Publicatie:Levensloop van data
Deze publicatie geeft toelichting bij het begrip van de 'Levensloop van data' en de verschillende fases: Plannen, Verzamelen en registreren, Verwerken en verrijken, Publiceren en delen, (Her)gebruiken.
| Titel | De levensloop van data (Voorkeurstitel) |
| Locatie | |
| Uitgever | |
| Jaar van uitgave | 2024 |
| Rechten | |
| Persistent ID |
Auteur
Alina Saenko (meemoo, Vlaams instituut voor het archief)
Levensloop van data
Het beheer van erfgoedcollecties is afhankelijk van data die collectiebeherende organisaties over hun erfgoedcollecties verzamelen, registreren en (her)gebruiken: data over o.a. creatie, verwerving, bruiklenen en conditie van die erfgoedobjecten, hun digitale reproducties, hun metadata, .... Het duurzaam beheer van al die data is essentieel om de doelstellingen die je voor de erfgoedcollectie van je organisatie hebt gedefinieerd, te bereiken zoals bijvoorbeeld bruikbare, zichtbare en vindbare collectiedata.
Het beheer van collectiedata verloopt in verschillende fases die samen de ‘levensloop van data’ vormen. Deze fases zijn: Plannen, Verzamelen en registreren, Verwerken en verrijken, Publiceren en delen, (Her)gebruiken.
Plannen
Deze fase vormt het begin van de levensloop van de collectiedata. Er wordt nagedacht over de doelstellingen en een plan van aanpak voor het werken met de data. Dit kan zowel op strategisch als op operationeel niveau zijn.
Eerst definieer je algemene doelstellingen rond collectiedata die je opneemt in je (digitale) strategie. Je denkt best ook na over de digitale infrastructuur die je nodig hebt om de strategische doelstellingen te bereiken. Hier kan je meer lezen over hoe je een digitale strategie kan opzetten.
Vervolgens stel je een projectplan op om een specifieke strategische doelstelling met behulp van de beschikbare collectiedata te realiseren (bijv. een deel van de collectie digitaal beschikbaar maken voor een doelgroep). Een goede beschrijving en scoping van het project, alsook een realistische planning, zowel op het vlak van timing als resources, zijn van belang. Lees hier meer over hoe je een goed projectplan opstelt.
Verzamelen en registreren
Nadat er een duidelijk plan van aanpak werd opgesteld, kan je starten met het verzamelen en registreren van de nodige collectiedata. Bij het verzamelen van de data gaat het in eerste instantie over het creëren van nieuwe collectiedata: identificeren en inventariseren van collectieobjecten, opmetingen, onderzoek, maken van reproducties, etc. Je kunt evenwel ook reeds bestaande collectiedata uit verschillende interne beheersystemen of bij externe partners of online bronnen opzoeken en hergebruiken. Het registreren gebeurt best volgens de gangbare standaarden zoals bijvoorbeeld SPECTRUM, RDA, ISAD(G), het Invulboek Objecten en het Invulboek Publicaties. Data registreren doe je best in een specifiek daarvoor opgezet beheersysteem, zoals een collectie-, archief- of bibliotheekbeheersysteem of beeldbeheersysteem.
Bij het verzamelen en registreren van data is het belangrijk om te vertrekken vanuit de vooropgestelde use case en doelgroepen. Ook het verschil tussen mens-leesbare en machineleesbare data is belangrijk: Welk datamodel gebruik je? Welke terminologieën? Welke structuur en format? … Verder dien je ook na te denken over de duurzame bewaring en back-up van de collectiedata.
Verwerken en verrijken
Als alle nodige identificerende collectiedata zijn verzameld en geregistreerd, kan je die data verder bewerken en verdiepen in functie van de gekozen use case. Bestaande of recente data kan worden opgeschoond, gecombineerd of verrijkt met data uit en links naar externe bronnen (linked data). De collectiedata kan vervolgens worden getransformeerd naar een bepaald formaat (bv. een uitwisselformaat, zoals OSLO). Daarnaast kan je procedures vastleggen om de data te valideren of de kwaliteit ervan te controleren.
Publiceren en delen
Een belangrijke stap richting het beschikbaar maken van je data en digitale beelden is het klaren van rechten en het toekennen van de juiste rechtenverklaringen of licenties voor eventueel hergebruik. Het voorzien van een duidelijke rechtenverklaring of licentie bij het publiceren van je data, zorgt ervoor dat het voor je doelgroep duidelijk is onder welke voorwaarden ze de collectiedata kunnen hergebruiken en delen. Hierbij dient men rekening te houden met zowel juridische als ethische aspecten: denk goed na over wat je wel of niet wil publiceren en waarom.
(Her)gebruiken
In deze fase wordt de collectiedata beschikbaar gemaakt voor de doelgroepen via specifieke kanalen. Je doet dit best op een manier die voldoende bereikbaarheid, zichtbaarheid en vindbaarheid van de data garandeert. De keuze van een gepast raadplegings- of uitwisselplatform is van groot belang. Denk na waar en op welke manier je doelgroepen naar de collectiedata zoekt. Je doelgroepen kunnen variëren van een externe publiek tot collega’s in je eigen of andere instellingen.
In deze fase wordt de collectiedata grondstof voor een nieuw gebruik (bijv. beleidsvorming, ontwikkeling van nieuwe diensten, wetenschappelijk onderzoek of productontwikkeling), dat weer met een planningsfase zal beginnen.