Publicatie:Archiefinventarissen in EAD

Samenvatting

Een archiefinventaris is al lang geen document meer dat je exclusief in de leeszaal van een archief aantreft. Steeds vaker is het een datapakket dat in verschillende formaten en op uiteenlopende manieren gekopieerd, doorzocht en bewerkt wordt via het internet. Het is de zorg van de archivaris om die inventaris correct en actueel te houden, ongeacht zijn vorm. De introductie van ISAD(G) was een mijlpaal voor analoge archiefbeschrijvingen. Encoded Archival Description (EAD) loodst archiefbeschrijvingen het digitale tijdperk in.

Referentie

Titel	Archiefinventarissen omzetten naar EAD (Voorkeurstitel)
Locatie	META nummer 2013/2
Uitgever	PACKED vzw
Jaar van uitgave	2013
Rechten	CC-BY-SA
Persistent ID

Trefwoorden

introductie | archiefcollecties | interoperabiliteit | tekst |

Auteur

Bert Lemmens (PACKED vzw)

Archiefinventarissen omzetten naar EAD

Een archiefinventaris is al lang geen document meer dat je exclusief in de leeszaal van een archief aantreft. Steeds vaker is het een datapakket dat in verschillende formaten en op uiteenlopende manieren gekopieerd, doorzocht en bewerkt wordt via het internet. Het is de zorg van de archivaris om die inventaris correct en actueel te houden, ongeacht zijn vorm. De introductie van Standaard:ISAD(G) was een mijlpaal voor analoge archiefbeschrijvingen. Encoded Archival Description (Standaard:EAD) loodst archiefbeschrijvingen het digitale tijdperk in.

Encoded Archival Description?

Eenvoudig gezegd is EAD een stel afspraken om inventarissen te coderen in een XML-bestand. EAD maakt een inventaris ‘machine-leesbaar’ door hem te coderen in een tekstbestand (XML). Hierdoor kan een computer de inventaris ‘lezen’, maar nog niet ‘begrijpen’. De inhoud maakt EAD ‘begrijpelijk’ door hem met behulp van 146 verschillende tags te labelen. De meeste tags zijn ontleend aan de ISAD(G)-beschrijvingsregels, maar EAD vult ze aan met specifieke tags voor bijvoorbeeld trefwoorden en verwijzingen naar digitale representaties.

Zo kan een computerprogramma de inhoud begrijpen, controleren en transformeren, zonder dat de betekenis ervan verloren gaat. Het programma gebruikt daarvoor een XML Schema , waarin alle EAD-afspraken formeel zijn vastgelegd.

EAD wordt gebruikt voor het integreren van inventarissen in zoekportalen. De nationale archieven van Duitsland, Zweden, Frankrijk, Nederland en Spanje spelen hier een voortrekkersrol door de bouw van het European Archives Portal, dat met behulp van EAD archieven uit zestien Europese landen doorzoekbaar maakt.

Maar ook binnen de archiefinstelling kan EAD nuttig zijn. Wanneer instellingen overschakelen naar een nieuw archiefbeheersysteem, gaat dit vaak gepaard met complexe en dure dataconversies. Meer en meer archiefbeheersystemen bieden EAD aan als uitwisselformaat, waardoor dataconversie in de toekomst eenvoudiger wordt.

Overschakelen naar EAD

Hoe een inventaris wordt omgezet naar EAD hangt af van het formaat van de inventaris. Er zijn twee mogelijkheden:

1. Staat de inventaris nog op papier of in een Word-document, dan is het eigenlijk nog ‘niet-gestructureerde’ tekst die eerst machine-leesbaar moet gemaakt worden. Er zit dan weinig anders op dan hem overtypen in een archiefbeheersysteem en vervolgens om te zetten naar EAD. De markt biedt hiervoor goede commerciële software en er zijn ook enkele eenvoudige open-source tools beschikbaar, zoals ICA-AtoM of ArchivesSpace.
2. Zit je inventaris in een archiefbeheersysteem, dan is hij alvast machine-leesbaar. Misschien kan het systeem zelf al een EAD-bestand maken. Als dat niet het geval is, zal je het gestructureerde tekstbestand van je inventaris moeten transformeren. Dat betekent een aanpassing van de opbouw en de tags van het tekstbestand tot ze overeenstemmen met de specificaties van het EAD XML Schema.

Als je voldoende kennis hebt van XML, heb je hiervoor maar twee dingen nodig:

• een goede XML-editor (zoals Oxygen xml editor of Altanova xml spy om het tekstbestand te bewerken
• een XML Stylesheet dat je tekstbestand vertaalt in een EAD-document.

XML kan je zelf leren met behulp van online documentatie, maar dat vraagt tijd. Als die tijd er niet is, roep je best de hulp in van een XML-expert. EAD is een complex en tegelijk open XML Schema, dat verschillende interpretaties toelaat. Om de uitwisselbaarheid van je EAD-inventaris te verzekeren maak je best gebruik van de richtlijnen van de RLG EAD Advisory Group en het APE-netwerk.

Besluit

Overschakelen naar EAD vraagt tijd en middelen maar is een nuttige investering. Eenmaal je de stap hebt gezet, wordt het veel eenvoudiger om gegevens uit te wisselen zonder risico op informatieverlies. Ben je op zoek naar een nieuw archiefbeheersysteem, zorg er dan zeker voor dat het EAD ondersteunt.

Meer lezen

• De EAD specificaties vind je op http://www.loc.gov/ead/.
• Het EAD XML Schema vind je op http://www.loc.gov/ead/eadschema.html.
• EAD wordt beheerd door de Library of Congress en het SAA Technical Subcommittee on Encoded Archival Description
• RLG Best Practice Guidelines for Encoded Archival Description
• De richtlijnen van het APE-netwerk worden ontwikkeld in het kader van het APEx-project. Het APE-netwerk gebruikt o.a. een eigen apeEAD XML Schema, dat een iets strengere interpretatie is van het EAD XML Schema.
• Een introductie op het gebruik van XML in de erfgoedsector vind je op CEST. Wil je verder gaan en XML Schema’s en Transformaties onder de knie krijgen, kijk dan op http://www.ibm.com/developerworks/xml/