Personen en organisaties

Uit Project_CEST

Akkoord? Of niet? Voeg je opmerking toe onderaan de pagina of stuur CEST een mail.

Een lijst met namen van personen en instellingen vormt een essentieel onderdeel van een erfgoeddatabase. Door 'persoonstrefwoorden' te gebruiken, worden objecten, publicaties en/of archieven van of over dezelfde persoon met elkaar verbonden.

Je kunt zelf een lijst samenstellen of je kunt gebruik maken van bestaande databases. In ieder geval is het belangrijk dat je bestaande richtlijnen overneemt, zodat namen van personen of organisaties op dezelfde manier worden gespeld. Een andere methode is het toekennen van een vooraf afgesproken identifier (code of nummer). Dat is handig en interessant wanneer jouw bestand met andere bestanden wordt geaggregeerd.

Richtlijnen

1. Bepaal de datastructuur

Een datastructuur is een set van beschrijvingseenheden(velden) waarmee de kenmerken van een persoon of organisatie (naam, biografische schets, geboorte- en sterfdatum ...) worden gedocumenteerd. Een ingevulde set beschrijvingselementen vormt een record in een (biografische) database.

Minimumrichtlijn

• Gebruik een datastructuur die compatibel is met een bestaande standaarddatastructuur (bijvoorbeeld GEDCOM, ISAAR(CPF), EAC, ISDIAH, FOAF of vCARD).
• Documenteer de gebruikte datastructuur.

Aanbevolen richtlijn

• Gebruik een standaarddatastructuur. Enkele voorbeelden:
  • Voor de uitwisseling van genealogische data wordt GEDCOM gebruikt.
  • Voor de beschrijving van personen, organisaties of families als toegang in een archiefbeschrijving wordt ISAAR(CPF) of EAC gebruikt.
  • Voor de beschrijving van archiefinstellingen wordt ISDIAH gebruikt.
  • FOAF en vCARD zijn generieke datastructuren.

2. Gebruik bestaande gecontroleerde termenlijsten

Gebruik bestaande gecontroleerde termenlijsten (authoritybestanden, trefwoordenlijsten) om de personen en organisaties in je database te identificeren. Door de personen en organisaties in je collectie te koppelen aan personen en organisaties uit bestaande bronnen, kun je je eigen biografische database verrijken met inhoudelijke gegevens.

Minimumrichtlijn

• Gebruik bestaande bronnen wanneer die beschikbaar zijn.
• Documenteer welke bronnen worden gebruikt om een persoons- of organisatierecord aan te maken.

Aanbevolen richtlijn

• Geef de taal aan met ISO 639: Names of Languages.
• Gebruik bronnen die op het web beschikbaar zijn.
• Gebruik bronnen die zo veel mogelijk biografische informatie bevatten, zodat de personen achter de namen herkend kunnen worden.
• Neem in je eigen database naast de naam ook een verwijzing op naar de overeenkomstige personen/records in andere bronnen: bv. identificatienummers, URI, URL.
• Enkele voorbeelden van online bronnen zijn:
  • RKDartists met kunstenaars, vormgevers ...
  • ULAN met kunstenaars, vormgevers ...
  • BALAT met voornamelijk Belgische kunstenaars.
  • Componistenindex van de Nederlandse radio-omroep.
  • ODIS: personen en organisaties in Vlaanderen, 19de en 20ste eeuw.
  • LCNAF: de namenlijst van de Library of Congress.
  • VIAF: een gedeelde namenlijst van verschillende grote bibliotheekcollecties.

Zie ook

• Bekijk enkele voorbeelden uit de praktijk: hoe gaan erfgoedorganisaties met deze standaarden om?
  
  • In Archiefbank Vlaanderen is ISAAR(CPF) minimaal geïmplementeerd (het is beperkt tot enkele velden). Archiefbank kan daarbij wel een koppeling naar relevante authoritybestanden geven, zoals ODIS. ODIS hanteert een meer uitgebreide set van velden, maar is wel compatibel met ISAAR(CPF). Voor de registratie van archiefinstellingen wordt ISDIAH gebruikt. De standaard wordt vrij strikt gevolgd. Er is echter nog geen Nederlandse vertaling beschikbaar. Wanneer er een officiële versie wordt gelanceerd, kunnen er mogelijk afwijkingen aan het licht komen. ISAF wordt niet gebruikt.
    
    
  • Erfgoedcel Waasland verwijst naar het MovE Invulboek, waar een aantal woordenlijsten worden aanbevolen. Daarnaast werkt de Erfgoedcel een eigen authoritylijst van persoonsnamen uit binnen de mogelijkheden van CollectiveAccess. Aan de unieke persoons- en organisatienamen kunnen alternatieve namen en biografische gegevens (datums voor geboorte en overlijden, beroepen/functies, vrije velden ...) toegevoegd worden en kunnen relaties bepaald worden met andere personen, organisaties en objecten in het systeem, zoals verwantschapsrelaties, vervaardigingsrelaties, professionele banden etc.
    
    
  • Bibnet onderzoekt of er - ook in functie van samenwerking met uitgevers en het commerciële boekenvak - een uniek nummer-ID bepaald/gebruikt kan worden voor auteurs. Voor het creëren van de auteurspagina's (overzichten van alle publicaties van een auteur), zal Bibnet in de toekomst mogelijk gebruik maken van de VIAF-standaard: een code waarmee een persoon ondubbelzinnig kan worden geïdentificeerd. Er wordt onderzocht of Bibnet ook als partner kan bijdragen tot VIAF.
    
    
  • Erfgoedplus.be heeft voor persoonsnamen een eigen authoritybestand samengesteld. Doorgaans is enkel een naam beschikbaar, zonder verdere biografische gegevens. Soms ontstaat hierdoor onduidelijkheid over de precieze identiteit van een persoon. Een aantal deelnemers heeft gewerkt aan de verrijking van de persoonsrecords met bijkomende biografische informatie, maar dat lukt maar in een beperkt aantal gevallen. Als invoerinstructie wordt het Invulboek van MovE gevolgd, met het belangrijke onderscheid dat de prefixen ('de', 'van' ...) vooraan geschreven worden. Bestaande authoritybestanden (RKDartists, ULAN ...) worden niet gekoppeld aan de invoermodule van Erfgoedplus, maar links zijn wel mogelijk vanuit de eigen authoritybestanden.
    
    
  • Het stadsarchief van Oostende gebruikt ISAAR(CPF) voor de beschrijving van de archiefvormers. ISAF wordt niet gebruikt.
    
    
• Het MovE invulboek beveelt een aantal gecontroleerde termenlijsten aan, zoals RKDartists en ULAN.
  
  
• In VLACC wordt met uniforme namen gewerkt die de standaard zijn voor alle openbare bibliotheekcatalogi. Deze schrijfwijze wordt bepaald volgens de VLACC-regelgeving, die gebaseerd is op FOBID/AACR2. Bibnet is betrokken bij het vooronderzoek waarin de FOBID-commissie ontsluiting uitzoekt hoe er voor het Nederlands kan overgestapt worden op de nieuwe RDA-standaard.
  
  

Een concrete vraag in verband met je eigen project? Vraag advies aan PACKED vzw.

Jouw opmerkingen

Schrijf eerst 4 tildes (~) en voeg dan je opmerking toe.