Welkom op de vernieuwde versie van Project CEST! Eventuele problemen of opmerkingen kan je melden aan PACKED vzw.

Publicatie:De DigiTest: een scoremodel als kwaliteitsmeter van de digitale administratie

Uit Cultureel Erfgoed Standaardentoolbox
Versie door Rony (Overleg | bijdragen) op 12 sep 2017 om 06:20

(wijz) ← Oudere versie | Huidige versie (wijz) | Nieuwere versie → (wijz)
Ga naar: navigatie, zoeken


Samenvatting

Veel archiefdiensten beperken zich tot het beheer van het statisch archief van hun instelling. De archiefvormers zelf beheren het dynamisch en semi-dynamisch archief. Archiefdiensten weten vaak niet goed hoe ze invloed kunnen krijgen op dit hedendaags documentbeheer, want praktische strategieën en methodologieën zijn weinig bekend. Bovendien is er een tekort aan praktische hulpmiddelen in de vorm van tools. Daarom publiceren we hier een voorbeeld van een tool, ontwikkeld door het Universiteitsarchief van de Vrije Universiteit Brussel (VUB): de DigiTest.

De achterliggende werkwijze gaat uit van een bottom-up benadering, waarbij archiefvormers aan de hand van een vormingstraject worden begeleid bij het verbeteren van hun digitale administratie. De DigiTest vormt hierbij het analyse-instrument om de actuele situatie in kaart te brengen.


Referentie
Titel De DigiTest: een scoremodel als kwaliteitsmeter van de digitale administratie (Voorkeurstitel)
Locatie
Uitgever VUB-Universiteitsarchief/CAVA
Jaar van uitgave 2017
Rechten CC-BY-SA
Persistent ID [:
URI's uit de reeks ":" zijn hier niet beschikbaar.
]


Auteur(s)

  • Sofie Vanobbergen (wetenschappelijk medewerker, VUB-Universiteitsarchief/CAVA)
  • Ward Vansteenkiste (project manager 'Duurzaam digitaal', VUB-Universiteitsarchief/CAVA)

Probleemstelling

In het kader van het tweede Algemeen Strategisch Plan (ASP 2, 2013-2016) van de Vrije Universiteit Brussel (VUB) werkte het VUB-Universiteitsarchief een verbeterproject uit rond digitale duurzaamheid. Het doel van het project bestaat er in de kwaliteit van de digitale administratie van de VUB te verhogen door het creëren van een degelijke en duurzame digitale werkomgeving. Het project steunt op vier pijlers:

  1. het opstellen van een organisatiebrede strategie inzake digitale duurzaamheid;
  2. het organiseren van vormingstrajecten waarbij diensten van de VUB worden begeleid bij het toepassen van best practices in de digitale administratie;
  3. het leveren van advies inzake functionele vereisten van informatiesystemen met het oog op de archivering van (meta)data;
  4. het opzetten van een digitaal depot voor de langetermijnbewaring van digitale procesgebonden informatie.

In deze gevalstudie gaan we dieper in op de tweede pijler, de vormingstrajecten. Een vormingstraject bestaat uit een verbetercyclus waarbij een archiefvormer op een actieve manier begeleid wordt in het verbeteren van zijn digitale administratie (i.c. centrale mappenstructuur, digitale dossiervorming en kwaliteitsvolle documenten). Op die manier wordt de digitale administratie van de archiefvormer in zijn geheel aangepakt en worden het administratief personeel en de gezamenlijke procedures ondersteund. Bovendien heeft dit een uniformerend effect en wordt de efficiëntie en transparantie van de werking verhoogd. Doordat de administratieve neerslag op een kwaliteitsvolle manier gevormd wordt, kan overdracht naar een digitaal depot gemakkelijker plaatsvinden.

Een verbetercyclus ziet er als volgt uit:

  1. Er wordt een DigiTest afgenomen bij de archiefvormer door een medewerker van het VUB-Universiteitsarchief. Aan de hand van dit scoremodel kan snel (in een uurtje) en op een eenvoudige manier de maturiteit van de digitale administratie van de dienst worden geëvalueerd.
  2. Het VUB-Universiteitsarchief stelt een rapport op met de resultaten van de DigiTest. Dit rapport geeft de sterke en zwakke kanten weer van de digitale administratie van de archiefvormer (AsIs), verduidelijkt welke kwetsbaarheden er zijn, welke wensen de archiefvormer heeft en formuleert specifieke adviezen (ToBe).
  3. Via de richtlijnen in de Toolkit ‘Best Practices in de Digitale Administratie’ kunnen de knelpunten gericht worden aangepakt. Onder begeleiding van het VUB-Universiteitsarchief worden de oplossingen systematisch geïmplementeerd en krijgen medewerkers een vorming over best practices in de digitale administratie.
  4. Ter evaluatie van het vormingstraject kan de DigiTest opnieuw worden afgenomen en waar nodig kan er worden bijgestuurd.

DigiTest

Essentieel bij het vormingstraject is de zogenaamde DigiTest, een scoremodel aan de hand waarvan de actuele situatie van het documentbeheer per dienst in kaart wordt gebracht. Dit analyse-instrument werd opgesteld door Sofie Vanobbergen die in het kader van haar opleiding Archivistiek stage liep bij het VUB-Universiteitsarchief. Het scoremodel werd nadien nog wat verfijnd en omgedoopt tot de DigiTest, hetgeen wij in deze tekst presenteren. Een eerste versie van de DigiTest werd uitgeprobeerd bij enkele VUB-diensten. Na evaluatie werd het scoremodel nog verschillende malen aangepast en gerationaliseerd, totdat een eenvoudig en sterk gestructureerd model naar voren kwam. Vervolgens werd de DigiTest bij een veertigtal VUB-diensten afgenomen. De bruikbaarheid is dus ruim getest.

Oorsprong van de DigiTest

Het opstellen van het scoremodel is gebeurd op basis van een theoretisch kader en drie bestaande modellen:

  • het maturiteitsmodel van Charles Dollar;[1]
  • het Scoremodel Digitale Duurzaamheid van PACKED vzw en Digitaal Erfgoed Nederland (DEN);[2]
  • de Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid.[3]

Het voordeel van deze scoremodellen is dat er wordt gewerkt met duidelijk omschreven niveaus.

Maar de finaliteit van de DigiTest is anders dan die van de genoemde scoremodellen. In tegenstelling tot voornoemde scoremodellen richt de DigiTest zich niet op digitale preservering op instellingsniveau, maar wordt er gepeild naar de digitale maturiteit van het documentbeheer bij de afzonderlijke archiefvormers (i.c. administratieve diensten van de VUB). Digitale maturiteit bij de archiefvormers is een randvoorwaarde voor (latere) digitale preservering.

Met de DigiTest wordt tevens geopteerd voor een bottom-up benadering, in tegenstelling tot de top-down benadering van de voornoemde modellen. Deze gaan eerder uit van de handelingen van (records) managers, Chief Information Officers (CIO's) of beleidsmedewerkers. Hierdoor zijn ze niet of onvoldoende afgestemd op de handelingen van eindgebruikers uit de administratie. Vragen in verband met mandaten en verantwoordelijkheden (top-down) komen dan ook niet voor in de DigiTest[4]. In de universitaire administratie ligt de verantwoordelijkheid van het dynamisch documentbeheer bij het diensthoofd, maar doordat het ICT-beleid zich altijd richt op de individuele eindgebruiker, heeft deze een grote vrijheid. Daarom is het voldoende dat de DigiTest polst naar de afspraken over documentbeheer op dienstniveau.

De DigiTest verzamelt informatie over negen afzonderlijke items:

  1. gemeenschappelijke ruimte;
  2. centrale mappenstructuur;
  3. digitale dossiervorming;
  4. naamgeving;
  5. versiebeheer;
  6. bestandsformaten;
  7. bewaren, klasseren en selecteren van e-mails (en attachments);
  8. back-up;
  9. bewaartermijnen en selectielijsten.

Deze negen items weerspiegelen de terreinen die bij een administratief handelen in de digitale omgeving worden aangesproken en waarvan gebruik wordt gemaakt. Vanuit archivistisch standpunt dekken ze samen archief- en dossiervorming, ordening, benoeming (beschrijving, registratie), opslag en selectie.

Ieder item is voorzien van vijf maturiteitsniveaus, van 0 tot 4. Elk niveau van het scoremodel is op voorhand vastgelegd. Hierdoor kan de actuele situatie heel snel bepaald worden. Bovendien is onmiddellijk duidelijk welke de te ondernemen acties zijn. Tot slot kan er op langere termijn, door het scoremodel opnieuw te overlopen, een evolutie gemeten worden.

De vijf niveaus verschillen duidelijk van elkaar en ieder niveau heeft steeds een aantoonbare meerwaarde. Let wel, de cijfers zijn eerder een code dan een score. Ze kunnen bijvoorbeeld niet worden opgeteld. Het is immers heel moeilijk een gewicht toe te kennen aan de verschillende items. De cijfers geven dus enkel een indicatie van de digitale maturiteit op een deel van het administratieve terrein. In een oogopslag is zichtbaar waar de lacunes en risico's zich bevinden. De vijf niveaus zijn:

  1. Er zijn geen afspraken, medewerkers werken naar eigen goeddunken.
  2. Er zijn informele afspraken.
  3. Er zijn formele afspraken, maar deze worden niet of nauwelijks toegepast.
  4. Er zijn formele afspraken die systematisch toegepast worden.
  5. Er zijn formele afspraken die systematisch worden toegepast en regelmatig worden herzien en bijgewerkt.

De afname van een DigiTest gebeurt ter plaatse bij de archiefvormer. Via een mondeling gesprek worden de verschillende items overlopen. Naast het optekenen van de scores is er ruimte voor het stellen van bijkomende vragen. Op die manier wordt een duidelijk beeld verkregen van de digitale maturiteit.

Deze informatie wordt daarna in een rapport verwerkt. Hierin zijn volgende elementen opgenomen:

  • Algemene situatie van de archiefvormer
  • Per item:
    • Score
    • Omschrijving op basis waarvan de score werd toegekend
    • Specifiek advies + verwijzing naar de nodige richtlijn(en) van de toolkit

Aan de hand van dit rapport wordt er teruggekoppeld aan de archiefvormer en kan er gericht actie worden ondernomen met behulp van de toolkit “Best Practices in de Digitale Administratie”.

Toolkit Best Practices in de Digitale Administratie

Met de toolkit “Best Practices in de Digitale Administratie” is getracht om oplossingen te formuleren op maat van de administratie van de VUB. Enerzijds ondersteunt de toolkit de archiefvormers om hun digitale administratie effectiever te organiseren. Anderzijds kunnen kwaliteitsvolle dossiers en documenten op een degelijke manier gearchiveerd worden door het VUB-Universiteitsarchief.

De toolkit bestaat enerzijds uit diverse richtlijnen, anderzijds uit een aantal kleine tools die het toepassen van de richtlijnen moet ondersteunen. Beide worden ter beschikking gesteld via het intranet van de VUB.

De richtlijnen zijn gebaseerd op bestaande voorbeelden en best practices van o.a. eDAVID, DIA-project en DigiGIDS, maar aangepast aan de specifieke VUB-context[5].

Cruciaal is dat iedere richtlijn gelinkt is aan een item uit het scoremodel[6]. Op die manier kan een archiefvormer, op basis van het rapport met de resultaten van de DigiTest, onmiddellijk gerichte acties ondernemen.

De toolkit bestaat uit volgende richtlijnen:

  • gemeenschappelijke ruimte;
  • centrale mappenstructuur;
  • centrale mappenstructuur: toegangsrechten;
  • digitale dossiervorming;
  • mapnamen;
  • bestandsnamen;
  • versiebeheer;
  • e-mails: opstellen;
  • e-mails: selecteren, klasseren en bewaren;
  • e-mails: PST-files;[7]
  • back-ups.

Elke richtlijn volgt dezelfde structuur:

  • Voordelen: om het belang van de richtlijn te benadrukken wordt kort en duidelijk uiteengezet welke voordelen het biedt om de richtlijn door te voeren.
  • Basisprincipes: de kern van elke richtlijn bestaat uit de basisprincipes. Deze zijn in principe in elk systeem toepasbaar.
  • Afspraken: in combinatie met de basisprincipes dienen er vaak een aantal afspraken gemaakt te worden (op dienstniveau) om de richtlijn volledig te kunnen toepassen.
  • Praktische tips: om de uitvoering van de basisprincipes te vergemakkelijken worden er een aantal tips en kleine applicaties aangeboden.
  • Bronnen: ieder onderdeel wordt afgesloten met de bronnen die werden geraadpleegd voor het opstellen ervan.

Naast de richtlijnen bevat de toolkit een aantal kleine applicaties. Het gaat om gratis software die werd verzameld en getest op bruikbaarheid door het VUB-Universiteitsarchief. Door het verwijzen naar deze tools in de praktische tips van de richtlijnen, wordt het toepassen ervan ondersteunt en vergemakkelijkt.

Volgende applicaties[8] zijn opgenomen in de toolkit:

  • Folder Structure Creator (aanmaken van een nieuwe mappenstructuur)[9]
  • Path Scanner (controleren van path-lengte)[10]
  • DupFinder (zoeken en verwijderen van dubbels)[11]
  • Remove Empty Directories (zoeken en verwijderen van lege mappen)[12]
  • ReNamer (in bulk aanpassen van bestandsnamen)[13]
  • SyncBack (maken van back-ups)[14]

Zelf toepassen

Wil je de DigiTest zelf toepassen, ga dan als volgt te werk:

  • Verzeker je van groen licht bij je bestuur. Het meest overtuigende argument is dat door middel van de DigiTest de kwaliteit van het digitaal documentbeheer op een makkelijke manier kan worden gemeten. Door een paar eenvoudige ingrepen die niets of nauwelijks iets kosten, kan daarna de werking van de dienst/organisatie enorm verbeterd worden. Het gaat dus om digitale hygiëne en niet om een groot en kostelijk project, waarvan de uitkomst onzeker is.
  • Voer een nulmeting uit en neem de DigiTest af bij je dienst/organisatie. Hiermee wordt de actuele maturiteit qua digitaal werken in kaart gebracht.
  • Op basis van deze nulmeting kan er een beleid worden uitgewerkt: er kunnen streefdoelen worden bepaald. Welke score wil je bereiken voor ieder item? Als leidraad kan je hierbij gebruik maken van de omschrijving die bij iedere score staat aangegeven. Er kan worden geopteerd om voor alle items een zeker minimumniveau te halen of om voor specifieke items de hoogste score na te streven. Er kunnen tevens langetermijn doelen gesteld worden.
  • Aan de hand van de richtlijnen en applicaties in de toolkit, kunnen nu gerichte acties worden ondernomen om de gestelde streefdoelen te bereiken. Tracht hierbij niet alles ineens aan te pakken, maar ga systematisch te werk. Pak bijvoorbeeld eerst het probleem van de gemeenschappelijke ruimte aan en dan pas dat van de gebrekkige centrale mappenstructuur.
  • Door de nulmeting als referentiepunt te nemen, kan je via de DigiTest de vorderingen verder opvolgen, rapporteren en eventueel bijsturen. Koppel regelmatig (of ten minste finaal) terug naar je bestuur. Doe dat altijd op algemene wijze, zodat geen enkele dienst zich geviseerd hoeft te voelen.

Slotbeschouwing

De DigiTest is een laagdrempelig en eenvoudig instrument om op een snelle manier de digitale maturiteit van een administratieve eenheid (bv. dienst of kleine instelling) in kaart te brengen. De criteria en scores werden probleemloos aanvaard en hadden een geweldig sensibiliserend en normerend effect. De DigiTest werd door de VUB-diensten aanzien als een ijkinstrument en verduidelijkte sterk hun referentiekader ten opzichte van documentbeheerproblemen. Bovendien wilden diverse archiefvormers na de test graag beter scoren en gingen zo aan de slag met de richtlijnen van de toolkit.

Diensten/archiefvormers werden door middel van een vormingstraject (DigiTestRapportToolkit) systematisch begeleid door het VUB-Universiteitsarchief. Zo kon op een heel eenvoudige en toegankelijke manier kennis en competenties worden aangeleerd aan de administratieve medewerkers.

Tot slot verkreeg het Universiteitsarchief, door de DigiTest af te nemen bij alle geledingen van de universiteit, een totaalbeeld van de digitale maturiteit van de universiteit. Zo bleek uit de DigiTest dat een deel van de problemen voortkwam uit onaangepaste IT-infrastructuur. Hierdoor kon de problematiek inzake het digitaal documentbeheer op instellingsniveau bij het hoger management aangekaart worden.

Bijlagen

1. Gemeenschappelijke ruimte
Waarde Omschrijving
0 Er is geen gemeenschappelijke ruimte, iedere medewerker werkt op zijn eigen individuele schijf.
1 Er is een gemeenschappelijke ruimte en er bestaan informele, mondelinge afspraken over het werken in de gemeenschappelijke ruimte.
2 Er is een gemeenschappelijke ruimte en er bestaan formele, geschreven afspraken over het werken in de gemeenschappelijke ruimte, maar ze zijn niet of onvoldoende gekend door de medewerkers.
3 Er is een gemeenschappelijke ruimte en er bestaan formele, geschreven afspraken over het werken in de gemeenschappelijke ruimte, die gekend zijn en systematisch toegepast worden door de medewerkers.
4 Er is een gemeenschappelijke ruimte en er bestaan formele, geschreven afspraken over het werken in de gemeenschappelijke ruimte, die gekend zijn en systematisch toegepast worden door de medewerkers.
2. Centrale mappenstructuur
Waarde Omschrijving
0 Er is geen centrale mappenstructuur, iedere medewerker klasseert de documenten naar eigen goeddunken.
1 Er is een centrale mappenstructuur en er bestaan informele, mondelinge afspraken over het klasseren van documenten.
2 Er is een centrale mappenstructuur en er bestaan formele, geschreven afspraken over het klasseren van documenten, maar ze zijn niet of onvoldoende gekend door de medewerkers.
3 Er is een centrale mappenstructuur en er bestaan formele, geschreven afspraken over het klasseren van documenten, die gekend zijn en systematisch worden toegepast door de medewerkers.
4 Er is een centrale mappenstructuur en er bestaan formele, geschreven afspraken over het klasseren van documenten, die gekend zijn en systematisch worden toegepast door de medewerkers. Deze afspraken worden geregeld herzien en bijgewerkt indien nodig.
3. Digitale dossiervorming
Waarde Omschrijving
0 Er bestaan geen afspraken over het aanleggen van juiste en volledige dossiers.
1 Er bestaan formele, geschreven afspraken over het aanleggen van juiste en volledige dossiers, maar ze zijn niet of onvoldoende gekend door de medewerkers.
2 Er bestaan formele, geschreven afspraken over het aanleggen van juiste en volledige dossiers, maar ze zijn niet of onvoldoende gekend door de medewerkers.
3 Er bestaan formele, geschreven afspraken over het aanleggen van juiste en volledige dossiers, die gekend zijn en systematisch worden toegepast door de medewerkers.
4 Er bestaan formele, geschreven afspraken over het aanleggen van juiste en volledige dossiers, die gekend zijn en systematisch worden toegepast door de medewerkers. Deze afspraken worden geregeld herzien en bijgewerkt indien nodig.
4. Naamgeving
Waarde Omschrijving
0 Er bestaan geen afspraken over het geven van map- en bestandsnamen. Iedere medewerker geeft map- en bestandsnamen naar eigen goeddunken.
1 Er bestaan informele, mondelinge afspraken over het geven van map- en bestandsnamen.
2 Er bestaan formele, geschreven afspraken over het geven van map- en bestandsnamen, maar ze zijn niet of onvoldoende gekend door de medewerkers.
3 Er bestaan formele, geschreven afspraken over het geven van map- en bestandsnamen, die gekend zijn en systematisch worden toegepast door de medewerkers.
4 Er bestaan formele, geschreven afspraken over het geven van map- en bestandsnamen, die gekend zijn en systematisch worden toegepast door de medewerkers. Deze afspraken worden geregeld herzien en bijgewerkt indien nodig.
5. Versiebeheer
Waarde Omschrijving
0 Er bestaan geen afspraken over het versiebeheer van documenten.
1 Er bestaan informele, mondelinge afspraken over het versiebeheer van documenten.
2 Er bestaan formele, geschreven afspraken over het versiebeheer van documenten, maar ze zijn niet of onvoldoende gekend door de medewerkers.
3 Er bestaan formele, geschreven afspraken over het versiebeheer van documenten, die gekend zijn en systematisch worden toegepast door de medewerkers.
4 Er bestaan formele, geschreven afspraken over het versiebeheer van documenten, die gekend zijn en systematisch worden toegepast door de medewerkers. Deze afspraken worden geregeld herzien en bijgewerkt indien nodig.
6. Bestandsformaten
Waarde Omschrijving
0 Er bestaan geen afspraken over bestandsformaten bij het aanmaken van documenten.
1 Er bestaan informele, mondelinge afspraken over bestandsformaten bij het aanmaken van documenten.
2 Er bestaan formele, geschreven afspraken over bestandsformaten bij het aanmaken van documenten, maar ze zijn niet of onvoldoende gekend door de medewerkers.
3 Er bestaan formele, geschreven afspraken over bestandsformaten bij het aanmaken van documenten, die gekend zijn en systematisch worden toegepast door de medewerkers.
4 Er bestaan formele, geschreven afspraken over bestandsformaten bij het aanmaken van documenten, die gekend zijn en systematisch worden toegepast door de medewerkers. Deze afspraken worden geregeld herzien en bijgewerkt indien nodig.
7. E-mails (en attachments): selecteren, klasseren en bewaren
Waarde Omschrijving
0 Er bestaan geen afspraken over het selecteren, klasseren en/of bewaren van e-mails (en attachments). Iedere medewerker selecteert, klasseert en/of bewaart zijn e-mails (en attachments) naar eigen goeddunken.
1 Er bestaan informele, mondelinge afspraken over het selecteren, klasseren en/of bewaren van e-mails (en attachments).
2 Er bestaan formele, geschreven afspraken over het selecteren, klasseren en/of bewaren van e-mails (en attachments), maar ze zijn niet of onvoldoende gekend door de medewerkers.
3 Er bestaan formele, geschreven afspraken over het selecteren, klasseren en/of bewaren van e-mails (en attachments), die gekend zijn en systematisch worden toegepast door de medewerkers.
4 Er bestaan formele, geschreven afspraken over het selecteren, klasseren en/of bewaren van e-mails (en attachments), die gekend zijn en systematisch worden toegepast door de medewerkers. Deze afspraken worden geregeld herzien en bijgewerkt indien nodig.
8. Back-ups
Waarde Omschrijving
0 Er bestaan geen afspraken over het systematisch maken van back-ups. Iedere medewerker maakt back-ups naar eigen goeddunken.
1 Er bestaan informele, mondelinge afspraken over het systematisch maken van back-ups.
2 Er bestaan formele, geschreven afspraken over het systematisch maken van back-ups, maar ze zijn niet of onvoldoende gekend door de medewerkers.
3 Er bestaan formele, geschreven afspraken over het systematisch maken van back-ups, die gekend zijn en systematisch worden toegepast door de medewerkers.
4 Er bestaan formele, geschreven afspraken over het systematisch maken van back-ups, die gekend zijn en systematisch worden toegepast door de medewerkers. Deze afspraken worden geregeld herzien en bijgewerkt indien nodig.
9. Bewaartermijnen en selectielijsten
Waarde Omschrijving
0 Het bestaan van de selectielijsten met de bewaar- en vernietigingstermijnen voor uw dienst, is niet of onvoldoende gekend door de medewerkers.
1 Het bestaan van de selectielijsten met de bewaar- en vernietigingstermijnen voor uw dienst, is gekend maar ze worden niet toegepast.
2 Het bestaan van de selectielijsten met de bewaar- en vernietigingstermijnen voor uw dienst, is gekend maar ze worden ad hoc toegepast.
3 Het bestaan van de selectielijsten met de bewaar- en vernietigingstermijnen voor uw dienst, is gekend en ze worden systematisch toegepast.
4 Het bestaan van de selectielijsten met de bewaar- en vernietigingstermijnen voor uw dienst, is gekend en ze worden systematisch toegepast. De medewerkers helpen het Universiteitsarchief actief bij het actualiseren van de selectielijsten.

Bronnen

  • Sofie Vanobbergen. Digitaal documentbeheer in een universiteitsadministratie: digitale duurzaamheid en best practices bij de administratieve diensten van de Vrije Universiteit Brussel. Brussel, 2013 (onuitgegeven eindverhandeling).

Een praktijkvoorbeeld

Departement X bestond uit verschillende afdelingen met een zekere autonome werking. Er waren weinig formele afspraken binnen het departement of binnen de afdelingen omtrent het digitale werken. Het departement beschikte niet over een gemeenschappelijke ruimte. Bijgevolg was er ook geen centrale mappenstructuur. Medewerkers werkten er op individuele pc’s, die niet of onsystematisch werden geback-upt, en op Dropbox. Het introduceren en het gebruik van een gemeenschappelijke ruimte en het overzetten van het digitaal archief van Dropbox en van individuele pc's naar deze gemeenschappelijke ruimte werden door het VUB-Universiteitsarchief dan ook als prioritair beschouwd. Daarnaast moesten er (tijdelijke) afspraken worden gemaakt omtrent de back-ups. Tot slot waren afspraken over het gebruik van de gemeenschappelijke ruimte noodzakelijk en diende er een centrale mappenstructuur opgesteld te worden.

Rapport van de DigiTest:

1. Gemeenschappelijke ruimte

  • Score: 0 – Er is geen gemeenschappelijke ruimte, iedere medewerker werkt op zijn eigen individuele schijf.
  • Omschrijving: Een aantal afdelingen maakt gebruik van Dropbox, enkel toegankelijk voor de medewerkers van de betreffende afdeling.
  • Advies: Introduceren van een gemeenschappelijke ruimte voor het hele departement of per afdeling. Vastleggen van afspraken omtrent het gebruik van de gemeenschappelijke ruimte. Informatie die opgeslagen is op individuele pc's en/of cloud-toepassingen (Dropbox, enz.), dient zo snel mogelijk overgezet te worden naar deze gemeenschappelijke ruimte.

Volgende richtlijnen zijn hierbij van toepassing:

  • Gemeenschappelijke ruimte


2. Centrale mappenstructuur

  • Score: 0 – Er is geen centrale mappenstructuur, iedere medewerker klasseert de documenten naar eigen goeddunken
  • Omschrijving: Binnen de Dropboxen is een zekere mappenstructuur gegroeid, evenwel zonder echte afspraken.
  • Advies: Opstellen en uitrollen van een centrale mappenstructuur op de (nieuwe) gemeenschappelijke ruimte. Voor de volledigheid van de mappenstructuur kan de selectielijst geraadpleegd worden. Dit zorgt voor eenvormigheid en een transparantere werking.

Volgende richtlijnen zijn hierbij van toepassing:

  • Centrale mappenstructuur
  • Centrale mappenstructuur: toegangsrechten
  • Selectielijst van het Departement


8. Back-ups

  • Score: 0 – Er bestaan geen afspraken over het systematisch maken van back-ups. Iedere medewerker maakt back-ups naar eigen goeddunken.
  • Omschrijving: Sommige medewerkers gaan er verkeerdelijk van uit dat hun pc automatisch wordt geback-upt door de Directie ICT. Dit is zeer zeker niet het geval. Een afdeling maakt gebruik van een externe harde schijf voor het nemen van back-ups. Deze schijf wordt echter ook gebruikt om thuis te werken.
  • Advies: Tot er een centrale oplossing wordt voorzien, moeten er afspraken worden opgesteld en geïntroduceerd omtrent het maken en beheren van back-ups. Zorg hierbij dat alle pc’s volgens eenzelfde strategie worden geback-upt. Dit zorgt voor duidelijkheid omtrent de te volgen praktijk en verzekert de bedrijfscontinuïteit.

Volgende richtlijnen zijn hierbij van toepassing:

  • Back-ups

De Directie ICT zette uiteindelijk een gemeenschappelijke ruimte op, met bijhorende back-up, en er werd een centrale mappenstructuur opgesteld voor het departement. Alle dossiers en documenten van de verschillende pc’s en Dropbox-accounts werden overgezet. In een afsprakenkader werden afspraken rond het gebruik van de gemeenschappelijke ruimte en de centrale mappenstructuur, incl. rechtenbeheer, vastgelegd. Medewerkers van het Departement X werken nu op een veilige manier in eenzelfde gemeenschappelijke ruimte in een volwaardige centrale mappenstructuur.

Contactgegevens

Voetnoten

  1. Voor meer informatie, zie: Charles Dollar en Lori Ashley, Digital Preservation Capability Maturity Model © (DPCMM) - background and performance metrics, versie 2.7, juli 2015, https://static1.squarespace.com/static/52ebbb45e4b06f07f8bb62bd/t/55a7ed87e4b016f840ba1adb/1437068679137/DPCMM+Background+and+Performance+Metrics+v2.7_July+2015.pdf
  2. Voor meer informatie, zie: https://www.scoremodel.org/
  3. Voor meer informatie zie: Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid - normenkader voor duurzaam toegankelijke en betrouwbare overheidsinformatie, Deel III: de 7 Normen van de Baseline, versie 1.1, http://www.earonline.nl/images/earpub/3/3d/Baseline_Informatiehuishouding_Rijksoverheid_de_7_normen_versie_1.1.pdf
  4. Mandaten en verantwoordelijkheden op managementsniveau werden tijdens het project, als onderdeel van de organisatiebrede strategie inzake digitale duurzaamheid, vastgelegd in de Beleidsnota Digitale Duurzaamheid (2013-2016).
  5. Er wordt verwezen naar bestaande VUB-reglementen, -structuren, -informatiesystemen, -cloud-infrastuctuur enz.
  6. Uitzondering hierop is item 9. Bewaartermijnen en selectielijsten. Dit item werd opgenomen in de DigiTest om na te gaan in hoeverre diensten kennis hadden en/of reeds gebruiken maakten van de selectielijsten die in een vorig project werden opgesteld.
  7. PST staat voor Personal Storage Table. Het is een open propriëtair bestandsformaat dat wordt gebruikt om kopieën van berichten, kalenderevenementen en andere items te bewaren in Microsoft-software, zoals Microsoft Exchange Client, Windows Messaging en Microsoft Outlook. Binnen PST-bestanden wordt informatie opgeslagen zoals de Outlook mappenstructuur en e-mails (en bijlagen). Doordat Outlook die alternatieve opslagwijze gebruikt (in plaats van telkens de e-mail op te moeten halen van de e-mailserver), kunnen de bestanden ook offline worden bekeken en overgezet naar een andere computer.
  8. Deze applicaties zijn bedoeld voor een Windows-omgeving.
  9. Voor meer informatie, zie: http://mytselection.blogspot.be/2009/10/folder-structure-creator-excel-vbs.html
  10. Voor meer informatie, zie: http://www.softpedia.com/get/File-managers/Parhelia-Path-Scanner.shtml
  11. Voor meer informatie, zie: http://www.softpedia.com/get/System/File-Management/DupFinder.shtml
  12. Voor meer informatie, zie: http://www.softpedia.com/get/Others/Miscellaneous/Remove-Empty-Directories.shtml
  13. Voor meer informatie, zie: http://www.snapfiles.com/get/denrenamer.html
  14. Voor meer informatie, zie: https://www.2brightsparks.com/download-syncbackfree.html