Publicatie:Een eenvoudige back-upstrategie
Stel je voor: je laptop wordt gestolen, je harde schijf raakt onherstelbaar defect, een virus maakt je bestanden onleesbaar of je collega heeft per ongeluk een bestand verwijderd in een gedeelde map. Stuk voor stuk gevallen waarbij je gelukkig een goede back-up hebt bijgehouden — of niet? Ervaring leert dat ondanks de bewustwor- ding van het belang van back-ups, niet elke organisatie over goede veiligheidskopieën beschikt. Toch kan met een beperkt budget, ken- nis en middelen al heel wat bereikt worden. In deze editie willen we wijzen op enkele basisregels en de valkuilen bij het opstellen van een back-upstrategie.
| Titel | Een eenvoudige back-upstrategie (Voorkeurstitel) |
| Locatie | META nummer 2014/3 |
| Uitgever | |
| Jaar van uitgave | 2014 |
| Rechten | CC-BY-SA |
| Persistent ID |
introductie | bibliotheekcollecties | archiefcollecties | museumcollecties | audiovisuele collecties | archeologische collecties | immaterieel erfgoed | onroerend erfgoed | documentaire collecties | digitale duurzaamheid | geluid | bewegende beelden | rasterbeelden | vectorbeelden | tekst | 3D-beelden |
Auteurs
Joris Janssens (PACKED vzw) Henk Vanstappen (PACKED vzw)
Een eenvoudige back-upstrategie
Stel je voor: je laptop wordt gestolen, je harde schijf raakt onherstelbaar defect, een virus maakt je bestanden onleesbaar of je collega heeft per ongeluk een bestand verwijderd in een gedeelde map. Stuk voor stuk gevallen waarbij je gelukkig een goede back-up hebt bijgehouden — of niet? Ervaring leert dat ondanks de bewustwor- ding van het belang van back-ups, niet elke organisatie over goede veiligheidskopieën beschikt. Toch kan met een beperkt budget, ken- nis en middelen al heel wat bereikt worden. In deze editie willen we wijzen op enkele basisregels en de valkuilen bij het opstellen van een back-upstrategie.
Er zijn een aantal factoren die maken dat kleinere organisaties geen of een ontoereikende back-upstrategie hanteren. Veelgehoorde argumenten zijn: te duur, geen tijd voor, gebrek aan technische kennis. Toch is het mogelijk om met een beperkt budget en minimale inspanningen betrouwbare back-ups te maken. Er is echter geen oplossing die voor elke situatie perfect werkt, maar deze algemene principes gelden voor iedereen.
Regel 1: breng je bestanden in kaart
Voor je met je back-up begint, doe je er goed aan al je bestanden bijeen te brengen. Bepaal daarbij wat het belang ervan is en hoe moeilijk ze te vervangen zijn. Belangrijke, onvervangbare gegevens verdienen de grootste zorg, terwijl gemakkelijk vervangbare bestanden misschien helemaal geen back-up nodig hebben.
Regel 2: bewaar meerdere versies
Als blijkt dat een bestand al een week eerder werd verwijderd, heb je niets aan de back-up van de dag daarvoor. Probeer daarom een aantal verschillende versies bij te houden. Neem bijvoorbeeld dagelijks een back-up, maar bewaar ook die van het begin van elke week en van elke maand. Als je een incrementele back-up neemt, is dat zelfs niet nodig. Bij een incrementele back-up wordt er eenmalig een volledige kopie van je data genomen. Vanaf dat moment worden telkens enkel nieuwe of gewijzigde bestanden aan de backup toegevoegd. Hierdoor kan je bestanden op elk moment in de tijd opvragen. In recente besturingssystemen is dit soort back-upsoftware standaard voorzien.
Regel 3: bewaar een kopie op een externe locatie
Een kopie van je data als back-up bijhouden volstaat echter niet. Bij brand of inbraak ben je in dat geval immers evengoed alles kwijt. Daarom kan je best een extra back-up bewaren op een externe locatie.
Je kan dat op een externe harde schijf doen, maar erg praktisch is dat niet. Als alternatief kan je gebruik maken van clouddiensten zoals Dropbox of Google Drive. Die zijn vaak gratis en ideaal als je niet al te veel digitaal materiaal hebt. Beheer je een groot audiovisueel archief, dan wordt het al snel veel te duur. Een oplossing kan dan een dienst zoals Amazon Glacier zijn. Maar ook een klassieke oplossing met een centrale server die de data op een externe locatie opslaat kan volstaan. Na een initiële eerste inspanning van een informaticus is hier niet zoveel onderhoud aan als soms gedacht; ook de prijs ligt niet heel hoog.
Regel 4: test en documenteer
Belangrijk is de herstelprocedure te documenteren. Dit zorgt er vooral voor dat je niet veel tijd verliest wanneer het noodlot toeslaat. Zorg dat je steeds een document ter beschikking hebt dat uitlegt waar je bestanden staan en hoe je ze terug kan plaatsen. Documenteer zo nodig ook hoe je alle software opnieuw kan installeren en hoe je je e-mails terug in je mail-programma kan inladen.
En ten slotte: controleer regelmatig of de back-ups volledig zijn en test of de data inderdaad kunnen gerecupereerd worden. Doe minstens een steekproef van enkele bestanden. Pas als deze succesvol is kan je op beide oren slapen.