Publicatie:Opslag en bewaring van geluidsopnames en metadata uit een mondelinge bronnen project

Uit Cultureel Erfgoed Standaardentoolbox
Ga naar: navigatie, zoeken


Samenvatting

In juni 2012 startte het AVG met het project: ‘Een mondelinge geschiedenis van de tweede feministische golf in Vlaanderen’, dat liep tot april 2013. De ad hoc aangeworven projectmedewerker stond daarbij in voor het voorbereiden en afnemen van in totaal 30 diepte-interviews, telkens twee uitgebreide gesprekken met vijftien verschillende personen. Aan de hand van een themalijst werden herinneringen en verhalen over de tweede feministische golf opgetekend. Het doel was allereerst het stimuleren van historisch onderzoek door het creëren van mondelinge bronnen, waarbij de mogelijkheid werd voorzien om de opnames ook te gebruiken voor educatieve publieksgerichte projecten over de tweede feministische golf in Vlaanderen.
Het was het eerste volwaardige mondelinge geschiedenisproject van het AVG, en hoewel er naar was gestreefd om bij het uitschrijven van het project ook aan de technische uitvoering te denken, bleek al snel dat dit aspect onderschat werd. In de loop van het project doken daardoor niet alleen verwachte vragen op (welk opnameformaat is geschikt voor duurzame bewaring van digitale bronnen, waar de audiobestanden opslaan), maar ook onverwachte (hoe de integriteit van de digitale bestanden garanderen, hoe kunnen de metadata in het bestaande collectiebeheersysteem worden ingevoerd, enzovoort). Bovendien was het voor niet-ICTers niet altijd gemakkelijk om zelfs de verwachte kwesties zelfzeker aan te pakken. Het blijkt in de praktijk dus niet evident om het leerproces waarmee zo’n eerste pilootproject onvermijdelijk verbonden is, voldoende te structureren. Alleszins waren de technische kwesties talrijker dan op voorhand ingeschat en drongen ze zich op wanneer ook andere aspecten van het project tijd en aandacht vroegen. Bovendien was binnen het AVG onvoldoende technische kennis aanwezig om onderbouwde keuzes te kunnen maken tussen de verschillende mogelijke oplossingen. Ook waren niet alle budgettaire implicaties op voorhand juist ingeschat. Deze gevalstudie getuigt van het denkproces dat het AVG – gestimuleerd en ondersteund door PACKED – doormaakte om het project alsnog technisch te structureren en de duurzame bewaring van de eindresultaten te garanderen. Dit gebeurde doorheen:

Het bijwonen van vormingen, aangeboden door PACKED en Faro, assistentie op maat vanwege PACKED, het invullen van het scoremodel “Digitale duurzaamheid” van PACKED, intern registreren van de gekozen opties en sensibiliseren van de collega’s.

Concrete uitkomsten van dat doorgemaakte proces zijn: de huur van bijkomende serverruimte voor opslag, het gebruik van checksums voor het toetsen van de integriteit van de bestanden en aandacht voor het samenbrengen van de metadata. Voorts werden er een heleboel interessante lessen getrokken voor volgende projecten. Zo is bijvoorbeeld gebleken dat bij de keuze voor kwalitatief zeer hoogstaande geluidsopnames onvoldoende rekening was gehouden met de beperkt aanwezige ICT- infrastructuur en -ondersteuning. In de toekomst zal er een beter evenwicht moeten gezocht worden tussen excellentie op kwalitatief vlak en de beschikbare ICT-middelen en -expertise. Daarnaast is er heel wat voorbereidend werk verricht i.v.m. de beschrijving van de bronnen en de daartoe noodzakelijke aanpassing van het datamodel dat momenteel gebruikt wordt door het AVG. Momenteel loopt de prospectie i.v.m. een eventuele overstap naar een nieuw beschrijvingsm


Referentie
Titel Opslag en bewaring van geluidsopnames en metadata uit een mondelinge bronnen project (Voorkeurstitel)
Locatie [ ]
Uitgever
Jaar van uitgave 2013
Rechten CC-BY-SA
Persistent ID



Auteur(s)

Els Flour, archivaris Archiefcentrum voor Vrouwengeschiedenis (AVG)
Lisa Wouters, projectmedewerker: ‘Een mondelinge geschiedenis van de tweede feministische golf in Vlaanderen’ (AVG)

Status

Het mondelinge geschiedenisproject liep van juni 2012 tot april 2013. Gedurende deze periode is er veel op de rails gezet en de veilige opslag van de audiobestanden is gegarandeerd. Er is heel wat kennis opgebouwd, maar er is nog een weg te gaan wat betreft de structurele inbedding van digitale duurzaamheid in het beleid van het AVG, en het op punt zetten van de ICT-infrastructuur. Het scoremodel “Digitale Duurzaamheid” zal hierbij als leidraad dienen. In die zin is het proces niet ‘af’. Ook zijn er nog enkele aanpassingen nodig aan het collectiebeschrijvingssysteem om de beschrijvingen van de digitale bronnen annex metadata te kunnen invoeren. De afwerking van een aantal technische zaken staan ingepland voor augustus 2013. Met deze gevalstudie beoogt het AVG om de ervaringen en opgebouwde kennis ter beschikking te stellen van de archief- en erfgoedsector. Opmerkingen en suggesties zijn steeds welkom.

Probleemstelling

Standaarden

Ten eerste moest uitgezocht worden welke internationale standaarden gelden m.b.t. de kwaliteit van geluidsopnames bedoeld voor langetermijnopslag en -bewaring. Op advies van PACKED werd geopteerd om volgende parameters te hanteren: WAV, xxx. Belangrijk bij de keuze van het formaat was dat het bestand in een verre toekomst nog raadpleegbaar zou zijn. Het AVG kocht een semiprofessioneel opnametoestel (Marantz PMD620, incl. extra geheugenkaart) waarin deze parameters als standaardinstelling werden geprogrammeerd. Alle 30 interviews werden op dezelfde manier opgenomen. In de gekozen opnamekwaliteit (WAV) leverden de interviews van gemiddeld twee uur en meer erg grote bestanden op. In een latere fase van het project heeft dit voor problemen gezorgd, met name bij het creëren van kopies in een lagere resolutie (MP3) voor een gebruikersbestand. De oorzaak lag voornamelijk in de beperkte beschikbare pc-capaciteit. Ook het feit dat de projectmedewerker niet steeds beschikte over de beheerderrechten om specifieke programma’s te downloaden en te installeren op de pc’s bemoeilijkte of vertraagde de werking. Het AVG beheert zijn netwerk, serverruimte en computerpark immers niet autonoom, maar is afhankelijk van een grotere vzw die verschillende organisaties huisvest en instaat voor het beheer van de gebouwen inclusief de ICT-infrastructuur. Alles wat met ICT te maken heeft, wordt centraal vanuit deze vzw aangestuurd (die daarvoor een contract heeft met een privéonderneming). De aangeboden ICT-ondersteuning volstond niet steeds voor dit specifieke erfgoedproject of liet te lang op zich wachten. Soms gaapte ook de typische ICT-kloof tussen theorie en praktijk: het converteren van een WAV-bestand naar MP3 door middel van vrij te downloaden Videolansoftware is in theorie relatief eenvoudig, maar bleek in de praktijk quasi ondoenbaar. Omdat de afwerking van andere aspecten van het project alle aandacht vroeg, raakte dit probleem nog niet opgelost en ontvingen de participanten nog geen kopie van hun interview in een gebruiksvriendelijk formaat.

Opslag

De serverruimte waarover het AVG beschikt bleek onvoldoende opslagcapaciteit te hebben. Daarom werden in een eerste fase van het project twee externe harde schijven aangekocht om de audiobestanden provisoir op te slaan. Vervolgens werd uitgekeken naar een veiligere en meer duurzame oplossing met een afdoend back-up systeem. Het AVG toetste de verschillende opties af en besloot uiteindelijk om in eigen huis bijkomende serverruimte te huren, speciaal bedoeld voor het opslaan van de moederbestanden. Deze aparte opslagruimte is toegankelijk via de pc’s van het AVG. De huur van deze bijkomende externe serverruimte is een jaarlijkse kostenpost voor het AVG maar meteen ook de eerste aanzet tot de ontwikkeling van een eigen, weliswaar bescheiden in omvang, digitaal archiefdepot. Het AVG onderhandelt momenteel nog over een aanpassing aan de back-up procedure (rekening houdend met de integriteitscontrole van de bestanden).

Integriteitscontrole en metadata

Het AVG leerde gedurende de projectperiode heel wat over de duurzame bewaring van digitale bronnen en metadata. Op advies van PACKED gaf het AVG elk moederbestand een checksum mee, die toelaat de integriteit ervan te controleren. Dit proces wordt idealiter op regelmatige basis herhaald. Er wordt bekeken of de beheerder van de externe serverruimte deze controle in de toekomst automatisch op geregelde tijdstippen kan uitvoeren. Bovendien werd uitgezocht hoe alle digitale metadata gegenereerd tijdens het project, samen met het digitale bronnenmateriaal bewaard kunnen worden in één gezamenlijke ‘container’. Zeg maar de digitale versie van de gebruikelijke archiefdoos. Hiervoor wordt het programma JDigest gebruikt. Tijdens het verloop van het project werden heel wat metadata aangemaakt (o.a. biografische informatie over de participanten en hun selectie, infofiches van de participanten, inhoudelijke voorbereidingen van interviews, persoonlijk mailverkeer). Door deze samen met de digitale audiobestanden te verpakken, kan iemand die over pakweg 50 jaar de digitale archiefdoos van het project opent de context van de digitale bronnen volgens de principes van historische kritiek toetsen (door wie de bronnen werden aangemaakt, wanneer, waarom, hoe, met welke bedoeling, enz.). Deze actie wacht nog op verdere afwerking omdat ze door de zware moederbestanden meer tijd vroeg dan ingeschat (zie supra). De af te werken aspecten staan ingepland voor augustus 2013.

Beschrijving

Het AVG gebruikt het datamodel AMIS voor het beschrijven van zijn collecties. Het is een zeer performant en flexibel maar ietwat verouderd systeem. Tot dusver werden er nog geen digitale beeld- of geluidsbestanden in het systeem ingevoerd. Hiervoor zou de bestaande veldenstructuur moeten aangepast worden. Op basis van bestaande best practices van grotere archiefcentra werkte het AVG een sjabloon uit voor de beschrijving van digitale opnames, meer bepaald voor de interviews afgenomen in het kader van dit project (inclusief de transcripties en infofiches met gegevens van de participanten). De kostprijs voor het aanmaken van alle nodige velden (niet begroot in het initiële project) bleek evenwel hoog en stond niet in verhouding met de 30 bestanden die ingevoerd moesten worden. Bovendien wordt er aan gedacht om over te stappen naar een moderner datasysteem waardoor investeringen in AMIS worden beperkt tot het strikt noodzakelijke. Om die reden wordt voorlopig een deel van de metadata in AMIS ingevoerd en het geheel nog eens als pdf toegevoegd. Blijft nog de vraag in welke mate en op welke manier ‘de gebruiker’ (onderzoeker) toegang krijgt tot de bronnen. Bepaalde interviews of stukken van interviews zijn om privacy redenen (nog) niet toegankelijk voor gebruikers. Het AVG engageerde zich tegenover de participanten om te waken over het gebruik van het materiaal, hun persoonlijke herinneringen en verhalen. Het AVG zal de interviews dus niet online aanbieden, tenzij dat mogelijk wordt via een beveiligde verbinding met een paswoord dat het AVG toekent aan de gebruiker in kwestie.

Methode

De hoofddoelstelling was het duurzaam opslaan en bewaren van het nieuw aangemaakte digitale bronnenmateriaal. Dit hield in: een goed opnameformaat kiezen, externe serverruimte huren om de bestanden veilig op te slaan, de bestanden controleren op hun integriteit (de checksums), het creëren van een digitale archiefdoos (container) waarin de bronnen en de metadata zitten, de bronnen beschrijven in een datasysteem. Bij de start van het project nam de projectmedewerker contact op met PACKED dat vervolgens advies leverde m.b.t. bovenstaande zaken. Daarna volgden nog een aantal meetings en overleg per mail. Het halen van bovenstaande doelstellingen bleek complexer dan verwacht (cfr. de ICT-problemen supra).

Wat de planning betreft: die was er uiteraard voor het volledige “mondelinge bronnen-project”. De technische aspecten waren daarin algemeen beschreven. Dit zorgde voor problemen omdat deze aspecten complexer en tijdrovender waren dan ingeschat. Het project had waarschijnlijk veel baat gehad bij een gedetailleerde technische planning, inclusief raming van de tijdsinvestering en de nodige personeelsinzet. Weer eens bleek hoe moeilijk het is om bij een pilootproject de technische aspecten goed in te schatten omdat de kennis voor een groot deel wordt opgebouwd doorheen het project. Dit creëert onvermijdelijk moeilijkheden, zeker wanneer de personeelsbezetting krap is en ICT-ondersteuning niet steeds bij de hand. De projectmedewerker heeft veel meer tijd dan voorzien moeten uittrekken om de meest essentiële zaken in orde te brengen of ten minste op de rails te zetten, en dit in de eindfase van het project en wanneer tijdsdruk op andere vlakken speelde. De projectleider kon zich vanwege lopende projecten niet altijd vrijmaken, waardoor het soms lang duurde vooraleer bepaalde knopen konden worden doorgehakt. Van een goede planning van de technische aspecten was dus geen sprake. Het was eerder een proces waarbij de projectleider en projectmedewerker voortdurend kennis opdeden (gestimuleerd door PACKED) en via een soort trial and error naar de beste, meest haalbare oplossing zochten in het licht van de beschikbare tijd en middelen.

Resultaten

Op het einde van de rit staan de moederbestanden veilig en wel op een externe server met ingebouwd back-up systeem én op een externe harde schijf die bewaard wordt in het AVG. Een eerstvolgende stap is gebruikerskopieën maken in een gebruiksvriendelijker formaat voor bewaring op de reguliere AVG server. Daarnaast is knowhow opgebouwd m.b.t. het uitvoeren van checksums en de aanmaak van ‘digitale archiefdozen’ met metadata. Het afwerken van deze zaken is voorzien voor augustus 2013. De beperkte ICT-infrastructuur van het AVG is een manco dat in de toekomst moet uitgeklaard worden. Het is duidelijk dat het AVG op de wip zit naar meer modernisering. De eerste stap naar de uitbouw van een digitaal archiefdepot is nu gezet, maar voor een kleinere archiefinstelling met beperkte financiële middelen blijft dit een grote uitdaging. Toch is de algemene balans uitermate positief: zonder dit project was de bewustwording over het belang en de implicaties van een duurzame opslag en bewaring trager verlopen. Dit interviewproject gold als pilootproject voor gelijkaardige projecten in de toekomst, waar de technische aspecten een volwaardige plaats in de planning zullen krijgen. Er zal ook meer aandacht gaan naar het afwegen van kwaliteit en haalbaarheid. Was bijvoorbeeld de keuze voor de hoogstaande opnamekwaliteit (met zeer zware, moeilijk bewerkbare bestanden tot gevolg) in verhouding tot de doelstellingen; wat het AVG met de bronnen van plan is? Hierop luidt het antwoord vermoedelijk ja. Was die keuze in verhouding tot de aanwezige kennis en de bestaande ICT-infrastructuur? Op die laatste vraag is het antwoord negatief.
Alleszins werden grenzen verlegd, is er reële vooruitgang geboekt en zal het project mede dankzij het advies van PACKED, ook technisch een goede afloop kennen. Rest de structurele inbedding van digitale duurzaamheid in het AVG-beleid.
Voorts wil het AVG graag het debat voeden m.b.t. mondelinge geschiedenis in Vlaanderen. Het afnemen van persoonlijke getuigenissen is erg in trek. Tal van lokale erfgoedorganisaties, heemkundige kringen, studenten, culturele organisaties, enzovoort, creëren nieuw digitaal bronnenmateriaal. Een schat aan informatie die weinig of niet gekend is bij historici, antropologen en sociologen. En… hoe zit het met de duurzame opslag en bewaring van de geluidsopnames en de metadata? Er lijkt ruimte te zijn voor meer overleg en samenwerking. Iets waar deze bijdrage een uitnodiging toe is.

Contactgegevens

Els Flour

AVG-Carhif
Middaglijnstraat 10
1210 Brussel
t 02/ 229 38 31
e E.Flour@amazone.be