ten behoeve van eindgebruik).
- Re-ingest van testarchieven en updates van AIPs en DIPs.
- IP-opslag en retrieval.
- Performantie van het systeem (aantal archieven tegelijkertijd ingesten, limieten voor gebruikers en IP-formaten, retrieval time voor AIPs...).
- Preservation planning door een zelf-gedefinieerd bewaarbeleid te configureren voor tekstverwerkingsdocumenten.
- Administratieve functionaliteiten als rapportering en gebruikersbeheer.
- Informatie verzamelen over de functionaliteit van de workflows, het IP-model en de preservatiestrategie voor WP2 Iteratie 3.
- Toetsing wijzigingen na 3de iteratie
- Nieuwe ingest na derde en laatste iteratie van het preserveringssysteem.
- Controle parameters uit de eerste functionele toetsing.
- Aanvullen en herwerken van bestaande AIPs testen.
- Evaluatie
- Verwerking van de testgegevens in een evaluatierapport.
- Consensus bekomen onder AIDA-partners over evaluatierapport.
- Redactie evaluatierapport.
Deliverables
- D6 AIPs en DIPs van de ge-ingeste archieven.
- D7 Logboek van de testresultaten.
- D8 Evaluatierapport > Een voltooid evaluatierapport met beleidsdata, ter ondersteuning van de organisatorische en financiële component van fase II + met aanbevelingen voor wijzigingen aan de procedures.
Resultaten
- Evaluatierapport
WP4: Specificatie Standaard E-ARK AIP
Dit werkpakket brengt stakeholders in de duurzame archivering van privaatrechtelijke archieven buiten het AIDA netwerk rond de tafel om draagvlak te creëren voor de adoptie van een E-ARK AIP voor privaatrechtelijke archieven door archiefinstellingen en dienstverleners in Vlaanderen. Dit werkpakket omvat de vorming van een werkgroep waarin, naast de SCALA partners, ook de belangrijkste archiefinstellingen en dienstverleners worden uitgenodigd.
Doorlooptijd: 47 weken. Lead: Archiefpunt.
Doelstellingen
- Review van de E-ARK AIP specificatie
- De werkgroep formuleert antwoorden op de volgende drie vragen:
- Is het IP-model bruikbaar voor de digitale archieven die de stakeholders beheren?
- Is het IP-model implementeerbaar in de digitale infrastructuur die de stakeholders gebruiken?
- Is het IP-model robuust genoeg om als standaard E-ARK AIP te functioneren voor andere archiefinstellingen in Vlaanderen?
- De werkgroep formuleert antwoorden op de volgende drie vragen:
- Werkplan voor de uitrol van een standaard E-ARK AIP in SCALA fase II
- Op basis van de vaststellingen uit de review van de E-ARK-specificatie en uit WP3 stelt de werkgroep een werkplan op voor een werkpakket in fase II van SCALA. In dit werkpakket onderzoeken we de adoptie van de standaard E-ARK AIP bij andere dienstverleners in Vlaanderen.
Dit laat toe om externe archiefinstellingen en dienstenleveranciers die deel uitmaken van de werkgroep, actief te betrekken in de uitvoer van fase 2 van het project.
- Kennisdeling rond de E-ARK specificatie
- De werkgroep onderneemt de volgende acties om kennis over het E-ARK IP-model te verspreiden binnen de sector:
- Publicatie E-ARK IP-specificatie.
- Publicatie Gebruikershandleiding bij de E-ARK IP-specificatie.
- Publicatie SCALA case-study ‘ontwikkelen en configureren E-ARK preserveringssysteem.
- Workshop voor geïnteresseerden om te werken met een demo van het E-ARK preserveringssysteem.
- Studiedag over E-ARK en implementatie in testdepot.
- De werkgroep onderneemt de volgende acties om kennis over het E-ARK IP-model te verspreiden binnen de sector:
Deliverables
- D9 Specificatie E-ARK AIP voor privaatrechtelijke archieven.
- D10 Gebruikershandleiding E-ARK AIP voor privaatrechtelijke archieven.
- D11 SCALA casestudy ‘ontwikkelen en configureren E-ARK preserveringssysteem’.
- D12 Studiedag en workshop over het E-ARK preserveringssysteem.
- D13 Projectplan voor WP Uitrol standaard E-ARK AIP in SCALA fase II.
Resultaten
- Specificatie AIP
- Structuur AIP
- SCALA gevalstudie
- AIDA en SCALA focusdag
WP5: Projectmanagement
Dit werkpakket omvat alle administratieve taken binnen het SCALA project, m.n. financieel beheer van het project en de rapportage aan CJM, aanwerving van de projectcoördinator en organisatie van de teammeetings en de algemene communicatie rond het project. In deze fase wordt ook een projectcoördinator aangeworven die de uitvoer van de volgende werkpakketten zal aansturen.
Doorlooptijd: 55 weken. Lead: VAi.
Doelstellingen
- Aanwerving projectcoördinator
- Organisatie van de selectieprocedure voor de projectcoördinator die de verschillende werkpakketten zal aansturen.
- Financieel beheer
- Beheer toegekende middelen.
- Betaling technische partner.
- Meetings
- Organisatie online meetings.
- Verslagen.
- Rapportering
- Inhoudelijk eindrapport.
- Financieel eindrapport.
- Communicatie
- Publicatie van alle deliverables op CEST.
- Publicatie van alle code op Github.
- Project updates via twitter.
- Presentaties op conferenties, zoals Informatie Aan Zee 2021.
Deliverables
- D14 Inhoudelijk eindrapport.
- D15 Financieel eindrapport.
Fase 2
WP1: Veldtekening
WP1 maakt een analyse van de noden m.b.t. de preservering van born-digital privaatrechtelijke archieven in de erfgoedsector, en de rol van bestaande digitale depotinfrastructuur in het vervullen van die noden. Daarbij zullen we analyseren hoe deze noden zich verhouden tot de preservering van andere soorten born-digital archief (bvb. bestuurlijke archieven, audiovisuele collecties, webarchivering, etc.) en gedigitaliseerde collecties, en analyseren we verschillende strategieën om bestaande digitaal depotinfrastructuur in te zetten in de preserveringsworkflow.
We werken concreet de case voor de werking van AIDA uit binnen de hierboven beschreven veldtekening, met de bijzondere aandacht voor het gebruik van E-ARK als standaard archiefcontainer en het technische partnership met meemoo en KEEP.
Doorlooptijd: 55 weken. Lead: meemoo.
Doelstellingen
- White paper schrijven
- Een eerste versie van het eindrapport die dient als discussienota voor de adviesgroep en interviews
- Adviesgroep
- Samenstelling van de adviesgroep.
- White paper reviewen in samenspraak met de adviesgroep.
- Afsluitend feedbackmoment om de reviews te bespreken en de finale versie van het eindrapport te valideren.
- Onderzoek
- Interviews met met erfgoedinstellingen.
- Focusgroepen met dienstenaanbieders.
- Internationale benchmarking.
- Eindrapport
Deliverables
- Veldtekening over Preservatie Digitaal Privaatrechtelijk Erfgoedarchief in Vlaanderen. Bestand:Veldtekening - Preservering Digitale Privaatrechtelijke Archieven en Collecties in Vlaanderen.pdf
- White paper over Preservering Digitaal Privaatrechtelijk Archief volgens AIDA.
Resultaten
WP2: Organisatiemodel
In WP2 onderzoeken we hoe de AIDA-processen duurzaam kunnen worden beheerd vanuit een samenwerkingsmodel van organisaties. We bekijken hoe operationele taken en verantwoordelijkheden binnen een samenwerkingsverband best verdeeld worden en hoe een evenwichtige besluitvorming kan worden georganiseerd.
Doorlooptijd: 55 weken. Lead: Amsab-ISG & Letterenhuis
Doelstellingen
- Literatuuronderzoek + benchmarking
- Opstart traject organisatieontwikkeling
- Verfijnen van projectplan voor organisatie ontwikkelen i.s.m. consultant.
- Onderzoek scenario’s organisatieontwikkeling AIDA
- Sessies met AIDA-partners: voorbereiding / uitvoering / verslag
- Eindrapport
Deliverables
- Rapport met concrete voorstellen voor een AIDA samenwerkingsmodel.
Resultaten
WP3: Financieel plan
WP3 werkt een financieel plan uit voor AIDA, door te onderzoeken welke mensen en middelen nodig zijn om 7 kernprocessen van AIDA uit te voeren en hoe deze kunnen worden gefinancierd.
Doorlooptijd: 55 weken. Lead: ADVN
Doelstellingen
- Uitwerken dienstenpakket
- Vertaling van de zeven kernprocessen in een concreet dienstenpakket.
- Afstemming dienstenleveranciers
- Dienstenleveranciers in kaart brengen.
- Compatibiliteit met dienstenleveranciers in kaart brengen.
- Identificatie van de mensen en middelen nodig om dit dienstenpakket operationeel te maken.
- Identificatie van mogelijke inkomstenstromen en kostenmodellen.
- Financieel en business plan maken.
Deliverables
- Business plan
- Financieel plan
Resultaten
WP4: Projectmanagement
WP4 omvat alle administratieve taken binnen het SCALA project en doorlopende externe communicatie.
Doorlooptijd: 55 weken. Lead: VAi
Doelstellingen
- Algemene coördinatie
- Aanwerven consultant
- De consultant speelt een adviserende rol in werkpakketten 2 en 3. De consultant wordt aangeworven via een gunningsprocedure.
- Disseminatie & communicatie
- Doorlopend communicatie naar het erfgoedveld.
- Projectverantwoording
- Inhoudelijke en financiële verantwoording na project.
Deliverables
Resultaten