Publicatie:Erfgoedcellen: Gedeeld beschrijvingsmodel voor erfgoedcollecties
Deze publicatie bevat een procedure voor het documenteren van erfgoedobjecten door vrijwilligers, lokale erfgoedprofessionals en erfgoedprofessionals verbonden aan de erfgoedcellen. Dit document werd opgesteld met als doel een consensus te bereiken dat nodig is om:
- op korte termijn: bij de aanbesteding van een nieuwe centrale erfgoeddatabank aangeboden oplossingen te kunnen evalueren tegen de functionele vereisten van de erfgoedcellen,
de migratie van data uit de huidige erfgoeddatabanken voor te bereiden (2022-2024)
- op lange termijn: consistente registratie te ondersteunen en in de toekomst de datakwaliteit te verbeteren.
Deze publicatie bevat twee instrumenten:
- een gedeelde procedure voor de documentatie van erfgoedobjecten in private collecties, inboedels en lokale musea door een samenwerkingsverband van vrijwilligers, lokale erfgoedprofessionals en medewerkers van de erfgoedcellen.
- dataprofielen voor een collectie, een object en een reproductie
| Titel | Erfgoedcellen: Gedeeld beschrijvingsmodel voor erfgoedcollecties (Voorkeurstitel) |
| Locatie | Gedeeld beschrijvingsmodel voor erfgoedcollecties |
| Uitgever | |
| Jaar van uitgave | 2022 |
| Rechten | CC-BY-SA |
| Persistent ID |
Scope
Wie kan deze procedure toepassen?
- (externe) erfgoedexperten die lokale collectiebeheerders, eigenaars en vrijwilligers ondersteunen in de inventarisatie, waardering en ontsluiting van hun erfgoedobjecten,
- een participatief documentatieproces waarbij de informatie gevalideerd wordt door de erfgoedexperten,
Op welke objecten is de procedure gericht?
- de documentatie van objecten met een erfgoedwaarde (i.e. erfgoedobjecten), incl. klassieke kunstvoorwerpen, maar ook gebruiksvoorwerpen, boeken, losse documenten (vb. foto’s, filmpjes, audio-opnames, postkaarten, affiches, prenten, …) en archeologische vondsten met een erfgoedwaarde - dus heel diverse objecttypes,
- de documentatie van erfgoedobjecten die:
- niet binnen een museale werking beheerd worden (dus private collecties, inboedels), of
- binnen een museale werking beheerd worden die een beperkt aantal Spectrum procedures gebruiken, m.n. Inventaris, Registratie en documentatie, Standplaats en verplaatsing,
- de documentatie van de collecties die deze erfgoedobjecten verzameld hebben,
- de documentatie van reproducties van deze erfgoedobjecten door foto’s, audio- en filmopnames, microfilm en 3D-modellen.
Deze procedure is niet gericht op:
- de documentatie van immateriële erfgoedobjecten of -praktijken, maar laat wel toe om die te associëren met erfgoedobjecten,
- de documentatie van archiefmateriaal en publicaties over het erfgoedobject, maar laat wel toe om die te associëren met erfgoedobjecten.
Een erfgoedobject omvat:
- ofwel een enkelvoudig, fysiek object (vb. een schilderij, een postkaart, een hamer, een filmpje, een geluidsopname etc.),
- ofwel twee of meer enkelvoudige fysieke objecten die een functionele samenhang hebben - i.e. een set (vb. een theeservies),
- ofwel twee of meerdere enkelvoudige fysieke objecten die, naast een functionele, ook een ruimtelijke of historische of artistieke samenhang vertonen - i.e. een ensemble (vb. het interieur van een kerkkoor)
- Bepaalde soorten erfgoedobjecten worden eerder in de context van een bibliotheek (vb. boeken, kranten, tijdschriften) of een archief (vb. brieven, registers) beschreven. In deze procedure worden ze als enkelvoudige objecten beschreven. D.w.z. dat materiaalspecifieke gegevens over vb. de uitgave van een boek of krant, of de context waarin een document werd geproduceerd, of de originele beeldeigenschappen van een film, in deze procedure niet geregistreerd worden. In deze gevallen is het aanbevolen om een verwijzing te maken naar een complementaire bibliografische of archivalische beschrijving in een ander beheerssysteem. De procedure laat toe om enkelvoudige, fysieke objecten die onderdeel zijn van een set of ensemble afzonderlijk te beschrijven en te associëren met de beschrijving van de set of het ensemble.
Een collectie omvat: een gestructureerd geheel (dus geen toevallige groep) van erfgoedobjecten met een aanwijsbaar verband tussen de erfgoedobjecten in een collectie.
- De relatie tussen de objecten kan gebaseerd zijn op:
- een thema,
- de herkomst,
- het type objecten,
- de materiaalsoort,
- de persoon of organisatie die het materiaal bijeen heeft gebracht.
- De items in een collecties hoeven zich niet op één locatie te bevinden. Ze mogen over meerdere bewaarplaatsen verdeeld zijn.
- ‘Virtuele collecties’ (zoals bijvoorbeeld alle keramische deurklinken, het erfgoed van fanfare Sint-Cecilia, Leuvens erfgoed), beschouwen we als het resultaat van een zoekactie op een specifieke set eigenschappen van het erfgoedobject (vb. objecttypes, materialen, associaties). Ze worden niet als ‘collecties’ in de betekenis hierboven beschreven gedocumenteerd.
Een reproductie omvat de fysieke of digitale drager van de reproductie van een erfgoedobject in een ander medium, m.n. microfilm, foto, audio- of filmopname, 3D-model, etc. In deze procedure blijft de documentatie van reproducties beperkt tot de identificatiegegevens van de drager, de essentiële technische gegevens en rechtengegevens om de toegang tot de reproductie te beheren.
Structuur van de publicatie
Dit document bevat twee instrumenten:
- een gedeelde procedure voor de documentatie van erfgoedobjecten in private collecties, inboedels en lokale musea door een samenwerkingsverband van vrijwilligers, lokale erfgoedprofessionals en medewerkers van de erfgoedcellen.
- dataprofielen voor een collectie, een object en een reproductie
Gedeelde procedure
Dit omvat in de praktijk objecten in beheer van religieuze instellingen, privéverzamelaars, bedrijven en musea die maar een beperkt aantal Spectrum procedures toepassen. Dit instrument wordt gebruikt om:
- de functionaliteit van producten te evalueren die geselecteerd worden tijdens de aanbesteding van de erfgoeddatabanken,
- registratiehandleidingen en profielen te ontwikkelen voor gebruik van de erfgoeddatabanken door de erfgoedcellen.
De voorgestelde procedure bestaat uit 4 fasen en 15 stappen:
- Fase 1: Registratie van de collectie
- Stap 1: Identificeer de belanghebbenden bij de collectie
- Stap 2: Identificeer de bewaaromstandigheden van de collectie
- Stap 3: Verzamel historische informatie over de collectie
- Stap 4: Karakteriseer het geheel en maak eventueel deelcollecties
- Fase 2: Inventarisatie op locatie
- Stap 5: Geef het object een nummer en meet het object
- Stap 6: Documenteer de basisinformatie over het object (op papier of digitaal)
- Stap 7: Maak een reproductie van het object
- Fase 3: Uitwerking van de informatie in het systeem
- Stap 8: Neem de data van inventarisformulieren over in de erfgoeddatabank
- Stap 9: Werk de informatie over de reproductie verder uit
- Stap 10: Werk de informatie over het erfgoedobject verder uit
- Stap 11: Werk de collectiebeschrijving verder uit
- * Stap 12: Controleer de ingevoerde metadata
- Fase 4: Waarderen en herbestemmen
- Stap 13: Waardeer de collectie als geheel
- Stap 14: Waardeer een object, set of ensemble
- Stap 15: Documenteer de herbestemming van objecten
Voor elke fase wordt genoteerd:
- een omschrijving van het doel van het proces,
- de corresponderende use cases die geïdentificeerd werden in de focusgroepen, incl. de bestaande documentatie over deze werkprocessen,
- de standaardprocedures waarop de voorgestelde processtappen werden gebaseerd. We baseren ons hier op de standaard museale processen uit Spectrum, aangevuld met Significance 2.0 voor waardering en de tools en modellen die daarvoor binnen Vlaanderen werden uitgewerkt,
een voorstel voor een reeks processtappen die door de nieuwe erfgoeddatabank ondersteund moeten worden. Deze processtappen zijn steeds ontleend aan de standaardprocessen.
Voor elke processtap worden de informatie-eenheden opgelijst waarmee het resultaat van de processtap gedocumenteerd kan worden. Deze informatie-eenheden zijn gestructureerd als volgt:
- de (informatie)groep, m.n. de bundeling van alle eigenschappen voor een bepaald aspect van een erfgoedobject of een gebeurtenis die er verband mee houdt (vb. identificatie),
- het (informatie)element, m.n. een specifieke eigenschap van een erfgoedobject of een gebeurtenis die er verband mee houdt (vb. objectnaam),
- het (informatie)veld, m.n. de verschillende onderdelen van een eigenschap, zoals ze in een collectiebeheersysteem worden vastgelegd (vb. term objectnaam),
het bronveld in Erfgoedregister, Archiefbank of FluidOps waar zich de legacy data bevindt die naar dit veld gemigreerd moet worden.
Alle groepen, elementen en velden die ontleend zijn aan het Invulboek Objecten of het Cometamodel zijn gelinkt met de webpagina waarop hun definitie, invulinstructie en mappings naar andere systemen en standaarden zijn gedocumenteerd.
Dataprofielen
Dataprofiel(en) waarmee systemen getoetst kunnen worden aan de informatievereisten van de erfgoedcellen. Dit instrument wordt gebruikt om:
- het datamodel van producten te evalueren die geselecteerd worden in de aanbesteding van de erfgoeddatabanken,
- de datamigratie voor te bereiden naar de nieuwe erfgoeddatabanken (2022-2024).