Publicatie:De opmaak van een digitale strategie voor een museum

Samenvatting

Op 23 mei 2017 organiseerden FARO en PACKED vzw een workshop m.b.t. de opmaak van een digitale strategie voor een musea. Tijdens de workshop werd, bij wijze van denkoefening, in twee groepen van een tiental deelnemers gewerkt aan een digitale strategie voor een fictief museum: het Hellhole Museum in Sint-Jans-Molenbeek dat vanuit verschillende perspectieven het verhaal vertelt van de terreur in Brussel in de jaren 2010. Op basis van de input van de deelnemers van de workshop werkten de PACKED-medewerkers Bert Lemmens en Rony Vissers de digitale strategie voor het Hellhole Museum nadien verder af. De deelnemers kregen op het einde van de workshop de opdracht om, bij wijze van huiswerk, een digitale strategie te schrijven voor hun eigen museum. De afgewerkte versie van de digitale strategie voor het Hellhole Museum kan als model gebruikt worden door iedere erfgoedwerker die een digitale strategie voor de eigen instellingen wil schrijven. Het document bevat:

• een overzicht van principes m.b.t. ervaringen en aanpak;
• objectieven m.b.t. content, erfgoedgemeenschap, inkomsten en organisatie.

Aan ieder objectief zijn indicatoren en succesfactoren gekoppeld.

Referentie

Titel	De opmaak van een digitale strategie voor een museum (Voorkeurstitel)
Locatie
Uitgever	PACKED vzw
Jaar van uitgave	2017
Rechten	CC-BY-SA
Persistent ID

Trefwoorden

modeldocument | museumcollecties |

Woord vooraf:

De opbouw van de onderstaande digitale strategie van het Hellhole Museum is gebaseerd op het document Tate Digital Strategy 2013–15: Digital as a Dimension of Everything (John Stack). Enkele andere inspirerende voorbeelden van een digitale strategieën voor musea:

• Digital strategy 2015–2017 – Science Museum Group
• Digital strategy 2018–2021 – Science Museum Group
• Digital Strategy 2015-2017 - The Andy Warhol Museum

De missie van het Hellhole Museum is losjes gebaseerd op de oorspronkelijke missie van het Museum of the Second World War in Gdansk.

1. Voorstelling van het Hellhole Museum

1.1. Missie

Wat is de hogere doelstelling die de het Hellhole Museum nastreeft en verbindt?

De missie van het Hellhole Museum is om in het hart van Sint-Jans-Molenbeek een plek te creëren dat vanuit verschillende perspectieven het verhaal vertelt van de terreur in Brussel in de jaren 2010, die Brussel de bijnaam Hellhole bezorgde. Ondanks de massale media-aandacht is het schrijven van dat verhaal een continue taak. Geen enkele bron of publicatie geeft het verloop en de aard van dit conflict op een omvattende manier weer.

De kerndoelstelling van het Hellhole Museum is om de wereld te tonen hoe zowel de slachtoffers, de hulpverleners en de daders als de bewoners van Sint-Jans-Molenbeek en de verschillende gemeenschappen in België de aanslagen ervaren hebben - ervaringen die slechts met moeite aan bod kwamen in de overvloedige mediaberichtgeving.

De nadruk zal in dit verhaal vooral liggen op het lot van individuen en gemeenschappen. De bredere geopolitieke contexten die de terreur mogelijk maakten, zullen slechts de achtergrond vormen voor de kleine, dagdagelijkse verhalen van mensen die rechtstreeks bij de aanslagen betrokken waren, maar ook van buitenstaanders wiens leven grondig door elkaar werd gegooid. Het doel van deze aanpak is om de ontwrichtende werking van terreur in al zijn facetten inzichtelijk en voelbaar te maken voor toekomstige generaties.

1.2. Doelgroepen

Wie maakt deel uit van het doelpubliek en de erfgoedgemeenschap van het Hellhole Museum?

• Kinderen en jongeren tot 18 jaar die komen via o.a. scholen of met (groot)ouders.
• Studenten en academische onderzoekers die verschillende aspecten van de terreuraanslagen wetenschappelijk bestuderen.
• (Buitenlandse) toeristen die een off-the-beaten-track museumervaring zoeken.
• Familie en vrienden van slachtoffers en daders, en bewoners van de buurten waar de aanslagen plaatsvonden en die herinneringen willen delen over de gebeurtenissen.

Talen zijn Frans, Nederland, Engels en Arabisch.

1.3. Collectie

Wat is het materiaal dat het Hellhole Museum bewaart en ontwikkelt?

• (Fysieke) objecten uit de leefwereld van slachtoffers en daders, hun familie en vrienden en de bewoners van de buurten waar de aanslagen plaatsvonden.
• (Audiovisuele) getuigenissen van slachtoffers en daders, hun familie en vrienden en de bewoners van de buurten waar de aanslagen plaatsvonden.
• Klassieke mediaberichtgeving over de gebeurtenissen uit (online) kranten, blogs, tijdschriften.
• Socialemediaberichtgeving van de gebeurtenissen (twitterfeeds, gearchiveerde chatrooms, etc.)

1.4. Middelen

Over welke middelen beschikt het Hellhole Museum om de missie na te streven?

• Locatie: het safe house/appartement in de Vierwindenstraat in het centrum van Sint-Jans-Molenbeek. (vier kamers).
• Vijf medewerkers: een conservator, een collectiebeheerder, een publiekswerker en een ICT-er en een zakelijk directeur.
• Alle IT wordt extern gehost in een datacenter en is eenvoudig schaalbaar.

2. Digitale strategie

Het Hellhole Museum gebruikt digitale technologie en vaardigheden om via historische digitale bronnen de ontwrichtende werking van terreur in al zijn facetten inzichtelijk en voelbaar te maken voor toekomstige generaties, om samen met zijn erfgoedgemeenschap die historische digitale bronnen te bewaren voor toekomstige generaties en om de financiële draagkracht en de erfgoedgemeenschap van het museum te versterken. Met dat doel investeert het Hellhole Museum voluit in de digitale vaardigheden van zijn medewerkers en van zijn erfgoedgemeenschap.

2.1. Principes

2.1.1. Ervaringen

Het Hellhole Museum:

• maakt historische, analoge en digitale bronnen toegankelijk over terreur in Brussel in de jaren 2010;
• laat zijn publiek de impact ervaren van digitale media in de beeldvorming van Brussel als hellegat (hellhole);
• nodigt zijn erfgoedgemeenschap uit bij het opsporen, capteren, documenteren, waarderen en selecteren van digitale bronnen;
• nodigt zijn publiek uit om actief mee te helpen aan de realisatie van de missie van het Hellhole Museum, m.n. de ontwrichtende werking van terreur in al zijn facetten inzichtelijk en voelbaar te maken voor toekomstige generaties.
• leeft simultaan zowel op zijn museumlocatie, als in de buurt waar zijn erfgoedgemeenschap leeft, in musea met een gelijkaardige missie, en op het World Wide Web.
• moedigt zijn publiek aan om te doneren en expertise van het museum te kopen.

2.1.2. Aanpak

Het Hellhole Museum:

• digitaliseert alle werkprocessen van de organisatie;
• investeert in de digitale vaardigheden van zijn museumteam;
• investeert in vrijwilligers met digitale vaardigheden;
• garandeert de duurzame archivering van digitale bronnen;
• ontwikkelt een duurzame digitale infrastructuur;
• ontwikkelt digitale interfaces op maat van het doelpubliek;
• deelt open en herbruikbare content via API’s;
• gebruikt standaard en modulaire systemen;
• mikt zowel op een lokaal, nationaal als internationaal publiek;
• gaat partnerschappen aan met organisaties met een verwante visie en doelgroep;
• gaat partnerschappen aan voor het technisch beheer van zijn digitale infrastructuur;
• evalueert en actualiseert regelmatig zijn digitale strategie en plannen.

2.2. Objectieven

2.2.1. Content

• Het Hellhole Museum schrijft en implementeert een digitale collectieplan dat het herkennen en verzamelen, behouden en borgen, presenteren en toeleiden naar digitale content concreet omschrijft. Dat digitale collectieplan heeft bijzondere aandacht voor:
  • het opsporen, capteren, opnemen, waarderen en selecteren van socialemediabronnen en digitale nieuwskanalen;
  • het juridisch kader waarin de content wordt verzameld, beheerd en toegankelijk gemaakt;
  • de bewaring van zowel de digitale objecten zelf als de technologische context waarin digitale content geproduceerd werd;
  • de standaarden voor het capteren en documenteren van digitale content, i.c. beschrijvingsregels, datastructuur, bestandsformaten en uitwisselingsprotocollen;
  • de realisatie van partnerschappen m.b.t. de bewaring en langetermijnpreservering van digitale content.
• Het Hellhole Museum registreert en documenteert alle content, zowel analoge als digitale, in een digitaal databanksysteem, incl. de verbanden tussen objecten, mensen, plaatsen, concepten en gebeurtenissen.
• Het Hellhole Museum verzekert de duurzame bewaring en preservering van alle digitale content en de bijhorende metadata.
• Het Hellhole Museum bouwt zijn digitale infrastructuur uit binnen de krijtlijnen van een duurzame referentie-architectuur. De referentie-architectuur streeft naar:
  • een zo effciënt mogelijk gebruik van systemen;
  • een modulaire architectuur waarin elk systeem een eenduidige rol vervult (i.c. collectiebeheer, authoritybeheer, digital asset beheer en langetermijnpreservering);
  • een koppeling van alle systemen via open API’s en standaardprotocollen.

Indicatoren

• Het aantal digitale objecten dat het Hellhole Museum bewaart en toegankelijk maakt, i.c.:
  • het aantal digitale objecten opgenomen in het digitaal depot;
  • het aantal gedocumenteerde digitale objecten;
  • het aantal digitale objecten waarvan de rechtenstatus gekend en gedocumenteerd is.
• Het aantal partnerschapovereenkomsten betreffende de technische infrastructuur.
• Het aantal authority-items voor concepten, mensen, plaatsen en gebeurtenissen.
• Het aantal digitale objecten die gepreserveerd zijn volgens de bewaarstrategie uit het preserveringsplan.
• Het aantal systemen in de digitale infrastructuur dat gekoppeld is via open en standaard API’s.

Succesfactoren

• Plannen:
  • Een digitaal collectieplan dat jaarlijks wordt geactualiseerd.
  • Een preserveringsplan voor alle digitale objecten dat jaarlijks wordt geactualiseerd.
  • Een volledig gedocumenteerd datamodel dat alle informatie-elementen en hun onderlinge relaties beschrijft, incl. de standaarden waaraan ze ontleend zijn.
  • Een ICT-plan met beschrijving van de duurzame referentie-architectuur voor alle ICT-diensten van het Hellhole Museum dat jaarlijks wordt geactualiseerd.
• Systemen:
  • De uitrol van een digitaal databanksysteem voor het beheer van analoge en digitale objecten en hun authorities.
  • De uitrol van een digital asset management systeem dat alle digitale objecten toegankelijk maakt via het web.
  • Toegang tot een DSA-gecertificeerd digitaal depot.

2.2.2. Erfgoedgemeenschap

• Het Hellhole Museum schrijft en implementeert een participatieplan dat de uitbouw en interactie met de erfgoedgemeenschap rond het Hellhole Museum. Het participatieplan heeft bijzondere aandacht voor de volgende digitale vraagstukken:
  • Welke analoge en digitale kanalen gebruikt het Hellhole Museum om in dialoog te treden met haar erfgoedgemeenschap?
  • Wat kan de erfgoedgemeenschap betekenen voor het opsporen, capteren, registreren, selecteren en waarderen van de digitale collectie van het Hellhole Museum?
• Het Hellhole Museum ontwikkelt en implementeert een digitaal communicatieplan om:
  • te informeren over haar eigen werking;
  • gerichte digitale publieksacties op te zetten die de drempel tot het fysieke museum verlagen.
• Het Hellhole Museum bouwt een virtueel museum op het World Wide Web dat:
  • een lokaal, nationaal en internationaal publiek beoogt in vier verschillende talen;
  • verschillende interfaces heeft op maat van de doelgroepen;
  • uitnodigt om mee de missie van het Hellhole Museum te realiseren;
  • online educatie aanbiedt rond digitale wijsheid en mediageletterdheid (bv. gebruik van sociale media en omgang met fake news), in het bijzonder voor jongeren.
• Het Hellhole Museum bouwt een netwerk uit met andere organisaties die rond dezelfde thematiek werken, met het oog op de digitale uitwisseling van content, m.n.:
  • Brusselse erfgoedcollecties die verwante collecties bewaren;
  • gelijkaardige musea in de wereld;
  • universitaire onderzoeksgroepen;
  • centrum voor slachtofferhulp, Mediawijs, ....

Indicatoren

• Cijfers over het gebruik van het virtueel museum en het gebruik van de digitale publieksacties bij bezoekers van het fysieke museum.
• Het aantal unieke medewerkers dat via het virtuele en fysieke museum bijdraagt aan de werking van het museum.
• Het aantal partnerschappen rond uitwisseling van content, onderzoek en educatie.

Succesfactoren

• Plannen:
  • De uitrol van een participatieplan.
  • De uitrol van een digitale communicatieplan.
• Systemen:
  • De realisatie van een virtueel museum dat toegankelijk is in vier verschillende talen en via verschillende interfaces op maat.
  • De permanente webmonitoring van alle interfaces van het virtueel museum.

2.2.3. Inkomsten

• Het Hellhole Museum plaatst in zijn digitale communicatie de boodschap ‘steun het museum’ centraal.
• Het Hellhole Museum verkoopt tickets via het web m.b.v. een e-ticketingsysteem.
• Het Hellhole Museum verwerft inkomsten met behulp van online crowdfunding.
• Het Hellhole Museum verwerft inkomsten uit de verkoop van eigen expertise.
• Het Hellhole Museum haalt financiële opbrengsten uit de verkoop van digitale tentoonstellingen/interfaces op locatie (bv. digitale tentoonstelling in een publieke ruimte).
• Het Hellhole Museum biedt sponsors via een digitale sponsorruimte exclusief vervroegde toegang tot tentoonstellingen, digitale bronnen en andere materialen, in ruil voor hun financiële bijdrage aan het museum.

Indicatoren

• De hoeveelheid inkomsten uit:
  • online verkochte tickets;
  • crowdfunding;
  • verkoop van eigen expertise;
  • verkoop van digitale tentoonstellingen/interfaces op locatie;
  • sponsoring via de digitale sponsorruimte.

Succesfactoren

• Plannen:
  • De uitrol van een fondsen- en sponsorplan.
• Systemen:
  • De realisatie van een e-ticketingsysteem dat is geïntegreerd in de website van het Hellhole Museum.
  • De realisatie van een digitale sponsorruimte.

2.2.4. Organisatie

• De digitale vaardigheden van zijn medewerkers zijn essentieel voor de realisatie van de missie van het Hellhole Museum.
• Het Hellhole Museum heeft een digitale coach die medewerkers ondersteunt bij de verwerving en ontwikkeling van digitale vaardigheden.
• Het Hellhole Museum heeft een moderator die interactie met het museum via sociale media modereert.
• Het Hellhole Museum heeft een digitale archivaris die verantwoordelijk is voor het beheer, de langetermijnbewaring en toegang tot de digitale content.
• Het Hellhole Museum heeft een vrijwilligerswerking die bijzondere aandacht heeft voor vrijwilligers met digitale vaardigheden.
• Het Hellhole Museum deelt medewerkers met technische vaardigheden met andere organisaties t.b.v. het beheer van zijn technische infrastructuur.

Indicatoren

• Het aantal gevolgde opleidingen t.b.v. digitale vaardigheden.
• De digitale aanwezigheid van medewerkers op digitale platformen.
• Het aantal partnerschappen m.b.t het beheer van de technische infrastructuur en het digitaal depot.

Succesfactoren

• Een personeelsplan met bijzondere aandacht voor de borging en ontwikkeling van digitale vaardigheden binnen de organisatie.
• Een service level agreement voor het beheer van technische infrastructuur en het digitaal depot.

3. Sjabloon

De bovenstaande digitale strategie bestaat in essentie uit de antwoorden op tien vragen. Wil je zelf een digitale strategie opstellen voor je eigen collectiebeherende instelling, dan kun je dat doen aan de hand van die tien vragen:

Voorstelling van je collectiebeherende instelling

• Missie: wat is de hogere doelstelling die je collectiebeherende instelling nastreeft en verbindt?
• Doelgroepen: wie maakt deel uit van het doelpubliek en de erfgoedgemeenschap van je collectiebeherende instelling?
• Collectie: wat is het materiaal dat je collectiebeherende instelling bewaart en ontwikkelt?
• Middelen: over welke middelen beschikt je collectiebeherende instelling om haar missie na te streven?

Digitale strategie

• Principes
  • Ervaringen: welke ervaringen wil je collectiebeherende instelling realiseren?
  • Aanpak: hoe wil je collectiebeherende instelling die ervaringen realiseren?
• Objectieven
  • Content: welke 'digitale' doelstellingen stelt je collectiebeherende instelling m.b.t. haar content? incl. indicatoren en succesfactoren (bv. plannen en systemen)
  • Erfgoedgemeenschap: welke 'digitale' doelstellingen stelt je collectiebeherende instelling m.b.t. haar erfgoedgemeenschap? incl. indicatoren en succesfactoren (bv. plannen en systemen)
  • Inkomsten: welke 'digitale' doelstellingen stelt je collectiebeherende instelling m.b.t. haar inkomsten? incl. indicatoren en succesfactoren (bv. plannen en systemen)
  • Organisatie: welke 'digitale' doelstellingen stelt je collectiebeherende instelling m.b.t. haar organisatie? incl. indicatoren en succesfactoren (bv. plannen en systemen)

4. Glossarium

• Analoog: Analoog is de eigenschap om gegevens of een signaal te coderen met behulp van een continu variabele eenheid, zoals bijvoorbeeld ruimtelijke positie of voltage. Een tekst kan je analoog coderen door inkt op papier te plaatsen. Geluid kan je analoog coderen door de spanning van een elektrische stroom te wijzigen.
• API: Een API is een verzameling programmeeropdrachten die de functies van een programma aanroepen. Andere programma's kunnen de API van een systeem gebruiken om diensten op te vragen of om te communiceren. Dankzij API's kunnen video's uit Youtube of foto's uit Flickr op een persoonlijke blog getoond worden. Ook het tonen van Google Maps op een website werkt dankzij de inzet van een API.
• Authority: Een authority duidt in deze context op een verzameling concepten die aanvaard worden als inhoud voor een bepaald informatie-element. Om bijvoorbeeld het type van een digitaal object te documenteren, aanvaardt een organisatie een lijst met concepten waaruit ze steeds het meest toepasselijke concept kiest. Authorities worden gebruikt om de juistheid en betrouwbaarheid van de inhoud van een informatie-element te verzekeren en om informatie uitwisselbaar te maken met andere informatiesystemen.
• Bestandsformaat: Het bestandsformaat is een eigenschap van een digitaal bestand dat de manier aangeeft waarop informatie in een digitaal bestand gecodeerd is. Veel computerprogramma's gebruiken een eigen, voor hun specifieke taak ontworpen bestandsformaat, maar kunnen vaak wel andere bestandsformaten lezen en naar hun eigen formaat omzetten. Het bestandsformaat wordt vaak aangegeven door middel van een extensie in de bestandsnaam.
• Bewaring: Bewaring duidt op het duurzaam opslaan van digitale bestanden om ze in de toekomst toegankelijk en herbruikbaar te kunnen maken. (cf. preservering)
• Collectieplan: Het collectieplan geeft een omschrijving van de bestaande erfgoedcollectie en de criteria en voornemens om de collectie uit te breiden. Het collectieplan is een onderbouwing van het algemene beleidsplan van de organisatie. In het plan wordt aangegeven hoe de collectie verder zal worden uitgebouwd of welke onderdelen zullen worden afgestoten.
• Communicatieplan: Een communicatieplan is een plan waarin een organisatie vastlegt hoe zij boodschappen uitdraagt naar de doelgroepen. In een communicatieplan wordt beschreven op welke wijze die boodschap uitgedragen wordt en welke middelen de organisatie daartoe ter beschikking stelt. Omdat de resultaten ook meetbaar moeten zijn worden ook meetbare doelstellingen, meetmomenten en meetmethodes vastgelegd.
• Content: Content omvat alle informatie-objecten die het museum verzamelt, bewaart, onderzoekt en toegankelijk maakt. Content omvat zowel de collectieobjecten, als de bijhorende documentatie en onderzoeksrapporten en alle documenten die daaruit worden afgeleid (bvb. Publieksteksten, catalogi, etc.)
• Databank: Een databank is een verzameling samenhangende digitale gegevens die op een gestructureerde manier bijeengebracht zijn. Nieuwe informatie kan worden toegevoegd, de gegevens kunnen op allerlei manieren worden gerangschikt en gecontroleerd, en op basis van zoekacties kunnen delen van de inhoud van een databank getoond worden.
• Datamodel: Een datamodel, of gegevensmodel, beschrijft hoe de gegevens in een informatiesysteem gestructureerd zijn. In deze context documenteert een datamodel alle afzonderlijke informatie-eenheden, volgens welke regels ze gedocumenteerd moeten worden, hoe ze op een machineleesbare manier opgeslagen en uitwisselbaar gemaakt worden, en volgens welke standaarden dit moet gebeuren.
• Digitaal: Digitaal duidt de eigenschap aan om gegevens of een signaal te coderen met behulp van een binaire eenheid, zoals bijvoorbeeld combinaties van nullen en enen. Een tekst kan je digitaal coderen door elke letter te vervangen door een sequentie van bijvoorbeeld acht nullen of enen (een byte).
• Digitaal depot: Een digitaal depot is een opslagsysteem voor de langetermijnbewaring van digitale bestanden. Een digitaal depot verschilt van een documentenserver door de speciale aandacht voor het langdurig en duurzaam toegankelijk houden van de bestanden.
• Digital asset: Een digital asset is een digitaal object dat een zekere waarde representeert voor een organisatie. De waarde die een digitaal object representeert bepaalt wie het object mag gebruiken en onder welke vorm en voorwaarden. In de praktijk gaat het om digitale documenten, media of datasets.
• Digital asset management systeem: Een digital asset management systeem (DAMS) is een softwarepakket voor het beheer van digitale bestanden (assets), met name de opslag, beschrijving, de doorzoekbaarheid en beschikbaarstelling in een netwerk of op het web.
• DSA: Data Seal of Approval is een goedkeuringszegel, ontstaan binnen de Nederlandse wetenschapsorganisaties KNAW en NWO, dat verzekert dat gearchiveerde digitale data in de toekomst nog kunnen worden teruggevonden, begrepen en gebruikt. Zie https://www.datasealofapproval.org/en/
• Erfgoedgemeenschap: Cultureelerfgoedgemeenschappen zijn individuen, groepen en organisaties die een bijzondere waarde hechten aan cultureel erfgoed en dit willen behouden en doorgeven aan toekomstige generaties. Een cultureelerfgoedgemeenschap gaat over hoe we ons aangetrokken voelen tot of een verwantschap hebben met cultureel erfgoed. Het zegt niets over het bezit/eigenaarschap van het cultureel erfgoed of de professionele band ermee. In brede zin omvatten de erfgoedgemeenschappen iedereen die met cultureel erfgoed in aanraking komt en er geïnteresseerd in is, dus ook het publiek. Wij behoren allemaal, bewust of onbewust, tot één of meerdere cultureelerfgoedgemeenschappen. Ze zijn niet strikt af te bakenen en hetzelfde erfgoed kan appelleren aan verschillend, al dan niet met elkaar overlappende gemeenschappen. (cf. publiek)
• ICT: Informatie- en communicatietechnologie duidt op de hoogtechnologische sector van computers en telecommunicatie, samengebracht door internet.
• ICT-plan: Het ICT-plan is een plan waarin een organisatie het ICT-beleid vastlegt.
• Infrastructuur: Infrastructuur duidt op het geheel aan technische voorzieningen in een organisatie (lokale infrastructuur), een land (nationale infrastructuur) of wereldwijd (het internet) om digitale dienstverlening te realiseren.
• Interface: Een interface maakt het mogelijk dat twee verschillende systemen met elkaar interageren. Dit kan zijn: een mens en een computer (bv. een website met een online catalogus waar de gebruiker m.b.v. zoektermen informatie kan opzoeken), maar ook twee verschillende softwareprogramma's. (bv. het collectiebeheersysteem en het DAMS die volledig geautomatiseerd data met elkaar uitwisselen.)
• Metadata: Metadata zijn gestructureerde gegevens over fysieke of digitale objecten. De drie belangrijkste soorten metadata zijn: beschrijvende metadata (nodig voor het identificeren en vinden van objecten), structurele metadata (die de relatie vastleggen tussen individuele objecten die gezamenlijk een eenheid vormen) en administratieve metadata (die zich richten op beheer en management van objecten).
• Online: Het direct verbonden zijn aan een netwerk.
• Open API: Een API die publiek beschikbaar is en waarlangs de eigenaar van een netwerkgebaseerde dienst universele toegang tot die dienst verschaft aan gebruikers (zoals ontwikkelaars).
• Publiek: Publiek is de groep mensen die een voorstelling bijwoont of een cultureel-erfgoedobject bekijkt of beluistert.
• REST-ful API: REST is een verzameling principes die bepalen hoe je, met behulp van een aantal webstandaarden zoals HTTP, URI, XML, JSON, computersystemen in een netwerk met elkaar laat communiceren via een API. De REST-principes worden gebruikt door vrijwel alle systemen die gebruik maken van het World Wide Web. RESTful-applicaties beschikken over de noodzakelijke webservices om met andere systemen te communiceren over het internet.
• Participatieplan: Het participatieplan is een plan waarin een museum vastlegt hoe ze haar erfgoedgemeenschap uitnodigt en faciliteert om actief deel te laten nemen aan de werking van de organisatie.
• Preservering: Preservering is het ingrijpen in de omgevingsfactoren en de procedures voor de hantering van een document om het risico op schade aan documenten tegen te gaan of zo beperkt mogelijk te maken. De preservering van digitale documenten tracht zowel de omgevingsfactoren die van invloed zijn op de bitsequentie als die van invloed zijn op de representatie van de bitsequentie te beheersen. Digitale documenten vereisen bijzondere aandacht wat betreft hun toegankelijkheid, integriteit en authenticiteit op midden en lange termijn, als gevolg van de veranderingen in of het obsoleet worden van de onderliggende technologie.
• Preserveringsplan: Het preserveringsplan beschrijft het geheel van activiteiten dat zorgt voor het technische en intellectuele behoud van digitale informatieobjecten. In een preserveringsplan moeten o.a. de volgende zaken worden uitgewerkt:
  • de manier waarop veiligheidskopieën en back-ups gemaakt en bewaard worden;
  • wat er gebeurt met vertrouwelijke en gevoelige informatie;
  • hoe bestanden bewaard worden (digitaal depot) en een welke bewaarstrategie daarbij gehanteerd wordt;
  • welke bestanden toegankelijk gemaakt worden en de manier waarop;
  • bepalingen met betrekking tot intellectuele rechten van zowel het archiefvormer als de archiefdienst (archief vs. de metadata door de archiefdienst aangemaakt);
  • een beschrijving van de hardware en software die gebruikt worden.
• Protocol: Een protocol is een set regels waaraan computers zich moeten houden om ze met elkaar te laten communiceren, bv. om gegevens uit te wisselen of een applicatie te starten.
• Referentie-architectuur: De beschrijving van de uitgangspunten voor het inrichten van de informatiehuishouding, zijnde beschrijving van de inhoudelijke relaties en samenhang tussen toepassingen en gegevensverzamelingen onderling.
• Service level agreement: Een service-level agreement (SLA) is een type overeenkomst waarin afspraken staan tussen aanbieder en afnemer van een dienst of product. Er wordt afgesproken wat de prestatie-indicatoren en kwaliteitseisen zijn van de te leveren dienst of product, om deze later te kunnen toetsen. In een SLA worden de rechten en plichten van beide partijen omschreven. Een SLA kan als afspraak bestaan tussen zowel externe (leverancier) als interne (klant) partijen binnen een organisatie.
• Standaard: Een officiële, nationaal of internationaal overeengekomen afspraak (geregistreerd bij een standaardisatie-instituut als bv. ISO) of een in de praktijk algemeen gebruikte afspraak (‘de facto standaard’). Door standaarden neemt de mogelijkheid tot uitwisseling en samenwerking toe. Standaarden ondersteunen efficiënte informatieverwerking, zowel binnen een organisatie (bv. om informatie uit diverse eigen bronnen te kunnen combineren of bij het overstappen op een ander informatiesysteem) als tussen samenwerkende organisaties (bv. bij het onderhouden van gemeenschappelijke informatiediensten).