Handboek rechten klaren:Uitzonderingen op het auteursrecht - erfgoedorganisaties
Voor elke handeling ten aanzien van een bepaald werk van een auteur is zijn toestemming vereist. In ruil voor het geven van die toestemming kan de auteur een vergoeding eisen. Er zijn echter bepaalde handelingen die de auteur niet kan verbieden.
Een aantal van deze uitzonderingen zijn onder bepaalde voorwaarden bruikbaar voor erfgoedorganisaties:
- de preserveringsuitzondering;
- de uitzondering voor intra muros exploitatie;
- de uitzondering voor reclamedoeleinden.
De preserveringsuitzondering
Een bibliotheek, museum of archief kan zich enkel beroepen op de preserveringsuitzondering als het om een publiek toegankelijke instelling gaat die niet het behalen van een direct of indirect economisch of commercieel voordeel nastreeft. Bovendien moet het aantal gemaakte kopieën evenredig zijn aan het voor de bewaring van het culturele en wetenschappelijke patrimonium gestelde doel. Dit betekent dat de bibliotheken, musea en archieven werk uit hun collecties mogen migreren naar ieder ander formaat indien dit vereist is voor een geschikte langetermijnbewaring. Een bijkomende voorwaarde is evenwel dat de reproductie niet in de weg mag staan van een normale exploitatie van het werk en dat ze geen onredelijk nadeel mag toebrengen aan de wettige belangen van de auteur. De kopieën die met behulp van de preserveringsuitzondering worden vervaardigd, blijven eigendom van de instellingen, die zichzelf ieder commercieel of winstgevend gebruik ervan ontzeggen. De auteur kan wel steeds toegang krijgen tot de kopieën wanneer hierbij rekening wordt gehouden met de bewaring van het werk en een vergoeding wordt betaald voor het geleverde werk van de instellingen.
De uitzondering voor intra muros exploitatie
Een bibliotheek, museum of archief (of onderzoeks- en onderwijsinstelling) kan zich beroepen op de uitzondering voor intra muros exploitatie als de ontsluiting enkel gebeurt voor bezoekers die het materiaal willen raadplegen voor onderzoek of privéstudie. Er kan hierbij evenwel worden verondersteld dat de bezoeker van zulke instellingen deze bezoekt om zijn kennis bij te schaven, en dus noodzakelijkerwijze aan privéstudie doet. De instellingen mogen geen direct of indirect economisch of commercieel voordeel nastreven.
"In een arrest van 11 september 2014 verduidelijkt het Europese Hof van Justitie dat de instelling daarbij het recht heeft om analoog materiaal uit haar collectie te digitaliseren indien dit noodzakelijk is om die werken via speciale terminals in de gebouwen van die instellingen beschikbaar te stellen voor de gebruikers. Het afdrukken van deze werken op papier of de opslag ervan op een USB-stick, die door de gebruikers worden verricht via speciale terminals die zijn geïnstalleerd in de instellingen valt volgens het Hof van Justitie niet onder de draagwijdte van deze uitzondering. Het Hof stelt evenwel dat dit wel is toegestaan indien het nationaal recht (in een reprografie of digitale kopie uitzondering) in deze mogelijkheid voorziet. Naar Belgisch recht zal afdrukken mogelijk zijn van artikelen, werken van beeldende kunst of fragmenten van andere werken (dus niet een volledig boek) voor privégebruik en ter illustratie bij onderwijs of voor wetenschappelijk onderzoek. (Art. XI.190, 6° WER: de gedeeltelijke of integrale reproductie op papier of op een soortgelijke drager, van artikelen, van werken van beeldende of grafische kunst, of van korte fragmenten uit andere werken, met behulp van ongeacht welke fotografische techniek of enige andere werkwijze die een soortgelijk resultaat oplevert, wanneer die reproductie wordt verricht ter illustratie bij onderwijs of voor wetenschappelijk onderzoek, voor zover zulks verantwoord is door de nagestreefde niet-winstgevende doelstelling en die geen afbreuk doet aan de normale exploitatie van het werk, en voor zover de bron, waaronder de naam van de auteur, wordt vermeld, tenzij dit niet mogelijk blijkt.) Opslaan op een USB-stick zal enkel mogelijk zijn voor artikelen, werken van beeldende kunst of fragmenten van andere werken ter illustratie bij onderwijs of voor wetenschappelijk onderzoek (en niet voor privé-gebruik). De huidige compensatievergoedingsregeling (via Reprobel en Auvibel) is hiervoor verschuldigd." (J. Deene, SA&S)
De uitzondering voor reclamedoeleinden
Erfgoedorganisaties kunnen in bepaalde gevallen ook gebruik maken van de uitzondering voor reclamedoeleinden. Dit kan voor zover het reclame betreft voor de openbare tentoonstellingen (of openbare verkopen) van artistieke werken en voor zover deze reclame noodzakelijk is voor de promotie van die gebeurtenissen, met uitsluiting van enig ander commercieel gebruik. Dit betekent dat na afloop van bijvoorbeeld de openbare tentoonstelling voor de erfgoedorganisatie de mogelijkheid vervalt om zich te beroepen op deze uitzondering.
De bovenvermelde uitzonderingen zullen voor erfgoedorganisaties echter vaak geen oplossing bieden, omdat meerdere voorwaarden aan deze uitzonderingen zijn verbonden en ze door de rechtspraak op een restrictieve manier worden geïnterpreteerd. De toestemming in de vorm van een schriftelijke overeenkomst met de auteur of andere rechthebbende(n) blijft dan ook meestal noodzakelijk.