Publicatie:Archiefbeheer bij Packed vzw
In de zomer van 2013 werd er een traject opgestart om het beheer van het digitaal en analoog archief van PACKED vzw te verbeteren en verder te ontwikkelen. Het traject resulteerde in het opstellen van richtlijnen en instrumenten voor een performant beheer van het archief tijdens zowel de dynamische als statische fase.
| Titel | Archiefbeheer bij Packed vzw (Voorkeurstitel) |
| Locatie | [ ] |
| Uitgever | |
| Jaar van uitgave | 2014 |
| Rechten | CC-BY-SA |
| Persistent ID |
PACKED vzw is opgericht in 2005 en wordt financieel ondersteund door de Vlaamse overheid, sinds 2011 als expertisecentrum voor digitaal cultureel erfgoed. Als expertisecentrum binnen de cultureel-erfgoedsector wil PACKED vzw zorg dragen voor het eigen archief, en een voorbeeldfunctie vervullen voor andere cultureel-erfgoedorganisaties. Het archief van PACKED vzw biedt een belangrijk overzicht van haar werking en de ontwikkelingen rond digitaal erfgoed op Vlaams, Belgisch en internationaal niveau.
In de zomer van 2013 werd er een traject opgestart om het beheer van het digitaal en analoog archief van PACKED vzw te verbeteren en verder te ontwikkelen. Het traject resulteerde in het opstellen van richtlijnen en instrumenten voor een performant beheer van het archief tijdens zowel de dynamische als statische fase.
Auteur(s)
- Alina Saenko (PACKED vzw)
Status
Dit traject loopt sinds 2013 en zal in 2015 verder worden voortgezet.
Probleemstelling
In de laatste jaren is het aantal uitgevoerde projecten en de omvang van het werk binnen PACKED vzw sterk toegenomen. Het aantal personeelsleden steeg van twee in 2008 tot twaalf (plus twee jobstudenten) midden 2014. Dit resulteerde in een aanzienlijke groei van het analoog en digitaal archief van de organisatie.
Het beheer van het dynamisch en statisch archief diende dan ook herbekeken te worden. In 2012 implementeerde PACKED vzw een ordeningsstructuur in haar digitaal archief gebaseerd op de aanbevelingen van AMVB. Dit gebeurde echter zonder duidelijke afspraken omtrent de ordeningsstructuur, de selectie en de vernietiging van documenten. Hierdoor bleef de aanwas van documenten moeilijk te verwerken en het archief onvoldoende overzichtelijk.
Er was een duidelijke nood aan een efficiënter archiefbeheer bij PACKED vzw.
Methodologie
In 2013 werd een traject opgestart met als doel het huidige beleid omtrent het archief te analyseren, waar nodig aan te passen en verder het verbeterde archiefbeheer uit te voeren. Het traject bestaat uit drie acties:
Actie 1. Analyse van de huidige ordeningsstructuur en detecteren van de tekortkomingen
In de zomer van 2013 werd de ordeningsstructuur - en het archiefbeheer in het algemeen- bij PACKED geëvalueerd. Tijdens deze evaluatie werden de volgende vaststellingen gedaan:
- De principes van het archiefbeheer staan in hun beginfase en zijn nog niet vastgelegd in duidelijke beleidsdocumenten.
- Het beheer van het analoog en digitaal archief is niet gestroomlijnd: de aanbeveling voor de ordeningsstructuur van AMVB is correct toegepast voor het digitaal archief van PACKED vzw maar is niet verder doorgetrokken naar het analoog archief.
- Er bestaan geen strikte afspraken rond het beheer en de ordeningsstructuur van het digitaal archief. Er zijn nieuwe mappen aangemaakt op verschillende niveaus buiten de opgestelde ordeningsstructuur. Onnodige en verouderde documenten of kopieën worden niet systematisch geselecteerd voor bewaring of vernietiging.
Actie 2. Ontwikkeling en implementatie van instrumenten voor het archiefbeheer
Er werd een verantwoordelijke voor het archiefbeheer binnen PACKED vzw aangewezen die de opdracht kreeg om de nodige instrumenten voor het archiefbeheer te ontwikkelen:
- Bestand:20141219 Archiefschema PACKED v1 6.pdf - een document dat de series binnen digitaal en analoog archief van PACKED vzw vastlegt en ze aan de hand van taken en functies binnen de organisatie ordent.
- Bestand:20131219 Selectielijst PACKED v1 1.pdf – een document dat voor elke serie in het archiefschema de bewaartermijnen en de bewaarbestemming (te vernietigen of te bewaren) vastlegt.
- Bestand:20141219 Richtlijnen archiefbeheer PACKED v1 4.pdf – een document dat een bondig overzicht aan de medewerkers biedt van de activiteiten rond het werken met het dynamisch en statisch archief.
Die referentiedocumenten werden in overleg met de medewerkers van PACKED vzw goedgekeurd en worden systematisch bijgewerkt.
Actie 3. Uitvouwen van het hernieuwde archiefbeheer
De verantwoordelijke voor het archiefbeheer heeft vervolgens verschillende acties gelanceerd om de nieuwe principes van het beheer van het archief in PACKED vzw te implementeren.
Voor het dynamisch archief werden er drie grote acties uitgevoerd:
- In maart 2014 werd de eerste Trash Day gehouden in PACKED vzw (meer informatie over de Trash day: TRACKS, Coördinerende archiefdienst). Alle medewerkers waren hierbij betrokken. Er werd een nieuwe mappenstructuur aangemaakt op de server volgens het goedgekeurde archiefschema en alle bestanden werden van de oude naar de nieuwe structuur verplaatst.
- In september 2014 werd een tweede Trash Day gehouden waarbij er een analyse werd gemaakt van de nieuwe mappenstructuur en werd er meer aandacht besteed aan bijvoorbeeld het toepassen van richtlijnen en het aanpassen van bestandsnamen, het verwijderen van onnodige kopieën en versies van documenten.
- In november 2014 werd ook het nieuwe archiefschema toegepast op het papieren archief.
De richtlijnen voor het archiefbeheer worden ook in het dagdagelijkse werk toegepast door de medewerkers van PACKED vzw, bijvoorbeeld bij het benoemen van bestanden of het creëren van nieuwe versies van documenten.
Voor het beheer van het statisch archief werd het archiefschema en de selectielijst ook toegepast in een actie in de zomer 2013. Oude documenten werden verpakt in archiefdozen, telkens met een toelichting i.v.m. de serie en de bewaartermijn.
Actie 4: E-mails bewaren
Actie 5: Websites archiveren
Archivering van de erfgoedcelwebsites
Resultaten
Dit traject heeft een belangrijke stap gezet in de richting van een efficiënte beheer van het archief van PACKED vzw. Er bestaan nu de nodige referentiedocumenten waarin de richtlijnen worden vastgelegd en toegepast. Naast de verantwoordelijke archiefbeheerder zijn de medewerkers zelf ook mee betrokken bij het uitvoeren van het archiefbeheer tijdens de halfjaarlijks georganiseerde Trash Days en in hun dagelijks werk. Dit zorgt voor een bewustere omgang met het archief bij PACKED vzw. Momenteel is het doel van het project, het optimaliseren en efficiënter maken van het archiefbeheer bij PACKED vzw, alvast bereikt.
Bronnen
Contactgegevens
Alina Saenko
PACKED vzw
Delaunoystraat 58 #23, 1080 Brussel
E: alina@packed.be
T: ++32 (0)2 217 14 05