Publicatie:Lastenboek voor een gedeeld DAM systeem voor drie musea

Probleemstelling

De drie musea van de Museumstichting (DIVA, FoMu en MoMu) hadden een DAM, die duur was en niet goed geïmplementeerd raakte. Bijgevolg waren ze op zoek naar een nieuwe DAM. Ze wilden hierbij kijken naar leveranciers buiten de huidige erfgoedmarkt. PACKED vzw werd gecontacteerd om mee op zoek te gaan naar een geschikte leverancier. Dit pilootproject focust zich op de eis om een DAM-systeem te zoeken dat voldoet aan de eisen en noden van de gebruiker (E9).

Methode

De drie musea hadden hun eisen met betrekking tot het systeem verzamelend. Dit eisenpakket werd uitgeschreven in de vorm van een lastenboek en vormde de eerste basis voor een voorselectie van leveranciers. Via deze eisen werd uit een groep van honderd DAM-systemen een longlist gemaakt van 25 systemen. Na een uitgebreide bestudering van de documentatie werd deze longlist herleid tot een shortlist van acht systemen. Aan de leveranciers hiervan werd gevraagd om een testinstantie op te zetten die bestudeerd kon worden. De verschillende systemen werden op basis van een aantal use cases getest. Uiteindelijk kwam men zo tot een groep van vijf leveranciers die een DAM zou kunnen leveren die voldoet aan de eisen van de gebruikers van het DAM. Deze leveranciers mochten een voorstel indienen voor de aanbesteding.

Resultaten

• Een lastenboek waar de eisen aan het systeem ingepast werden
• Een uitgebreide studie van DAM-systemen