SODA:Voorbereiding prospectie

Uit Cultureel Erfgoed Standaardentoolbox
Ga naar: navigatie, zoeken

Workflow prospectie voorbereiding.jpg


Wat?

Tijdens deze stap bereidt de archiefinstelling zichzelf en de overdrager voor op de prospectie.

Waarom?

Het doel van deze stap is de prospectie bij de overdrager ter plaatse zo vlot mogelijk te laten verlopen.

Wanneer?

De voorbereiding voor de prospectie kan starten van zodra een aanbod voor overdracht binnen komt.

Hoe?

Bereid jezelf voor op de prospectie.

  • Bestudeer de reeds verworven informatie betreffende de overdrager en het over te dragen archief. Zo kan je je een beeld te vormen van te verwachten aandachtspunten.
  • Vul het eerste deel van het SODA invulformulier (Checklist prospectie - 2.1 Identificatie) in.
  • Controleer of de nodige prospectietools zijn geïnstalleerd op je draagbaar werkstation.

Voorzie daarnaast de overdrager van richtlijnen aan de hand waarvan hij je prospectiebezoek kan voorbereiden. Idealiter stel je deze richtlijnen online ter beschikking.

  • De overdrager moet hierbij vooral een aantal zaken verzamelen
    • Alle dragers waarop zich over te dragen archief bevindt of kan bevinden
    • Alle paswoorden en encryptiesleutels waarmee over te dragen archiefbestanden versleuteld zijn
    • Documentatie over de werking van noodzakelijke software, hardware en hulpbestanden
    • Informatie over het systeembeheer en softwarebeheer van de organisatie.

Meer lezen?

THOMAS, S., Guidelines for library staff assisting donors to prepare their personal digital archives for transfer to NSLA libraries, National Library of Australia, november 2011