Duurzaam digitaal bewaren: Opnameprocedure
De opname van digitale objecten in het opslagsysteem is een belangrijk moment in de levenscyclus van een digitaal object: wanneer de juiste acties en controles hier niet worden uitgevoerd, is de bruikbaarheid en betrouwbaarheid van het digitaal object bedreigd.
Minimum richtlijnen
1. Bestanden worden indien nodig gemigreerd of genormaliseerd
Om bestanden op lange termijn leesbaar te houden, is het belangrijk dat er archiveringsformaten worden gebruikt, zoals bepaald in de bewaarstrategie.
- Instrumenten (software) zijn beschikbaar waarmee de bestanden kunnen worden gemigreerd.
- Bestanden worden gemigreerd overeenkomstig de bewaarstrategie.
2. Elk digitaal object is uniek geïdentificeerd
Door gebruik van unieke en onveranderlijke bestandsnamen of identifiers wordt verwarring met andere digitale objecten uitgesloten.
- Aan elk digitaal object wordt een onveranderlijke, unieke naam (identifier) toegekend.
3. Elk object kan worden gelokaliseerd
De locatiegegevens laten toe een digitaal object in een opslagsysteem terug te vinden. Wanneer dit opslagsysteem netwerkgebaseerd is, kan de locatie in de vorm van een netwerkpad of URL.
- Van elk digitaal object wordt bij opname vastgelegd waar het zich bevindt.
4. Structurele metadata zijn beschikbaar
Structurele metadata bepalen de interne structuur van een object of leggen vast welke andere digitale objecten bij het object behoren. Door deze te bewaren kan een geheel van digitale objecten gereconstrueerd worden.
- Structurele metadata worden bij opname vastgelegd.
- Structurele metadata worden bewaard.
5. Inhoudelijke metadata zijn beschikbaar
Door een (minimaal) aantal inhoudelijke gegevens vast te leggen, wordt het opzoeken van digitale objecten aanzienlijk vereenvoudigd. In bepaalde gevallen komen deze inhoudelijke metadata overeen met contextuele metadata.
- Er is een minimale set van inhoudelijke gegevens beschikbaar (wie, wanneer, wat, waar).
- Inhoudelijke metadata worden vastgelegd volgens gestandaardiseerde beschrijvingsschema's, beschrijvingsregels en terminologieën.
6. Ingebedde toegangscontrole in bestanden wordt vermeden
Het gebruik van DRM (Digitaal Rights Management), encryptie of wachtwoorden verhoogt het risico dat bestanden niet geopend kunnen worden. Bovendien is het beheren van wachtwoorden en sleutels erg complex en arbeidsintensief. Om bestanden af te schermen is het beter dit te doen door de toegang tot het systeem (het digitaal depot) zelf geheel of gedeeltelijk af te schermen. Raadpleeg de SODA procedure voor het verwijderen van versleutelingen.
- Er wordt geen DRM, encryptie of wachtwoord gebruikt.
7. De relatie tussen het digitaal object en metadata wordt vastgelegd
Een object is betekenisloos en onbruikbaar zonder de metadata die op het object betrekking hebben. Dit kan bijvoorbeeld door de unieke identifier in de metadata op te nemen, of door de metadata en het digitaal object samen te bewaren (inkapselen).
- De relatie tussen digitaal object en metadata is onverbrekelijk en eenduidig vastgelegd.
Aanbevolen richtlijnen
8. De opnameprocedure wordt na creatie of ontvangst onmiddellijk/zo snel mogelijk uitgevoerd
Zolang bestanden bewaard worden op 'voorlopige' dragers of locaties, bestaat er een verhoogd risico op verlies of schade.
- Er is een procedure voorzien waarbij alle digitale objecten onmiddellijk in een beveiligde omgeving worden opgenomen.
- Er is een procedure voorzien waarbij de volledige opnameprocedure zo snel mogelijk wordt uitgevoerd.
9. Viruscontrole is voorzien
Controle op virussen en malware bij opname in het depot is noodzakelijk. Deze kwaadwillende software kan aanzienlijke schade veroorzaken in een systeem.
- Bestanden worden voor opname gecontroleerd op virussen en andere malware.
10. Bestandsformaten worden vastgesteld
Door bestanden te identificeren wordt vastgesteld welk bestandsformaat deze hebben en eventueel ook welke versie van dat formaat. Op basis van deze gegevens kan worden bepaald of het bestand moet worden gemigreerd en weet men hoe het kan worden geopend.
- Er zijn adequate tools beschikbaar om bestanden te identificeren.
- Bestanden worden bij opname geïdentificeerd.
- Bij multimediabestanden worden ook de codec(s) vastgesteld.
- Deze gegevens (formaat, versie en codec) worden ook opgeslagen.
11. Bestanden worden gevalideerd
Wanneer wordt vastgesteld dat een bestand corrupt is kan gezocht worden naar mogelijke oorzaken: misschien liep er iets mis met de overdracht en moet dit herhaald worden. Met gespecialiseerde software kan tot op zekere hoogte gecontroleerd worden of een bestand valide, of mogelijk corrupt is.
- Er zijn adequate tools beschikbaar om bestanden te valideren.
- Bestanden worden gevalideerd.
- Deze resultaten van de validatie worden ook opgeslagen.
12. Er wordt gebruik gemaakt van checksums
Checksums zijn een soort preserveringsmetadata. Door een checksum te genereren wordt een unieke vingerafdruk gemaakt van elk bestand. Aan de hand van deze vingerafdruk kan het bestand steeds worden geïdentificeerd. Op deze manier kan worden gecontroleerd of het bestand na opname nog werd gewijzigd. Door bij opname al een checksum te creëeren, kunnen deze controles over de hele levensscylus van het gearchiveerde bestand behouden blijven en bewijskracht hebben.
- Checksums worden bij opname gecreëerd.
- Checksums worden bij elke preserveringsactie (bewerken, kopiëren) gecreëerd.
- Checksums worden duurzaam bewaard.
13. Ontvangen bestanden kunnen worden geopend
Gebruik en controle van digitale objecten is pas mogelijk wanneer men over de juiste software beschikt om het bestand te openen. Dit hoeft niet noodzakelijk de software te zijn waarmee het bestand werd gecreëerd, maar moet essentiële eigenschappen weergeven. Wanneer het originele bestand werd gemigreerd naar een ander formaat, moet minstens voor dit archiveringsformaat een geschikte software aanwezig zijn.
- Er zijn adequate tools (software) beschikbaar om aanwezige bestanden te openen.
14. Contextuele metadata worden bewaard
Contextuele metadata geven betekenis aan het digitaal object (Waarom werd het gecreëerd? Voor wie? Wat was de status van het object?).
- Contextuele metadata worden bewaard.
- Contextuele metadata worden vastgelegd volgens gestandaardiseerde beschrijvingsschema's, beschrijvingsregels en terminologieën.
15. Technische metadata worden bewaard
Technische metadata kunnen belangrijk zijn voor het gebruik van een digitaal object of kunnen aanwijzingen geven over vereiste preserveringsmaatregelen. Soms zijn deze gegevens ingebed in een bestand en/of kunnen deze met behulp van gespecialiseerde software vastgesteld worden.
- Technische metadata worden bewaard.
- Technische metadata worden vastgelegd volgens gestandaardiseerde beschrijvingsschema's, beschrijvingsregels en terminologieën.
Deze richtlijn is van toepassing op het duurzaam bewaren van digitale objecten. Meer informatie over deze eisen kunnen gevonden worden in het Scoremodel voor digitale duurzaamheid, waarop dit onderdeel van de richtlijn gebaseerd is.