Publicatie:Lastenboek voor de Beeldbank Kusterfgoed

Uit Cultureel Erfgoed Standaardentoolbox
Naar navigatie springen Naar zoeken springen

Dit is de neerslag van een pilootproject dat uitgevoerd werd in het kader van het project Blauwdruk Gedistribueerd Beeldebeheer

Auteur

  • Nastasia Vanderperren (PACKED vzw)

Status

  • Visie en doelstellingen bepalen: afgerond
  • Lastenboek opmaken: in uitvoering
  • Metadatamodel ontwikkelen: afgerond

Probleemstelling

Naar aanleiding van het stopzetten van Beeldbank West-Vlaanderen voor externe partners en de plannen van Stad Oostende om een nieuwe beeld- en archiefbank te laten ontwikkelen, stelde Erfgoedcel Kusterfgoed voor om een gezamenlijke beeldbank te ontwikkelen voor de gemeenten binnen haar werkingsgebied (Middelkerke, Oostende, Blankenberge en De Haan). Oostende was de enige van de vier gemeentes die een instrument had om iconografische collecties te beschrijven. Door het wegvallen van de Beeldbank West-Vlaanderen hadden de drie andere gemeentes geen mogelijkheden meer om hun iconografische collecties te ontsluiten.

Kusterfgoed is op dat moment een nieuwe erfgoedcel waar in 2016 twee personen werkten - in 2017 groeiden ze aan tot drie personen. Er was weinig technische expertise om de aanbesteding voor een beeldbank uit te voeren. PACKED vzw werd daarom gecontacteerd om de erfgoedcel te ondersteunen bij het opmaken van het lastenboek en de gunning van de beeldbank en website.

Methode

Scope bepalen

Kusterfgoed startte met de uitwerking van een visietekst en het bepalen van de scope. In de visietekst werd vastgelegd welke collecties in de beeldbank opgenomen werden en onder welke voorwaarden dit kon gebeuren. Op basis van deze doelstellingen kon dan een geschikte oplossing gezocht worden.

Beeldbank Kusterfgoed moest een laagdrempelig platform worden waar waardevolle bekende en onbekende erfgoedcollecties uit de vier kustgemeentes in de kijker geplaatst worden. Het moest tevens aan lokale erfgoedspelers (instellingen, verenigingen, maar ook particulieren) een gratis instrument bieden om hun collecties te kunnen beschrijven en ontsluiten.

De Beeldbank beperkte zich tot collecties uit de gemeentes. Archiefbescheiden kon er niet in opgenomen worden. Enkel beelden waarvan de metadata voldoen aan de minimumvereisten konden opgenomen worden. De beelden beperken zich tot raadpleegkopieën waarvan de kwaliteit voldoet aan minimumvereisten die door Kusterfgoed opgesteld werd.

Het project werd getrokken door Kusterfgoed en werd opgevolgd door een werkgroep waarin de archivarissen en cultuurfunctionarissen van de vier gemeentes zetelden.

Keuzes maken

Samen met PACKED vzw werden de verschillende scenario's voor de ontsluiting van beelden overlopen:

De aanbesteding voor de website gebeurde apart. De twee delen zouden aan elkaar gekoppeld worden door middel van een RESTful API. Een RESTful API maakt het mogelijk om data met externe systemen te delen en om bv. websites en applicaties te bouwen op het systeem waarin de beelden beheerd worden zonder dat ze één geheel vormen. Zo kunnen de twee delen los van elkaar vervangen worden en maakte Kusterfgoed zich minder afhankelijk van één dienst of leverancier.

ResourceSpace[1] bood een trial versie aan waarin het DAM-systeem gratis uitgetest kon worden. Er werd besloten om het DAM-systeem te testen met een kleine collectie. De beelden werden beheerd in ResourceSpace; collectiebeschrijving gebeurde voorlopig in Excel. Dit kon dan later eenvoudig geïmporteerd worden in een collectiebeheersysteem zoals CollectiveAccess.

Open source DAM-systeem uittesten

PACKED vzw en Kusterfgoed werkten samen een reeks use cases uit om de software te testen. Use cases werden opgesteld rond:

  1. beeldbeheer
    1. import van beelden: individueel en in bulk
    2. beschrijving van beelden
    3. raadplegingskopieën aanmaken
    4. beelden publiek maken
    5. beelden verwijderen
    6. beelden indelen in collecties
  2. metadatabeheer
    1. metadatamodel aanpassen
    2. formulier voor invoer van metadata aanpassen
  3. gegevens invoeren
    1. via de webinterface
    2. via de import van een csv
  4. gegevens exporteren
    1. van alle records
    2. van een collectie
    3. van een vrije selectie van beelden
  5. gebruikersbeheer
    1. gebruikers toevoegen
    2. gebruikersrollen vastleggen
  6. thesaurusbeheer
    1. termenlijsten opmaken
    2. termenlijsten beheren

Deze use cases werden door Kusterfgoed uitgetest met een kleine collectie. Het grootste deel van de use cases kon uitgevoerd worden, maar we slaagden er niet in om zelf het DAM-systeem zo te configureren dat het aan alle eisen voldeed. Het DAM-systeem werd door Kusterfgoed positief beoordeeld. Indien er tot de aanschaf van het systeem overgegaan werd, kon aan Montala, het bedrijf achter ResourceSpace, gevraagd worden of het systeem door hen zo geconfigureerd kon worden dat het wel aan alle eisen voldeed.

De werkgroep was echter niet overtuigd en stond niet achter het voorstel om verder te gaan met ResourceSpace. Er werd overgeschakeld naar een klassieke aanbesteding.

Lastenboek ontwikkelen

Om functionele en technische vereisten uit te werken voor het lastenboek werden use cases opgesteld. Iedere gemeente maakte een beschrijving van alle workflows met betrekking tot hun iconografische collecties. Deze konden samen verwerkt worden tot een aantal use cases die de vereisten voor het lastenboek zouden bepalen.

Metadatamodel uitwerken

Voor Beeldbank Oostende werd in het verleden een metadatamodel ontwikkeld dat al verschillende jaren in gebruik is. Het was een eis van Stad Oostende dat dit datamodel geïmplementeerd werd in het DAM-systeem, zodat Stadsarchief Oostende haar werking kon continueren.

Het metadatamodel van Beeldbank Oostende was niet gebaseerd op standaarden. Om de uitwisseling van de data met verschillende systemen mogelijk te maken, werkte PACKED vzw een nieuw metadatamodel uit waarin de velden van Beeldbank Oostende gemapt werden naar standaardmetadataschema’s en -terminologieën.

Beeldbank Oostende werd gebruikt om objecten (affiches, dia’s, foto’s, drukwerk, kaarten en plannen, prentbriefkaarten, prenten en tekeningen), diens digitale representaties en externen die beelden aanleveren (maar die niet noodzakelijk gemaakt hebben) te beschrijven. Per objecttype werden geschikte velden voorzien. Het nieuwe metadatamodel werd ontwikkeld voor alle objecttypes. Om geschikte standaarddatastructuren te kunnen gebruiken, werd het oude metadatamodel opgesplitst in drie entiteiten:

  • object: dit zijn metadata over het object, m.n. hetgene het digitale bestand representeert.
  • beeld: dit zijn de metadata over het digitale bestand zelf.
  • agent: dit zijn metadata over personen of organisaties die beelden aanleveren.

Volgende metadatastandaarden werden gebruikt:

  • MODS voor de beschrijving van objecten. MODS is een standaard voor de beschrijving van bibliografische gegevens. De keuze viel op deze standaard omdat de objecten in Beeldbank Oostende op een bibliografische manier beschreven werden.
  • XMP voor technische en administratieve metadata over het digitale bestand die ingebed moeten worden. XMP is ontwikkeld door Adobe en een internationale standaard voor ingebedde metadata. Het kan gebruikt worden als containerformaat om andere datastructuren in op te nemen.
  • EXIF/TIFF voor technische en administratieve metadata. Deze metadata ontbraken in het oude model en worden in dit model toegevoegd. Deze datastructuren zijn gedefinieerd als namespaces binnen XMP en kunnen op deze manier ingebed worden in digitale bestanden.
  • Dublin Core wordt gebruikt voor beschrijvende metadata van het object die ingebed moeten worden in het digitale bestand. Dublin Core is ook als namespace gedefinieerd binnen XMP.
  • XMPRights werd gekozen voor administratieve metadata met betrekking tot de rechten van het digitale bestand. XMPRights is een aparte namespace binnen XMP.
  • vCard wordt gebruikt voor de beschrijving van agents. vCard is een webstandaard voor de uitwisseling van persoonsgegevens. EAC-CPF en FOAF werden ook overwogen, maar in EAC-CPF was het niet mogelijk om contactgegevens zoals e-mail en telefoonnr. op te nemen, terwijl FOAF niet beschikte over velden voor adresgegevens.

Voor bepaalde metadatavelden van het object werden standaardterminologieën gezocht. Standaardterminologieën verbeteren de eenvormigheid van beschrijvingen waardoor ze voor de gebruiker beter vindbaar zijn en de collecties beter doorzoekbaar worden.

Volgende standaardterminologieën werden gekozen:

  • Geonames voor plaatsnamen en postcodes.
  • Open Street Map[2] of CRAB[3] voor adressen, straatnamen, postcodes, plaatsnamen,... Open Street Map is de Wikipedia van de kaarten. Gebruikers kunnen er kaarten aanmaken, bewerken en van (gedetailleerde) informatie voorzien. Iedere entiteit in Open Street Map (rivieren, gebouwen, straten, gemeentes, stations, …) heeft een ID. CRAB is het adressenregister van de Vlaamse Overheid en is beschikbaar als open data.
  • ISO 8601 voor termen die te maken hebben met tijd en data (datum).
  • ISO 639-3 voor de codering van taal.

Voor velden waar geen standaardterminologie voor bestaat, werd een lijst van termen voorgesteld. Beeldbank Oostende beschikte over een trefwoordenlijst van 39 termen. Deze werd ook in het model ondergebracht.

Tot slot werd in het model het datatype opgenomen. Dit documenteert welke data deze velden dienen op te nemen:

  • tekst voor tekstvelden. Deze kunnen letters, cijfers, spaties en andere tekens bevatten.
  • numeriek wanneer enkel getallen toegelaten zijn
  • datum voor velden die enkel data (datum) kunnen bevatten
  • keuzelijst voor velden die verbonden zijn met een termenlijst of standaardterminologie
  • boolean voor aanvinkvelden
  • URI voor PIDs van IDs
  • relatie wanneer een veld een relatie legt met een ander veld binnen dit model

Een aantal velden uit het metadatamodel van Beeldbank Oostende werden geschrapt omdat het over een DAM-functionaliteit ging, zoals rotatie, tonen van beelden met copyright, reservatie, save/print, etc. Deze velden hoeven niet in als metadata opgenomen te worden. Deze functies worden via logging bijgehouden door het DAM-systeem.

Beoordeling offertes

Actie wordt uitgevoerd in najaar 2017.

Gunning

Actie wordt uitgevoerd in najaar 2017.

Resultaten

Contact

Nastasia Vanderperren
medewerker PACKED vzw
E: nastasia@packed.be
T: +32 (0)2 217 14 05

Referenties

  1. ↑ http://www.resourcespace.org
  2. ↑ http://www.openstreetmap.org
  3. ↑ https://overheid.vlaanderen.be/producten-diensten/adressenregister-crab
Overgenomen van "https://www.projectcest.be/w/index.php?title=Publicatie:Lastenboek_voor_de_Beeldbank_Kusterfgoed&oldid=25526"