Handboek rechten klaren:Wanneer? - Verweesde werken

Uit Cultureel Erfgoed Standaardentoolbox
Ga naar: navigatie, zoeken

Een veelvoorkomend probleem is het probleem van de verweesde werken (de zogenaamde orphan works). Een verweesd werk is een werk dat naar alle waarschijnlijkheid (nog steeds) onder de bescherming van het auteursrecht (of een naburig recht) valt, maar waarvan de rechthebbende niet gekend is of niet gevonden kan worden. Dit impliceert dat de erfgoedorganisatie die dit verweesd werk wil gebruiken op een manier waarvoor de toestemming van deze rechthebbende is vereist (bijvoorbeeld digitaliseren of online toegankelijk maken), deze toestemming niet kan verkrijgen. Hierdoor dreigt dit werk uiteindelijk zelfs verloren te gaan. Erfgoedorganisaties die het werk wensen te bewaren en te ontsluiten, willen immers ook rechtszekerheid.

Belgische context

Op 24 augustus 2015 werd de Europese richtlijn inzake bepaalde toegestane gebruikswijzen van verweesde rechten van 25 oktober 2012 omgezet in Belgisch recht en gepubliceerd in het Belgisch staatsblad.

Om instellingen zoals publiek toegankelijke bibliotheken, onderwijsinstellingen en musea, alsook archieven, instellingen voor cinematografisch- of geluidserfgoed en publieke omroeporganisaties rechtszekerheid te bieden, voorziet deze uitzondering in de auteurswet dat ze voor taken van algemeen nut verweesde werken uit hun collecties mogen digitaliseren, indexeren, catalogiseren, behouden, restaureren en tenslotte beschikbaar stellen. Onder verweesd werk wordt in de wetgeving een werk of fonogram verstaan, waarvan geen of niet alle rechthebbenden zijn geïdentificeerd, of zelfs indien één of meer rechthebbenden wel zijn geïdentificeerd, niet alle ervan zijn opgespoord ondanks dat een zorgvuldig onderzoek naar de rechthebbenden is uitgevoerd en dat zorgvuldig onderzoek geregistreerd is. Verweesde werken kunnen tekstueel van aard zijn: boeken, kranten, tijdschriften, dagbladen of andere geschriften. Daarnaast dekt de wet ook audiovisuele en cinematografische werken.

Volgens dit systeem moet de erfgoedinstelling geen licentievergoeding betalen voor werken waarvan de rechtshebbenden niet zelf een aanspraak maken op een vergoeding. De status van verweesd werk wordt echter pas toegekend als de volgende voorwaarden vervuld zijn:

  • Wanneer een instelling gebruik wil maken van een verweesd werk, is het verplicht om voorafgaand een zorgvuldig onderzoek (due diligence) naar de identificatie van rechtshebbenden uit te voeren.
  • Bovendien moet de instelling de documentatie van dit onderzoek registeren in de Europese Orphan Works Database. Meer informatie over het gebruik van deze databank is terug te vinden in de brochure Databank met verweesde werken van het Harmonisatiebureau voor de Interne Markt van de Europese Unie.

Een diligent search is een zoektocht naar de rechthebbende(n), die volgens bepaalde vooropgestelde criteria wordt verricht. Gangbare criteria zijn:

  • de zoektocht dient het gebruik vooraf te gaan;
  • de zoektocht dient titel per titel of werk per werk te gebeuren;
  • alle relevante bronnen dienen te worden geraadpleegd tijdens de zoektocht;
  • een aankondiging van de zoektocht wordt gepubliceerd waarbij de auteur wordt gevraagd zich kenbaar te maken;
  • het zoekproces moet gebeuren in de lidstaat waar het werk oorspronkelijk voor de eerste keer gepubliceerd of uitgezonden is. Als er aanwijzingen zijn dat er in andere landen relevante informatie te vinden is, worden ook daar de bronnen geraadpleegd;
  • het zoekproces wordt gedocumenteerd in één voor het publiek toegankelijke onlinedatabank die door het Harmonisatiebureau voor de Interne Markt werd opgericht en beheerd, zijn de Europese Orphan Works Database;
  • indien het werk wordt geëxploiteerd, wordt de exploitatie vergezeld van een verklaring dat het werk nog steeds beschermd is, maar dat de auteur niet kon worden gelokaliseerd.

Praktijk

Hoe werkt het in de praktijk? Openbare bibliotheken, musea, archieven, instellingen voor cinematografisch of audiovisueel erfgoed en publieke omroeporganisaties in de EU-lidstaten en landen van de Europese Economische Ruimte die werken beheren, moeten vooraleer die te digitaliseren en online beschikbaar te stellen eerst zorgvuldig onderzoek verrichten naar de rechthebbenden van de werken. Het Koninklijk besluit tot bepaling van de bronnen die geschikt zijn om het zorgvuldig onderzoek naar rechthebbenden bepaalt de volgende vereisten:

Boekenerfgoed

  • het wettelijk depot, bibliotheekcatalogi en door bibliotheken en andere instellingen bijgehouden trefwoordenlijsten;
  • de verenigingen van uitgevers en auteurs;
  • bestaande databanken en registers, Watch (Writers, Artists and their Copyright Holders), het ISBN (International Standard Book Number) en databanken die in druk verschenen boeken catalogiseren;
  • de databanken van de collectieve beheersvennootschappen;
  • bronnen die verscheidene databanken en registers omvatten, met inbegrip van VIAF (Virtual International Authority Files) en Arrow (Accessible Registries of Rights Information and Orphan Works, zie infra).

Kranten, magazines, dagbladen en tijdschriften

  • de ISSN (International Standard Serial Number) voor periodieke publicaties;
  • indexen en catalogussen van bibliotheekcollecties en verzamelingen;
  • het wettelijk depot;
  • de verenigingen van uitgevers en de verenigingen van auteurs en journalisten;
  • de databanken van collectieve beheersvennootschappen.

Visuele werken

Hieronder worden verstaan kunstvoorwerpen, fotografie, illustraties, vormgeving, architectuur, schetsen van de laatstgenoemde werken en andere dergelijke werken die opgenomen zijn in boeken, dagbladen, kranten en tijdschriften.

  • de in artikel 1 en 2 bedoelde bronnen;
  • de databanken van de betrokken collectieve beheersvennootschappen voor visuele kunsten in het bijzonder;
  • waar van toepassing, de databanken van fotoagentschappen en beeldbanken voor illustraties;
  • de website(s) van Kunstenpunt.

Audiovisuele werken en fonogrammen

  • het wettelijk depot;
  • de databanken van verenigingen van producenten;
  • databanken van instellingen voor cinematografisch of audiovisueel erfgoed en nationale bibliotheken;
  • databanken met relevante standaarden en identificatiecodes zoals ISAN (International Standard Audiovisual Number) voor audiovisueel materiaal, ISWC (International Standard Music Work Code) voor muziekwerken en ISRC (International Recording Code) voor fonogrammen;
  • de databanken van collectieve beheersvennootschappen, in het bijzonder voor auteurs, uitvoerende kunstenaars, producenten van fonogrammen en audiovisuele producenten;
  • de aftiteling/medewerkerslijst en andere informatie op de kopie van het werk of op de verpakking van het werk
  • databanken van andere relevante verenigingen die een specifieke categorie van rechthebbenden vertegenwoordigen;
  • de websites www.muziekarchief.be en www.ultratop.be;
  • de website(s) van Kunstenpunt

Nadat vergeefs is getracht de identiteit van de rechthebbende te achterhalen, zendt elke culturele, onderwijs- of omroeporganisatie informatie over hun verweesde werken aan hun nationale autoriteit. Het koninklijk besluit tot aanwijzing van de bevoegde autoriteit voor de verweesde werken duidt de Koninklijke Bibliotheek aan als bevoegde autoriteit of 'nationaal loket'. Vervolgens stuurt elke nationale autoriteit deze informatie door aan de databank met verweesde werken.

Nadat ze als verweesd zijn geïdentificeerd, worden deze werken in de hele Europese Unie erkend als zijnde verweesde werken. Dat betekent dat elke culturele organisatie met archieven waarin dergelijke werken zijn opgenomen, ze mag digitaliseren en voor heel de EU beschikbaar mag maken. Rechthebbenden die constateren dat een van hun werken in de databank is opgenomen, kunnen een verzoek indienen tot wijziging van de status van het desbetreffende verweesde werk. Het algemene publiek kan de databank doorzoeken en zoeken naar informatie over verweesde werken. De verdere praktische modaliteiten van het gebruik van de online databank zullen geregeld worden in een Koninklijk Besluit dat nog moet verschijnen.

Het nadeel is dat een dergelijke diligent search tijds- en arbeidsintensief is. Het kost dus geld en duurt lang. Tegelijkertijd biedt deze oplossing van een nieuwe auteursrechtelijke uitzondering de erfgoedinstellingen echter nog steeds de mogelijkheid om aan een zekere vorm van risicobeheer te doen en bijvoorbeeld niet voor ieder individueel werk een diligent search te verrichten. Voor bepaalde werken is de kans immers zeer klein dat er alsnog een rechthebbende zal opduiken.

Een werk dat binnen de Europese Economische Ruimte als verweesd wordt beschouwd, is dat ook in België. Bovendien mogen instellingen en organisaties inkomsten vergaren uit de exploitatie van deze werken, maar dit enkel ter vergoeding van hun digitaliserings- en ontsluitingskosten. Tenslotte voorziet de wet dat rechthebbenden op elk moment de status van een verweesd werk kunnen beëindigen. In dit geval krijgen de rechthebbenden retroactief een vergoeding op het gebruik van hun werk van de instelling in kwestie. De praktische modaliteiten (inning, verdeelsleutel, toezicht, tijdstip van uitbetaling) van deze vergoeding moeten nog vastgelegd worden in een Koninklijk besluit.

Ondersteuning

Om de werklast van de diligent searches te verlichten en te standaardiseren, werden er reeds enkele projecten opgestart.

Boekenerfgoed

Het Arrow system is een tool voor rechten management van boekenerfgoed en streamlined het proces voor het identificeren van auteurs, uitgevers en rechtshouders. Daarnaast helt de tool met het onderzoeken of het werk binnen of buiten het publiek domein valt en of het een verweesd werk is.

Audiovisueel erfgoed

FORWARD(2013-2016) was een project dat een EU-wijd geautomatiseerd systeem moest opzetten om de rechtenstatus van audiovisuele werken (waaronder ook verweesde werken) te evalueren. Culturele instellingen, commerciële entiteiten en andere potentiële gebruikers kunnen zien of een werk in het publieke domein bevindt of onder auteursrecht, en in dit geval of het een verweesd werk is en onder welke voorwaarden het in Europa gebruikt mag worden.

Uit dit project zal de Rights information infrastructure (RII) ontwikkeld worden, die alle functionaliteiten zal voorzien om diligent searches uit te voeren. Daarnaast is het de bedoeling dat de 10 nationale filmerfgoedinstellingen uit het consortium van het project zich opwerpen als centra voor het klaren van rechten. Voor België zal dit Cinematek zijn.

Crowdsourcing

Het EnDOW ("Enhancing access to 20th Century cultural heritage through Distributed Orphan Works clearance") project faciliteert het klaren van rechten voor cultureel erfgoed instellingen in Europa. Ze werken aan een kost-effectieve oplossing voor het bepalen of werken in bibliotheken, archieven en musea al dan niet verweesd zijn. Ze bestuderen ook het gebruik van (en de uitdagingen bij) crowdsourcing voor tekstueel, audiovisueel en born-digital cultureel erfgoed.

Vanaf july 2017 zal hun online platform voor crowdsourced diligent searching in betatestfase gaan. Vanaf januari 2018 wordt het geacht operationeel te zijn. Het platform zal zogenaamde guided diligent searches toelaten, waarbij geïnteresseerde vrijwilligers ondersteund worden om welafgelijnde taken of deelaspecten van het proces uit te voeren.