Publicatie:Het WAVA-datamodel. Waardering, Acquisitie en Vernietiging van Archieven: een geïntegreerd archiefbeheer bij het VUB-Universiteitsarchief

Samenvatting

Veel archiefdiensten beperken zich tot het beheer van het statisch archief van hun instelling. Ze weten niet goed hoe ze invloed kunnen krijgen op het hedendaags documentbeheer, want praktische strategieën en methodologieën zijn weinig bekend. Bovendien is er een tekort aan praktische hulpmiddelen in de vorm van tools. Daarom publiceren we hier een voorbeeld van een tool, ontwikkeld door het Universiteitsarchief van de Vrije Universiteit Brussel: WAVA (Waardering, Acquisitie en Vernietiging van Archieven).
De achterliggende werkwijze is beïnvloedt door het records continuum en vertrekt van de gedachte van een geïntegreerd archiefbeheer, door koppeling van overdracht en selectie. Ze kan door elke archiefdienst of door elke archiefverantwoordelijke worden toegepast. Bovendien is het model zeer herkenbaar en bruikbaar voor databeheerders en degenen die belast zijn met het opstellen van requirements inzake archivering voor informatiesystemen.

Referentie

Titel	Het WAVA-datamodel. Waardering Acquisitie en Vernietiging van Archieven: een geïntegreerd archiefbeheer bij het VUB-Universiteitsarchief (Voorkeurstitel)
Locatie	[ ]
Uitgever	Universiteitsarchief VUB
Jaar van uitgave	2013
Rechten	CC-BY-SA
Persistent ID

Trefwoorden

Auteur(s)

Ward Vansteenkiste (projectmedewerker VUB-Universiteitarchief)

Probleemstelling

In het kader van het eerste Algemeen Strategisch Plan (ASP) (2009-2012) van de VUB werkte het VUB-Universiteitsarchief een verbeterproject uit rond het rationeler beheren van documenten door tijdige selectie en vernietiging. Het doel van het project was de bewaar- en vernietigingstermijnen van series documenten gevormd en bijgehouden door de VUB-administratie vast te leggen in selectielijsten. Zo beschikt iedere dienst over een overzicht van alle series documenten die in zijn administratie worden aangemaakt en/of bijgehouden, met de respectievelijke bewaartermijnen.
De noodzaak om de overdracht van (papieren) documenten van de verschillende diensten aan het Universiteitsarchief te stroomlijnen enerzijds en de implementatie van de selectielijsten anderzijds, heeft geleid tot het uitwerken van een nieuwe overdrachtsprocedure. Deze regeling werd tijdens het begin van het verbeterproject via de reguliere werking opgesteld en gradueel geïmplementeerd. Via dit geïntegreerd archiefbeheer (combinatie van de selectielijsten en de vernieuwde overdrachtsregeling) creëerde het Universiteitsarchief een grotere beheersbaarheid en een efficiëntere werking.
Om dit geïntegreerd archiefbeheer te kunnen administreren ontstond tijdens het verbeterproject de WAVA-databank, waarvan het datamodel op deze pagina's is omschreven. WAVA (Waardering, Acquisitie en Vernietiging van Archieven) wordt op het Universiteitsarchief aangewend voor:

het beheer en documenteren van de waardering
het beheer van selectielijsten
het beheer van de overdrachten (acquisitie)
het beheer van de vernietiging van documenten
het depotbeheer

Momenteel wordt WAVA voornamelijk gebruikt voor het beheren van papieren archieven. In de toekomst wenst het VUB-Universiteitsarchief ook het digitale aspect op te nemen in WAVA. Zo zal in het kader van een nieuw verbeterproject omtrent digitale duurzaamheid (ASP 2, 2013-2016), de KERN-module nog met een vierde koppeling uitgebreid worden, namelijk een beheersinventaris van de informatiesystemen (Boudrez, 2002) die gebruikt worden op de VUB. Op die manier wordt er een totaalbeeld van het informatiebeheer aan de VUB bekomen doordat de informatiesystemen gekoppeld zijn aan de series (output), de entiteiten (users) en de functies (automatisering).

Methode

Het WAVA-datamodel is eigenlijk spontaan en organisch gegroeid. Naargelang de noden die zich voordeden werd de structuur aangepast, doch rekening houdend met de geldende standaarden (Standaard:ISAD(G), Standaard:ISAAR(CPF) en Standaard:ISDF) en toekomstige toepassingsmogelijkheden. Zo werden bij de aanvang van het project enkel de verschillende series met daaraan gekoppelde bewaartermijnen per archiefvormer opgelijst. Voor het samenstellen van selectielijsten was het evenwel noodzakelijk om ook de entiteiten en functies als aparte objecten te beheren (KERN-module). Om de overdrachten en vernietiging daadwerkelijk te kunnen uitvoeren en praktisch op te volgen, werd de BEHEER-module gecreëerd. Tot slot is de DOCUMENTATIE-module toegevoegd om het geheel te documenteren.
Er werd geopteerd om deze informatie in een Access-databank bij te houden. Deze applicatie is relatief eenvoudig, gekend door de projectmedewerker en vrij beschikbaar binnen het softwarepakket van de VUB. De databank kon dan ook volledig zelfstandig en in eigen beheer worden ontwikkeld; een enorm voordeel voor wat betreft het verdere beheer en onderhoud van de databank. Het nadeel is wel dat de projectmedewerker er veel tijd moest aan spenderen.
Om ook in de toekomst blijvend gebruik te kunnen maken van WAVA, werd beslist het datamodel op CEST te publiceren. Hierdoor is het WAVA-datamodel gedocumenteerd en is verdere proliferatie mogelijk (bv. implementatie in andere databanktoepassingen).

Resultaten

De combinatie van het selectie-project en de vernieuwde overdrachtsprocedure brengt het VUB-Universiteitsarchief dichter bij een geïntegreerd archiefbeheer. Hiervan presenteren we enerzijds het WAVA-datamodel en anderzijds de hieruit voortvloeiende toepassingen: selectielijst, overdrachtslijst, vernietigingslijst en vernietigingsrapport.

Datamodel

Op deze pagina's wordt een schema gegeven van het WAVA-datamodel en een beschrijving van de verschillende onderdelen. Voor het beschrijven van het WAVA-datamodel werd gebruik gemaakt van Het ecoGRID datamodel als voorbeeld.

WAVA: modules

Het WAVA-datamodel bestaat uit drie modules:

KERN-module (groen)
BEHEER-module (blauw)
DOCUMENTATIE-module (grijs)

Dit is een indeling om het model en de beschrijving ervan overzichtelijk te houden. Wel is deze indeling organisch gegroeid tijdens de ontwikkeling van het datamodel.

Het datamodel werd geïmplementeerd als een relationele database. De basis wordt gevormd door tabellen. Een tabel bestaat uit een aantal kolommen, één voor elk attribuut van de te beschrijven objecten. Elke rij in de tabel bevat de attribuut-waarden van één object. Bv. in de tabel Series wordt voor iedere serie (= object) o.a. volgende gegevens geregistreerd: referentie, naam_serie, archiefvormer, bereik_en_inhoud, enz. (= attributen)
Sommige tabellen beschikken over een primaire sleutel. Dit is een kolom die objecten als uniek kan identificeren. Tabellen hebben bovendien verwijzende of externe sleutels waarvan de waarden verplicht overeenkomen met de primaire sleutel van een andere tabel. Hierdoor kunnen gegevens aan elkaar gerelateerd worden.

WAVA-datamodel: overzicht

In dit model worden de volgende begrippen gebruikt:

	Schematische weergave van een tabel met attributen, waarbij de primaire sleutel vetgedrukt en cursief is en de externe sleutels cursief zijn. De niet-sleutel attributen hebben een normale zetting.
	Verbindingen tussen tabellen en modules geven altijd een-op-veel relaties weer. De primaire sleutel naam_serietype uit de tabel Waardering_serietype heeft een een-op-veel relatie met de externe sleutel serietype uit de tabel Series.

De gedetailleerde beschrijving van het WAVA-datamodel vind je terug op deze pagina.

Bij iedere modulebeschrijving vindt men een schema terug waarin de onderlinge relaties tussen de tabellen binnen de beschreven module en de relaties naar de andere modules zichtbaar zijn. Na een korte inleiding van de module worden de afzonderlijke tabellen besproken. De tabelbeschrijving bevat een tabel met:

attribuut-naam
datatype

tekst	tekst met variabele lengte
datum	jaartal (JJJJ) of volledige datum (DD/MM/JJJJ)
boolean	ja of nee

omschrijving van het attribuut

Selectielijst

Voor het opstellen van een selectielijst wordt een query (en rapport) aangemaakt op basis van volgende attributen:

Tabel	Attribuut	Criteria
Entiteiten	naam_entiteit	naam van de entiteit waarvan men een selectielijst wil renderen
Beleidsdomeinen	code
Beleidsdomeinen	naam_beleidsdomein
Taakgebieden	code
Taakgebieden	naam_taakgebied
Taken	code
Taken	naam_taak
Handelingen	code
Handelingen	naam_handeling
Handelingen_serietype	code
Waardering_serietype	naam_serietype
Series	Selectielijst	Ja
Waardering_serietype	Bestemming
Waardering_serietype	Bewaartermijn
Waardering_serietype	Bewaarniveau
Waardering_serietype	Opmerkingen

Overdrachtslijst

De overdrachtslijst bestaat uit een Excel-sjabloon waarin de overdragende dienst de over te dragen archiefbestanden oplijst op basis van de selectielijsten. Per serie worden volgende attributen genoteerd:

nummer van de doos
Titel van de serie zoals op de selectielijst
Benaming
Begindatum
Einddatum
Bewaartermijn
Vernietigingsjaar (wordt automatisch berekend: einddatum + bewaartermijn +1)
Opmerkingen

Uit het Excel-bestand worden deze gegevens gekopieerd naar een extra tabel: Acquisitie_invoer (niet opgenomen in het datamodel) met diezelfde attributen. In deze tabel zijn nog de attributen nr_overdracht en referentie toegevoegd. Deze dienen evenwel manueel te worden ingevuld. Via een toevoeg-query worden de gegevens dan getransponeerd naar de respectievelijke attributen in de juiste tabel .

Attribuut in Acquisitie_invoer	getransponeerd naar (attribuut in tabel)
nr_overdracht	nr_overdracht in Acquisitie
Referentie	referentie in Beheer
nummer van de doos	doos in Beheer
Begindatum	begindatum in Beheer
Einddatum	einddatum in Beheer
Vernietigingsjaar	vernietigingsjaar in Beheer
Opmerkingen	opmerkingen in Beheer

Op die manier kan de inhoud van een overdracht semi-automatisch worden geïmporteerd in de databank.

Vernietigingslijst

Om de vernietiging van archiefbestanden waarvan de bewaartermijn verlopen is, praktisch te laten verlopen, is het mogelijk om vanuit WAVA een lijst met te vernietigen archiefbestanden te exporteren. Hiervoor wordt een query (en rapport) aangemaakt op basis van volgende attributen:

Tabel	Attribuut	Criteria
Series	archiefvormer
Series	serietype
Beheer	opschrift
Waardering_serietype	bewaartermijn	<>"Permanent"
Beheer	plaats
Beheer	begindatum
Beheer	einddatum
Beheer	Vernietigingsjaar	jaar van vernietiging
Beheer	datum_vernietiging

Door het invullen van het jaar waarin men archiefbestanden wil vernietigen, wordt er een lijst gegenereerd van alle archiefbestanden die in dat jaar mogen worden vernietigd. Via deze lijst kan men dan makkelijk de te vernietigen archiefbestanden die verspreid staan in het depot, opzoeken en verzamelen.

Vernietigingsrapport

Wanneer de archiefbestanden daadwerkelijk zijn vernietigd, stuurt de vernietigingsfirma een attest op. Bij dit attest wordt best een overzicht bewaard van de vernietigde archiefbestanden. Hiervoor wordt een query (en rapport) aangemaakt op basis van volgende attributen:

Tabel	Attribuut	Criteria
Vernietiging	datum_vernietiging	datum van de vernietigingsactie
Series	archiefvormer
Series	serietype
Beheer	doos
Beheer	opschrift
Beheer	begindatum
Beheer	einddatum

Bronnen

BOUDREZ (F.). Archief onder controle? De beheersinventaris als instrument bij de archivering van digitale archiefdocumenten. Antwerpen, eDAVID, 2002, 10p.
COPPENS (H.). Archiefbeheer in Gemeenten & OCMW's. Brussel, Algemeen Rijksarchief, 1997, 448p. (Miscellanea Archivistica Manuale, 20)
DERWAEL (J.) et al. Een uitgelezen selectie... Theorie en praktijk van het project Instellingenstudie en Archiefbeheer Vlaamse Administratie (IAVA). Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2003, 115p. (Archiefbeheersplannen en selectielijsten. Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap)
VAN REENEN (G), SLUITER (F.) & VEEN (L.). Het ecoGRID datamodel. Amsterdam, Universiteit van Amsterdam, 2007, 80p.

Contactgegevens

Ward Vansteenkiste: ward.vansteenkiste@vub.ac.be