Publicatie:De digitale collectieregistratie van het Fonds Wolfers

Uit Cultureel Erfgoed Standaardentoolbox
Naar navigatie springen Naar zoeken springen


Samenvatting

DIVA beheert een deel van het bedrijfsarchief van de Brusselse firma Wolfers, een internationale speler in de ontwikkeling van art nouveau en art deco. Dit fonds omvat bronzen en rubberen mallen, negatieven en afdrukken in omslagen en ongenummerde- en genummerde ontwerptekeningen. De genummerde tekeningen op kalkpapier werden in twee reeksen opgedeeld: reeks A (# 3.217) met 4-cijferige bedrijfscode uit 1910-1968 & reeks B (# 6.100) met 6-cijferige code uit 1945-1970. Reeks A is de focus van dit project. Van deze deelcollectie bleef de registratie op het moment van het indienen van het dossier beperkt tot 22 items die in presentaties of publicaties werden opgenomen, maar het potentieel van het fonds werd nog niet ten volle benut. Om deze registratieachterstand in te halen, en het potentieel van het Fonds Wolfers ten volle te benutten, werd in 2019 een projectvoorstel ingediend voor de Inhaalbeweging digitale collectieregistratie, dat door de Vlaamse overheid met een projectsubsidie werd gehonoreerd. Dankzij deze middelen kon DIVA de systematische en meertalige digitale registratie van reeks A verwezenlijken.


Referentie
Titel De digitale collectieregistratie van het Fonds Wolfers (Voorkeurstitel)
Locatie
Uitgever
Jaar van uitgave 2021
Rechten CC0
Persistent ID


Trefwoorden

rapport | museumcollecties | archiefcollecties | digitale duurzaamheid | rechtenbeheer | Qi | ResourceSpace

Auteur

  • Vincent van Beek, collectieregistrator (DIVA)
  • Inge Cloetens, projectmedewerker (DIVA)

Stuurgroep

De projectgroep bestond uit Dr. Werner Adriaenssens (MKG), Stephanie Buyle (KIK), Dr. Wim Nys, Vincent van Beek, Inge Cloetens (DIVA) en vertegenwoordigers van meemoo, Vlaams instituut voor het archief.

Probleemstelling

Algemeen

DIVA beheert archieven met betrekking tot edelsmeedkunst, juwelen en diamant. Sinds 2004 beschikt het museum over een bijzonder fonds, namelijk een deel van het bedrijfsarchief bestaande uit tekeningen, foto’s en modellen van de firma Wolfers, een internationaal gerenommeerd zilverbedrijf dat in de 19de en 20ste eeuw in Brussel actief was. Dit fonds is complementair met de Collectie Philippe en Marcel Wolfers, bestaande uit juwelen, beeldhouwwerken, siervoorwerpen, ontwerpen en een archief dat werd aangekocht door de Koning Boudewijnstichting (KBS) en ter beschikking werd gesteld van het Museum voor Kunst & Geschiedenis (MKG). Het archief en de ontwerptekeningen in de Collectie Philippe en Marcel Wolfers zijn gekoppeld aan de artistieke productie, terwijl het Fonds Wolfers een overzicht geeft van de commerciële productie. In beide gevallen kan het archief gelinkt worden aan voorwerpen in de collecties van het MKG en DIVA. Het Design Museum Gent bezit enkele geïsoleerde ontwerptekeningen en voorbeelden van zowel de artistieke als commerciële productie.

De genummerde tekeningen op kalkpapier uit het Fonds Wolfers werden in twee reeksen opgedeeld: reeks A (# 3.217) met 4-cijferige bedrijfscode uit 1910-1968; reeks B (# 6.100) met 6-cijferige code uit 1945-1970. Reeks A werd volledig gedigitaliseerd en is de focus van dit project. Van deze deelcollectie bleef de registratie tot nu toe beperkt tot 22 items die in presentaties of publicaties werden opgenomen, zoals De Wolfers Dynastie (2006); Wiener Werkstätte zilver en Belgisch zilverdesign (2010); Esthétique Moderne (2011) en Meesterlijk (zilver)design (2012).

Digitale ontsluiting en auteursrecht

Om de gekoppelde beelden van de ontwerptekeningen digitaal te kunnen ontsluiten, moest er onderzoek worden gevoerd naar de rechtenstatus van deze tekeningen. Buiten de scope van dit project, maar wel mee opgenomen in de reguliere werking zijn dus:

  • indien nodig, het klaren van rechten op de collectie, met ondersteuning van een medewerker van de Stad Antwerpen;
  • digitale ontsluiting van objectrecords of data met of zonder beelden, afhankelijk van de rechten, op de eigen website of andere platformen;
  • het open data beleid: de gedigitaliseerde data en beelden worden maximaal opengesteld voor publiek gebruik.

Workflow

Begin 2013 schreef het museum in samenwerking met meemoo een opdracht uit voor een nieuw collectiebeheersysteem, met Qi van Keepthinking als uitkomst. Qi is een web-based collectiebeheersysteem, waarmee data ook gepubliceerd en gedeeld kunnen worden. Het is door de Collections Trust UK gevalideerd als SPECTRUM compliant, waardoor de interne werkprocessen op punt worden gesteld volgens de standaard voor collectiemanagement in musea. Qi is de hoeksteen van een netwerk waarin, naast verschillende web-applicaties, ook het Digital Asset Management System (DAMS), het E-depot en de bibliotheekcatalogus Koha een plaats krijgen.

Qi biedt vele voordelen zoals een tweetalige registratie in het Nederlands en Engels, en de meeste invulvelden (bv. materialen, technieken, trefwoorden, plaatsnamen) hebben een achterliggende tweetalige thesauruslijst, die via een API gekoppeld is met de AAT, en een automatische vertaling van deze termen toelaat. Vertalingen van algemene of fysieke beschrijvingen in volzinnen moeten manueel worden ingevoerd.

In de initiële projectaanvraag werd opgemerkt dat metadata van reeks A van het Wolfers tekeningenarchief veel identieke gegevens bevatten. Om de workflow te stroomlijnen moest een batch import-functie ontwikkeld worden waarmee een groot aantal records in één keer geïmporteerd zou kunnen worden in Qi. De batch import-functie in Qi moet duurzaam zijn. Bijvoorbeeld bij aanpassingen in Qi moet de tool nog bruikbaar zijn. De tool moet ook bruikbaar zijn voor andere gebruikers van Qi.

Doelstellingen

De algemene doelstelling werd in de subsidieaanvraag gedefinieerd als volgt: de versnelde registratie van het gedigitaliseerde beeldmateriaal uit het Fonds Wolfers. Met behulp van de ontwikkelde workflow en de interne kennis kan het project daarna verdergezet worden binnen de reguliere werking met inzet van vrijwilligers en ook toegepast worden door andere instellingen.

In de aanvraag werd de algemene doelstelling in meer detail toegelicht.

  • Praktisch moest:
    • de digitale basisregistratie van reeks A worden gerealiseerd;
    • een batch import-functie ontwikkeld worden in Qi, die ook door andere gebruikers van dit systeem, zoals het VAi, kan gebruikt worden;
    • er een workflow worden uitgeschreven voor de digitale registratie van grote reeksen of deelcollecties tekeningen, foto’s, objecten, zowel voor intern als extern gebruik binnen de erfgoedsector;
    • de collectiedata en -beelden ter beschikking worden gesteld van onderzoekers, collega-instellingen en verzamelaars uit binnen- en buitenland;
    • de data en rechtenvrije of gelicentieerde beelden op DIVA’s ontsluitingskanalen gepubliceerd worden.
  • Op inhoudelijk vlak werd:
    • een vlotte identificatie en datering van Wolfers-objecten beaamd;
    • geambieerd inzicht te krijgen in het vocabularium en de ontwikkeling van het Wolfersdesign;
    • nagestreefd de medewerkers en hun rol bij de firma Wolfers te documenteren en identificeren;
    • beoogd project het Wolfersoeuvre te valoriseren.
  • Buiten dit project, maar wel binnen de eigen werking, werden volgende doelstellingen vastgelegd:
    • Publicatie van open data en beelden op de eigen website www.divaantwerp.be en externe websites/databanken, bv. Wikimedia en Wikidata. Data die minimum kan ontsloten worden via de Wiki-platformen – bv. in het Structured Data on Commons project – is de data van ontwerptekeningen (en beelden indien geklaard) die gekoppeld kunnen worden aan bestaande objecten;
    • Werking rechtenregeling en klaren van beelden, met de prioriteit op archieven van bedrijven met een complexe structuur (onderaanneming, samenwerking met zelfstandige ontwerpers, overnames, enz.);
    • Koppeling van verschillende databanken met elkaar, waardoor informatie kan uitgewisseld worden. Dit gebeurt met eigen middelen, waarbij een beroep gedaan wordt op de expertise van meemoo.

Status

De gegevens van de 3.217 tekeningen uit reeks A van het Fonds Wolfers werden na de batch import op stukniveau geregistreerd in objectrecords in Qi. De registratie gebeurde in het Nederlands, met een semiautomatische Engelse vertaling door Qi waarop door de projectmedewerker en collectieregistrator een kwaliteitscontrole gebeurde. Er werd gezorgd voor een minimumregistratie volgens de CIDOC-richtlijnen, aangevuld met de basisregistratie en trefwoorden. In Qi werden onderlinge relaties tussen records gelegd om een bepaalde verwantschap aan te duiden. Een regelmatige evaluatie van de registratie binnen de projectgroep garandeerde een coherente ontsluiting van dit fonds.

Op vlak van het valoriseren van de collectiedata zijn (en worden) verschillende stappen ondernomen:

  • Een selectie uit de deelcollectie tekeningen Fonds Wolfers, namelijk de Gioconda ontwerpen toegeschreven aan Philippe Wolfers, werd als ‘topic’ tweetalig op de website ontsloten.
  • De 3.217 beelden zijn in de hoogste resolutie raadpleegbaar en opvraagbaar door derden op het DAM-systeem ResourceSpace.

In de marge van de eerste fase werden ook de auteursrechten onderzocht, wat niet evident is voor bedrijfsarchieven. Zo kan het voorkomen dat de werknemer zijn auteursrechten heeft overgedragen aan het bedrijf. In ieder geval, ook indien dat laatste het geval is, valt het werk in het publiek domein zodra de werknemer meer dan 70 jaar overleden is. Enkele tekeningen werden gesigneerd door Philippe Wolfers (1858-1929) en Arthur De Waegh (1866-1944), wiens oeuvres publiek domein zijn, en Marcel Wolfers (1886-1976) en Omer De Waegh (1897-1982), wiens werken nog auteursrechtelijk beschermd zijn. De rechten voor Marcel Wolfers’ oeuvre konden worden geklaard via de nabestaanden, maar voor Omer De Waegh is (zijn) de rechthebbende(n) niet identificeerbaar. Om dit zo correct mogelijk te documenteren werd er een plan van aanpak rond de registratie van de auteursrechten opgesteld, waarna de internationaal toegepaste standaard Rights Statements werd geïmplementeerd binnen DIVA. Deze standaard laat toe om genuanceerd in te zetten op de ontsluiting van het fonds.

Methode

Het project, dat twee jaar duurde en in drie fases werd ingedeeld, is van start gegaan op 1 maart 2020 en werd, vroeger dan voorzien, in september 2021 afgerond.

Fase A

Op 1 maart 2020 is fase A van start gegaan met een grondige analyse van de beschikbare informatie. Hieruit werd één spreadsheet gevormd die als blauwdruk voor het mappen van deze data naar de metadata in Qi dient. De 22 reeds in Qi geregistreerde Wolferstekeningen uit reeks A werden voorafgaand doorgelicht om discrepanties in twee richtingen te voorkomen.

Met de bovenstaande lijst als basis werd i.s.m. meemoo tussen mei en augustus gewerkt aan een technische nota voor de ontwikkeling van de batch import-functie, die ons in staat zal stellen grote hoeveelheden metadata in een plat, tabulair formaat tegelijk te kunnen importeren, en een connector tussen Qi en ResourceSpace. Onderstaande workflow werd beoogd:

  1. DIVA verwerkt gegevens die moeten worden geïmporteerd in een overeengekomen CSV-sjabloon
  2. Upload het bestand naar Qi
  3. Qi controleert op fouten (blokkering/waarschuwing) en rapporteert d.m.v. een preview
  4. Als er geen blokkeringsfouten worden gevonden, worden de gegevens als draft geïmporteerd

Op 26 oktober 2020 werd ontwikkeling batch import-functie toegewezen aan de leverancier van Qi, Keepthinking. De ontwikkeling werd op 30 oktober 2020 opgestart. In de week van 26 november werd de eerste mijlpaal gehaald door de upload van beperkte batches in de testomgeving van Qi. Op 16 december werd de feature opgeleverd en geïmplementeerd in Qi. Volgende velden en relaties kunnen nu worden geïmporteerd:

  • Velden
    • Object Number (verplicht veld)
    • Collection Type
    • Home Location
    • Number of Parts
    • Number of Copies
    • Ipr Status Value (verplicht veld)
  • Relaties
    • Object Type
    • Object Category
    • Object Maker Relationships
    • Object Production Relationships
    • Object Title Relationships Dutch
    • Object Title Relationships English
    • Object Dimension Relationships
    • Object Object Relationships
    • Object Material Relationships
    • Object Technique Relationships
    • Object Inscription Relationships
    • Object Keyword Relationships
    • Object Acquisition Relationships
    • Object Owner Relationships
    • Object Conservation Relationships

De ontwikkeling van de Qi & DAMS connector wordt op een later tijdstip hernomen.

In augustus 2020 werd een kwaliteitscontrole uitgevoerd van de gedigitaliseerde ontwerptekeningen. Na deze controle werden de 3.217 digitale beelden in de DAMS geüpload en ‘gemetadateerd’.

In functie van het toekennen van de rechtenstatus, een verplicht veld in Qi, werd in juni 2020 een nota opgesteld die werd voorgelegd aan de stuurgroep en werd er beslist om de rights statements te implementeren. Deze internationaal toegepaste standaard werd begin 2021 organisatiebreed uitgerold. Voor de vervaardigers waarvan het werk nog auteursrechtelijk beschermd is, werden stappen ondernomen om de rechten te klaren.

De projectgroep, al dan niet in volledige samenstelling, kwam samen op 30 april, 22 juni, 18 en 25 augustus en 15 september 2020.

Fase A werd op 16 december afgerond met de aanwervingsprocedure voor een projectmedewerker voor de duur van acht maanden.

Fase B

Fase B werd op 4 januari 2021 opgestart. Na de introductie binnen onze organisatie en de opleiding in onze systemen is de projectmedewerker gestart met de finale optimalisatie van de lijst op basis van de instructies voor de batch import en het aanvullen van de vereiste datavelden. In de week van 22 januari 2021 is een deel van de geoptimaliseerde lijst geïmporteerd in Qi waardoor 1.130 nieuwe ‘records’ werden aangemaakt en mijlpaal 3 werd bereikt.

De detailregistratie van de reeds geïmporteerde objectrecords in Qi werd aangevat. Aan de hand van de gedigitaliseerde beelden en de inhoudelijke input vanuit de projectgroep worden volgende velden aangevuld: korte beschrijving in het Nederlands en Engels met vermelding van uitgevoerde ontwerpen in andere collecties, toekennen van trefwoorden, opschriften, en indien gekend materialen en technieken, vervaardiger(s), plaats, afmetingen, bibliografische referenties en relaties met andere items in de eigen collectie. De batch import in combinatie met de aanvulling van de records in Qi voldoet aan de minimale en basisregistratie.

De stuurgroep kwam op 2 maart 2021 samen om de voortgang van het project, de auteursrechten, de interpretatie van codes en nummers op de tekeningen en de valorisatie te bespreken.

De overige 2.066 records werden in schijven geïmporteerd na een verdere evaluatie van de huidige verwerking in Qi. De lijst van de batch import werd waar nodig bijgesteld, zodat de verwerking van de records nadien minder tijd in beslag namen. Met de hulp van een jobstudente in de maand juli kon de detailregistratie in augustus worden afgerond.

Fase C

De laatste fase, fase C, verliep van 1 september 2021 tot en met 30 september 2021. Na de evaluatie van de projectgroep werd de workflow, CEST-publicatie, project in de projectendatabank van FARO en evaluatieverslag uitgeschreven door de projectmedewerker, collectieregistrator en projectcoördinator.

Conclusies

Het project speelt in op de bredere visie van DIVA op het gebruik van digitale technologie in het beheren en zichtbaar maken van de collectie en collectiedata. De batch import-functie die door Keepthinking werd ontwikkeld op basis van de technische specificaties bepaald door DIVA en meemoo is de spil in de realisatie van het project.

De beoogde praktische en inhoudelijke doelstellingen die aan de start van het project werden opgesteld werden behaald. De initiële reeks van 3.217 ontwerptekeningen staan volledig in Qi door middel van de ontwikkelde batch import-functie. Voor slechts 57 hiervan is verder onderzoek vereist naar de datering en bijgevolg IPR-status. De gegevens van het Fonds Wolfers werden op stukniveau onderzocht en geregistreerd in objectrecords in Qi. De registratie gebeurde in het Nederlands (primair record), met een Engelse vertaling (secundair record), volgens de CIDOC-richtlijnen. SPECTRUM & de Dublin Core Application Profile Guidelines werden als beschrijvingsregels gebruikt voor de metadata. Terminologieën werden beschreven met behulp van de ISO 25964 norm. De workflow voor de registratie van grote bedrijfsarchieven die in functie van de inhaalbeweging wordt geformuleerd, zal meermaals worden toegepast voor de registratie van de archieven en fondsen in beheer bij DIVA. Met behulp van de ontwikkelde workflow en de interne kennis kan het project daarna verdergezet worden binnen de reguliere werking met inzet van vrijwilligers. De data en rechtenvrije of gelicentieerde beelden werden via DIVA’s verschillende ontsluitingskanalen gepubliceerd.

Het project is essentieel geweest voor de lange langetermijnplanning van de organisatie. Onderstaande doelstellingen in de marge van, maar buiten de scope van het project, werden behaald:

  • Het stipuleren van een plan van aanpak rond rechtenregeling en het klaren van beelden, met de prioriteit op archieven van bedrijven met een complexe structuur;
  • De koppeling van verschillende databanken met eigen middelen:
    • DAM ResourceSpace en MAM meemoo
    • DAM ResourceSpace en CBS Qi (in ontwikkeling)

De doelgerichte aanvraag van de projectsubsidie was een sterke basis voor het gericht wegwerken van achterstanden op vlak van collectieregistratie. Er werden duidelijke mijlpalen in de planning verwerkt die de voortgang van het project waarborgden.

Vervolg

Na afronding van dit project worden stapsgewijs nieuwe initiatieven aan dit project gekoppeld: het publiceren van de open data en rechtenvrije beelden op Wikimedia en Wikidata; link met gedigitaliseerde handelscatalogi en prijslijsten; link met bewaard gebleven Wolfers-objecten die via andere systemen ontsloten worden; actief inzetten van het Fonds Wolfers in onderzoeks- en tentoonstellingsprojecten, in concreto de tentoonstelling Art deco in België (2025) in de MKG. Deze tentoonstelling creëert meteen mogelijkheden zowel voor het traceren van verloren gewaande objecten als voor een publieksgerichte inzet van de beschikbare data.

Literatuur

Contactgegevens

collectie@divaantwerp.be

Overgenomen van "https://www.projectcest.be/w/index.php?title=Publicatie:De_digitale_collectieregistratie_van_het_Fonds_Wolfers&oldid=39983"