Publicatie:CVAa: Realisatie van een nieuwe website en CMS binnen een beperkt tijdsbestek

Uit Cultureel Erfgoed Standaardentoolbox
Ga naar: navigatie, zoeken


Samenvatting

Stel je voor dat je als instelling te horen krijgt dat je website te zeer verouderd is en binnen twee weken zal worden afgevoerd. Wat doe je dan als organisatie? Deze gevalstudie beschrijft de manier waarop het CVAa (tot 2018 expertisecentrum voor het cultureel erfgoed van het ontwerp van de omgeving binnen het Vlaams Architectuurinstituut) met deze situatie werd geconfronteerd en welke stappen het heeft ondernomen om, in eerste instantie, online actief te blijven en, op het tweede plan, een nieuwe volwaardige website te ontwikkelen.


Referentie
Titel Realisatie van een nieuwe website en CMS binnen een beperkt tijdsbestek (Voorkeurstitel)
Locatie [ ]
Uitgever
[www.vai.be Vlaams Architectuurinstituut]
Jaar van uitgave 2014
Rechten CC-BY-SA
Persistent ID


Trefwoorden

gevalstudie |


Auteur(s)

Wim Lowet (projectleider)

m.m.v. Annelies Nevejans (voormalig projectleider)

Status

Sinds 11 juni 2013 beschikt het CVAa opnieuw over een eigen website. Op 30 juli 2013 werd de Databank Architectuurarchieven afgewerkt, waarmee een ontsluiting is gerealiseerd op het cultureel erfgoed van het ontwerp van de omgeving, het expertisedomein dat door het CVAa wordt ondersteund. Momenteel wordt nog gewerkt aan een meer beperkte, Engelstalige variant van de website. Ook de weergave van de site in hoog contrast, die wordt geïnstalleerd om te voldoen aan de normen van Anysurfer (zie onder), dient nog te gebeuren.

Probleemstelling

De ontwikkeling van de oorspronkelijke website van het CVAa werd begonnen in 2004 en in november 2005 ging de website online. De website draaide op PHP-technologie, die sindsdien niet meer ten gronde werd bijgewerkt. In augustus 2011 werd het CVAa door het hostingbedrijf op de hoogte gebracht dat de PHP-code verouderd was en een update nodig had.

In de loop van de maanden die volgden werden gesprekken aangegaan met hostingbedrijf en webontwikkelaar om een aanpak uit te denken. Een belangrijke afweging voor het CVAa was hierbij dat in 2013 (het jaar waarin het CVAa tien jaar bestaat) de ontwikkeling van een nieuwe website gepland stond. Het bleek dat de kosten voor een PHP-update te hoog uitvielen voor het onderhoud van een site die nog maar een kleine twee jaar gebruikt zou worden, zeker met de investering voor een nieuwe website voor de deur. Een andere mogelijkheid was om de website op een oudere server te laten draaien, die wel nog de oude PHP-code ondersteunde.

De communicatie met het hostingbedrijf verliep tijdens deze periode erg stroef. Vragen voor het maken van back-ups van de site werden niet beantwoord, zodat hiertoe geen stappen werden ondernomen. Uiteindelijk kreeg het CVAa midden december 2011 – volledig onverwacht – de melding van het hostingbedrijf dat de website op het einde van het jaar zou worden afgevoerd. Hierdoor restten het CVAa slechts twee weken om tot een oplossing te komen.

Methode

1) Online aanwezig blijven

Omdat geen back-up was gemaakt, diende eerst dringend een kopie gemaakt te worden van de bronbestanden van de website. Aangezien hiervoor geen beroep gedaan kon worden op het hostingbedrijf, werd gebruik gemaakt van de tool ScrapBook. ScrapBook is een add-on voor Firefox die toelaat om snapshots van websites te nemen. De HTML-, CSS-, image- en andere bestanden zoals PDF’s, die samen een webpagina construeren, kunnen met deze tool worden gekopieerd en in een lokale map naar keuze worden geplaatst.

Via de links in de HTML-pagina’s vindt de tool automatisch zijn weg naar de andere pagina’s van de site. Om te voorkomen dat het hele internet wordt gekopieerd, blijft ScrapBook – tenzij anders ingesteld – binnen hetzelfde domein (in dit geval cvaa.be). De tool werkt wel niet waterdicht. Enkele pagina’s werden niet mee gekopieerd en ook bleken er soms pagina’s van andere websites tussen te steken. Dit informatieverlies bleef echter beperkt.

Met ScrapBook werd het dus mogelijk om in een back-up van statische webpagina’s te voorzien. Deze pagina’s konden opnieuw worden gepubliceerd via een zeer goedkoop webhostingpakket bij een ander hostingbedrijf. Op deze manier werd op de eerste nood een antwoord geboden en bleef het CVAa online aanwezig, zij het met een erg rudimentaire, statische website.

2) Online actief blijven

Uiteraard laat ScrapBook niet toe om het CMS achter een website te kopiëren. Dit betekende dat aanpassingen aan de website rechtstreeks in de HTML-code dienden te gebeuren. Om deze taak te vereenvoudigen, werden twee (gratis) tools gebruikt: Nvu en FileZilla.

  • Nvu (http://net2.com/nvu/) is een open source WYSIWYG-webpage-editor die toelaat om webpagina’s te schrijven of aan te passen als in een gewone teksteditor. Dankzij Nvu moesten kleine aanpassingen in een pagina dus niet rechtstreeks in de HTML-code worden gedaan. Nvu voorziet ook in een FTP-service, maar hiervoor werd gekozen om te werken met het programma FileZilla.
  • FileZilla (https://filezilla-project.org/) is een open source FTP-programma dat toelaat om bestanden naar een FTP-server te sturen en op te halen. De in Nvu aangepaste of aangemaakte webpagina’s konden op deze manier naar de FTP-server van het CVAa worden opgeladen.

Ondanks deze tools bleef het aanbrengen van aanpassingen aan de website erg onhandig en tijdrovend, zodat hier enkel gesproken kan worden van een noodoplossing. Er moest een andere manier worden gevonden om opnieuw sneller via het web te communiceren. Twee opties kwamen hierbij naar voren: de ontwikkeling van een basis-CMS in Drupal, of communiceren via de website van het Vlaams Architectuurinstituut (www.vai.be).

a) Een basis-CMS

Zoals gezegd stond in 2013 de ontwikkeling van een nieuwe website gepland. Het stond reeds vast dat de nieuwe website zou draaien op Drupal-software. Het belangrijkste argument hiervoor waren de goede ervaringen die het Vlaams Architectuurinstituut (VAi) met dit systeem had opgedaan bij de ontwikkeling van hun website in augustus 2011. Het CVAa werkt onder de koepel van het VAi en behoort tot dezelfde vzw. Bovendien moesten er tussen de websites van het VAi en CVAa koppelingen kunnen worden gelegd (voor het delen van informatie over actualiteit en publicaties) wat eveneens pleitte voor een website met dezelfde software. Een laatste argument dat sprak voor Drupal is het open karakter van de technologie, wat de afhankelijkheid van één webontwikkelaar sterk beperkt.

De piste werd onderzocht om voor het CVAa een basis-CMS in Drupal te ontwikkelen, waarin standaard webpagina’s konden worden aangemaakt. Op basis van dit CMS kon vervolgens een volwaardige website uitgebouwd worden, aangepast aan de eisen van het CVAa . Uiteindelijk werd voor deze oplossing niet gekozen, omdat het CVAa dan in een periode van twee jaar drie verschillende websites zou hebben, wat niet optimaal is vanuit een communicatieoogpunt.

Doorverwijzingen op de oude CVAa-homepage

b) Communicatie via www.vai.be

In plaats van de ontwikkeling van een basis-CMS, werd geopteerd om te communiceren via de website van het Vlaams Architectuurinstituut. Ook vóór het uitvallen van de oude website, communiceerde het CVAa zijn nieuwsberichten in beperkte mate op www.vai.be en via de e-nieuwsbrief van het VAi. Voor de medewerkers van het VAi was het geen enkel probleem om de activiteit van het CVAa op hun website te verhogen.

Er werd besloten om op de statische CVAa-website geen volledig nieuwe pagina’s aan te maken, maar de reeds bestaande pagina’s aan te passen en van daaruit door te linken naar de nieuwe pagina’s op de website van het VAi. Dit kwam vooral neer op aanpassingen aan de homepage, bij de aankondiging van belangrijke evenementen.

Nadeel van deze aanpak was natuurlijk dat de website van het CVAa bijzonder statisch bleef en dat haar communicatie een beetje verdween in die van het VAi. Dit pijnpunt was echter relatief aangezien uit de statistieken bleek dat de meeste bezoekers van www.cvaa.be hun weg vonden via de e-nieuwsbrief die door VAi en CVAa wordt gedeeld. Dit is nu met de nieuwe CVAa-website nog steeds het geval. De methode om via de website van het VAi te werken was ook in dit opzicht dus een logische keuze.


3) Naar een nieuwe, volwaardige website

Eenmaal de aanwezigheid van het CVAa op het web verzekerd, konden we ons volledig richten op het ontwikkelen van de nieuwe site. De eerste stap was uiteraard het opstellen van een lastenboek.

De reden voor de ontwikkeling van een nieuwe site in 2013 was niet alleen ingegeven door een verouderde technologie. In feite voldeed de oude website al lang niet meer aan de veranderde werking van het CVAa, die nu veel meer gestructureerd volgens thematische projecten verloopt.

Een andere wens van het CVAa was de online ontsluiting van het cultureel erfgoed van het ontwerp van de omgeving. Het CVAa beheert zelf geen collectie maar heeft als één van zijn belangrijkste taken de opsporing en registratie van het cultureel erfgoed van alle actoren die een inbreng hebben op het ontwerp van de ruimte waarin wij leven, zoals architecten, vormgevers, stedenbouwkundigen, bouwbedrijven enz. De registratie gebeurde aanvankelijk in een interne Access-databank. In 2009 werd deze databank overgeheveld in de online databank ODIS, die de oude databank volledig heeft vervangen.

Met ODIS beschikte het CVAa over een stabiele databank met bovendien een online publicatie van de gegevens. Het onderzoeksdomein dat ODIS bestrijkt is echter zeer breed en niet specifiek gericht op design- of architectuurhistorici. Daarom startte het CVAa gesprekken met ODIS om toch zo’n specifieke toegang op ODIS te realiseren. Dat bleek geen probleem te zijn, aangezien een dergelijke specifieke toegang al was verwezenlijkt voor gelijkaardige projecten van andere organisaties, zie bijvoorbeeld www.ppant.be.

Afgesproken werd om op de nieuwe website van het CVAa een zoekvenster op ODIS te installeren, dat meteen afbakende tot ODIS-steekkaarten met de trefwoorden ‘Architectuur’, ‘Vormgeving’, ‘Stedenbouw’ en ‘Bouwindustrie’. Een medewerker van ODIS zou de nodige programmacode hiervoor ontwikkelen, die dan eenvoudig door de webontwikkelaar in de website kon worden geïntegreerd.

Verdere inspiratie over wat de site wel (en niet) moest bevatten, werd opgedaan door het bestuderen van websites van verwante organisaties. Ook het opstellen van wireframes hielp om een duidelijker beeld van de website te verkrijgen.

In juni 2012 kon naar vier webontwikkelaars een lastenboek gestuurd worden met als belangrijkste eisen:

  • Een CMS in Drupal.
  • Een hoofdstructuur met overkoepelende projecten die via verwante items een toegang bieden op specifieke pagina’s.
  • Conformiteit met de criteria van Anysurfer, zoals afgesproken in de beleidsovereenkomst met de Vlaamse Overheid. (Zie hiervoor ook de gevalstudie van PACKED).
  • Koppelingsmogelijkheden met andere systemen, zoals het systeem van de VAi-website en Open Atrium.
  • Inbedding van ODIS-code om te komen tot een Databank Architectuurarchieven.

Van de binnengekomen offertes werd besloten om te werken met een webontwikkelaar met een grote ervaring in Drupal. In december 2012 werd een eerste testversie ontwikkeld. Voor de grafische vormgeving werd een ander lastenboek uitgeschreven. De vormgevingsopdracht werd gegund in februari 2013. De deadline voor de uiteindelijke oplevering van de website werd vastgelegd op 11 juni 2013.

Tot slot heeft het CVAa om advies gevraagd bij PACKED. Ze bestudeerden de offerte van de webontwikkelaar en stipten aandachtspunten aan, zoals het belang van search engine optimization en de meerwaarde van een doelgroepenanalyse. Een dergelijke analyse brengt de doelgroepen van je site in kaart, de pagina’s die voor hen van belang zijn en de manier waarop ze die pagina’s kunnen vinden. Deze informatie heeft geholpen om de gebruiksvriendelijkheid en bereikbaarheid van de website te optimaliseren volgens de eisen van de verschillende doelgroepen.

Resultaten

Dankzij het gebruik van de dynamische VAi-website in combinatie met de statische noodwebsite van het CVAa, kon onze organisatie actief aanwezig blijven op het web. Er was dan ook geen nood om de planning van een nieuwe website in 2013 te vervroegen.

Hindernissen bij de bouw van een nieuwe website

De bouw van een website bleek geen lineair proces. Naarmate het geheel verder tot stand kwam en concreter werd, doken nieuwe eisen op of bleken sommige zaken niet altijd even goed doordacht. Dit was zeker het geval naarmate de grafische vormgeving van de website meer vorm kreeg. Een voorbeeld hiervan was de manier waarop de adviesverlening – een belangrijke opdracht van het CVAa als expertisecentrum - werd weergegeven. De structuur van de oude site kon daarbij niet zomaar worden overgenomen in de nieuwe. De nieuwe ordening die hiervoor werd uitgedacht, betekende een serieuze aanpassing aan het systeem dat al ontwikkeld was. Uiteindelijk is de structuur van de site, sinds de eerste testversie van december 2012 die gebaseerd was op het lastenboek, driemaal grondig herwerkt.

Een andere moeilijkheid was dat het voor het CVAa en de grafisch vormgever niet altijd even duidelijk was waar technisch de grenzen lagen. Regelmatig bleken designkeuzes niet mogelijk of de website moeilijk beheersbaar te maken. Een voorbeeld hiervan was de integratie van de inlogbox van Open Atrium in de vormgeving van de nieuwe site. Dit was niet mogelijk omwille van de verschillende Drupalversies van de systemen: Drupal 6 voor Open Atrium tegenover Drupal 7 voor de website van het CVAa.

Wanneer met verschillende partijen wordt samengewerkt, is een goede communicatie onontbeerlijk. Bij het opzetten van de Databank Architectuurarchieven waren vier partijen betrokken: het CVAa, de webontwikkelaar, de grafische vormgever en de medewerkers van ODIS. Hoewel dit proces aanvankelijk goed leek te verlopen, bleek bij de eerste implementatie van de databank dat de gemaakte afspraken toch niet duidelijk genoeg waren. Dankzij de snelle inzet van een ODIS-medewerker kon bij de lancering van de website op 11 juni wel nog de full text zoekmodule van de databank aangeboden worden.

Om dergelijke situaties voor de toekomst te vermijden werden afspraken gemaakt om in het verdere mailverkeer steeds alle partijen te betrekken. De samenwerking verliep hierna probleemloos en intussen is de meer gerichte zoekfunctie op naam en titel operationeel.

Tot slot bleek op de dag voor de lancering dat de geheugenlimiet van 192 MB voor de webserver net te laag was. Aanleiding hiervoor was de import van de publicatiepagina’s vanaf de website van het VAi. Deze koppeling betekende dat het systeem met enkele MB te zwaar werd. (Onder meer de afbeeldingsprocessoren voor het croppen van beelden betekenden eveneens een aanzienlijke druk op de beschikbare servercapaciteit).

Aangezien het hostingbedrijf niet meteen voor een verhoging van de limiet kon zorgen, moest de hosting in laatste instantie worden overgenomen door de webontwikkelaar. De site werd geplaatst op een nieuwe webserver met een geheugenlimiet van 400 MB. Dit kon gelukkig tijdig voor de lancering in orde worden gebracht.

De meerwaarde van het nieuwe www.cvaa.be

Ondanks de hindernissen, kon op 11 juni 2013 de nieuwe website van het CVAa gelanceerd worden. Het CVAa beschikt nu opnieuw over een eigen website, met als belangrijkste verbeteringen:

  • Met de Databank Architectuurarchieven wordt nu voor de eerste maal een centrale ontsluiting voorzien van het architecturaal, stedenbouwkundig, bouw- en vormgevingserfgoed in Vlaanderen. Eén van de belangrijkste diensten van het CVAa, de registratie van het erfgoed van het ontwerp van de omgeving, wordt daarmee toegankelijker.
  • De herstructurering van de adviespagina's zorgt voor een veel duidelijkere ontsluiting van expertise. Bovendien wordt de gebruiker veel meer uitgenodigd om zich met zijn vragen te richten aan het CVAa, waardoor het Centrum zijn adviesfunctie nog versterkt
  • Door de nieuwe basisstructuur van de website aan de hand van projecten en verwante items wordt de werking van het CVAa veel beter weerspiegeld. Het zo veel mogelijk naleven van de Anysurfer-vereisten, de heldere vormgeving en de grotere aandacht voor het beeld maken de website bovendien gebruiksvriendelijker en meer eigentijds.
  • De website draait nu op een open sourcesysteem, waardoor het minder afhankelijk is van één webontwikkelaar. De grote marktverspreiding en sterke ontwikkelaarscommunity van Drupal maken het systeem ook relatief duurzaam.

Conclusies

Het CVAa beschikte slechts over twee weken om een oplossing te vinden voor het wegvallen van zijn site. Dankzij het slim inzetten van de website van de koepelorganisatie van het CVAa, VAi, is er echter een goed werkende oplossing uit de bus kunnen komen. Bovendien was het financiële kostenplaatje ervan bijzonder laag (slechts € 30 per jaar hostingkosten), waardoor de geplande grote investering voor een nieuwe website niet in het gedrang werd gebracht. Hoge kosten voor een update van de verouderde PHP-code, werden hierdoor vermeden.

Afgaande op de hierboven beschreven ervaringen, kunnen volgende richtlijnen meegegeven worden:

  • Verzeker jezelf van een betrouwbare partner voor de hosting, die bovendien zorgt voor een goed onderhoud en de nodige back-up faciliteiten. Na het debacle met de oude CVAa-site, heeft het CVAa al zijn andere sites meteen naar een ander hostingbedrijf overgebracht. Zorg ervoor dat garanties over onderhoud en back-ups duidelijk contractueel zijn vastgelegd.
  • Creëer op gezette tijden een back-up, bewaard op een netwerk in eigen beheer.
  • Hou een rampenplan klaar voor dergelijke situaties. Eventueel kan met verwante organisaties afgesproken worden om in geval van nood elkaars website te mogen gebruiken.
  • Kies bij de ontwikkeling van een nieuwe website voor een open source CMS, zoals Drupal, waarbij je niet vast hangt aan één webontwikkelaar.
  • Zorg er bij de ontwikkeling van een nieuwe website voor dat alle betrokken partijen zoveel mogelijk van alle zaken op de hoogte zijn. Wat op het eerste zicht niet belangrijk lijkt om te communiceren, kan dat mogelijk wel zijn.

Tot slot: De keuze van de partners is zeer belangrijk. Veel hangt ook af van de hoeveelheid tijd die ze kunnen of willen vrijmaken voor de voltooiing van je websiteproject.

Verwante gevalstudies

http://projectcest.be/index.php/PACKED_vzw:_traject_tot_het_behalen_van_het_AnySurfer-label

Contactgegevens

Wim Lowet
Mail: wim.lowet@vai.be
Tel: +32 32 42 89 77