Publicatie:UGent SIP Creator:Bestanden hernoemen en nummeren

Uit Cultureel Erfgoed Standaardentoolbox
Ga naar: navigatie, zoeken

Vooraleer je digitale bestanden in een bag stopt, moeten de bestandsnamen voldoen aan een reeks formele criteria. Dit is noodzakelijk om bags in een latere fase volautomatisch te laten controleren door computersystemen zonder dat deze systemen zich vergissen van computerbestand. Doorgaans moeten de bestanden in digitaal archief "in bulk" hernoemt worden, vooraleer ze in een digitaal depot kunnen opgenomen worden. De UGent SIP Creator bevat daartoe een Renamer waarmee je een aantal formele regels kan bepalen om de bestanden die je in de bag wil stoppen te normaliseren.

1. Data hernoemen: de regels van de kunst

Bestandsnamen van digitale bestanden die opgenomen worden in een bag moeten aan de volgende formele eisen voldoen. Gebruik enkel:

  • letters (a-z),
  • cijfers (0-9) en
  • de underscore (_).
  • Geen spaties of andere (lees)tekens!

Daarnaast zijn er een reeks gouden regels voor het archiveren van digitale bestanden. Bestandsnamen van digitale bestanden die opgenomen worden in een bag beantwoorden bij voorkeur aan de volgende regels:

  • Gebruik ofwel 'betekenisvolle', ofwel 'betekenisloze' bestandsnamen
  • Bestandsnamen tellen maximum 30 karakters
  • Noteer data volgens de structuur JJJJMMDD
  • Zorg ervoor dat bestandsnamen uniek zijn
  • Pas dezelfde structuur overal consequent toe
  • Gebruik extensies die bestaan uit drie tekens
  • Gebruik voorloopnullen
  • Gebruik kleine letters voor zowel de naam als de extensie

De Renamer biedt een aantal functionaliteiten om deze minimale en aanbevolen regels toe te passen op de bestanden die in de bag terecht komen. Deze functionaliteiten zijn opgedeeld in twee groepen: bestanden hernoemen en bestanden hernummeren.

2. Bestanden hernoemen

Open Renamer

Om bestanden te hernoemen neem je de volgende stappen:

  • Start de UGent SIP Creator software
  • Ga naar 1. Hernoem Bestanden (optioneel) en klik op Open Renamer of klik in de menubalk op Renamer en vervolgens op Renamer in het dropdown menu. Er opent een nieuw venster dat bestaat uit vier deelvensters:
    • Linksboven zie je de mappen van je computer in een boomstructuur.
    • Rechtsboven verschijnen de geselecteerde bestanden.
    • Linksonder staan de acties die je kan ondernemen om de bestanden te hernoemen.
    • Rechtsonder staan de bestanden zoals ze er na het hernoemen zullen uitzien.
  • Blader in de boomstructuur linksboven naar de map waarin de te hernoemen bestanden staan. Selecteer deze map. De inhoud van de map verschijnt in het deelvenster rechtsboven.
  • Selecteer linksonder het tabblad Hernoemen. Met behulp van dit tabblad kan je verschillende acties uitvoeren om bestanden te hernoemen. Deze acties zijn optioneel. Je hoeft niet alle acties te gebruiken. Het tabblad bevat de volgende functies:
Renamer_Hernoemen
    • Templates: Met dit keuzemenu kan je een aantal vooraf ingestelde acties uitvoeren om je bestandsnamen te normaliseren. Door één van deze templates te kiezen worden een aantal vaste reguliere expressies ingevuld in de velden Vervang en Door. Je kan kiezen uit de volgende templates: verwijder leestekens, verwijder de spaties of vervang de spaties door een underscore (_) in de geselecteerde bestandsnamen. Nadat je een template hebt uitgevoerd, kan je nog andere wijzigingen doorvoeren in een tweede bewerking.
    • Vervang en Door: Met deze functies kan je de tekens selecteren die hernoemd moeten worden en waardoor die tekens hernoemd moeten worden.
    • Negeer grootte letters: Door deze optie aan te vinken worden zowel hoofdletters als kleine letters hernoemd.
    • Pas toe op onderliggende bestanden en mappen: Door deze optie aan te vinken, worden de gekozen acties uitgevoerd op alle onderliggende mappen en data.
    • Voorvoegsel: Met deze functie kan je een voorvoegsel toevoegen aan de bestandsnaam.
    • Navoegsel: Met deze functie kan je een navoegsel toevoegen aan de bestandsnaam.
    • Reguliere expressie: Door dit vakje aan te vinken wordt het mogelijk om reguliere expressies te gebruiken bij Vervang en Door.
    • Bij fout: Selecteer welke actie de Renamer moet ondernemen wanneer er een fout optreedt bij het hernoemen. Standaard staat hier alles ongedaan maken geselecteerd.
  • Voer de hernoeming van de bestanden door met behulp van de knoppen Simuleer, Reset en Ok:
    • Simuleer: Met deze knop kan je in het deelvenster rechtsonder testen hoe de bestanden er zullen uitzien na het hernoemen. Gebruik deze functie ook om fouten te voorkomen (bvb bestanden die door het hernoemen dezelfde naam zouden krijgen).
      LET OP! Een hernoeming kan niet ongedaan gemaakt worden, dus een simulatie is aangeraden!
    • Reset: Wanneer de simulatie niet naar wens is, klik je op Reset om alle bestandsnamen naar hun oorspronkelijke naam terug te zetten.
      LET OP! Deze functie herstelt geen reeds hernoemde bestanden naar hun oorspronkelijke naam!
    • Ok: Wanneer de simulatie naar wens is, klik je op Ok om de wijzigingen definitief door te voeren.
  • Wanneer de bestanden hernoemd zijn, sluit je gewoon het dialoogvenster om terug te keren naar de BagIt interface.

3. Bestanden hernummeren

Om bestanden te hernummeren neem je de volgende stappen:

  • Start de UGent SIP Creator software
  • Klik op Renamer in de taakbalk of klik op Open Renamer bij 1. Bestanden hernoemen (optioneel).
  • Er opent een dialoogvenster gelijkend op een nieuw venster dat bestaat uit vier deelvensters:
    • Linksboven zie je de mappen in een boomstructuur.
    • Rechtsboven verschijnen de geselecteerde bestanden.
    • Linksonder staan de acties die je kan ondernemen om de bestanden te hernoemen.
    • Rechtsonder staan de bestanden zoals ze er na het hernoemen zullen uitzien.
  • Blader in de boomstructuur linksboven naar de map waarin de te hernummeren bestanden staan. Selecteer deze map. De inhoud van de map verschijnt in het deelvenster rechtsboven.
  • Selecteer linksonder de tab Hernummeren.
    Hier kunnen verscheidene acties worden uitgevoerd om bestanden te hernummeren. Deze acties zijn optioneel. Je hoeft niet alle acties te gebruiken.
Renamer_Hernummeren
    • Start teller: In dit veld bepaal je het cijfer dat aan het eerste te hernoemen bestand wordt toegevoegd.
    • Tel per: In dit veld bepaal je met hoeveel het bovenstaand cijfer vermeerderd zal worden.
    • Voorvoegsel: In dit veld bepaal je de karakters die voor het cijfer worden weergegeven.
    • Navoegsel: In dit veld bepaal je de karakters die voor het cijfer worden weergegeven.
    • Positie: Met dit selectiemenu geef je aan waar in de bestandsnaam het cijfer wordt opgenomen:
      • Absoluut duidt op een exacte plaats in de bestandsnaam. Bepaal in het onderstaande veld op welke plaats de nummering moet worden ingevoerd.
      • Relatief duidt op een plaats in functie van (een deel van) de bestandsnaam. Bepaal in het onderstaande veld of dit het begin of einde is.
    • Aantal voorloopnullen: In dit veld bepaal je het aantal voorloopnullen dat aan de nummering wordt toegevoegd. Voorloopnullen garanderen een correcte sortering van bestanden. Zo vermijdt je bijvoorbeeld sorteringen als:
File1.txt 
File10.txt 
File2.txt 
Dit probleem kan je verhelpen door voorloopnullen toe te voegen: <br\>
File0001.txt  
File0002.txt  
File0010.txt  
Neem een voldoende aantal voorloopnullen. Doorgaans volstaan 3 tot 4 voorloopnullen, zoals in bovenstaand voorbeeld (4 voorloopnullen).
    • Bij fout: Selecteer welke actie de Renamer moet ondernemen wanneer er een fout optreedt bij het hernummeren. Standaard staat hier alles ongedaan maken geselecteerd.
  • Voer de hernummering van de bestanden door met behulp van de knoppen Simuleer, Reset en Ok:
    • Simuleer: Met deze knop kan je in het deelvenster rechtsonder testen hoe de bestanden er zullen uitzien na het hernummeren. Gebruik deze functie ook om fouten te voorkomen (bvb bestanden die door het hernummeren dezelfde naam zouden krijgen).
      LET OP! Een hernummering kan niet ongedaan gemaakt worden, dus een simulatie is aangeraden!
    • Ok: Wanneer de simulatie naar wens is, klik je op Ok om de hernummering definitief door te voeren.
    • Reset: Wanneer de simulatie niet naar wens is, klik je op Reset om alle bestandsnamen naar hun oorspronkelijke naam terug te zetten.
      LET OP! Deze functie herstelt geen reeds hernummerde bestanden naar hun oorspronkelijke naam!
  • Wanneer de bestanden hernummerd zijn, sluit je gewoon het dialoogvenster om terug te keren naar de BagIt interface.