Publicatie:Hoe word ik data-uitgever?

Samenvatting

Het doel van het project was het activeren van persistente URIs voor kunstwerken, aangemaakt in het kader van het voorgaand Persistente identificatie-project (2013-2014). In de loop van het project werd voor elke deelnemende instelling een plan van aanpak voor de uitrol van een Resolver-service aangemaakt, een handboek voor het beheer van persistente URIs uitgeschreven en workshops voor Data-uitgevers gehouden.

Dit deelproject werd uitgevoerd door PACKED-medewerkers Alina Saenko, Joris Janssens en Bert Lemmens.

Het hele project werd uitgevoerd in de periode november 2014 - februari 2015.

Referentie

Titel	Hoe word ik data-uitgever? (Voorkeurstitel)
Locatie
Uitgever	PACKED vzw
Jaar van uitgave	2015
Rechten	CC-BY-SA
Persistent ID

Trefwoorden

gevalstudie | museumcollecties | digitale duurzaamheid | linked (open) data | semantisch web | tekst |

Auteur(s)

• Bert Lemmens (PACKED)
• Alina Saenko (PACKED)

Partners

• VKC, KMSKA, MSK Gent, Groeningemuseum,
• CAHF, M HKA, Middelheimmuseum, S.M.A.K., Mu.ZEE,
• LUKAS,
• Collectie Vlaamse Gemeenschap

Projectverloop

Data stromen en de positie van de Data uitgever en de Resolver-tool

Dit project maakt deel uit van het Persistente identificatie en open cultuur data (2015). Het project werd gerealiseerd met steun van de Vlaamse overheid. De resultaten van dit deelproject werden gepresenteerd aan de partners in maart 2015 en gedetailleerd beschreven in het eindrapport:

• Eindrapport traject 'Persistente Identificatie & Open Cultuur Data'. PACKED, 2016
• Handboek, Functieprofiel en de Roadmap voor een Data uitgever, Versie 1.1, PACKED, 2015
• Functieprofiel voor een Data uitgever, PACKED, 2015
• Data uitgever Workshop 1, PACKED, 2015
• Data uitgever Workshop 2, PACKED, 2015
• Resolver-tool

Doelstelling

Het doel van het deelproject ‘Hoe word ik Data-uitgever?’ was de opmaak van een plan van aanpak voor de uitrol van een Resolver service in de tien organisaties uit het voorgaande ‘Persistente identificatie’-project, de opmaak van een handboek voor het beheer van persistente URI’s en de opleiding van een data uitgever in elk van de tien organisaties.

Methodologie

Overlegmomenten en roadmaps

In overleg met de collectieverantwoordelijken, de IT-verantwoordelijken en met aftoetsing bij de management van elke partner-instelling werden er in het kader van het project roadmaps uitgeschreven – een stappenplan voor de implementatie van de resolver en het uitrollen van het gebruik van persistente URI’s specifiek gemaakt per partner-instelling.

Tijdens de overlegmomenten werden de volgende thema’s behandeld: Thema's overlegmoment, PACKED, 2014. Aan de hand van de antwoorden verkregen tijdens de overlegmoment, werd er een roadmap uitgeschreven per partner-instelling met een stappenplan rond het toepassen van persistente URI’s en de implementatie van de Resolver-tool.

Workshops

In het kader van dit project werden er twee workshops gegeven aan de data uitgevers van de partnerinstellingen. De presentaties van die workshops kunnen op CEST geraadpleegd worden: Workshop 1, Workshop 2

Op de eerste workshop werden de volgende thema’s behandeld:

• Wie is een datauitgever en wat is zijn/haar plek in de organisatie? Waar is een Resolver voor nodig?
• Hoe kan je een CSV-import bestand voor de Resolver opstellen mbv Open Refine?
• Wat zijn de principes van werking van de Resolver-tool en wat zijn de basisfucntionaliteiten? Hoe kan ik de persistente URI’s actieveren in de Resolver?
• Wat zijn de praktische toepassingen van de Resolver en de actieve persistente URI’s?

Tijdens de tweede workshop werd met behulp van een bordspel het traject van de publicatie van data over een nieuw kunstwerk op het web via de Resolver overlopen. Het doel van dit spel was om stapsgewijs dit traject te ontdekken vanaf de registratie tot het verspreiden van persistente URI’s. De start situatie voor elke instelling werd gedefinieerd aan de hand van de reële stand van zaken in dit project, waardoor elke data uitgever voor zichzelf kon definiëren wat de volgende stappen zijn in zijn/haar eigen Roadmap. Er werden volgende thema’s behandeld:

• Waar dient een Handboek voor, wanneer moet je het updaten?
• Waarom is het belangrijk om pURI’s in je collectiebehersysteem te bewaren en op welke moment dien je dit te doen?
• Wanneer moet je de Resolver gebruiken en hoe maak je persistente URI’s aan?
• Hoe moet je beslissen over welke webdocumenten van data en beelden aan persistente URI’s gekoppeld moeten worden? Wat als er rechten problemen zijn?
• Hoe en aan wie verspreid je de kennis over persistente URI’s intern in je eigen instellingen?
• Wie zijn de externe gebruikers van persistente URI’s? Hoe zorg je voor zo groot mogelijke verspreiding en hergebruik van je persistente URI’s?
• Welke invloed hebben de veranderingen in je interne infrastructuur op de toegang tot data en beelden via persistente URI’s?

Handboek

Uiteindelijk werd er een Handboek per instelling uitgeschreven waarin de procedures voor online-publicatie van collectiedata, implementatie en het gebruik van persistente URI’s en van de Resolver worden beschreven. Daarbij werd ook een Functieprofiel van een data-uitgever gemaakt waarin de competenties en verantwoordelijkheden worden vastgelegd.

Resolver startpagina (screenshot)

Resolver

De Resolver-tool, reeds ontwikkeld in het vorige project Persistente identificatie (2014), werd in het kader van dit project uitgetest door de data uitgevers en verder ontwikkeld. Alle aanpassingen werden steeds gepubliceerd op de Github-pagina van deze tool. De huidige applicatie (versie 1.0.0) is nu volledig functioneel en kan gebruikt worden door alle organisaties. Voorstellen voor nieuwe 'features' en aanpassingen zijn welkom via de Github-pagina.

Documentatie van persistente URI's

• ADLIB Tussen januari en december 2015 werden verschillende acties ondernomen om het voorstel voor de implementatie van persistente URI’s in Adlib Museum onder de aandacht te brengen van het softwarebedrijf Axiell en de gebruikers van Axiell. Daarbij werden ook internationale contacten gelegd en werd actief gebruik gemaakt van het Nederlandse initiatief rond persistente URI’s in het Netwerk Digitaal Erfgoed. Begin 2016 kan enkel besloten worden dat de Adlib Museum gebruikers die deelnamen aan de voorbije projecten rond persistente identificatie niet beschikken over de noodzakelijke velden in hun collectiebeheersystemen om persistente URI’s voor kunstwerken en aanverwante contextuele informatie te documenteren in hun collectiedata. Dit betekent concreet dat de persistente URI’s voor deze musea voorlopig enkel bewaard worden in losse CSV-bestanden, waardoor ze moeilijk te actualiseren zijn en het risico groot is dat ze verloren zullen gaan. Het aanpassen van Adlib Museum met het oog op de documentatie van persistente URI’s blijft een belangrijk aandachtspunt voor vervolgprojecten omtrent persistente URI’s en de datahub.
• TMS In 2015 werd aan KMSKA een concreet voorstel (in het Engels) overgemaakt voor de implementatie van velden voor persistente URI’s in TMS.
• Collective Access Implementatie van velden voor persistente URI’s werd reeds voltooid in 2014.
• Ensembles van M HKA In 2015 werd aan M HKA een voorstel overgemaakt voor de implementatie van velden voor persistente URI’s in de Ensemblebank.

Conclusies en aanbevelingen

In de loop van dit deelproject hebben de Data uitgevers van alle partner-instellingen (1) de persistente URI’s voor kunstwerken via de Resolver leren activeren, (2) het volledige traject van publicatie van data en beelden via persistente URI's van begin tot einde overlopen en (3) de principes en het potentieel van het gebruik van persistente URI’s gezien. Als resultaat van dit project hebben de Data uitgevers een referentiedocument gekregen - het Handboek bij het online publiceren van data - die voor de nodige continuïteit zal zorgen indien de verantwoordelijkheid voor het uitgeven van data wordt overgedragen naar andere personen binnen de instelling.

Bovendien kunnen de resultaten van dit deelproject makkelijk bij andere geïnteresseerde instellingen toegepast worden: de Resolver is een open source tool die elke instelling zonder veel moeite op een webserver kan installeren, het Handboek zelf is zo generiek mogelijk opgesteld zodat elke specifieke situatie van een bepaalde instelling daarin opgenomen en beschreven kan worden.

In de loop van dit project werden de volgende vaststellingen gedaan:

1. Implementatie van nieuwe velden en documentatie van URI’s in collectiebeheersystemen verloopt moeizaam
Aanbevelingen:

• in vervolgprojecten tijd investeren in de begeleiding van instellingen bij het aanpassen van hun collectiebeheersystemen.
• druk op leveranciers verder verhogen en het voorstel rond de documentatie van persistente URI’s in collectiedata op de agenda te plaatsen bij zowel concurrerende leveranciers als bij instellingen en museumnetwerken.
• functie van een data-uitgever in de instelling verder bepleiten en de functieprofiel concreter uitwerken: opleiding, vaardigheden en de plaats van de data-uitgever in de organisatiestructuur dienen verder geconcretiseerd worden.
• de taken van een data-uitgever vast te leggen in informatiebeleidsplannen die het algemene informatiebeleid van musea beschrijven.
• op korte termijn een voorbeeld te realiseren waarmee aangetoond wordt dat de data-uitgever de kwaliteit en efficiëntie van museumprocessen die gebruik maken van collectiedata beduidend verbetert, om het draagvlak voor de functie van data-uitgever te vergroten.

2. Uitrol Resolver-netwerk verloopt moeizaam
Aanbevelingen:

• om te vermijden dat de toegang tot duurzame en actuele technologie beperkt wordt door gesloten of verouderde serverconfiguraties is het noodzakelijk om instellingen te sensibiliseren rond de keuze van hostingdiensten.
• om meer technische expertise in de instellingen onder te brengen dient het belang van een data-uitgever in de instelling verder bepleit te worden.

3. Projectmatige benadering van de resultaten van het persistente identificatie traject
Aanbevelingen:

• om data-uitgevers verder te sensibiliseren en te ondersteunen bij het implementeren van persistente URI’s in hun museumwerking, moet PACKED vzw de training voor data-uitgever die bij aanvang van dit project plaatsvond op regelmatige basis georganiseren.
• deze trainingen moeten ook een veel breder publiek van museumwerkers bij persistente URI’s betrekken.

Contactgegevens

Bert Lemmens
meemoo
Kleindokkaai 9a, 9000 Gent
bert.lemmens@meemoo.be
+32 (0)9 298 05 01

Alina Saenko
meemoo
Kleindokkaai 9a, 9000 Gent
alina.saenko@meemoo.be
+32 (0)9 298 05 01