Objecten registreren

Uit Project_CEST

Akkoord? Of niet? Voeg je opmerking toe onderaan de pagina of stuur CEST een mail.

Objecten registreren is het systematisch beschrijven van culturele artefacten. Museumcollecties bestaan doorgaans uit verzamelingen unieke, individuele objecten. Hun systematische beschrijving omvat gegevens over de verwerving, de identificatie en de context van de objecten.

Ook archieven of heemkundige verzamelingen bevatten vaak 'museumobjecten'. Voor de beschrijving van zulke objecten in niet-museale collecties kun je de museumstandaarden overnemen. Er bestaat een aparte richtlijn voor de beschrijving van collecties als geheel.

Richtlijnen

1. BEpaal de datastructuur

Een datastructuur is een set van beschrijvingseenheden (velden) waarmee de kenmerken van een museumobject worden gedocumenteerd. Een ingevulde set beschrijvingselementen vormt een record in een (museum)database.

Minimumrichtlijn

• De CIDOC-richtlijnen gelden als een absoluut minimum voor de beschrijving van objecten in museale collecties.
• Een wat uitgebreidere set is de Basisregistratie. Raadpleeg het MovE invulboek voor meer details.
• Als je zelf een datastructuur ontwikkelt of een standaarddatastructuur aanpast, zorg er dan voor dat je dit uitvoerig documenteert (welke velden zijn er, wat betekenen ze, hoe worden ze ingevuld ...).
• Bepaal welke velden minimaal ingevuld moeten worden om een object voldoende te beschrijven en uniek te identificeren. Leg dit vast in regels en communiceer hierover met de betrokken medewerkers.

Aanbevolen richtlijn

• De Units of Information van Spectrum bieden een zeer volledige set van velden voor de beschrijving en het beheer van museumobjecten. De Spectrum-procedures geven daarbij zeer goed aan waarom en hoe de informatie-eenheden worden gebruikt.
• CDWA is een uitgebreide datastructuur, vergelijkbaar met Spectrums Units of Information.
• Voorzie met het oog op uitwisseling van data een mapping van jouw datastructuur naar LIDO. Deze standaard is ontwikkeld door het Europese project ATHENA en bouwt voort op CDWA Lite en CIDOC-CRM. LIDO is echter ontworpen voor gegevensuitwisseling en bevat niet voldoende velden voor objectregistratie voor collectiebeheer.
• Uitgebreidere datastructuren zijn vaak erg groot (350+ velden). Het is niet nodig alles in te vullen. Voor je begint, spreek je het best af welke velden echt gebruikt zullen worden.
• Documenteer beslissingen over afwijkingen van de gekozen standaard en afspraken over hoe specifieke velden ingevuld moeten worden.

2. Gebruik de datastructuur consequent

Het is belangrijk dat alle records eenvormig ingevuld worden. Dit verhoogt de kwaliteit van de zoekresultaten en de doorzoekbaarheid van je collectie. Maak bij voorkeur gebruik van bestaande beschrijvingsregels voor de beschrijving van museumobjecten standaardbeschrijvingsregels).

Minimumrichtlijn

• Leg de regels vast voor het invullen van je datastructuur.
• In één veld mag je slechts één specifieke soort informatie invullen, bv. vermijd absoluut dat je een naam en een verantwoording of opmerking in hetzelfde veld noteert: "P.P. Rubens (toegeschreven)" of "P.P. Rubens ?" maken de uitwisseling van gegevens erg moeilijk. Dergelijke informatie hoort thuis in een apart notitieveld, dat altijd voorhanden is in de uitgebreidere schema's.

Aanbevolen richtlijn

• Gebruik de beschrijvingsregels van het MovE invulboek.
• De Units of Information van Spectrum bevatten omschrijvingen voor alle velden. De Spectrum-procedures geven daarbij zeer goede aanwijzingen waarom en hoe de informatie-eenheden worden gebruikt.

3. Gebruik gecontroleerde termenlijsten

Gebruik bestaande terminologiestandaarden om de objecten inhoudelijk te beschrijven. Gestandaardiseerde termen verbeteren de eenvormigheid van je beschrijvingen, wat dan weer de vindbaarheid vereenvoudigt voor de gebruiker wanneer meerdere collecties tegelijkertijd doorzoekbaar worden gemaakt.

Een gecontroleerde termenlijst kan een eenvoudige woordenlijst zijn of een thesaurus, die voor elke term ook spellingsvarianten, synoniemen, algemenere en specifiekere termen bevat. Een gecontroleerde termenlijst kan ook aanvullende gegevens bevatten over de term, zoals beschrijvingen, data etc.

Een goede gecontroleerde termenlijst:

• heeft voor elke term een uniek ID;
• is gestructureerd volgens een standaard, zoals SKOS of ISO_25964-1:2011.

Minimumrichtlijn

• Duid objectnamen aan met een term uit de AAT-NED.
• Duid materialen aan met een term uit de AAT-NED.
• Een alternatief is de AM-MovE thesaurus. Binnen afzienbare tijd zal AM-MovE opgenomen worden in AAT-NED.

Aanbevolen richtlijn

• Geef de taal aan met ISO 639: Names of Languages.
• Gebruik verder zo veel mogelijk bestaande thesauri, trefwoordenlijsten en andere gecontroleerde termenlijsten (zie categorie: Metadata value-standaarden).
• Gebruik voor de registratie van namen van kunstenaars RKDartists of ULAN.
• Om trefwoorden toe te kennen aan een vindplaats, plaats van herkomst en andere geografische termen, raadpleeg de pagina over geografische ontsluiten.
• Voor de beschrijving van iconografische thema's is ICONCLASS een aanbevolen standaard.
• Voor de aanduiding van data en periodes raadpleeg je de "Algemene richtlijnen: notatie van persoonsnamen, plaatsnamen en data", 1 van de documenten bij het MovE invulboek.
• Neem in je eigen thesaurus naast de term of de naam ook een verwijzing op naar de overeenkomstige namen in andere thesauri: bv. identificatienummers, URI, URL.
• Als je zelf termen of namen toevoegt, voeg dan een beschrijving toe die toelaat de term of naam te identificeren, ook door iemand van buiten de collectiecontext (bv. 'scope note' of 'biografische notitie') .

Zie ook

• Bekijk enkele voorbeelden uit de praktijk: hoe gaan erfgoedorganisaties met deze standaarden om?
  • Erfgoedplus.be
  • Erfgoedcel Waasland
  • MovE
  • Religieus erfgoed online is een registratie- en ontsluitingsproject van het Centrum voor Religieuze Kunst en Cultuur vzw en de provincies Antwerpen en Oost-Vlaanderen. Roerend religieus erfgoed beheerd door kerkbesturen en religieuze instituten wordt op basis van de hierboven vermelde standaarden (MovE-invulboek, Am-MovE-thesaurus, RKDartists (en op termijn ook Iconclass)) geregistreerd in de CRKC-databank en ontsloten via de portaalsite voor Vlaams religieus erfgoed.
• Bekijk ook de publicatie Informatiebeheer in musea van het Landelijk Contact van Museumconsulenten (LCM).
• Standaarden voor museale collecties

Een concrete vraag in verband met je eigen project? Vraag advies aan PACKED vzw.

Jouw opmerkingen

Schrijf eerst 4 tildes (~) en voeg dan je opmerking toe.