Publicatie:Projectmanagement en SCRUM
Bij de realisatie van een project komt veel kijken. Iedere fase, van initiëring tot afronding, bevat sleutelelementen. Projecten in archieven, bibliotheken en documentatiecentra zijn vaak complexer dan initieel gedacht. Hoe kan projectmanagement je helpen om je project op een succesvolle manier te realiseren? En wat betekenen termen als Agile, SCRUM, iteratief en incrementeel?
| Titel | Projectmanagement en SCRUM (Voorkeurstitel) |
| Locatie | META nummer 2022/1 |
| Uitgever | |
| Jaar van uitgave | 2022 |
| Rechten | CC-BY-SA |
| Persistent ID |
Auteur
Lise Ruts (meemoo, Vlaams instituut voor het archief)
Projectmanagement
Nog voor je een project begint, moet je aspecten zoals de scope, de doelstellingen, de timing, het budget en de kwaliteitsgaranties vastleggen, bijvoorbeeld in een subsidiedossier. Om het overzicht te bewaren en je doelstellingen te bereiken, kan je diverse instrumenten en methodes gebruiken. Ze helpen je bij de opmaak van een realistische planning en bij de uitvoering ervan met behulp van een goed projectmanagement. Ook helpen ze je om externe actoren te overtuigen mee te werken en goed te communiceren met alle betrokkenen. Als je goed kan aangeven dat je je doelstellingen met de beschikbare middelen kan bereiken volgens een realistisch plan, verhoog je de kans op succes.
Agile
Projecten dien je te realiseren volgens een bepaalde methodologie. Naargelang de aard van je project (vaak sectorafhankelijk) kan je diverse strategieën toepassen. Bij (ontwikkel)projecten in de cultureelerfgoedsector worden vaak Agile-managementmethodes gebruikt. Die zijn geschikt voor de realisatie van projecten in een omgeving die snel kan wijzigen (bijvoorbeeld bij IT-projecten). Ze houden de risico's beperkt door de uitvoering van het project te organiseren in korte overzichtelijke perioden of 'iteraties'. Dat zijn als het ware opeenvolgende miniprojecten, die elk de uitvoering van dezelfde noodzakelijke taken omvatten. Bij de Agile-aanpak volg je niet langer een rechtlijnig pad maar poog je een kwalitatief eindproduct te realiseren door steeds opnieuw dezelfde cyclus te doorlopen en van iedere iteratie een verbetering van de vorige te maken.
SCRUM
Eén van die Agile-managementmethodes is SCRUM. Die term is afkomstig uit rugby, en staat voor de methode om het spel te hervatten waarbij ploegspelers met hun hoofd naar beneden dicht bij elkaar staan, proberen balbezit te krijgen en de wedstrijd te winnen. Zowel het samenwerken als het snel kunnen inspelen op veranderende omstandigheden is daarbij cruciaal. In projectmanagement wordt SCRUM wordt vaak gebruikt wanneer je bij de projectstart nog niet goed weet wat je wil en wanneer je tijdens de uitvoering nog de eisen en wensen beter wil beschrijven.
De kern van SCRUM is het werken met sprints (iteraties). Op het einde van iedere sprint wordt aan de stakeholders een afgewerkt onderdeel voorgesteld. Feedback en aanpassingen worden verwerkt vooraleer een nieuwe sprint te starten. Het is een flexibele manier om complexe projecten te realiseren waarbij verschillende disciplines en opinies komen kijken, de iteraties beperken de risico’s.
Iteratief én incrementeel
Agile staat niet enkel voor een iteratieve aanpak, maar ook voor een incrementele aanpak. Terwijl bij een iteratieve aanpak de focus ligt op het herhalen van onderdelen van het proces, ligt bij een incrementele aanpak de focus op het stapsgewijs opleveren van het resultaat, op kleine (functionele) toevoegingen. Het verschil met een iteratief project zit in de overlapping en de reeds geplande vervolgfases binnen de doorlooptijd.
De iteratieve aanpak pas je toe om de juiste oplossing te vinden of om uit te zoeken hoe de oplossing het best aan je behoeften voldoet. De incrementele aanpak pas je toe om je oplossing geleidelijk in productie te nemen. De Agile-aanpak combineert beiden. In elke iteratie verbeter je het voorgaande increment en/of voeg je een eerste versie van een nieuwe functionaliteit toe, die in latere iteraties verbeterd en uitgebreid wordt.